■熊瑛

信息技術在地勘單位檔案管理中的應用探討

■熊瑛

進入21世紀，信息技術已經(jīng)被廣泛應用到了各個領域之中。信息技術在地勘單位檔案管理中的應用為檔案管理工作的發(fā)展帶來了新的思考，檔案管理的工作效率得到了顯著的提高，下文中筆者對這類問題進行了總結。

信息技術 地勘單位 檔案管理應用探討

對國內(nèi)的地勘單位來說，檔案管理的工作難度正在不斷增加，不僅其中的信息量越來越大，其價值也在不斷增加。這就要求地勘單位必須創(chuàng)新檔案管理的工作模式，信息技術就是在這樣的背景下被應用到地勘單位檔案管理中的。

一、地勘單位檔案管理中應用信息技術的優(yōu)勢

1、優(yōu)勢

首先信息技術應用在地勘單位檔案管理中，有效的改變了傳統(tǒng)檔案管理工作模式，提高了工作效率。信息技術的應用之下，地勘單位的檔案管理工作已經(jīng)實現(xiàn)了信息處理與共享的同步進行，這是傳統(tǒng)檔案管理模式所不具備的優(yōu)勢。[1]其次在信息技術的輔助之下，地勘單位檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理的工作模式。最后，檔案分類是檔案管理的基礎，如果能夠利用計算機來進行檔案分類，就能夠滿足不同的管理目標，以保證檔案管理工作能夠及時、有效的展開。經(jīng)過實踐，在檔案分類中應用信息技術能夠根本上提高相關人員的工作效率。在這個過程中，地勘單位的檔案管理人員必須對信息管理系統(tǒng)進行嚴格的控制，借此來實現(xiàn)信息的共享機制，來提高檔案信息的利用率。

2、案例概述

某市地質(zhì)勘查單位注冊資金為1千億元，現(xiàn)有員工6200人，其中具備高級職稱以上的職工共250人，中級職稱技術人員280人。單位共有各類鉆機數(shù)字地震儀2000多臺，設備方面相比較國內(nèi)同類型的單位有著較為明顯的優(yōu)勢。該單位所掌握的煤炭地質(zhì)綜合勘探技術一直處于國內(nèi)領先地位，已經(jīng)達到了國際先進水平。其業(yè)務范圍已經(jīng)涉足到了煤田地質(zhì)勘查、金屬地質(zhì)勘查、水源地質(zhì)勘查以及水文地質(zhì)勘查等二十多個領域之中。

綜上，該地勘單位內(nèi)的員工較多，涉及的業(yè)務領域范圍比較廣泛，給日常的檔案管理工作帶來了極大的難度。傳統(tǒng)的檔案管理模式應用到該單位中顯得力不從心。未來單位要想做好每一部分業(yè)務，就必須從檔案管理工作入手，保證相關技術資料在存儲方面的安全性。未來還會有新員工不斷加入，人事檔案的數(shù)量會不斷增加。所以如果能夠?qū)⑿畔⒓夹g應用到檔案管理之中，就能夠有效提高檔案分類的工作效率，為地勘單位的正常運作做好保障工作。但單位內(nèi)部的領導者卻沒有認識到檔案管理工作的重要意義，一時間在單位運營中由檔案管理引發(fā)的問題頻頻發(fā)生。

地勘單位基本的檔案分類方案圖

上圖即地勘單位基本的檔案分類方案。依圖所示，該地勘單位把日常的檔案分為了10大類，已經(jīng)涉及到了日常生產(chǎn)經(jīng)營管理中的各個方面。從財務管理到質(zhì)量管理，再到單位宏觀的黨務組織工作，做好分類是提高檔案管理工作效率的前提。在此基礎上來推動信息技術在其中的應用能夠收到事半功倍的效果，結合實際分析，面對人力資源檔案數(shù)量不斷增加的現(xiàn)狀，應該逐步建立起本單位內(nèi)部的員工信息資料庫。這種資料庫的管理模式可以由人事檔案的管理逐步向生產(chǎn)檔案的管理過渡。

二、新時代檔案管理工作的特點

1、檔案管理的載體發(fā)生了變化

應用信息技術來完成檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案管理模式存在很大的差異性。應用信息技術之后，檔案中的內(nèi)容大都會被轉化為數(shù)字信息，之后再借助于信息技術、網(wǎng)絡技術以及相關的硬件設施對其進行保存。通過以上過程實現(xiàn)的檔案信息虛擬化存儲，在保證信息安全性的基礎之上，提高了檔案信息在單位內(nèi)部的流通速度。當然要保證數(shù)字化檔案資料的安全還需要不斷研發(fā)相應的安保機制，在享受信息化給檔案管理帶來的便利的同時，也應該認識到其潛在的威脅。傳統(tǒng)檔案管理模式針對的大都是實物的檔案資料，其存儲內(nèi)容的數(shù)量以及質(zhì)量往往會受到載體可承受能力的影響。再者此種模式之下，為了保證檔案信息的安全性單位主體往往需要設置專門的場地來存放這類實物資料，必然會占據(jù)過多的空間。對很多地勘單位來說，這必然要投入額外的資金來保證這部分工作能夠保質(zhì)保量的完成。綜上應用信息技術之后，地勘單位的檔案管理的載體發(fā)生了變化，這一變化將引導地勘檔案管理向著更加科學的方向發(fā)展。

