錢海峰
摘要:本文探討了北京市新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中檔案工作的特點,指出了檔案工作中存在的問題,并提出了加強領(lǐng)導(dǎo)、完善制度;加強監(jiān)督指導(dǎo),保證新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中文件材料的完整收集;嚴格把握移交全流程,做好檔案的移交工作等建議。
關(guān)鍵詞:農(nóng)村社區(qū)檔案管理檔案工作
新型農(nóng)村社區(qū)試點建設(shè)是北京市深入落實城市總體規(guī)劃和城鄉(xiāng)一體化規(guī)劃,轉(zhuǎn)變農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展方式,促進優(yōu)質(zhì)資源和要素向農(nóng)村轉(zhuǎn)移,實現(xiàn)農(nóng)民充分就業(yè)和人口集聚,提高農(nóng)村地區(qū)公共服務(wù)水平,努力探索郊區(qū)城鎮(zhèn)化和新農(nóng)村建設(shè)協(xié)同發(fā)展的新途徑。新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)檔案是新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄,是行政村向新型農(nóng)村社區(qū)過渡過程的重要歷史見證,是新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)實踐活動的真實記錄,是依法落實和維護農(nóng)民各項權(quán)益的重要依據(jù)。如何確保行政村向新型農(nóng)村社區(qū)過渡過程中,形成的文件材料能夠很好地收集歸檔、規(guī)范整理,并按照有關(guān)規(guī)定妥善地將原行政村所形成的檔案移交給新成立的社區(qū),確保檔案的齊全完整和系統(tǒng)安全,是新型農(nóng)村社區(qū)檔案工作迫切需要解決的問題。
一、新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中檔案管理工作的特點
(一)涉及面廣,檔案類型豐富
從檔案的形成部門看,新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)不但涉及各級相關(guān)行政監(jiān)管審批部門、鎮(zhèn)鄉(xiāng)、行政村,還涉及工程建設(shè)的設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位;從檔案形成的門類來看,既產(chǎn)生大量的文書檔案,還產(chǎn)生大量的基建、會計、聲像等類型的檔案;從檔案形成的載體看,既有紙質(zhì)載體的檔案,還有電子檔案、實物檔案等。
(二)更加強調(diào)時效性
新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)往往采取的是政府和大型企業(yè)合作建設(shè)的方式,在建設(shè)的時間節(jié)點上,體現(xiàn)了時間緊、節(jié)奏快、環(huán)環(huán)相扣的特點。具體到檔案管理工作上來說,由于相關(guān)檔案材料都是隨著建設(shè)過程的推進而產(chǎn)生的,因此同樣體現(xiàn)出較強的時效性。這就要求文件材料的收集歸檔要及時跟進,否則就很有可能造成永久性的遺失。
(三)對專業(yè)性的要求更高
在新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中,無論是文書、基建、設(shè)備檔案,還是聲像、會計、電子、實物檔案,每一門類檔案都有其特定的形成規(guī)律和特點,而且這些規(guī)律和特點往往隱藏在一定現(xiàn)象的背后,需要實踐者要具有一定專業(yè)知識。具體來說,這些檔案的收集整理不但需要掌握較強的專業(yè)基礎(chǔ),而且需要檔案管理人員把相關(guān)的專業(yè)知識與具體的工作實踐相結(jié)合。
二、新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中檔案管理工作存在的問題
(一)領(lǐng)導(dǎo)重視程度有限,檔案管理力度尚待提升
當(dāng)前,北京市一些地區(qū)的鎮(zhèn)鄉(xiāng)將新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)作為最緊要的任務(wù)去落實,但是他們并沒有將檔案工作列入其中,沒有把通過檔案驗收作為新社區(qū)竣工驗收的前提。從行政村的情況看,部分行政村的檔案工作尚未形成正常領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機制,行政村領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性認識不夠,對檔案相關(guān)法律法規(guī)不了解,檔案工作沒有得到應(yīng)有的重視和關(guān)注,檔案管理所需的人、財、物均無法得到很好保障。新社區(qū)建設(shè)時,由于原行政村拆除,臨時的辦公條件有限,檔案保管的設(shè)施設(shè)備跟不上,普遍存在檔案管理措施不力,保管條件差的現(xiàn)象。如有的行政村檔案室地方狹小,致使檔案無法實行集中統(tǒng)一管理,只能分散保管在各辦公室,遺失、廢棄、蟲蛀等風(fēng)險較大;有的行政村檔案無專人管理,柜子不上鎖,誰都可以隨意查閱和利用檔案;有的行政村檔案資料零散存放,日常工作中檔案資料誰用誰管,中間如果出現(xiàn)人員變動,很容易造成檔案資料遺失。
