周 青

（濰坊醫(yī)學院，山東 濰坊 261053）

試運用PDCA理論建立高校固定資產(chǎn)內(nèi)控“防火墻”

周 青

（濰坊醫(yī)學院，山東 濰坊 261053）

隨著高校擴大辦學規(guī)模，提升辦學層次，固定資產(chǎn)的資金投入規(guī)模日益加大。長期以來由于高校受計劃經(jīng)濟的影響，資產(chǎn)管理主體缺乏效益意識和內(nèi)部控制理念，資產(chǎn)管理工作嚴重滯后，效益低下，缺乏動力和活力，資產(chǎn)管理陷入困境。本課題擬從高校資產(chǎn)管理現(xiàn)狀入手，揭示高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制方面存在的問題，以PD CA理論為基礎(chǔ)，按照資產(chǎn)管理的工作流程，對加強資產(chǎn)內(nèi)部控制的風險管理提出相應(yīng)的對策和建議。

資產(chǎn)內(nèi)部控制；PD CA理論；風險內(nèi)控防范體系

高校固定資產(chǎn)購置資金大多源于政府撥款，缺乏效益意識和內(nèi)部控制理念，資產(chǎn)管理陷入困境。購置隨意、資產(chǎn)性能利用不充分、管理不規(guī)范、不注重資產(chǎn)的跟蹤管理，監(jiān)督控制措施缺失、缺乏考核監(jiān)督措施，資產(chǎn)賬實不符、資產(chǎn)流失和損失等現(xiàn)象嚴重。資產(chǎn)管理的嚴重滯后問題亟待高校管理者加強對資產(chǎn)內(nèi)部控制問題的研究。本論文擬以PDCA循環(huán)理論為基礎(chǔ)，從資產(chǎn)管理流程出發(fā)，揭示高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制方面存在的風險，對加強資產(chǎn)內(nèi)部控制的風險管理提出相應(yīng)的對策和建議。

一、研究的理論基礎(chǔ)

PDCA理論指的是PDCA循環(huán)，最早由休哈特于1930年構(gòu)想，后被美國質(zhì)量管理專家戴明博士在1950年再度挖掘，運用于持續(xù)改善產(chǎn)品質(zhì)量的過程并取得顯著成效。

（一）P(plan)計劃。制定方針、目標以及活動規(guī)劃。

（二）D(Do)執(zhí)行。根據(jù)已知的信息，設(shè)計具體的方法、方案和計劃布局；再根據(jù)設(shè)計和布局進行具體運作并實現(xiàn)計劃中的內(nèi)容。

（三）C(check)檢查。檢查執(zhí)行計劃的結(jié)果，分清哪些對，哪些錯，明確效果，找出問題。

（四）A(Action)糾正。對檢查的結(jié)果進行總結(jié)處理，對成功的經(jīng)驗進行多次驗證并加以肯定并予以標準化；對于失敗的教訓(xùn)及時總結(jié)，找出原因，吸取教訓(xùn)。對于發(fā)現(xiàn)的沒有解決的問題，提交給下一個PDCA循環(huán)中去解決。

以上四個階段是一個實踐的過程，實踐、認識、再實踐、再認識，這種形式循環(huán)往復(fù)以致無窮，而實踐和認識上每一循環(huán)的內(nèi)容，都比較地進到了高一級的程度。

二、P-計劃階段 調(diào)研資產(chǎn)管理現(xiàn)狀并分析原因，初步確定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制風險管理指標

本課題組成員設(shè)計了資產(chǎn)管理內(nèi)部控制風險因素問卷，對山東省十五所高校從事資產(chǎn)管理和審計工作的專家進行調(diào)查，共發(fā)放問卷120份，回收問卷120份，有效問卷120份。用SPSS軟件等方法進行量化處理，運用層次分析法和專家意見法相結(jié)合進行統(tǒng)計分析，對分析出的結(jié)果再次整理編制出第二輪調(diào)查問卷進行調(diào)查。對第二輪結(jié)果分析確定資產(chǎn)管理影響因素的核心部分，最終確定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制風險指標體系（見圖1）。

三、D-執(zhí)行階段 明確資產(chǎn)管理風險點，制定資產(chǎn)管理工作流程與標準

在運用資產(chǎn)管理內(nèi)部控制風險指標體系進行評價的基礎(chǔ)上，確定資產(chǎn)管理的風險分布，對每一項工作任務(wù)進行深度細化，按照資產(chǎn)管理制度、資產(chǎn)管理機構(gòu)、資產(chǎn)內(nèi)控流程和績效評價四個方面對風險進行系統(tǒng)的整合與歸納梳理，資產(chǎn)內(nèi)控流程從資產(chǎn)管理購置申請、資產(chǎn)招標、合同簽訂、資產(chǎn)驗收、使用維護、報廢處置等環(huán)節(jié)逐一分解。

