李笑
【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,我國(guó)現(xiàn)階段已經(jīng)進(jìn)入到“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代,在這樣的時(shí)代背景下,充分利用信息技術(shù)發(fā)展帶來的優(yōu)勢(shì),促進(jìn)檔案資源的開發(fā)與利用具有非常重要的意義。基于此種情況,筆者對(duì)當(dāng)前階段信息化技術(shù)在檔案資源的開發(fā)與利用過程當(dāng)中所存在的問題進(jìn)行分析,并總結(jié)了對(duì)應(yīng)的解決策略。
【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);檔案資源;開發(fā);利用
自從上個(gè)世紀(jì)90年代開始,我國(guó)的信息技術(shù)開始高速發(fā)展,尤其是在最近幾年當(dāng)中,隨著移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)的普及,我國(guó)已經(jīng)逐漸進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代。所謂的“互聯(lián)網(wǎng)+”是指需要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)行業(yè)與信息技術(shù)的深度融合。對(duì)于檔案管理行業(yè)也不例外,現(xiàn)階段的檔案管理必須要加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案資源的開發(fā)與利用中的力度,從而使得檔案的服務(wù)功能得到有效的提高。但是從總體上來看,我國(guó)的檔案管理水平還相對(duì)較低,信息化技術(shù)在檔案管理中的使用力度還較為薄弱,同時(shí)檔案資源開發(fā)與利用當(dāng)中本身也存在著一定的不足。因此對(duì)信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用中的應(yīng)用策略進(jìn)行研究不僅具有一定的現(xiàn)實(shí)意義,也是每個(gè)檔案管理人員應(yīng)該深入思考的問題。
一、信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)利用中的重要性分析
(一)有利于檔案的歸檔與管理。在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中,基本采用手動(dòng)的方式進(jìn)行檔案的歸檔與管理,即檔案在被送到檔案館或者檔案部門之后,管理人員通過人工的方式對(duì)檔案進(jìn)行分門歸類,并將同一類型的檔案放置在同一地區(qū)進(jìn)行存儲(chǔ),在查閱相關(guān)檔案時(shí)通過手工的方式將相關(guān)的檔案文件取出。這種管理方式相對(duì)較為落后,效率也相對(duì)較為低下。而將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案的歸檔與管理當(dāng)中,首先需要將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,在完成數(shù)字化處理之后,只需要將檔案原件存儲(chǔ)在庫(kù)房中就可以了。對(duì)于檔案的歸檔與管理直接在電腦上進(jìn)行操作,而并不需要通過手動(dòng)的方式一一對(duì)照相關(guān)文獻(xiàn)內(nèi)容,同時(shí)檔案的內(nèi)容也可以直接存儲(chǔ)在電腦或者網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中,再進(jìn)行檔案資源查閱的過程中,并不需要到庫(kù)房當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)信息的查閱,只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以查看相關(guān)的檔案,通過信息技術(shù)的使用極大提高了檔案信息管理的效率。
(二)有利于檔案的信息的再加工。在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中,檔案作為一種珍貴的資源是不允許進(jìn)行再加工的,但是由于檔案本身可能存在著一定的問題,如果不對(duì)其中的內(nèi)容進(jìn)行再加工,則在使用的過程當(dāng)中可能會(huì)存在著一定的不便性。而傳統(tǒng)的檔案是以紙質(zhì)文件的方式存在,同時(shí)檔案原件也作為一種證據(jù)而存在,如果一旦對(duì)檔案進(jìn)行再加工處理,則檔案本身的證據(jù)屬性就會(huì)受到較為嚴(yán)重的破壞。而將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案資源的開發(fā)與利用過程當(dāng)中,檔案的信息可以作為一種數(shù)字化的方式存在,而檔案本身可以作為證據(jù)存在,即檔案的證據(jù)功能與使用功能可以被有效區(qū)分開來,這就使得檔案的再加工得以實(shí)現(xiàn),即只需要對(duì)檔案的數(shù)字版本進(jìn)行加工,從而方便人們的使用,而對(duì)于紙質(zhì)版本依然作為證據(jù)存在??偠灾?,信息技術(shù)在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用促進(jìn)了檔案再加工的進(jìn)一步發(fā)展。
(三)促進(jìn)檔案資源的優(yōu)化整合。在傳統(tǒng)時(shí)代,檔案一般都屬于內(nèi)部資料或者機(jī)密,一般情況下,并不會(huì)向所有對(duì)象開放,只是作為一種珍貴的資源存儲(chǔ)在庫(kù)房當(dāng)中,不同單位之間的檔案也是完全區(qū)分開來的,這就必然導(dǎo)致檔案資源的優(yōu)化整合不能真正實(shí)現(xiàn)。但是在現(xiàn)代化的檔案管理當(dāng)中,通過信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行必要的數(shù)字化處理,在完成處理之后,相關(guān)的檔案資源會(huì)被及時(shí)的上傳到信息平臺(tái)當(dāng)中,不同的單位可以將內(nèi)部的資源平臺(tái)有效地結(jié)合在一起,從而實(shí)現(xiàn)資源共享,同時(shí)用戶也可以通過網(wǎng)絡(luò)連接到信息平臺(tái)當(dāng)中,根據(jù)自己的權(quán)限查閱自己所需要的相關(guān)檔案。
