王海艷

摘要：我們所處的時(shí)代，知識(shí)經(jīng)濟(jì)繁榮，信息產(chǎn)業(yè)發(fā)達(dá)，在這種背景下，現(xiàn)代企業(yè)檔案系統(tǒng)管理也發(fā)生巨大的變化。為了適應(yīng)產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)，與科技發(fā)展同步，檔案管理走出傳統(tǒng)實(shí)體管理的局限，逐漸向網(wǎng)絡(luò)信息化管理的方向發(fā)展。之所以大力開(kāi)展企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，究其原因有兩點(diǎn)，一是與時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐保持一致，適應(yīng)飛速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)。二是促進(jìn)企業(yè)管理模式更加完善和規(guī)劃，傳統(tǒng)粗放式管理已不適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，集約化管理模式占據(jù)主導(dǎo)地位，企業(yè)檔案管理為了與國(guó)際接軌，網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)是不可缺少的內(nèi)容。從企業(yè)的角度來(lái)看，檔案管理非常重要的，在科技飛速發(fā)展的今天，檔案管理實(shí)現(xiàn)多元化管理，網(wǎng)絡(luò)信息化管理得到企業(yè)的認(rèn)可并逐漸推廣。作為信息資源的重要組成部分，在人類文明與發(fā)展的歷程中，檔案管理的作用十分突出，具有承前啟后的功效。檔案管理業(yè)務(wù)必須做到與時(shí)代同步發(fā)展，只有對(duì)檔案資源實(shí)施有效的利用，企業(yè)才會(huì)更具發(fā)展動(dòng)力，為社會(huì)發(fā)展提供更加全面、完善的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；技術(shù)；網(wǎng)絡(luò)信息化；開(kāi)發(fā)

前言

隨著企業(yè)逐漸走向現(xiàn)代化，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被納入到檔案信息管理中來(lái)，以傳統(tǒng)檔案管理為基礎(chǔ)，把計(jì)算機(jī)技術(shù)融入管理中來(lái)，使管理范圍內(nèi)的多個(gè)檔案管理實(shí)體相結(jié)合，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理體系，并進(jìn)行有效的組織和加工。檔案是重要的歷史記錄資料，不論是企業(yè)還是政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位都離不開(kāi)檔案管理，從檔案管理的形式來(lái)看有多種，圖表、數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)承擔(dān)主要載體的重任。網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案有其不同之處，是一種可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)共享的信息資源，體現(xiàn)形勢(shì)除了信息外還可以采用多種載體形式，換言之，這種檔案信息涵蓋的內(nèi)容較為豐富，與檔案載體相關(guān)的信息資源都屬于管理范圍，檔案的內(nèi)容更加全面和完善，真實(shí)性和可靠性更高。由于我國(guó)社會(huì)形態(tài)不斷變化，經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展的速度較快，在這種背景下檔案管理模式已走出傳統(tǒng)管理模式，向著信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的方向發(fā)展，檔案資源得到更好的開(kāi)發(fā)，功效更加突出，在多種組織機(jī)構(gòu)辦公作業(yè)中起到舉足輕重的作用。

一、檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化是發(fā)展的需要，其現(xiàn)實(shí)意義和價(jià)值重大

由于工作效率的提升，以及工作節(jié)奏的加快，檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化顯得尤為重要。傳統(tǒng)的集中立卷已被淘汰，對(duì)文件要隨時(shí)處理。歸類集中的工作方式必須要改變，需要隨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，避免出現(xiàn)資料堆積的情況。要及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行歸類整理，在進(jìn)行資料檢索時(shí)可以更加方便快捷。不但可以設(shè)置模糊檢索功能，還可以增加高級(jí)檢索，使檢索和查詢的速度得以提升。值得一提的是建立網(wǎng)絡(luò)資料庫(kù)，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢，使異地資料查詢變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。另外如果企業(yè)檔案管理采用了網(wǎng)絡(luò)信息化的模式可以使管理人員的工作量下降，可以快速插入文件，工作效率顯著提升。