(二)缺乏有效監(jiān)督,檔案收集不到位
新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中的檔案工作與日常的農(nóng)村檔案工作存在較大差別,無論是產(chǎn)生的文件材料數(shù)量,還是檔案的門類都遠超過日常農(nóng)村檔案工作中產(chǎn)生的文件材料。由于缺乏有效的監(jiān)督指導(dǎo),這些行政村并沒有根據(jù)工作情況的變化及時調(diào)整本單位的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》,導(dǎo)致許多有歸檔價值的文件材料都散落在各部門中,沒有能夠及時地收集歸檔。此外,新社區(qū)建設(shè)過程中,由于缺乏明確的任務(wù)分工,相關(guān)部門對合并村鎮(zhèn)的地物、地貌、重要建筑、文物古跡等原貌,沒有足夠的記錄存檔意識,致使這些重要的信息不能較好地留存下來,造成永久的遺憾。
(三)檔案移交不規(guī)范
新型農(nóng)村社區(qū)建成后,無論是由一個行政村轉(zhuǎn)化而來的,還是由幾個行政村聯(lián)合建成的,原行政村的所有檔案都應(yīng)該移交給新成立的社區(qū)保管,然而目前仍存在檔案移交不按程序辦事,交接時檔案底數(shù)不清,該檢查的不檢查,該清理的不清理,該簽字的也不簽字,交接手續(xù)不嚴密、監(jiān)交工作不嚴格等問題。甚至出現(xiàn)相關(guān)檔案不移交或不按期移交,移交的檔案不完整等現(xiàn)象,這樣很容易造成移交的檔案既不能真實全面地反映原行政村的基本職能和歷史全貌,又不能把新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程進行全程留痕。
三、做好新型農(nóng)村社區(qū)試點建設(shè)過程中檔案管理工作的對策
(一)加強領(lǐng)導(dǎo),完善制度,做好新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中的檔案管理工作
鄉(xiāng)鎮(zhèn)作為新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)的牽頭單位,從開始就應(yīng)把檔案工作列入新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)工作計劃中,與社區(qū)建設(shè)的各項工作統(tǒng)籌規(guī)劃,保障檔案工作與社區(qū)建設(shè)各項工作同步開展。區(qū)檔案局與鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)指導(dǎo)參與新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)各單位、各部門建立健全檔案管理制度和標準,使工作制度覆蓋新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中檔案收集、保管、利用、移交等各個環(huán)節(jié),形成制度體系,主要包括檔案管理人員崗位責(zé)任制、文件歸檔制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案保管制度等規(guī)章制度。
各單位、各部門要切實增強工作責(zé)任感,認真分析并及時解決新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中檔案管理工作中存在的各種困難和問題;加強對新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)文件資料及照片、音像、實物和電子文件的收集力度,集中統(tǒng)一保管,確保新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案文件完整、準確、系統(tǒng)、有效;要把新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中的檔案管理責(zé)任落實到崗、到人,切實加強社區(qū)檔案保管工作,檔案庫房應(yīng)確定專人負責(zé)管理,檔案管理人員要切實履行管理職責(zé);要根據(jù)工作需要配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備,采取各種防范措施,切實做好防高溫、防潮濕、防光、防塵、防有害生物(霉菌、蟲、鼠)、防火、防盜等工作,確保檔案的安全保管。endprint
(二)加強監(jiān)督指導(dǎo),保證新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中文件材料的完整收集
