摘要：隨著我國(guó)信息化管理水平的不斷提高，高校的教育事業(yè)飛速發(fā)展，各高校生源不斷擴(kuò)招，在校生規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校的檔案管理出現(xiàn)了收集不及時(shí)、整理不規(guī)范、利用不方便等問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，為了加強(qiáng)高校檔案管理，推行高校檔案管理信息化建設(shè)，方便高校檔案利用和資源共享，減少重復(fù)勞動(dòng)，高校檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行，通過(guò)高校檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)，全面實(shí)現(xiàn)信息化、智慧化校園管理，提高高校檔案管理水平和管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理、信息化、建設(shè)

【中圖分類(lèi)號(hào)】G647.24

高校檔案信息管理是我國(guó)社會(huì)信息的重要組成部分，進(jìn)行信息管理也是現(xiàn)在高校改革的需要。高校檔案在教學(xué)以及科研等方面都發(fā)揮著重要的作用，如果高校檔案進(jìn)行信息化管理，那么開(kāi)展任何工作都會(huì)非常便利，能夠更好的服務(wù)于高校的各種工作需要，便于學(xué)生、單位和社會(huì)利用檔案信息方便。比起人力資源進(jìn)行高校檔案的管理，高校檔案信息化管理更加具有科學(xué)性，更加方便快捷。所以，各高校應(yīng)該就檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題進(jìn)行深入的探討和研究，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的檔案信息管理素質(zhì)培養(yǎng)，進(jìn)行信息化操作培訓(xùn)，更好的將高校檔案管理信息化進(jìn)行應(yīng)用，更好的促進(jìn)學(xué)校的全面發(fā)展。

一、高校檔案管理面臨的問(wèn)題

1、檔案管理制度不健全

我國(guó)加大了對(duì)高校檔案管理的系列措施，也頒布了一系列法律法規(guī)，但是，有些高校的檔案管理制度仍然存在管理制度不健全的問(wèn)題。對(duì)于高校的工作文件以及檔案，相當(dāng)部分高校是分開(kāi)整理的，沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，檔案管理體制機(jī)制不健全，檔案管理制度不完善，缺乏對(duì)部門(mén)檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)上的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，最后出現(xiàn)檔案管理混亂，記錄缺失、收集不齊全、整理不規(guī)范、利用不方便等問(wèn)題。高校檔案分為黨群檔案、行政檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、出版物檔案、外事檔案、財(cái)會(huì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案等諸多類(lèi)型，因?yàn)闃?gòu)建的檔案管理制度不夠健全和完善，那么在管理過(guò)程中就很容易出現(xiàn)問(wèn)題。

2、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)比較滯后

經(jīng)過(guò)不斷的建設(shè)和完善，如今高校檔案館都將一定規(guī)模的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)給構(gòu)建了起來(lái)，但是不夠整體和統(tǒng)一，沒(méi)有足夠的規(guī)模和較高的標(biāo)準(zhǔn)化程度，只有單一的類(lèi)型，用戶的多元化需求得不到滿足。

3、高校檔案管理人員素質(zhì)不高

目前，因?yàn)楦鞲咝６家越虒W(xué)為主，所以相當(dāng)部分高校的檔案管理人員基本上由本校的教師代任，并沒(méi)有招聘專門(mén)的高校檔案管理人員，這也就造成了高校檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)普遍偏低的情況。

（1）檔案管理員并非科班出身

因?yàn)槿狈ο鄳?yīng)的資金支持以及缺乏相應(yīng)的選拔人才系統(tǒng)，高校的檔案管理人員素質(zhì)不高，大多數(shù)都不是專門(mén)對(duì)口專業(yè)出身，從而缺乏相應(yīng)的檔案管理能力，并且對(duì)檔案的歸檔和整理缺乏相應(yīng)的應(yīng)對(duì)能力，對(duì)于檔案材料整理和收集具有極大的隨意性，并不會(huì)進(jìn)行專門(mén)的檔案整理分析等，從而造成了檔案的管理缺乏條理性。

（2）教學(xué)老師缺乏時(shí)間

很多高校為了節(jié)省經(jīng)費(fèi)以及減少不必要的應(yīng)聘麻煩等等，一般都采用教學(xué)老師兼任高校檔案管理人員的方法。但是，這樣的做法存在弊端。對(duì)于兼職的老師來(lái)說(shuō)，他們?cè)诿τ谄匠＝虒W(xué)的同時(shí)，還要進(jìn)行大量的檔案管理工作，這樣的工作量不僅浪費(fèi)老師很大的精力，并且對(duì)于腦力的消耗也非常高。這樣做的后果往往會(huì)造成，老師對(duì)于學(xué)生教學(xué)的本職工作沒(méi)有做好，另外，由于缺乏一定的專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)于高校檔案的管理工作也無(wú)法認(rèn)真完成，人力進(jìn)行高校檔案管理是非常勞累，麻煩的。更多的人力整理，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理。所以，進(jìn)行信息化建設(shè)是非常必要的。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)措施