檔案管理向網(wǎng)絡(luò)信息化的方向發(fā)展需要在媒介的基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)，而信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)作為重要最主要媒介需要有計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)硬件平臺(tái)等設(shè)備和渠道，才能把功效體現(xiàn)出來(lái)。其現(xiàn)實(shí)意義和價(jià)值明確，即檔案管理走出紙質(zhì)管理時(shí)代，逐漸現(xiàn)實(shí)信息化形態(tài)的整合管理模式。檔案管理的實(shí)用性更高，可靠性更強(qiáng)，具體表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

（一）保障檔案保存完整

處于網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理，可以把高科技手段應(yīng)用于其中，現(xiàn)代辦公作業(yè)中的掃描儀、數(shù)碼影像等設(shè)備成為管理的工具，掃描后的圖片經(jīng)過(guò)與原檔案對(duì)比，可以使檔案文件內(nèi)容更加完善，擺脫紙質(zhì)檔案管理的復(fù)雜和繁瑣，不會(huì)出現(xiàn)丟失、遺漏、腐爛等情況。

（二）工作效率顯著提高

檔案管理經(jīng)過(guò)傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理階段，隨著時(shí)代的發(fā)展轉(zhuǎn)化為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，原來(lái)的立卷形式的管理方法已逐漸被淘汰，實(shí)時(shí)文件歸檔管理形式成為主導(dǎo)，這種管理模式使工作量顯著降低，更加利于及時(shí)查找漏洞，彌補(bǔ)不足。例如插入功能的應(yīng)用，可以把辦公所需的其它信息或文件納入管理中來(lái)，更好的滿足辦公需求，使檔案管理的工作效率和質(zhì)量顯著提高。尤其是增強(qiáng)了檢索功能可以使辦公作業(yè)更加快捷，具有事半功倍之效。

（三）檔案文件的調(diào)用更加方便，實(shí)用性更強(qiáng)。

在實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化之前，需要調(diào)用辦公檔案文件時(shí)，先要查閱檔案記錄簿，確定檔案所在的范圍后才能調(diào)出。但是如果處于網(wǎng)絡(luò)信息化形態(tài)下，需要調(diào)用檔案時(shí)操作更加簡(jiǎn)單快捷，可以利用模糊搜索、結(jié)果查找、高級(jí)檢索等功能，在最短的時(shí)間內(nèi)找到所需檔案資。采取這種檔案管理模式后，檔案使用不但體現(xiàn)出實(shí)用性和便捷性，更主要的是可以對(duì)檔案進(jìn)行遠(yuǎn)程管理，調(diào)用更加方便，使檔案的作用得到充分發(fā)揮，價(jià)值更加顯著。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在較嚴(yán)重的弊端，容易出現(xiàn)發(fā)霉發(fā)黃的問(wèn)題，字跡也會(huì)變淡甚至模糊不清，難以維持原貌，不利于長(zhǎng)期保存。但是網(wǎng)絡(luò)信息化卻可以解決該弊端，檔案員需要對(duì)檔案進(jìn)行錄入時(shí)，以掃描為主，對(duì)于掃描出的圖片還要進(jìn)行必要的修整，可以使檔案的原貌不受破壞，根據(jù)工作需要快速查閱檔案內(nèi)容。

（四）采用分級(jí)管理和權(quán)限設(shè)置的方式可以提高檔案的保密程度

在檔案管理上采用網(wǎng)絡(luò)信息化形態(tài)這種模式，為了實(shí)現(xiàn)保密要求，可以設(shè)置登陸查閱權(quán)限。權(quán)限設(shè)置的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在兩方面，一、明確使用級(jí)別，對(duì)使用者做出權(quán)限限制。二、可以把使用情況記錄下來(lái)，掌握使用者的登陸時(shí)間以及查閱和調(diào)用的文件。

由于對(duì)使用者設(shè)定了不同的使用權(quán)限，可以最大限度的保障資料的安全性，避免完整性被破壞，檔案管理的工作人員在在使用文獻(xiàn)資源的基礎(chǔ)上，可以掌握資料的使用情況，了解和掌控檔案的執(zhí)行情況。電子版檔案要有完善的管理制度，明確規(guī)定操作人員的登陸時(shí)間，并對(duì)操作方法和權(quán)限有詳細(xì)說(shuō)明，工作人員在操作時(shí)不得違反制度的規(guī)定。如果出現(xiàn)違規(guī)行為或者責(zé)任事故則要進(jìn)行懲處，要做到有法可依、有章可循，這是檔案管理走向規(guī)范化的前提條件。

