曲峰

摘要：物資采購制度的涉及到許多環(huán)節(jié)，包括采購，到驗收，到入庫等等。只有在保證物資采購這個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，才能保證產(chǎn)品最終的質(zhì)量。目前，在物資采購環(huán)節(jié)中還存在一系列的問題，筆者根據(jù)在某煤業(yè)公司的具體工作經(jīng)驗發(fā)現(xiàn)，主要存在如下一系列問題。如采購制度設(shè)計不完善，風險防控措施薄弱，采購的信息化程度較低、忽視供應(yīng)商的管理等等。本文根據(jù)這一系列的問題對物資采購環(huán)節(jié)存在的問題進行研究，從而提出相應(yīng)的政策建議。

關(guān)鍵字：物資采購；制度設(shè)計；政策建議

一、引言

物資采購是保證質(zhì)量的首要環(huán)節(jié)，只要在嚴格執(zhí)行物資采購流程，以保證安全生產(chǎn)，經(jīng)營指標為前提，充分做好物資需求計劃、物資供應(yīng)、物資驗收入庫、發(fā)放，現(xiàn)場材料的回收，修舊利廢等工作，才能嚴把質(zhì)量關(guān)，數(shù)量關(guān)，價格關(guān)。目前，在物資采購環(huán)節(jié)中還存在一系列的問題，筆者根據(jù)在某煤業(yè)公司的具體工作經(jīng)驗發(fā)現(xiàn)，主要存在如下一系列問題。如采購制度設(shè)計不完善，風險防控措施薄弱，采購的信息化程度較低、忽視供應(yīng)商的管理等等。本文主要從物資采購制度的設(shè)計與風險防范措施兩個方面進行研究，提出相應(yīng)的政策建議。

二、物資采購制度的存在的問題

（一）采購制度設(shè)計的環(huán)節(jié)不完善。一般來說，采購環(huán)節(jié)包括了幾個部分：（1）供應(yīng)科物資入庫管理，這一塊主要涉及到合同進貨的核對，以及物資（設(shè)備）材料到礦后，保管員要進行貨物的驗收工作，驗收合格的物資，保管員應(yīng)及時登記“材料設(shè)備（配件）統(tǒng)計表”，并給供貨商開具材料設(shè)備驗收單。（2）物資出庫管理。這一塊主要包括嚴領(lǐng)料制度，并負責每月材料消耗計劃報批、材料領(lǐng)用等事宜，以及材料出庫程序，定期對庫存物資進行清查盤點，做到帳帳、帳卡、帳物核對相符。（3）物資保管保養(yǎng)。這部分包括庫存物資的維護保養(yǎng)，對于特殊材料進行特殊專門別類的處理。根據(jù)物資的性能、特點，結(jié)合本地的自然條件，根據(jù)自身能力，有針對地對儲存物采取防熱降溫、防寒保暖、驅(qū)潮降潮、防干保濕、防雷擊、防銹蝕、防塵沙等儲存保養(yǎng)方法進行防護。（4）倉庫管理。外購產(chǎn)品的驗收、保管、保養(yǎng)、防護、發(fā)放、裝卸、搬運是倉庫管理的中心工作。庫存物資完好程度直接影響生產(chǎn)的正常進行。物資經(jīng)驗證合格入庫后，保管人員要對其負全面責任，做好物資管理工作。（5）供應(yīng)科采購計劃編制。保證物資材料的質(zhì)量，杜絕假冒偽劣產(chǎn)品，控制庫存積壓，保證生產(chǎn)安全、高效、優(yōu)質(zhì)、低成本運轉(zhuǎn)。每個環(huán)節(jié)都極大地影響著最后采購工作完成。當前物資采購制度環(huán)節(jié)中沒有細化到各個環(huán)節(jié)的任務(wù)，對沒有建立責任人制度。這樣的結(jié)果就是導(dǎo)致了采購環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問題無法找出原因所在，無法追究到責任人。采購制度的需要流程化才能保障物資的質(zhì)量，每個流程應(yīng)當責任到人，這樣才能保障出了問題有責任人來承擔。

（二）風險防范措施不到位。物資資料保管保養(yǎng)得問題最重要，經(jīng)常在采購中會遇到一些特殊的產(chǎn)品需要特殊的處理。然而，保存不當?shù)那闆r時有發(fā)生，導(dǎo)致物資被損壞，無法使用。一些采購管理人員的素質(zhì)不高，也導(dǎo)致了在采購環(huán)節(jié)中無法挑選出優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，識別具有高質(zhì)量的物資材料。由于采購人員的工資一般在公司屬于中下水平，也導(dǎo)致整體采購部門的學歷和素質(zhì)比較薄弱，對于物資的性能以及保存措施不了解，在物資采購質(zhì)量控制方面就很有劣勢。其中尤其比較容易忽略的是對于對性能會因貯存時間過長而發(fā)生變化的器件。這種器件一般要根據(jù)產(chǎn)品要求確定貯存時間，超時貯存的要做好標識。在風險防范的過程中，因為性能變化導(dǎo)致劣質(zhì)品的事情經(jīng)常發(fā)生。

