于海娟

2015年10月國家檔案局發(fā)布檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015），該標(biāo)準(zhǔn)自2016年6月1日起實(shí)施，這是目前國內(nèi)業(yè)界最新的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。無規(guī)矩不成方圓，檔案工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)則是一項(xiàng)十分具體而繁復(fù)的工作，需要科學(xué)規(guī)范的管理，現(xiàn)存于河北省檔案館的一份太行區(qū)郵政管理局制發(fā)的《郵務(wù)檔案管理制度》底稿為我們揭秘了早在解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期，就有了較為完整的專門檔案管理制度。

這份由太行郵政管理局1948年5月1日制定并于1948年6月1日正式實(shí)施的《郵務(wù)檔案管理制度》（下稱《制度》）用5000多字的篇幅詳盡的對(duì)郵務(wù)檔案從日常的收集、整理到移交、銷毀等整個(gè)管理過程進(jìn)行了規(guī)定，建立了一套科學(xué)、嚴(yán)密的保管制度。

《制度》對(duì)郵務(wù)檔案的含義與作用作了解釋，即“郵務(wù)檔案是一切郵務(wù)手續(xù)與責(zé)任的總根據(jù)，是差錯(cuò)查明的依托，也是一切郵務(wù)工作的老總賬?！?/p>

此《制度》將郵務(wù)檔案的保管分為日常管理、月終整理、三個(gè)月內(nèi)的分別臨時(shí)保管，三個(gè)月以后交檔案室統(tǒng)一保管，一年以后的交管理局郵務(wù)科保管，三年以后銷毀的幾個(gè)時(shí)期與步驟。

一、日常管理

《制度》規(guī)定各類郵務(wù)手續(xù)及所用的表格單據(jù)，在日常工作中，就應(yīng)建立各類業(yè)務(wù)手續(xù)卷宗，并要求相關(guān)業(yè)務(wù)人員在每開始用一本時(shí)，就把號(hào)碼全部編好。

日常表格單據(jù)包括收寄局所用的掛號(hào)憑單、回執(zhí)單、包裹聯(lián)單、寄掛清單存根、報(bào)紙訂單等，每一類型表格單據(jù)建立一個(gè)單獨(dú)的卷宗，用時(shí)取出、用完放回。

按照《制度》要求，卷宗封皮的撰寫要求包括：封皮頂端橫寫××年×月份，正中豎寫卷宗名稱（如“收寄包裹卷宗”、“寄掛清單存根卷”），在下面橫寫××號(hào)——××號(hào)，左下端寫××局（或××局發(fā)××局）。

凡一件郵件投遞后，所留的單據(jù)簿冊(cè)也必須分別裝卷存入或放一定卷內(nèi)，以免丟失，便于查詢，其具體手續(xù)如下：

1、每日所用的送文簿，必須按路按單位各用一本，每本皮上要寫“送文×單位（就是機(jī)關(guān)或區(qū)的名稱）郵件簿”，找一固定適當(dāng)?shù)牡胤桨磫挝会斏厢斪樱卺斪拥纳厦尜N上單位名稱的條子，每次投遞郵件回來經(jīng)檢查無錯(cuò)后就掛起來。

2、包裹詳情單，投遞包裹后就把卷左邊所存的詳情單和領(lǐng)據(jù)對(duì)貼在一起，再釘在以前已投遞了的詳情單后面。

二、月終整理

每月終的檔案整理是負(fù)責(zé)各種郵務(wù)的同志將自己經(jīng)手的表格簿冊(cè)分別按次整理存放，其手續(xù)如下：

1、掛號(hào)憑單存根：須將一個(gè)月內(nèi)所用過的掛號(hào)憑單存根按次放齊，如最后一本沒用完（或掛號(hào)少的所站一本沒用完）可把沒用的掛單撕下，再繼續(xù)使用，已用的零頁可和整本末頁接連一起，或數(shù)本完全訂在一起，另存一處（離開日常卷宗）；如是好幾本訂成一本的必須再貼一個(gè)皮，寫明號(hào)碼、年月份等，以便回執(zhí)銷號(hào)及寄件人查詢時(shí)容易找尋。在整理時(shí)一定要檢查，看有幾個(gè)回執(zhí)還沒有退回去，從里程上計(jì)算一下該回來而沒有回來的，可自動(dòng)發(fā)驗(yàn)單追查，不要等寄件人來時(shí)才辦理查詢。