二、在檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)進(jìn)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

處于網(wǎng)絡(luò)信息化形態(tài)之下，同樣會(huì)有各種問(wèn)題出現(xiàn)。檔案文件的存儲(chǔ)上，多以光盤、磁盤或U盤等工具為載體。資料以數(shù)字化代碼的形式存在，并在媒介、計(jì)算機(jī)軟件或網(wǎng)絡(luò)硬件平臺(tái)上。由此可知檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化雖然有很多優(yōu)勢(shì)，例如使用方便，實(shí)用性強(qiáng)等，但是從安全角度上來(lái)看，必然要受到人為因素和自然因素的影響。

對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)檔案管理是極其重要的，要把真實(shí)的信息保存下來(lái)，為企業(yè)發(fā)展決策提供參考和依據(jù)。但是如果檔案失去完整性和原始性，必然會(huì)失去價(jià)值和意義，既然不具備原始性，依據(jù)不復(fù)存在。電子文件在形成和傳輸過(guò)程中是否被人為改動(dòng)，判定的難度很大，作為電子版的檔案保存是以計(jì)算機(jī)為載體，有其特殊性，存在不足和漏洞。檔案經(jīng)過(guò)工作人員的錄入后形成數(shù)字信息，并具備了從某一載體傳向另一載體的功能，在這個(gè)過(guò)程中有可能出現(xiàn)安全問(wèn)題，文件丟失或損害的情況時(shí)有發(fā)生。另外要注意的是計(jì)算機(jī)比較是機(jī)器設(shè)備，一旦硬件出現(xiàn)故障會(huì)破壞文件，使用者無(wú)法查閱。外界很多因素會(huì)對(duì)電子版檔案造成影響，導(dǎo)致不能正常使用。計(jì)算機(jī)保持正常狀態(tài)需要較高的條件，灰塵、強(qiáng)光、高溫或低溫都有可能影響甚至損壞計(jì)算機(jī)，導(dǎo)致發(fā)生檔案丟失的事故。除了這些常規(guī)問(wèn)題外，黑客攻擊、病毒入侵的危害極大?？v觀互聯(lián)網(wǎng)，內(nèi)容極其復(fù)雜，有很多黑客潛伏，他們利用高科技手段來(lái)盜取信息，所年來(lái)木馬和腳本病毒屢屢出現(xiàn)，導(dǎo)致檔案信息丟失和被盜取的情況時(shí)有出現(xiàn)，檔案管理的安全性受到威脅。作為管理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，不得隨意更改密碼，更禁止泄露內(nèi)部信息，要提出操作水平，避免由于操作不當(dāng)導(dǎo)致硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)出現(xiàn)故障，丟失檔案信息。

（一）電子檔案本身所出現(xiàn)的問(wèn)題

如果檔案資料被收錄到計(jì)算機(jī)，則資料以數(shù)字信息的形式存在。數(shù)字信息可以在不同的載體間傳輸，而傳輸?shù)倪^(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題的可能性較高，信息在此階段容易丟失和損壞。另外如果計(jì)算機(jī)自身出現(xiàn)故障，硬件或軟件出現(xiàn)問(wèn)題，電子檔案的內(nèi)容可能會(huì)改變而出現(xiàn)亂碼，失去查閱和使用價(jià)值。

（二）外界原因所出現(xiàn)的問(wèn)題

外界破壞因素較多，例如灰塵較大、光線過(guò)強(qiáng)、溫度過(guò)高或過(guò)低等原因都會(huì)引發(fā)計(jì)算機(jī)故障，嚴(yán)重時(shí)會(huì)破壞和丟失檔案內(nèi)容。另外技術(shù)問(wèn)題也是問(wèn)題的主要原因，最典型的是黑客攻擊和病毒侵入。不法使用者利用互聯(lián)網(wǎng)的漏洞和高科技手段，為了達(dá)到不可告人的目的非法侵入計(jì)算機(jī)后盜取信息。除此之外計(jì)算機(jī)病毒不斷升級(jí)，最近幾年來(lái)此類事件層出不窮。當(dāng)儲(chǔ)備檔案信息的計(jì)算機(jī)被侵入后，檔案信息則失去安全性。