（三）采購信息化程度較低。公司沒有建立物資采購的管理平臺，因此生產(chǎn)環(huán)節(jié)與采購環(huán)節(jié)中的交流不到位，物資采購信息化建設(shè)水平還尚未達標。隨著采購環(huán)節(jié)和物資的品種不斷加大，要不斷加大動態(tài)的資料管理環(huán)節(jié)的工作。從目前來看，還主要是靠倉庫管理人員的文字記錄。這主要的原因是因為公司對于信息化平臺的認識不足，無法認清楚其在生產(chǎn)與采購環(huán)節(jié)之間的重要性。企業(yè)應(yīng)該結(jié)合財務(wù)各方面的能力建立一個全套的物資變化的平臺，也為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做決策時提供參考。由于沒有信息平臺，也無法隊友采購需求等進行分析，因此會導(dǎo)致在緊急購買的情況下，成本大量的增加。

（四）供應(yīng)商的管理不到位。在供應(yīng)商管理過程中，主要缺乏對于一些質(zhì)量的評價。由于采購環(huán)節(jié)是與供應(yīng)商直接打交道，在產(chǎn)品質(zhì)量上具有極大地發(fā)言權(quán)。事實情況是，采購部門很少對于供應(yīng)商進行綜合的評價。對于外來的一些產(chǎn)品缺乏對其產(chǎn)品質(zhì)量、即使水平以及產(chǎn)品價格之間的對比與衡量。企業(yè)不注重對于供應(yīng)商的選擇，使得出現(xiàn)物資資料質(zhì)量差別大，來源分散，成本增高。

三、物資采購制度的風險防范措施

（一）、提高采購人員的素質(zhì)，降低采購成本。企業(yè)應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的物資采購的培訓課程，提高采購人員的素質(zhì)與能力。加強內(nèi)部管理工作，加強職工的學習和培訓，不斷提高職工的思想道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)水平，樹立良好的工作作風，杜絕供應(yīng)工作中的不正之風。對于采購人員來說，要掌握市場行情，熟悉進貨渠道，控制進貨成本，熟練掌握物資材料的規(guī)格型號、用途、質(zhì)量標準，嚴格按規(guī)定進貨渠道采購，對質(zhì)量嚴格把關(guān)，嚴禁購入假冒偽劣產(chǎn)品。應(yīng)做到比價采購，隨時反饋市場貨源價格信息，利用時間差、價格差、地域差，及時組織到物美價廉的物資。對于企業(yè)而言，建立信息管理系統(tǒng)，提供物資供應(yīng)信息服務(wù)，引導(dǎo)使用單位進行充分的物資使用的信息，做出最佳的抉擇。

（二）細化采購人員的工作職責，做好風險防范措施。各保管員要對所管轄物資經(jīng)常進行檢查核對，供應(yīng)科每月對各庫進行一次抽查考核，每半年進行一次物資盤點摸底工作，每一年進行一次全面物資盤點工作（由財務(wù)科，機電科協(xié)助盤點），發(fā)現(xiàn)物資盈虧，認真追查落實，明確責任，各負其責，堅持以“重質(zhì)量、講服務(wù)、保生產(chǎn)”為原則，嚴格執(zhí)行物資采購流程，實現(xiàn)統(tǒng)一計劃，統(tǒng)一采購。。保管員平時要樹立安全意識，倉庫內(nèi)嚴禁煙火，經(jīng)常對倉庫進行消防安全巡查，對可能造成事故的隱患要及時處理，不準有明火，明線頭，處理不了的隱患要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。對貯存的物資數(shù)量、維護方法等要經(jīng)常檢查，了解貯存物資的變化，當發(fā)現(xiàn)存在的問題時，要及時采取改進措施，保證貯存物資無差錯、無損壞、無丟失、無腐爛變質(zhì)現(xiàn)象。

（三）做好供應(yīng)商管理工作，做好應(yīng)急措施。做好供應(yīng)商管理工作，對供應(yīng)商進行評價打分，同時還要注重對于新供應(yīng)商的引進工作。確保與關(guān)鍵的供應(yīng)商之間建立良好的關(guān)系，及時溝通產(chǎn)品的存在的問題。此外，對于一些市場價格波動比較大，而且企業(yè)需求不穩(wěn)定的物資也要建立專門的物資采購的準則，提前做好應(yīng)急措施。物資緊急采購是為了保證在發(fā)生緊急情況時，能夠迅速提供物資，最大限度的減少可能造成的傷害與損失。此外，為規(guī)范公司的物資管理，明確科室的責任，保證物資材料的質(zhì)量，杜絕假冒偽劣產(chǎn)品，控制庫存積壓，保證生產(chǎn)安全、高效、優(yōu)質(zhì)、低成本運轉(zhuǎn)。

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