1、完善檔案管理制度

高校如果要進(jìn)行規(guī)范的高校檔案管理工作，那么完善檔案管理制度是非常有必要的。只要有一個(gè)基本的行為準(zhǔn)則，才能夠讓高校檔案管理工作人員明確自己的任務(wù)，有一定的檔案管理原則，促進(jìn)他們更好的完成高校檔案管理工作。只有完善檔案管理制度，同時(shí)還有信息化建設(shè)的要求制度，使檔案管理工作人員在明確自己的職責(zé)范圍的同時(shí)，能夠認(rèn)識(shí)到利用計(jì)算機(jī)等高科技設(shè)備進(jìn)行高校檔案管理工作的簡(jiǎn)便性。如果檔案管理制度中有讓檔案管理工作者進(jìn)行信息化整理的制度要求，那么，不僅能夠強(qiáng)制檔案管理工作人員去進(jìn)行信息操作整理，即使一開(kāi)始相關(guān)工作人員并不熟悉信息化操作，但是，在進(jìn)行一定時(shí)間的鍛煉之后，檔案管理工作人員就會(huì)發(fā)現(xiàn)將高校檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)的好處。制度完善并且強(qiáng)制要求之后，檔案管理人員才會(huì)樹(shù)立起強(qiáng)烈的責(zé)任心，調(diào)動(dòng)起他們進(jìn)行信息化建設(shè)積極性，讓他們充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的好處，促進(jìn)高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，進(jìn)行高校檔案管理制度的完善，不僅能夠體現(xiàn)一所高校進(jìn)行檔案工作的相關(guān)專業(yè)性和科學(xué)性，也能夠通過(guò)制度的貫徹執(zhí)行，促進(jìn)高校檔案管理工作規(guī)范進(jìn)行，使高校檔案管理工作進(jìn)入制度化和正規(guī)化的信息化建設(shè)。

2、提高檔案管理人員的素質(zhì)。

對(duì)于高校檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)問(wèn)題，是每一所高校應(yīng)該重視的。首先，各高校不但要杜絕利用兼職老師進(jìn)行檔案管理工作的現(xiàn)狀，而且要加強(qiáng)高學(xué)歷專業(yè)人才的招聘和工作素質(zhì)培養(yǎng)工作，以防出現(xiàn)檔案管理工作人員學(xué)歷不高，專業(yè)水平低等特點(diǎn)，給高校的檔案管理工作造成一定的障礙，使高校檔案出現(xiàn)雜亂無(wú)章，整理不規(guī)范等問(wèn)題。高校在進(jìn)行檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)時(shí)，應(yīng)該引導(dǎo)高校檔案管理工作人員進(jìn)行檔案管理工作信息化建設(shè)。通過(guò)專門(mén)的專家或者是教授進(jìn)行專業(yè)知識(shí)講座和傳授，使高校檔案管理工作人員樹(shù)立應(yīng)有的工作思想素質(zhì)。由以前單純只付出人力的檔案管理工作思想轉(zhuǎn)化為快捷簡(jiǎn)單的檔案管理信息化管理。只有在相關(guān)人員的心中樹(shù)立了這種信息化建設(shè)管理的思想才能夠使他們?cè)谶M(jìn)行檔案管理工作中下意識(shí)的去進(jìn)行信息化管理。其次，也要培養(yǎng)高校檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的檔案管理制度，對(duì)于高校的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的保管和整理分析等工作。針對(duì)專業(yè)素養(yǎng)特別差的高校檔案管理工作人員，高?？梢圆扇⊥ㄟ^(guò)進(jìn)修、脫產(chǎn)上研究生班，在校內(nèi)由檔案專業(yè)行家，也可以通過(guò)自學(xué)不斷提高其專業(yè)素質(zhì)，使之盡快適應(yīng)高校檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展的需要，更好的適應(yīng)高校檔案管理工作。endprint