（三）由于管理方面所出現(xiàn)的問(wèn)題

如果管理不夠嚴(yán)密，則會(huì)引發(fā)兩種情況，一是檔案信息被泄露，二是計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)被破壞。某冶煉企業(yè)對(duì)于檔案管理沒(méi)有引起足夠的重視，缺乏有力的管理措施，管理人員玩忽職守，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)密碼被人為泄露。除此之外檔案管理者能力較低，不能熟練使用計(jì)算機(jī)，設(shè)備和軟件系統(tǒng)不能兼容，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)崩潰，大量數(shù)據(jù)丟失。

三、檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的要采取的重要舉措

（一）提高檔案信息安全程度

檔案信息化管理必須要保障安全性，否則將失去檔案使用的價(jià)值。只有保障安全程度，才能使網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)得到更好的發(fā)展，保障開(kāi)發(fā)效率和質(zhì)量。由此可知，檔案管理必須要做好安全工作，安裝有鏟的殺毒軟件，并設(shè)置較高級(jí)別的防火墻，同時(shí)還要做好維護(hù)工作，定期檢查電腦并進(jìn)行殺毒操作，嚴(yán)防病毒。除此之外數(shù)據(jù)載體也會(huì)出現(xiàn)物理故障，設(shè)備也可能出現(xiàn)技術(shù)問(wèn)題，作為管理人員要承擔(dān)起責(zé)任，對(duì)載體和設(shè)備采取檢查維護(hù)等措施，把發(fā)生故障的可能性降到最低，可以有效的避免事故的發(fā)生。另外要重視并做好檔案數(shù)據(jù)資源和文獻(xiàn)資料的保密工作；制定嚴(yán)格的管理制度，要檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)中遵循制度和規(guī)定；為了避免出現(xiàn)人為破壞，可以采取密碼管理的方式，進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行操作的人員都必須通過(guò)驗(yàn)證，可以有效的避免蓄意破壞行為的發(fā)生。

企業(yè)對(duì)檔案管理極為重視，這是由于大量的信息資源在檔案之中，其價(jià)值和作用是不能用金錢來(lái)衡量的。為了實(shí)施有效的檔案管理，企業(yè)投入大量的時(shí)間和精力、資金。在檔案管理中要運(yùn)用法律武器來(lái)保護(hù)檔案，檔案信息需要進(jìn)行交流使用時(shí)，作為參與者要簽署保密協(xié)議，嚴(yán)禁信息外泄或用于個(gè)人謀利。企業(yè)要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，即使信息并不重要，也不要上傳網(wǎng)絡(luò)，不允許無(wú)關(guān)人員下載。對(duì)于把檔案內(nèi)容發(fā)給他人閱讀的行為更要嚴(yán)厲禁止。企業(yè)要形成檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)，認(rèn)識(shí)到如果信息資源被非法盜用，企業(yè)所面臨的經(jīng)濟(jì)損失是巨大的、難以挽回的。

（二）軟硬件設(shè)施配套

要不斷的進(jìn)行研發(fā)，根據(jù)本企業(yè)檔案管理情況開(kāi)發(fā)軟硬件設(shè)施，使檔案信息化的進(jìn)程不斷加快。在軟硬件調(diào)教要與配置與檔案管理信息化相適應(yīng)，這是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要條件。企業(yè)和組織機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案管理軟件開(kāi)發(fā)時(shí)，要結(jié)合本部門或本行業(yè)的實(shí)際情況，軟件要具有針對(duì)性和專業(yè)性。企業(yè)在檔案信息化管理中必須要有相應(yīng)的軟件、硬件基礎(chǔ)設(shè)施和環(huán)境，包括信息調(diào)整公路、寬帶網(wǎng)、局域網(wǎng)等基本條件，還要有配套的設(shè)備，例如交換器、路由器、儲(chǔ)存設(shè)備、服務(wù)器、操作系統(tǒng)等，除此之外還要有安全系統(tǒng)為保障，并構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。