圖1 資產(chǎn)管理內(nèi)部控制風險指標體系

（一）資產(chǎn)管理制度

資產(chǎn)管理制度是約束與指導(dǎo)資產(chǎn)管理相關(guān)部門與個體行為的指南，是提高資產(chǎn)管理規(guī)范化、科學化，實現(xiàn)資產(chǎn)管理安全、完整、保值、增值的有效保障。通過對高校資產(chǎn)管理制度的評價，發(fā)現(xiàn)制度設(shè)計普遍存在著不健全、不嚴謹、職責任務(wù)不明確、缺乏考核與責任追究等諸多問題。制度不健全主要是制度涉及面偏窄，不能覆蓋資產(chǎn)管理的全部流程與環(huán)節(jié)，尤其是對于購置的預(yù)算控制、招標購置和資產(chǎn)處置報廢等環(huán)節(jié)；制度不可行主要是管理制度不能適應(yīng)形勢政策的變遷、職責任務(wù)不明確造成制度的操作性差等問題；嚴謹性缺乏主要是制度中不相容崗位覆蓋面不全、資產(chǎn)內(nèi)控流程不銜接、與上級政策的遵循性不夠等方面。制度制定應(yīng)力求既符合上級的方針政策，又能最大程度貼合學校實際，實現(xiàn)資產(chǎn)管理的科學性和嚴謹性。

（二）資產(chǎn)管理機構(gòu)

固定資產(chǎn)管理機構(gòu)設(shè)置的健全性、獨立性、機構(gòu)的工作職責、崗位定位直接決定資產(chǎn)管理的框架結(jié)構(gòu)是否合理與科學。按照高?！叭匾淮蟆本瘢潭ㄙY產(chǎn)管理機構(gòu)應(yīng)設(shè)置風險評估機構(gòu)，重大事項經(jīng)院長辦公會和黨委常委會研究確定，學校資產(chǎn)管理委員會、資產(chǎn)管理部門和財務(wù)部門、資產(chǎn)歸口管理部門、資產(chǎn)使用部門分別作為學校的二級、三級、四級和五級管理機構(gòu)，應(yīng)明確工作職責，科學設(shè)置崗位，做到不相容崗位分離，工作人員相對穩(wěn)定。

（三）資產(chǎn)管理內(nèi)控流程風險點

1.購置申請階段主要風險點

（1）購置必要性論證風險點：是否結(jié)合學校的長短期發(fā)展目標、結(jié)合學校年度工作任務(wù)和學?，F(xiàn)狀等問題進行嚴格論證，是否對金額較大的設(shè)備購置、項目實施必要性進行充分的市場調(diào)研。

（2）購置經(jīng)濟性論證風險點：是否對購置資產(chǎn)主要用途、預(yù)期效益、效果和性能技術(shù)參數(shù)的合理性與匹配性、資產(chǎn)預(yù)期壽命、市場價格及相關(guān)售后服務(wù)等項目進行充分的調(diào)研和論證，避免資金的隱形浪費。

2.資產(chǎn)招標階段主要風險點

（1）采購計劃申請、審核與審批階段風險點：應(yīng)列入政府采購預(yù)算的采購項目是否列入；采購項目是否在采購計劃內(nèi)或超預(yù)算；采購方式是否合理；是否有采用化整為零或其它手段規(guī)避公開招標現(xiàn)象。

（2）采購過程風險點：是否按已審核確定的采購方式執(zhí)行采購；是否將招標公告、中標公告等信息在指定媒體上依法公開；投標文件的拆封是否公開；是否對投標單位資格進行審核；整個招標過程是否公開、公正、公平。

3.質(zhì)疑投訴處理風險點

質(zhì)疑投訴處理是否及時、妥當和規(guī)范。

4.合同簽訂主要風險點

合同簽訂主體是否與投標單位名稱完全一致；合同簽訂內(nèi)容是否有背離實質(zhì)性內(nèi)容的相關(guān)條款，是否與招標文件或投標要求嚴格一致；合同是否有不利于學校的不公正、不合理條款。合同簽訂責任主體為資產(chǎn)管理部門。