2、收寄包裹存根及投遞包裹詳情單：包裹業(yè)務(wù)繁多的所站，可在月終分別從卷內(nèi)取出，在皮面注明——存根皮面只是填上最后一個(gè)號(hào)碼，這個(gè)號(hào)碼是按投遞時(shí)所編號(hào)碼填寫，在整理時(shí)也應(yīng)檢查回執(zhí)的包裹，是否回執(zhí)已全數(shù)退回，如沒退回來，可和掛號(hào)一樣的手續(xù)進(jìn)行驗(yàn)查，檢查后另存一處，不再存放日常卷內(nèi)，若是包裹業(yè)務(wù)很少，就不必每月另存，可在三個(gè)月統(tǒng)一存檔時(shí)取出，但必須在月終檢查有沒有沒辦完手續(xù)的事項(xiàng)。

3、封發(fā)：每月底將各路各縣發(fā)來的寄掛清單各分別挨號(hào)檢查、整理訂齊，糊上皮，寫法與前同。在整理掛單時(shí)，要逐頁檢查一下清單是否丟失或未貼，有短缺的須查明原因，把手續(xù)辦妥。把整理好的清單分路分類的在每個(gè)本子頂端上邊分別包好。包的辦法是明包活包，就是用一張紙把清單放在上面，放時(shí)貼小條的一端與紙的一邊放齊，先把兩邊的紙包起后，再把下端的紙包起來，用繩捆一道，這樣頂端的小條露在外面了，再在露出小條一端的包皮上貼一寬一寸長(zhǎng)三寸的條，寫明×年×月份××路（或局）發(fā)來××清單，便于檢查。

4、其他：

①送文簿，每月底把送各區(qū)各機(jī)關(guān)的送文簿，分別檢查整理，同樣把沒用完的零頁另訂在下月使用的本子上，重貼皮子，在每本皮上寫明年月份局名，類別名稱可橫寫上和寄掛清單一樣的用各本貼小條子，活包明包辦法包好，由負(fù)責(zé)投遞郵件的郵務(wù)員保存。

②報(bào)紙訂單，月終把本月所訂各類報(bào)紙訂單在各本的皮上寫明年月份××報(bào)訂單，××號(hào)××號(hào)及本局局名，并把各種報(bào)紙發(fā)行對(duì)象月報(bào)表和訂單存根包好另放，包皮上寫明×年×月報(bào)紙訂單及月報(bào)表等，包皮的另一頭也貼一小條，寫明是×年×月份什么表。

③月報(bào)表，每月各局所存月報(bào)表的存根和逐日郵件登記簿可包在一起存放，包皮上寫明是×年×月份月報(bào)表等，包皮的一頭也貼小條。

④查單驗(yàn)單，一般的每月用的不會(huì)太多，不必每月整理存放，可根據(jù)各局工作情況三個(gè)月半年或一年整理存檔一次均可。不管在什么時(shí)候存放時(shí)也要在皮上寫明年月份名稱號(hào)碼，頂端貼小條。

以上月終所整理的一切檔案，仍由負(fù)責(zé)各種業(yè)務(wù)分工的同志分別管理。

三、三個(gè)月后的統(tǒng)一存檔辦法

1、郵務(wù)的各種業(yè)務(wù)是分門別類管理，檔案也是分門個(gè)別管理，必須建立一個(gè)檔案室，把各種檔案在三個(gè)月以后，逐月統(tǒng)交檔案室（如一月份的檔案在四月交、二月份的在五月份交）。這個(gè)負(fù)責(zé)人可由局長(zhǎng)或指定的負(fù)責(zé)人統(tǒng)一管理。

2、各局的檔案室可根據(jù)各局工作情況設(shè)置大小不同的檔案架，這個(gè)架可分許多屜格，把各類檔案分門別類存放，一般的可分為收集檔案部（包括包、掛、報(bào)等各種表簿存根）、分發(fā)檔案部（包括本局與外局發(fā)來的寄掛清單等）、投遞檔案部（包括包裹詳情單及登記簿、送文簿、封發(fā)室和投遞郵件建立有掛單手續(xù)貼上憑單的掛單，沒有建立這樣手續(xù)的，就存在封發(fā)檔案里邊）、其他檔案部（查單、驗(yàn)單、報(bào)紙訂單月報(bào)表等，逐日收寄郵件及業(yè)務(wù)月報(bào)表等），可從所貼的條上分別設(shè)辨。endprint

