鄒旻斐

摘 要：學(xué)校檔案就是一所學(xué)校發(fā)展脈絡(luò)的再現(xiàn)，既是學(xué)校長期教學(xué)活動中各個方面的實踐經(jīng)驗總結(jié)，又是促進(jìn)學(xué)校再發(fā)展、再前進(jìn)的重要依據(jù)。大數(shù)據(jù)背景下，如何充分發(fā)揮檔案的資信作用，如何運用檔案提升學(xué)校治理能力，落腳點還是在檔案工作的規(guī)范化管理和數(shù)字化提升上。從中小學(xué)校檔案工作存在的問題和學(xué)校治理的規(guī)律出發(fā)，提出切合實際的解決辦法。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；治理能力；對策

中小學(xué)校檔案因其具有綜合性強(qiáng)、涉及面廣、跨年度大的特點，在中小學(xué)校教育教學(xué)中起著承前啟后的作用。同時，學(xué)校檔案也是學(xué)校成長和奮斗的沉淀和記錄，它能有效推動學(xué)校自身品牌價值的提升和校園文化的建設(shè)。因此，如何做好中小學(xué)校檔案信息資源管理，使檔案更好地服務(wù)于教育教學(xué)工作，是檔案部門和教育部門需要深入研討的重要課題。

一、當(dāng)前中小學(xué)校檔案管理工作存在的問題分析

1.“闌尾式的價值判斷”致使學(xué)校檔案管理意識淡薄，利用率低

長期以來，因為過于追求片面的、單向的教學(xué)成績，學(xué)校從領(lǐng)導(dǎo)到老師，普遍存在“唯教學(xué)”論，對學(xué)校檔案的價值缺乏正確的認(rèn)知，把學(xué)校檔案看做是可有可無的“闌尾”，認(rèn)識不到檔案工作在學(xué)校發(fā)展中的重要性和必要性，從而缺乏檔案管理意識，這是造成人們歸檔意識不強(qiáng)、檔案信息資源不足、檔案利用率不高的主要原因。

2.“被邊緣化的地位”致使學(xué)校檔案管理要素不全，設(shè)施條件差

當(dāng)前，被邊緣化的學(xué)校檔案工作呈現(xiàn)出了要素不全的特點。一是檔案管理人員缺乏。多數(shù)學(xué)校沒有專職的檔案管理人員，一般都是兼職的或是中途轉(zhuǎn)行。二是檔案管理設(shè)施滯后。不少學(xué)校沒有專門的檔案室（柜），不具備保管檔案所要求的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火等基本條件。三是檔案收集不完整。表現(xiàn)為多頭存放、多家管理、收集不及時、流失較多。隨意歸檔、錯歸錯放、缺失散失現(xiàn)象相當(dāng)嚴(yán)重。四是數(shù)字化管理水平低。表現(xiàn)在檔案載體結(jié)構(gòu)單一，許多中小學(xué)校的原始檔案多為紙質(zhì)打印檔案，仍有部分手工抄寫、頁面規(guī)格不一的案卷。電子、音像、磁盤等介質(zhì)的檔案很少。

3.“封閉式的單向管理”使學(xué)校檔案管理制度滯后，服務(wù)方式被動

一是學(xué)校檔案管理制度不完善，落實不到位。檔案管理制度不確定、不完善，缺乏嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，檔案管理工作難以落實到位，以至于造成學(xué)校檔案管理工作人員在實際工作中的隨意和懈怠。二是檔案服務(wù)方式被動、低效。在學(xué)校檔案的提供利用工作中，傳統(tǒng)、低效率的手工檢索方式和“有人來查才去找”的被動服務(wù)方式仍然在中小學(xué)校檔案利用中普遍使用。

二、規(guī)范中小學(xué)校檔案管理提升治理能力的對策

學(xué)校檔案工作千頭萬緒，綜合性、系統(tǒng)性強(qiáng)，需要多措并舉，多管齊下。

1.強(qiáng)化兩個意識

一是要有強(qiáng)烈的立檔意識，中小學(xué)校檔案是重要的教育資源。立檔時，要有收藏家的心態(tài)，要視檔案為至寶。檔案工作要密切保持與學(xué)校各處室、部門的聯(lián)系，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，全方位地收集中小學(xué)校本身產(chǎn)生的檔案。二是要確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化的意識，要把滿足家長和社會需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值取向。同時，要用好“網(wǎng)絡(luò)+”的思路，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

2.理順檔案管理體系

結(jié)合檔案管理工作的規(guī)范，制定與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運行機(jī)制，實行崗位目標(biāo)責(zé)任制，明確檔案工作人員的職責(zé)，明確規(guī)定采集檔案、整理檔案、運用檔案的標(biāo)準(zhǔn)，以制度來規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔工作。同時健全登記檢索系統(tǒng)，以此為基礎(chǔ)，建立一套切實可行的檔案管理制度，使檔案工作做到有章可循、有法可依。

3.創(chuàng)設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的軟硬件設(shè)施

除了必要的檔案硬件設(shè)施以外，要有計劃地逐步在檔案管理中實現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即盡量采用計算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，以此收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案管理的信息化水平。同時，要加強(qiáng)計算機(jī)檔案管理軟件的開發(fā)應(yīng)用，建立校園網(wǎng)或?qū)W校網(wǎng)站，并與周邊學(xué)校或外地名校建立長期的網(wǎng)絡(luò)合作關(guān)系，逐步實現(xiàn)資源共享，共同提高。

4.提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

檔案工作是一項積累性的工作。學(xué)校可以通過開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式來提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其既能熟悉檔案工作的法律法規(guī)，又能熟練掌握資料編碼等基本技能。要加強(qiáng)考核，鼓勵競爭，多開展一些業(yè)務(wù)交流和業(yè)務(wù)評比，使整個區(qū)域的檔案管理水平都有所提高。另外，更要注重接納或引進(jìn)高素質(zhì)、高層次的檔案專業(yè)人才，以點帶面，不斷提高區(qū)域?qū)W校的檔案管理水平。

5.創(chuàng)新檔案的開發(fā)開放

檔案的價值在于開發(fā)利用，利用是檔案工作的最終目的。要充分發(fā)揮檔案信息資源的社會、經(jīng)濟(jì)和技術(shù)效益。一是切合學(xué)校各項工作的需求，主動提供服務(wù)。在提供檔案服務(wù)前，對學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展的方向、實際需求進(jìn)行了解，對學(xué)校、教師的發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行分析、了解和定位。二是創(chuàng)新服務(wù)模式需要現(xiàn)代化手段的有效運用。改進(jìn)傳統(tǒng)的檢索查閱手段，積極創(chuàng)造平臺，步入聯(lián)網(wǎng)管理，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，使檔案信息資源得到更廣泛的利用，發(fā)揮更大的效益。

編輯 張珍珍