5.資產(chǎn)驗收階段主要風險點

驗收組成人員是否科學合理；技術(shù)專家的專業(yè)水平和參與比例是否合乎要求；驗收標準是否明確；驗收內(nèi)容是否嚴格按照合同和投標文件執(zhí)行。

6.使用維護階段主要風險點

指定專人負責資產(chǎn)的管理與維護工作，有嚴格詳細的資產(chǎn)管理制度，有明確的責任制度和獎懲制度，有定期的督查制度并公開曝光。

7.報廢處置階段主要風險點

報廢處置資產(chǎn)現(xiàn)狀必須經(jīng)過專家組對使用壽命、使用頻率、發(fā)揮的效益和效果等指標進行認真細致的核實和考察，出示書面意見書方可進行；處置程序是否科學、處置過程是否做到公開、公正、公平；最終報廢收入是否及時上繳財務(wù)等。

（四）根據(jù)重要風險點構(gòu)建資產(chǎn)管理內(nèi)部控制風險防控體系

在構(gòu)建資產(chǎn)管理內(nèi)部控制風險防控體系時，應(yīng)著力明確部門職責、責任人和具體工作要求，強化固定資產(chǎn)內(nèi)部控制風險防控體系的嚴密性、科學性和可操作性。

1.購置申請階段

（1）購置必要性防控措施：核心問題是有無購置的必要性，由資產(chǎn)管理部門進入資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)核實原資產(chǎn)的使用現(xiàn)狀及折舊程度或是否有同類資產(chǎn)可共享。如無共享設(shè)備，由使用部門如實對資產(chǎn)的使用狀態(tài)和產(chǎn)生的社會效果效益指標（年度教學機時數(shù)、科研機時數(shù)、社會服務(wù)機時數(shù)）等進行核實與鑒定。責任主體為資產(chǎn)管理處。

（2）購置經(jīng)濟性防控措施：由資產(chǎn)管理部門組織專家組進行實地考察（貴重儀器或者特殊業(yè)務(wù)可以聘請校外專家進行），對資產(chǎn)的預(yù)期壽命、產(chǎn)生的預(yù)期效益和效果、資產(chǎn)的市場價格及相關(guān)售后服務(wù)等指標做出評價，對購置資產(chǎn)的主要用途、性能技術(shù)參數(shù)設(shè)計是否合理做出最終評價。

（3）購置主要審批流程：由使用部門調(diào)研提交申請，并提交詳細的可行性研究報告，經(jīng)資產(chǎn)管理部門核實相關(guān)信息后，組織由資產(chǎn)歸口管理部門、使用人員、相關(guān)專家和財務(wù)、審計部門參加的考察小組進行市場調(diào)研，使用部門提交詳細的可行性報告，對金額超過一定標準的由資產(chǎn)管理部門組織外聘專家單獨進行技術(shù)論證。資產(chǎn)管理部門根據(jù)市場可行性調(diào)研報告和技術(shù)論證報告，集體研究確定并報送院長辦公會和黨委常委會討論通過。

2.資產(chǎn)招標階段主要風險防控體系

(1)明確采購流程：資產(chǎn)申請部門提交項目技術(shù)參數(shù)和相關(guān)要求，招標機構(gòu)擬定招標文件，經(jīng)過財務(wù)、資產(chǎn)、審計和學校法律部門審核后，在政府采購指定媒體發(fā)布，在規(guī)定時間內(nèi)開標。邀請相關(guān)專家作為評標委員會委員，評標委員會委員要在專家?guī)熘须S機抽取，并在開標前一小時內(nèi)通知。評標結(jié)束向所有投標人公布中標結(jié)果，將結(jié)果公示一個工作日。

(2)招標階段主要風險防控措施：制定招標采購工作制度及流程，明確工作職責和任務(wù)，分管工作負責人定期參加招標現(xiàn)場，查看工作記錄或招標錄像，與監(jiān)督部門進行定期溝通，交流工作意見。

3.質(zhì)疑投訴處理階段主要風險防控措施

資產(chǎn)管理部門加強對工作人員的培訓(xùn)管理，明確質(zhì)疑答復(fù)的工作流程；指定專人記錄處理過程，形成書面文檔，并定期復(fù)核檢查記錄情況。責任主體為資產(chǎn)管理部門。

4.合同簽訂階段主要風險防控措施

明確合同的管理部門及相應(yīng)的保管和監(jiān)督合同執(zhí)行工作職責，明確財務(wù)、資產(chǎn)和審計部門關(guān)注的內(nèi)容，對合同的合規(guī)性、合法性、真實性等進行審核。

