葉文玲

一、大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵

隨著云計(jì)算等新技術(shù)的更新發(fā)展，人類已經(jīng)進(jìn)入前所未有的信息爆炸時(shí)代，也稱為“大數(shù)據(jù)時(shí)代”。目前，學(xué)術(shù)界對于何謂“大數(shù)據(jù)”還沒形成統(tǒng)一的界定，但都普遍認(rèn)同，大數(shù)據(jù)除了傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還包括了各種半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，且數(shù)據(jù)體量以指數(shù)級速度增長。在大數(shù)據(jù)的開發(fā)與使用中，關(guān)鍵點(diǎn)不僅僅在于數(shù)據(jù)的收集，更在于對數(shù)據(jù)的進(jìn)一步有效挖掘與整合，并對其進(jìn)行二次開發(fā)，提升其自身所包含的價(jià)值。在我國“十三五”規(guī)劃中，明確指出要實(shí)施“國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，推進(jìn)數(shù)據(jù)資源開放共享。無疑，在信息化時(shí)代，如何呈現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的價(jià)值將是未來社會發(fā)展的重要驅(qū)動力。

從特點(diǎn)上來說，大數(shù)據(jù)具有大容量（Volume）、多樣性（Variety）、速度（Velocity）、真實(shí)性（Veracity）四個(gè)基本特征，在實(shí)際運(yùn)用中還存在著價(jià)值密度低、商業(yè)價(jià)值高的特點(diǎn)。從本質(zhì)上來說，大數(shù)據(jù)其實(shí)就是信息管理者在當(dāng)今信息技術(shù)條件下，通過對真實(shí)數(shù)據(jù)的挖掘與分析，形成各種有附加價(jià)值的元數(shù)據(jù)為相關(guān)使用者提供判斷及決策的依據(jù)。高校檔案管理工作就是對高校檔案信息的分析、整合、存儲和利用，是一種典型的信息管理活動，本文結(jié)合大數(shù)據(jù)運(yùn)用的時(shí)代背景，分析大數(shù)據(jù)運(yùn)用在當(dāng)前高校檔案管理中所面臨的種種問題，有針對性的提出解決的建議，為高校檔案工作大數(shù)據(jù)化提供依據(jù)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案資源管理數(shù)字化的需求分析

高校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。邁入信息化時(shí)代以來，隨著辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)等數(shù)字化校園項(xiàng)目的不斷普及，高校的各類檔案已經(jīng)從過去的單一紙質(zhì)材料為主要載體轉(zhuǎn)變?yōu)橐愿黝愋畔?shù)據(jù)為主要載體，高校日常所形成的各類檔案文件也已經(jīng)呈現(xiàn)數(shù)字化、海量化的趨勢，這種趨勢對于檔案工作來說既是一種挑戰(zhàn)，也是一種機(jī)遇。高校檔案管理工作要抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展的契機(jī)，著力于對檔案數(shù)據(jù)的分析、挖掘與整合，結(jié)合當(dāng)今高校檔案資源全球化、云端化的趨勢，使得高校檔案管理工作更上一個(gè)臺階。與此同時(shí)，國務(wù)院也于2015年10月份印發(fā)了《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》，提出加快建成一批世界一流大學(xué)和一流學(xué)科戰(zhàn)略，提升我國高等教育綜合實(shí)力和國際競爭力。在此背景之下，檔案工作如何在創(chuàng)“雙一流”的過程中結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，對教學(xué)實(shí)踐和科學(xué)研究起到推動作用，為相關(guān)決策者更好的提供支持與依據(jù)的相關(guān)研究更顯得尤為必要。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案資源管理的現(xiàn)狀和存在的問題

1、檔案信息資源分散及不足

由于高校內(nèi)各部門的職能歸屬、管理標(biāo)準(zhǔn)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成高校在招生、教研、管理等方面產(chǎn)生的海量的信息數(shù)據(jù)絕大部分都是以各自為政的方式進(jìn)行分散式收集，同時(shí)由于各信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)筆譯，無法以一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對信息進(jìn)行匯總，更無法發(fā)揮大數(shù)據(jù)的挖掘與二次開發(fā)的技術(shù)優(yōu)勢。

此外，由于資源有限等原因，高校檔案目前的收集范圍往往僅針對于一些重要的、形成成果的教學(xué)科研檔案進(jìn)行留存歸檔，而對于一些未有結(jié)果或者難以突破的檔案則通常未列入收集范圍；與此同時(shí)，由于高校的教學(xué)、科研項(xiàng)目存在檔案形成周期長，資料種類繁雜等原因，導(dǎo)致許多檔案資料在項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)遺失的情況。這種情況的出現(xiàn)嚴(yán)重破壞了檔案工作中關(guān)于完整性和連續(xù)性的基本要求。