2、檔案管理的分類方式發(fā)生了變化

傳統(tǒng)檔案管理模式，在實際的工作中為了降低后期工作的難度，會將檔案分為文書檔案、人事檔案以及基建檔案這三類。而隨著信息技術在地勘檔案管理中的應用，傳統(tǒng)的分類方式已經(jīng)被打破。根據(jù)信息技術管理模塊的功能以及具體流程為參考的檔案分類標準以及被實際應用到了檔案管理之中，基于以上現(xiàn)狀地勘單位應該根據(jù)自身的實際情況合理選擇分類方式，從而實現(xiàn)檔案的分類管理，以提高工作效率。

三、如何在地勘單位檔案管理中應用信息技術

1、充分認識到信息技術的重要性

要保證信息技術能夠在地勘單位檔案管理中發(fā)揮出應有的作用，相關工作人員就應該充分認識到信息技術的重要性。近年來，地勘單位檔案管理的工作難度一直處于上升的趨勢，為了單位內(nèi)的相關領導必須要提高檔案管理的工作地位。在此基礎上恰當?shù)囊M信息技術，真正的解決檔案管理中存在的問題，要正視信息技術在解決檔案管理問題方面的作用。但眼下相關崗位上的負責人并沒有具備相應的認識，他們片面的認為檔案管理不會影響到單位的實際經(jīng)營狀況，他們要想的只是能夠讓這部分工作安于現(xiàn)狀。對信息技術在檔案管理中的應用也存在很大的誤區(qū)，因此為了讓信息技術在檔案管理中發(fā)揮出其理想的作用，必須要通過必要的手段改變員工對信息技術的認識，如此就能夠為深入推進信息技術在檔案管理中的應用、提高檔案管理工作效率打下一個堅實的基礎。

2、對檔案管理工作做好統(tǒng)籌

信息技術在檔案管理中的應用雖說不斷豐富了檔案管理的工作內(nèi)容，但檔案管理的信息量相比較過去卻有了井噴式的增長，故而一定要做好檔案管理的統(tǒng)籌。再者檔案管理本身就具備系統(tǒng)性以及復雜性的特質(zhì)，加之信息技術對其帶來的影響，所以只有做好統(tǒng)籌規(guī)劃，才能夠提高檔案管理的實際效率。比如對單位內(nèi)部的館藏定期進行分類排查，就能夠有效的提高日常檔案管理的效率。在這個過程中要善于運用信息技術來提高工作效率，還應該保證檔案資料的真實性以及原始性，尤其要重視特殊資料的整理以及保管。

3、穩(wěn)步推進數(shù)字化檔案管理的實現(xiàn)

數(shù)字化檔案管理是信息技術應用在地勘單位檔案管理工作中的重要體現(xiàn)，全面推進數(shù)字化檔案管理也能夠更好的解決地勘單位檔案管理工作所面臨的難題。實際工作中應該堅持有效性以及高效性的原則來推進數(shù)字化檔案管理的實現(xiàn)，借此來突出檔案管理的工作價值提高其利用效率。在現(xiàn)有的基礎上，加大數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)的研發(fā)力度，對各類涉密計算機以及U盤等存儲媒介的使用要進行嚴格監(jiān)管。在掃描時也應該對相關設備的參數(shù)進行優(yōu)化，以保證最終掃描的圖像的質(zhì)量。

4、做好數(shù)字化掃描參數(shù)的優(yōu)化

掃描是信息技術的應用之下地勘單位檔案管理中非常常見的一部分工作。實際的操作中，掃描系統(tǒng)的參數(shù)會直接影響到圖像的質(zhì)量，而圖像的分辨率則能夠直接影響到檔案資料的實際價值。隨著相關技術的不斷完善，掃描的分辨率相較于過去有了質(zhì)的飛躍。但高分辨率卻伴隨著掃描過程的高耗時以及存儲空間的高占用，過高的分辨率也會影響到經(jīng)過數(shù)字化處理之后的檔案信息的傳輸速率。因此在日常工作中，我們應該根據(jù)文化的可閱屬性以及輸出打印的具體要求來合理的確定掃描系統(tǒng)的掃描分辨率。

總結：

以互聯(lián)網(wǎng)技術為代表的信息技術的高速發(fā)展，為人們的生活以及工作帶來了巨大的沖擊。信息技術在地勘單位檔案管理工作中的應用能夠提高實際的工作效率，能夠切實保障檔案資料的安全性。

[1]郭素.信息技術在地勘單位檔案管理中的應用[J/OL].電子技術與軟件工程,2017,(06):262.

作者單位：廣西壯族自治區(qū)二七二地質(zhì)隊