（三）打造一支技術(shù)團(tuán)隊(duì)

不論哪個(gè)行業(yè)的發(fā)展都需要以人才為基礎(chǔ)，眾所周知，人才是最重要的先進(jìn)的生產(chǎn)力，我們處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人才的重要性已得到驗(yàn)證。檔案管理經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙制模式已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用成為發(fā)展的必然趨勢(shì)，在這種情況下，檔案管理工作也隨之變得復(fù)雜，科技含量顯著增加。從目前的形式看，網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理人才較少，人力資源嚴(yán)重不足。之所以出現(xiàn)這種情況，是由于在檔案信息化管理中，有大量的信息需要處理，并要進(jìn)行技術(shù)研發(fā)，計(jì)算機(jī)編程等，這些工作都需要大量的專業(yè)人才來(lái)完成。這些人才要有較高的個(gè)人素質(zhì)，專業(yè)能力較強(qiáng)，知識(shí)儲(chǔ)備達(dá)到要求，可以滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求，使檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。由此可知，企業(yè)當(dāng)務(wù)之急要構(gòu)建專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、能力過(guò)硬、個(gè)人素質(zhì)高的隊(duì)伍。作為檔案管理人員，必須具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，能夠熟練的操作計(jì)算機(jī)，用途檔案檔案管理工作。除此之外，身為檔案管理人員，必須提高職業(yè)素質(zhì)，切實(shí)負(fù)起責(zé)任，保持健康良好的心態(tài)，投身于網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理工作中來(lái)，滿足該項(xiàng)工作的所有需求。

信息化的管理方式需要很多這類的人才對(duì)信息做處理，信息網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行檔案管理的難度并不小，對(duì)于當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)信息化的管理來(lái)說(shuō)，管理人員的結(jié)構(gòu)不能夠過(guò)于單一，否則將無(wú)法滿足信息化管理的要求，由于網(wǎng)絡(luò)信息化的管理方式需要處理大量的信息，所以可以研發(fā)新技術(shù)、為計(jì)算機(jī)編程以及錄入電子檔案數(shù)據(jù)、分析與研究的人員都必不可少，另外對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的生產(chǎn)和維護(hù)以及計(jì)算機(jī)的軟硬件人才也非常需要，同時(shí)對(duì)于這些管理人員綜合素質(zhì)的要求也更高，為了使這些目的得到滿足，企業(yè)可以設(shè)立一個(gè)專門的隊(duì)伍，隊(duì)伍中的管理人員能夠具備高素質(zhì)的管理能力同時(shí)還可以滿足其他的技術(shù)要求，將這樣的隊(duì)伍與網(wǎng)絡(luò)信息化管理有力結(jié)合，使網(wǎng)絡(luò)信息化的管理方式發(fā)揮至最大的功效。

四、小結(jié)

總之，檔案信息管理的工作任務(wù)在現(xiàn)代企業(yè)管理角度看來(lái)十分艱巨，并且責(zé)任重大。這是因?yàn)楫?dāng)前信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)盛行，企業(yè)必須在滿足市場(chǎng)需求的前提下，還要兼具滿足自身所處發(fā)展環(huán)境下的各項(xiàng)建設(shè)作業(yè)進(jìn)程的開(kāi)發(fā)技術(shù)需求，以此才能實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定經(jīng)營(yíng)與健康發(fā)展

對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化是一項(xiàng)極具挑戰(zhàn)的艱難任務(wù)，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化管理是檔案管理的必然趨勢(shì)，更多的紙質(zhì)檔案會(huì)被網(wǎng)絡(luò)信息化所替代，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息化所存在的不足之處有了清晰的認(rèn)識(shí)并及時(shí)的改正會(huì)提高企業(yè)的工作效率，管理企業(yè)檔案中的網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式也將得到更好的發(fā)展，創(chuàng)造出更高的企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)企業(yè)和整個(gè)社會(huì)的發(fā)展都起到強(qiáng)有力的推動(dòng)作用。

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