2、檔案管理方式落后

邁入信息化時(shí)代以后，隨著數(shù)字化校園各子項(xiàng)目的不斷投入使用，高校目前的各類檔案資源都開始從“實(shí)體化”向“數(shù)字化”轉(zhuǎn)變。但本文通過對多家高校的檔案管理方式進(jìn)行研究后發(fā)現(xiàn)，目前許多高校的檔案管理方式及思維方式仍保留在“實(shí)體化”的階段，館藏資源基本還是以傳統(tǒng)介質(zhì)的實(shí)體檔案為主，數(shù)字化的檔案資源仍然比較匱乏。除此以外，在許多僅有的數(shù)字化檔案資源中，主要也是以光盤資源等結(jié)構(gòu)化的信息為主，未對類似圖片、XML，HTML、各類報(bào)表、圖像和音頻/視頻信息等的半結(jié)構(gòu)或非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和分析，沒有發(fā)揮大數(shù)據(jù)化所提倡的數(shù)據(jù)挖掘和二次開發(fā)作用。

3、高校檔案藏用并重意識不強(qiáng)，服務(wù)價(jià)值缺失

目前，高校檔案館處于資源管理的模式，仍然存在“重藏輕用”的問題，檔案管理者只注重對檔案資源進(jìn)行有效歸檔，僅部分學(xué)校開展了館藏檔案的數(shù)字化，以方便檔案利用者的利用，但如何使館藏檔案轉(zhuǎn)化為信息資源的能力不夠，缺乏綜合數(shù)據(jù)挖掘和深度整合，使得最有價(jià)值的檔案資源處于休眠狀態(tài)。然而，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字資源建設(shè)和數(shù)字資源服務(wù)是不可分割的，檔案資源建設(shè)是以收藏為主要任務(wù)，資源利用服務(wù)為根本目的，隨著國家、社會組織和個(gè)人對高校檔案信息的需求日益增大，檔案部門傳統(tǒng)的服務(wù)模式已經(jīng)不能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代日益增長的檔案信息需求。所以，各高校檔案館應(yīng)該樹立藏用并重意識，實(shí)現(xiàn)由“檔案管理者”向“信息專家”的角色轉(zhuǎn)變，尤其是在海量的檔案信息中，根據(jù)利用者的檔案價(jià)值需求，快速地挖掘出有用的檔案信息。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下推進(jìn)高校檔案資源管理建設(shè)的有效策略

1、轉(zhuǎn)變觀念，做好檔案資源收集“前端控制”，建立“大檔案”、“大服務(wù)”檔案觀

高校檔案工作想要得到一個(gè)質(zhì)的飛躍，首先得樹立“大檔案”、“大服務(wù)”檔案觀，這兩個(gè)概念是高校檔案工作未來發(fā)展的重要取向。要樹立“大檔案”、“大服務(wù)”檔案觀也就是要樹立新的檔案資源觀，在思想認(rèn)識層面，強(qiáng)調(diào)學(xué)校所有的教職員工要全部自覺參與檔案工作，并充分利用現(xiàn)代化裝備和數(shù)字化技術(shù)擴(kuò)大數(shù)據(jù)總量。

要實(shí)現(xiàn)“大檔案”管理模式，首先需要在現(xiàn)有管理模式基礎(chǔ)上在完善原有的歸檔范圍和過程所存在的的“漏存、不存”問題，然后進(jìn)一步擴(kuò)大存儲對象的范圍，把以前沒重視或收集的類似圖片、數(shù)據(jù)、圖像和音頻/視頻信息等的半結(jié)構(gòu)或非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集。通過豐富館藏內(nèi)容，逐步實(shí)現(xiàn)資源結(jié)構(gòu)的合理化建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)挖掘和二次開發(fā)奠定基礎(chǔ)。endprint

要實(shí)現(xiàn)“大服務(wù)”檔案觀，則是要重點(diǎn)針對現(xiàn)有檔案工作所存在的“重藏輕用”的問題進(jìn)行改善。在這個(gè)過程中，首先需要扭轉(zhuǎn)的是檔案工作者關(guān)于自身的定位，在大數(shù)據(jù)檔案工作時(shí)代，檔案管理者的身份應(yīng)當(dāng)從“文件保管員”逐步向知識信息提供者和創(chuàng)造者”轉(zhuǎn)變，高校檔案管理部門要學(xué)會充分利用現(xiàn)有的數(shù)字化校園系統(tǒng)，尤其是辦公自動化系統(tǒng)做好檔案服務(wù)工作的二次研發(fā)，實(shí)現(xiàn)高校檔案服務(wù)社會化、多元化、個(gè)性化和開放化。