3、高校加大信息化建設(shè)設(shè)備資金投入

眾所周知，隨著高校生源的不斷擴(kuò)大，高校檔案管理工作的難度越來(lái)越大，單純的人力整理檔案已經(jīng)不適用于我國(guó)目前的國(guó)情需要。對(duì)于復(fù)雜的高校檔案，多元化的檔案資源構(gòu)成，我國(guó)各高校應(yīng)該進(jìn)行信息化建設(shè)管理，節(jié)省相當(dāng)大的人力資源利用。如果要使高校檔案管理工作信息化建設(shè)順利進(jìn)行，就要有一定的信息化整理設(shè)備，也就需要各高校進(jìn)行大量的資金投入。當(dāng)高校具有一定量的檔案管理工作信息化設(shè)備之后，就能夠?qū)⑷肆芾淼膫鹘y(tǒng)檔案存放在信息技術(shù)支持的條件下，利用科學(xué)設(shè)備，將其轉(zhuǎn)化為方便觀看的數(shù)字化檔案存檔，通過(guò)進(jìn)行大量資金投入的信息化建設(shè)設(shè)備的利用，將高校各種檔案內(nèi)聯(lián)、融合、并存、共生而形成一個(gè)有機(jī)的統(tǒng)一體，形成一個(gè)系統(tǒng)的檔案存檔，不但便于高校在提供利用檔案時(shí)方便，而且也能夠解決高校檔案收集難的問(wèn)題。很多情況下，高校檔案管理工作存在各種檔案資料歸檔不及時(shí)等問(wèn)題，這也與工作人員在之前進(jìn)行單純?nèi)肆Y源進(jìn)行檔案管理時(shí)，信息溝通能力較差，信息割裂有關(guān)。進(jìn)行高校檔案管理工作信息化建設(shè)設(shè)備資金的投入，使信息化設(shè)備齊全是強(qiáng)化高校檔案管理工作信息化建設(shè)的有效途徑。因此，加大高校檔案管理工作信息化建設(shè)設(shè)備的投入是進(jìn)行檔案管理工作信息化建設(shè)的必要前提，只有這樣才能夠促進(jìn)高校檔案管理工作的順利進(jìn)行，提高高校檔案管理水平和管理質(zhì)量。

4、加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善

要結(jié)合高校的具體情況，將高校檔案信息管理系統(tǒng)構(gòu)建起來(lái)，通過(guò)檔案管理軟件系統(tǒng)，借助于學(xué)校智慧校園網(wǎng)絡(luò)有效管理高校檔案的收集、整理、保管、檢索和提供利用等工作，促使文檔一體化得到實(shí)現(xiàn)。通過(guò)，檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)能夠使高校檔案工作達(dá)到統(tǒng)一管理，各部門(mén)平時(shí)產(chǎn)生的文件材料，可進(jìn)行隨辦隨歸，文件即自動(dòng)生成檔案，實(shí)現(xiàn)部門(mén)進(jìn)行歸檔、組卷、編寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和案卷標(biāo)題等系統(tǒng)化整理，同時(shí)有相應(yīng)的電子文檔，次年將組好卷的紙質(zhì)檔案和電子檔案一起移交到學(xué)校檔案館，減少重復(fù)勞動(dòng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案收集齊全完整、整理規(guī)范有序、提供利用方便快捷，提高檔案管理水平和工作效率。

進(jìn)行資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是檔案管理信息化的前提，要促使數(shù)據(jù)規(guī)模盡快實(shí)現(xiàn)，以便提升計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的實(shí)用性，深入開(kāi)發(fā)館藏檔案信息，提高服務(wù)水平和能力。要充分重視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、特色服務(wù)以及網(wǎng)上檔案資源開(kāi)發(fā)等內(nèi)容，特別是強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)通信數(shù)據(jù)庫(kù)以及計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定，將標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)出來(lái)。輸入建設(shè)和輸出利用都是信息系統(tǒng)管理的兩個(gè)重要方面，如今編目立卷就是非常重要的做法。而在信息化建設(shè)中，需要將專題檢索子系統(tǒng)構(gòu)建起來(lái)，工作人員可以較為便捷的檢索、傳送和復(fù)制，更好的開(kāi)發(fā)利用信息資源。

綜上所述，我國(guó)各項(xiàng)工作已進(jìn)入信息化管理的時(shí)代，高校檔案管理工作也不例外。為了使檔案收集齊全完整、整理規(guī)范有序、利用方便快捷，高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)應(yīng)該在高校檔案管理工作從思想上和行動(dòng)上去追求、去創(chuàng)新，這是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的工作。高校檔案管理工作信息化建設(shè)就是符合這一潮流能夠解決這一問(wèn)題的有效途徑。對(duì)于高校檔案管理工作信息化建設(shè)，各高校可以在相關(guān)管理人員素質(zhì)培養(yǎng)和設(shè)備資金投入等方面下手，進(jìn)行信息化建設(shè)，促進(jìn)高校檔案管理工作的順利進(jìn)行和良好發(fā)展。

作者簡(jiǎn)介：鄒黔榮，女 ，侗族 ，1965年6月22日生，本科學(xué)歷，黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室主任，副研究館員，研究方向：檔案的保護(hù)技術(shù)、編研、信息化和電子文件管理等。

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