5.資產(chǎn)驗收階段主要風險防控措施

資產(chǎn)管理部門牽頭組織專家組進行資產(chǎn)的驗收，將合同、驗收標準、驗收程序向驗收專家介紹，由專家分別發(fā)表意見，驗收的專家組成成員要分布合理，要有一定比例的專業(yè)技術(shù)人員組成。

6.使用維護階段主要風險防控措施

指定專人負責資產(chǎn)的管理與維護工作，有分工職責明確的資產(chǎn)管理制度并執(zhí)行嚴格。

四、C-檢查階段

由資產(chǎn)使用部門按照既定計劃，對每一階段的風險防控目標、實施措施、資產(chǎn)管理流程的實施情況和效果進行自查，寫出報告。由資產(chǎn)管理部門抽調(diào)相關(guān)技術(shù)人員和財務(wù)、審計等部門人員建立檢查評價小組，根據(jù)資產(chǎn)管理內(nèi)控風險評價指標體系，按照定性和定量指標兩類標準，分別對資產(chǎn)使用部門的整體運營效果進行復(fù)核和評價，并將結(jié)果及時反饋給使用部門。根據(jù)復(fù)核和評價情況進一步有針對性地健全、完善和修改各項規(guī)章制度，切實保障資產(chǎn)的安全和完整，推動資產(chǎn)的合理配置，提高資產(chǎn)使用的效益。

五、A-控制階段

構(gòu)建內(nèi)部控制、財務(wù)預(yù)算控制、信息化控制和審計控制等多方風險防控體系。

由資產(chǎn)管理部門召開各使用部門和相關(guān)職能部門的協(xié)調(diào)會，通報檢查中出現(xiàn)的問題，商討并找出問題的根源，強化預(yù)防風險的工作措施，落實職責部門工作責任制。同時從宏觀角度出發(fā)，對學校資產(chǎn)管理的內(nèi)部控制風險進行系統(tǒng)整合，從內(nèi)部控制框架設(shè)計、流程風險點的具體控制實施、信息化控制、財務(wù)預(yù)算控制、審計監(jiān)督等環(huán)節(jié)，加強對內(nèi)部資產(chǎn)的風險防控管理，提高資金的使用效益。

（一）財務(wù)預(yù)算控制

加強對預(yù)算編制和執(zhí)行的科學管理，編制預(yù)算時，預(yù)算內(nèi)容要盡量全面、涵蓋年度的所有重點項目；預(yù)算數(shù)據(jù)要盡量準確，提供預(yù)算的編制依據(jù)，加強預(yù)算數(shù)據(jù)的審核和論證。執(zhí)行預(yù)算時，要嚴格堅持“先有預(yù)算，后有支出；沒有預(yù)算，不能支出”的原則。

（二）信息化控制

完善嵌入內(nèi)控與牽制功能的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)控制，在資產(chǎn)種類繁多且專職管理人員不足情況下，加大對資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)功能的挖掘與完善，提高管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用水平。一是要科學設(shè)計內(nèi)部控制的流程與風險環(huán)節(jié)，通過計算機程序設(shè)置信息的審核與復(fù)核，加強工作流程的稽核與牽制，并設(shè)計自動報警提示功能，最大程度消除內(nèi)部人為控制的影響。二是要加強對電子信息系統(tǒng)本身的控制，如程序、網(wǎng)絡(luò)安全以及使用人的權(quán)限、密碼等的控制，防止計算機病毒的破壞和網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。三是要實現(xiàn)信息共享。各部門之間如果信息溝通不暢，容易形成“信息孤島”，必然導(dǎo)致資產(chǎn)購置重復(fù)浪費、工作效率低下。

(三）審計控制

審計控制是指固定資產(chǎn)內(nèi)部審計控制。高校內(nèi)部審計部門的職責是定期對固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的健全性與有效性進行審計與評價，對資產(chǎn)管理的漏洞和風險進行審計與評價，并且對提出的審計建議實施后續(xù)跟蹤審計，確保審計建議的落實。同時及時向有關(guān)部門通報審計結(jié)果，并定期向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報，以取得學校領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)與監(jiān)督。

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責任編輯：王玲玲

F234.3

A

1671-4288(2017)04-0028-04

2017-05-26

周 青（1972-），女，山東煙臺人，濰坊醫(yī)學院財務(wù)處高級會計師。研究方向：資產(chǎn)管理，內(nèi)部風險控制。