區(qū)檔案局可以聯(lián)合鄉(xiāng)鎮(zhèn),依照“提前著手、提前介入、減少散失”的原則,即根據(jù)新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中檔案工作的特點,按照國家有關(guān)規(guī)定和檔案規(guī)范管理基本要求,編制一些易懂、易操作的教材,可以通過微信、QQ等手段,采用一對一指導(dǎo)等方式,積極幫助各單位、部門檔案管理人員學(xué)習(xí)掌握檔案業(yè)務(wù)知識,掌握專業(yè)技能,做到全程督查,隨時指導(dǎo),發(fā)現(xiàn)問題及時糾正,確保在新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中,各門類、載體文件材料收集的齊全完整。同時,區(qū)檔案局要指導(dǎo)行政村科學(xué)編制新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中的文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表,將新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中形成的具有保存價值的文件材料全部納入歸檔范圍,科學(xué)劃分保管期限,使各單位、各部門檔案管理人員有章可循、有法可依,知道哪些文件材料應(yīng)該被收集。
行政村的檔案管理人員,以及新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中各臨時機構(gòu)的兼職檔案管理人員,要依據(jù)修訂的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,認真做好本單位、本部門產(chǎn)生的文件材料的收集工作。如鄉(xiāng)鎮(zhèn)牽頭負責(zé)部門,重點加強收集諸如市、區(qū)縣、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))有關(guān)新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)的方案、辦法、通知,新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)工作中形成的建設(shè)規(guī)劃平面圖、鳥瞰圖、宣傳資料、統(tǒng)計報表、工作小結(jié)、工作臺賬及有關(guān)新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)各種信息等;參建施工部門要重點加強收集諸如新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)的地質(zhì)勘探、規(guī)劃設(shè)計、圖紙報表、工程質(zhì)量管理等;行政村要重點加強收集諸如群眾入戶登記、房屋丈量評估、征求意見書,新住宅樓的建筑與結(jié)構(gòu)施工測量記錄、施工記錄、施工試驗、過程驗收、竣工圖,新住宅樓的電、暖、水、煤施工記錄、施工試驗、過程驗收、竣工圖,太陽能熱水系統(tǒng)工程、陶瓷等施工材料構(gòu)配件檢測報告、進場檢驗、設(shè)備開箱檢查的文件材料等。此外,鄉(xiāng)鎮(zhèn)牽頭部門還應(yīng)指定相關(guān)部門人員注意拍攝留存好行政村拆遷及新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過程中有關(guān)聲像和照片資料等歷史原貌等資料。
(三)嚴格把握移交全流程,做好檔案的移交工作
原行政村所形成的檔案移交給新成立的社區(qū)前,主要做好以下五項工作:一是對所保管的檔案進行一次全面清理,做到賬物相符、心中有數(shù);二是對借出的檔案要及時催還;三是要注重收集散存在各部門工作人員手中的文件材料;四是按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格;五是撰寫檔案移交說明。在正式移交過程中,要做好檔案交接監(jiān)督工作。檔案交接監(jiān)督工作對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用,檔案交接監(jiān)督人員要認真履行職責(zé),堅持原則,按程序辦理。交接雙方在交接監(jiān)督人員的監(jiān)督之下認真做好移交、接收工作,做到賬物相符,手續(xù)齊全,并要在交接文據(jù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等。移交文據(jù)一式三份,移交人、接收人各執(zhí)一份,單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后,移交人、接收人、交接監(jiān)督人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章,以示對交接工作負責(zé)。
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