(四)信息技術(shù)在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用可以促進(jìn)檔案的利用效率。在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中,對(duì)檔案資源有需求的人必須要走進(jìn)到檔案館當(dāng)中,進(jìn)行相關(guān)檔案的查詢,同時(shí)查詢的過程當(dāng)中,還需要處理大量的紙質(zhì)文件,而在查閱之前還需要通過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審核與審定,在得到申請(qǐng)被同意之后才能進(jìn)行檔案資源的查閱。但是將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中,檔案的查閱就相對(duì)較為簡(jiǎn)單。用戶可以根據(jù)自己的實(shí)際需求對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行搜索,可以隨時(shí)查看自己有權(quán)查閱的相關(guān)檔案資源,效率得到了極大的提升。
二、信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)利用中存在的問題
在本文的研究當(dāng)中,筆者通過實(shí)地走訪的方式調(diào)查了現(xiàn)階段我國(guó)在檔案資源的開發(fā)與利用過程當(dāng)中所出現(xiàn)的各種問題,具體來說主要包含以下幾個(gè)方面:
(一)信息化利用意識(shí)不高。目前在許多單位當(dāng)中,檔案管理都屬于附屬部門,在單位當(dāng)中的地位不高,許多領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為檔案管理只是進(jìn)行檔案保管的部門,因此,檔案管理部門只需要采用傳統(tǒng)手段將相關(guān)的檔案保管好就行,并不需要采用現(xiàn)代化的手段,同時(shí),大部分的領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案資源的重要性,不愿意進(jìn)行檔案資源的開發(fā)與利用。根據(jù)筆者的調(diào)查研究顯示,不管是在企業(yè)當(dāng)中,還是在事業(yè)單位當(dāng)中,這種思想都非常普遍,這也是影響我國(guó)檔案資源開發(fā)與利用效率不高的一個(gè)關(guān)鍵因素。
(二)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。信息化檔案資源開發(fā)與利用必須要以現(xiàn)代化的信息基礎(chǔ)設(shè)施為依據(jù)。從上文的論述當(dāng)中我們可以發(fā)現(xiàn),目前階段我國(guó)對(duì)于信息技術(shù)在檔案資源的開發(fā)與利用中的應(yīng)用并不是非常的重視,這就必然導(dǎo)致許多單位不會(huì)為檔案資源的開發(fā)與利用投入大量的經(jīng)費(fèi),因此,檔案管理所需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)一直處于較為薄弱的狀態(tài)當(dāng)中。目前來看,我國(guó)的檔案管理基本上還是采用傳統(tǒng)的檔案管理方式在進(jìn)行管理,雖然對(duì)部分單位來說已經(jīng)逐漸開始加強(qiáng)了信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用中的力度,但是也并沒有形成規(guī)模,也并沒有進(jìn)行相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。
(三)信息技術(shù)的使用力度不足。目前階段我國(guó)在進(jìn)行檔案資源的開發(fā)與利用過程當(dāng)中,雖然已經(jīng)逐漸加強(qiáng)了信息技術(shù)的使用力度,但是從總體上來說還較為薄弱。在現(xiàn)階段的檔案管理當(dāng)中,所采用的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基本還是傳統(tǒng)的多媒體以及利用一些社交工具,還有一些單位開始在辦公自動(dòng)化以及ERP當(dāng)中增加檔案管理模塊,但是這種信息技術(shù)依然還是Web1.0時(shí)代的產(chǎn)物,對(duì)應(yīng)現(xiàn)階段較為發(fā)達(dá)的信息技術(shù)的利用基本還處于起步階段。例如,雖然已經(jīng)有部分單位開始使用較為先進(jìn)的信息化平臺(tái)進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)與利用,但是現(xiàn)階段專業(yè)化的檔案管理資源平臺(tái)的使用還沒有形成規(guī)模。endprint
三、信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)利用中的應(yīng)用策略
在上文的論述當(dāng)中,筆者對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)在檔案管理中所存在的問題進(jìn)行了分析與研究。在此基礎(chǔ)之上,筆者查閱了大量的相關(guān)文獻(xiàn),結(jié)合自己的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn),探討了信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用中的應(yīng)用策略,主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:
(一)加強(qiáng)信息化技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用中的重要性認(rèn)識(shí)。首先檔案管理部門的工作人員必須要對(duì)信息技術(shù)具有一定的敏感性,同時(shí)還需要對(duì)信息技術(shù)保持高度關(guān)注,對(duì)自己的實(shí)際工作過程與信息技術(shù)相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行總結(jié),同時(shí)分析加強(qiáng)信息技術(shù)的使用是不是能夠有效解決工作實(shí)際過程當(dāng)中所面臨的問題。在進(jìn)行日常的工作匯報(bào)當(dāng)中,及時(shí)將相關(guān)的內(nèi)容向單位的領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行匯報(bào),從而提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用應(yīng)用重要性的認(rèn)識(shí)。任何行動(dòng)都必須要以思想為基本保障,同時(shí)也只有在思想上意識(shí)到了才能使得相關(guān)的措施被落實(shí)到實(shí)際工作當(dāng)中去。因此,提高領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用中應(yīng)用的重要性認(rèn)識(shí),可以促進(jìn)在資源配置的過程當(dāng)中為檔案資源的開發(fā)與利用信息化發(fā)展提供更多的資源,從而提高信息技術(shù)在實(shí)際中的應(yīng)用效果。
(二)加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用中的應(yīng)用力度必須要保證相關(guān)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必須要到位?;诖朔N情況,現(xiàn)階段必須要加強(qiáng)檔案資源信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。具體來說需要從以下兩個(gè)方面入手:第一,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè),若要實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)與利用,必須要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),即加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施的建設(shè),促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的全面發(fā)展。第二,加強(qiáng)檔案管理設(shè)備的建設(shè),例如各種現(xiàn)代化的掃描儀、計(jì)算機(jī)的建設(shè)。只有做好信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)才能促進(jìn)檔案資源開發(fā)與利用可以有效的進(jìn)行。
(三)加強(qiáng)信息化技術(shù)的使用力度。加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案資源管理開發(fā)與利用中的使用即是檔案資源管理開發(fā)與利用中的核心問題,也是解決問題的關(guān)鍵所在,但是從上文的論述當(dāng)中可以發(fā)現(xiàn),目前階段我國(guó)在檔案資源在開發(fā)與利用方面的信息化程度相對(duì)還較低,從而限制了檔案資源開發(fā)與利用的實(shí)際效率。具體來說,需要從以下兩個(gè)方面的內(nèi)容入手:第一,加強(qiáng)專業(yè)的信息化檔案管理資源平臺(tái)的建設(shè),允許不同單位將檔案資源上傳到同一平臺(tái)當(dāng)中,同時(shí)不同單位之間還可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享,允許不同的用戶根據(jù)實(shí)際權(quán)限查閱相關(guān)的文獻(xiàn)。第二,加強(qiáng)現(xiàn)代化的信息技術(shù)在檔案資源的開發(fā)與利用中的實(shí)際運(yùn)用,例如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)。
四、結(jié)語(yǔ)
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案信息利用與開發(fā)手段已經(jīng)無法滿足時(shí)代的發(fā)展需求。因此,將信息技術(shù)引入檔案資源的開發(fā)與利用當(dāng)中,不僅是時(shí)代的基本需求,同時(shí)也是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。在本文當(dāng)中,筆者對(duì)此進(jìn)行了相關(guān)的論述,并總結(jié)了對(duì)應(yīng)的解決策略,希望能對(duì)廣大檔案工作者有所啟發(fā)。
【參考文獻(xiàn)】
[1]趙剛,王夢(mèng).檢察檔案信息資源建設(shè)與開發(fā)利用——以D基層檢察院檔案工作為樣本[J].法制與社會(huì),2016(33):194-195.
[2]黃麗華.加強(qiáng)科技創(chuàng)新 推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展——"十二五"期間全國(guó)檔案科技工作綜述[J].中國(guó)檔案,2016(08):26-29.
[3]唐俊瓊.檔案目錄數(shù)據(jù)采集報(bào)送工作實(shí)踐與思考——以江西省建國(guó)后文書檔案目錄數(shù)據(jù)采集報(bào)送工作為例[J].北京檔案,2012(12):25-27.
[4]呂濟(jì)中,吳艷新,邵亞莉,祁瑞峰,李彩虹.新形勢(shì)下企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用[J]. 露天采礦技術(shù),2011,(06):111-112.
[5]王海忠,李琦.創(chuàng)新,城建檔案事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力——珠海市數(shù)字城建檔案館建設(shè)實(shí)例[J].城建檔案,2007,(07):6-13.
[6]宋華.加快信息化建設(shè) 促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用——2006年度全省國(guó)家綜合檔案館信息化評(píng)估情況綜述[J].浙江檔案,2007,(06):22-24.
[7]鄭詠海,趙敏.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高??蒲谐晒麢n案信息化建設(shè)[J].上海工程技術(shù)大學(xué)學(xué)報(bào),2005,(03):285-288.
[8]王宇紅.網(wǎng)絡(luò)化為檔案的開發(fā)利用帶來了什么——兼議傳統(tǒng)檔案開發(fā)利用[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2000,(S1):9.endprint