3、檔案室要建立收發(fā)檔案登記簿，統(tǒng)一存檔時(shí)，除逐件點(diǎn)交外，并由交接人員在簿上簽名蓋章，以清手續(xù)、便于檢查，如有未清手續(xù)及遺存問題，也必須逐一詳細(xì)交清，以便處理。

4、檔案室應(yīng)建立郵件查詢登記簿（可分被查和自查兩種）以便已查詢過的郵件有所參考。

四、定期交檔及期滿銷檔

1、所有檔案有效期為三年，各局站存放一年，今年底交去年全年檔案，在每年底交區(qū)局時(shí)，應(yīng)由局長(zhǎng)親自點(diǎn)驗(yàn)，并備正式公文列表交上，如有差錯(cuò)及問題應(yīng)詳細(xì)填報(bào)清楚，以明責(zé)任。管理郵務(wù)科指定專人管理，建立檔案管理簿冊(cè)及檔案室。接到各局交來檔案時(shí)，除分別詳細(xì)登記保管外，并給各局開發(fā)收據(jù)。

2、前方區(qū)游擊區(qū)檔案上交日期，每半年交區(qū)局一次，今年前半年的檔案十二月底交回，后半年檔案于六月底交回。

3、軍郵檔案。除必需檔案外，應(yīng)一律交回區(qū)局或指定的局站存放。

4、管理局在期滿銷毀檔案時(shí)，應(yīng)開列清單呈報(bào)總局，如有未解決的問題也一并報(bào)告。

5、郵務(wù)所代辦所的檔案，每半年交由縣局整理存放一次，整理辦法和局內(nèi)一樣，各所不另存檔。

五、幾個(gè)注意事項(xiàng)：

1、邊沿區(qū)及游擊區(qū)的檔案更應(yīng)注意嚴(yán)密，因環(huán)境關(guān)系不能和腹心地區(qū)穩(wěn)定環(huán)境下的局站一樣的建立檔案室實(shí)行統(tǒng)一存檔，但一般應(yīng)規(guī)定每三個(gè)月必須找可靠地方存放一次，各局可自行酌定，但局內(nèi)必須存有至少一個(gè)月的檔案?jìng)洳?，存放地點(diǎn)可分遠(yuǎn)近不同的好幾個(gè)地方。較新的檔案可存較近的地方，較舊的檔案可存較遠(yuǎn)的地方，既易檢查又較安全。

2、各局站分別存放檔案，和統(tǒng)一保管檔案及管理局檔案室，應(yīng)時(shí)刻檢查以免潮濕鼠咬、凌亂損失，如遇地址移動(dòng)或備戰(zhàn)等應(yīng)注意檔案的移動(dòng)，務(wù)求安全，不能看作廢紙或不重愛而疏忽。

3、各局站長(zhǎng)郵務(wù)員、區(qū)局郵務(wù)科管理檔案科員或科長(zhǎng)工作有變動(dòng)時(shí)，檔案應(yīng)列入交接工作的一部分，造具清單簿冊(cè)詳細(xì)移交，簽名蓋章，若不交接清楚，今后如有損失就由該前經(jīng)手人負(fù)責(zé)。

4、各局所存檔案，若有損壞，不論任何原因，應(yīng)立即詳報(bào)管理局，說明情形，追求責(zé)任。

“鑒往可以昭來”，通過探尋革命歷史時(shí)期我國檔案工作的情況，從中吸取教訓(xùn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，能夠幫助我們進(jìn)一步做好今天的檔案工作。此份《郵務(wù)檔案管理制度》詳細(xì)地規(guī)定了郵務(wù)工作中各個(gè)環(huán)節(jié)文件、檔案的處理辦法，明確了各個(gè)階段檔案工作的負(fù)責(zé)人及其責(zé)任，傳遞了當(dāng)時(shí)我國檔案工作許多先進(jìn)的管理理念，如建立檔案室、按職能和業(yè)務(wù)分類、定期銷毀等，甚至十分周詳?shù)目紤]了當(dāng)時(shí)革命和游擊戰(zhàn)爭(zhēng)的特殊環(huán)境對(duì)戰(zhàn)區(qū)郵務(wù)檔案做了具體的規(guī)定。盡管有不夠完善的地方，但是在今天看來仍然十分珍貴，具有很好地參考和學(xué)習(xí)的價(jià)值，有助于我們了解建國前檔案工作的發(fā)展情況，也有助于我們了解當(dāng)時(shí)的革命歷史。

（作者單位：河北省檔案局）endprint