2、加速數(shù)字化資源建設(shè)，轉(zhuǎn)變儲存方式，建立館藏“數(shù)字化”檔案資源

在信息化時(shí)代，實(shí)體形式的檔案材料已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，實(shí)體檔案由于對存儲空間要求較高，無法從根本上改變造成檔案工作長期漏存、不存的局限，更無法將檔案信息用于大數(shù)據(jù)所要求的收集與分析。為此，檔案資源要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，應(yīng)著重從以下幾點(diǎn)著手進(jìn)行變革。

首先，做好對現(xiàn)有館藏傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，通過掃描、錄入等方式將紙質(zhì)檔案、照片、錄像帶等資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化。從而構(gòu)建數(shù)字化檔案資源；其次，要對數(shù)字化校園各子系統(tǒng)的數(shù)字化信息進(jìn)行統(tǒng)一化。高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)存數(shù)字化校園系統(tǒng)進(jìn)行二次研發(fā)，通過開發(fā)中間件等方式，對數(shù)據(jù)接口進(jìn)行統(tǒng)一，將各類數(shù)字化檔案信息進(jìn)行收集和整合，對學(xué)校內(nèi)各部門管理系統(tǒng)及分散孤立的檔案信息資源統(tǒng)籌規(guī)劃。再次，通過統(tǒng)一鏈接共享的方式，檔案管理部門可以加強(qiáng)原本分散于各部門的電子文檔、郵件等信息的收集，并可對其進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘工作，形成類似在線檔案瀏覽、專題檔案資源等各種形式的數(shù)字資源。

3、轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)高校檔案資源建設(shè)及檔案服務(wù)的意識

在確保檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)換的同時(shí)，為了進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字化檔案的增量工作，各部門新增的檔案必須要以一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，著在一定程度上增加了檔案管理人員的工作，需要整個(gè)學(xué)校自上而下進(jìn)行統(tǒng)一部署。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)干部必須轉(zhuǎn)變思想觀念，要引導(dǎo)各級部門充分認(rèn)識到，高校檔案是作為學(xué)校人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、黨政管理以及其它各項(xiàng)活動的原始記錄，是學(xué)校教科研及日常管理的重要組成部分，也是學(xué)校歷史沿革及發(fā)展中不可或缺的一環(huán)，更是衡量學(xué)校教學(xué)辦公水準(zhǔn)的重要指標(biāo)。為此，高校各部門都應(yīng)對檔案數(shù)字化工作有一個(gè)清晰而明確的認(rèn)識，明確部門職責(zé)，加強(qiáng)對檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重視，提升檔案管理人員數(shù)字化技術(shù)水平，加大對高校數(shù)字化檔案建設(shè)的資金投入，有力推進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。

此外，在原有檔案管理制度的基礎(chǔ)上，還需要根據(jù)大數(shù)據(jù)信息的要求，建設(shè)一套科學(xué)化、規(guī)范化、可操作性強(qiáng)的數(shù)字化檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案業(yè)務(wù)流程的規(guī)范。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，可將原本由于資源限制而漏存或不存的資源重新納入收集范圍，通過規(guī)范化的格式，將圖片、音視頻等半結(jié)構(gòu)或非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，方便檔案管理者對其進(jìn)行加工、提煉、分析和整合。

另外，還需要做好將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄和索引構(gòu)建工作，以方便對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行提取和分析。事實(shí)上，在進(jìn)行完著錄和索引建設(shè)工作之后，高校檔案的樣本數(shù)據(jù)便能夠?qū)崿F(xiàn)隨機(jī)抽取，為大數(shù)據(jù)技術(shù)在信息挖掘和整合功能上的發(fā)揮奠定了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。無疑，以紙質(zhì)方式來儲存的高校檔案信息是無法發(fā)揮大數(shù)據(jù)的價(jià)值的，只有在強(qiáng)化數(shù)字化資源建設(shè)的基礎(chǔ)上，大數(shù)據(jù)技術(shù)才獲得了用武之地。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對高校檔案工作來說是一個(gè)重大的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也對其帶來了更高的要求。高校檔案工作者必須清晰的認(rèn)識到信息技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)狀，更新管理思想與技術(shù)水平，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，將技術(shù)驅(qū)動力轉(zhuǎn)化為學(xué)校發(fā)展的生產(chǎn)力，進(jìn)一步完善高校檔案的管理機(jī)制和管理模式，在創(chuàng)“雙一流”高校的過程中對教學(xué)實(shí)踐和科學(xué)研究起到推動作用，為相關(guān)決策者更好的提供支持與依據(jù)。

（作者單位：廣東工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院）endprint