馬兆棟+沙亮+于琴

【摘 要】本文主要對當(dāng)前我國國土資源局檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行研究，探究檔案管理信息化建設(shè)的要求，給出建設(shè)信息化檔案管理體系的建議。

【關(guān)鍵詞】國土資源局；檔案管理；信息化建設(shè)

國土資源局檔案管理的信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案管理工作中的重要內(nèi)容，加強(qiáng)其信息化建設(shè)是保證檔案管理高效運(yùn)行的重要手段，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理，建立標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)資料數(shù)據(jù)庫以及基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的檔案管理軟件。

一、當(dāng)前國土資源局檔案管理建設(shè)情況

（一）信息化建設(shè)情況

國土資源局的檔案管理有專門的專業(yè)機(jī)房，網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)是必備設(shè)備，對于整個檔案管理的供電體系應(yīng)該做到完整可行，備用電源的安裝要到位，保證檔案管理系統(tǒng)的供電安全，專業(yè)的防雷防靜電裝置應(yīng)該全面。相關(guān)的辦公軟件、數(shù)據(jù)庫軟件、圖形處理軟件要進(jìn)行專業(yè)配置，對于數(shù)字化設(shè)備的配備應(yīng)該根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行處理，為了滿足省、市、縣之間的交流更加便捷，應(yīng)該配置視頻會議、投影儀等設(shè)備，也可以建立數(shù)據(jù)集中中心。

（二）內(nèi)外網(wǎng)布置及結(jié)構(gòu)

國土資源局信息化工作包括需要保密的內(nèi)部資料和公開的信息，所以，在進(jìn)行國土資源局檔案管理時需要分為內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)兩部分進(jìn)行構(gòu)建，應(yīng)該配置專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，將內(nèi)外網(wǎng)分開設(shè)計(jì)。內(nèi)部網(wǎng)由一臺服務(wù)器為電子政務(wù)系統(tǒng)服務(wù)器，將各股室電腦作為客戶機(jī)，實(shí)現(xiàn)縣、市、省之間的檔案協(xié)調(diào)處理。外網(wǎng)主要由物理防火墻接入各科室，可以通過客戶機(jī)進(jìn)行上網(wǎng)，將需要的資源發(fā)布到國土資源局中。要保證內(nèi)外網(wǎng)的信息安全，采用內(nèi)外網(wǎng)隔離技術(shù)，促進(jìn)國土資源局檔案管理工作的正常運(yùn)行。

二、檔案管理信息化建設(shè)的要求

（一）信息化技術(shù)角度的要求

對于系統(tǒng)架構(gòu)的要求，要求檔案管理采用多層架構(gòu)，要求表示層、業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)庫訪問層要分開進(jìn)行設(shè)計(jì)，檔案管理系統(tǒng)采用Client/Server和Browser/Server兩者相結(jié)合進(jìn)行體系架構(gòu)，檔案管理系統(tǒng)中的掃描加工系統(tǒng)和屬性數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)均采用C/S模式。檔案管理信息化建設(shè)的系統(tǒng)接口要求根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行選擇，保證系統(tǒng)運(yùn)行的方便且可以實(shí)現(xiàn)高度集成即可，主要實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的內(nèi)部交互式查詢即可。用戶認(rèn)證系統(tǒng)要求每個用戶自行設(shè)定準(zhǔn)入安全密碼，經(jīng)過加密保存在數(shù)據(jù)庫中，用戶在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)時需要通過密碼驗(yàn)證才可以，通過校驗(yàn)之后會形成自己的使用界面。用戶權(quán)限管理是保證檔案管理系統(tǒng)安全運(yùn)行的重要保障，要求系統(tǒng)能夠提供嚴(yán)密的授權(quán)機(jī)制，對不同的檔案類型提供不同的權(quán)限設(shè)置，用戶需要根據(jù)自身的需要進(jìn)行檔案提取，只有通過授權(quán)的用戶才可以進(jìn)行檔案的新增、修改、刪除等操作。關(guān)于檔案借閱管理需要提供借閱申請，經(jīng)過國土資源局的相關(guān)審批流程之后才可以進(jìn)行檔案資料的借閱，且相關(guān)的檔案系統(tǒng)需要對借閱情況進(jìn)行記錄，以便日后查詢。為了保證檔案資料的安全，應(yīng)該對其進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，提供完善的數(shù)據(jù)備份方案。此外，要求檔案管理系統(tǒng)有自己的獨(dú)立的硬件操作平臺，系統(tǒng)要做到模塊化設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)組件化開發(fā)，具有良好的可擴(kuò)展性和容錯性，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要合理，不會受到機(jī)構(gòu)、人員變動的影響，具有嚴(yán)格的層次性訪問設(shè)置，保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全可靠。

（二）檔案管理功能模塊的要求

（1）檔案掃描功能。對于檔案的掃描工作主要在于方便對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，保證檔案資料在進(jìn)行數(shù)字加工、掃描之后可以轉(zhuǎn)化為需要的電子形式，要求在完成檔案的掃描處理之后產(chǎn)生的數(shù)字化檔案文件符合相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國土資源局對數(shù)字化檔案的質(zhì)量要求。整個信息化檔案管理系統(tǒng)要求支持多種掃描設(shè)備的使用，可以保證檔案處理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（2）數(shù)字檔案管理功能。檔案管理系統(tǒng)需要具備可以對各項(xiàng)目及信息進(jìn)行處理，包括數(shù)據(jù)庫的建立、修改以及刪除，還包括數(shù)據(jù)的錄入、存儲等功能。在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的建立時應(yīng)該對用戶需要進(jìn)行充分的考慮，根據(jù)用戶的需求進(jìn)行設(shè)計(jì)，可以根據(jù)用戶需要進(jìn)行檔案的分類管理，數(shù)字檔案管理具備安全、靈活、合理的特征。

（3）整理編目功能。這一模塊的功能主要包括數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序以及數(shù)據(jù)校驗(yàn)等功能，可以為用戶預(yù)留出一定的檔案管理空間，按照分類要求進(jìn)行自行分類和排序，要求統(tǒng)計(jì)功能齊全，可以生成相關(guān)的報(bào)表。

（4）檔案檢索查閱和借閱功能。檔案檢索主要在于對檔案的檢索和查詢，可以對檔案借閱起到一定的輔助作用，檔案的信息化系統(tǒng)可以根據(jù)檢索項(xiàng)對檔案進(jìn)行自動檢索和查詢，根據(jù)用戶需要設(shè)置相關(guān)的檢索渠道，對查詢結(jié)果進(jìn)行顯示，使得檔案借閱工作更加方便快捷。

（5）安全保密功能。檔案管理工作首先要保證檔案資料的安全，應(yīng)該保證系統(tǒng)訪問控制、數(shù)據(jù)保護(hù)和安全保密監(jiān)控等基本功能，檔案管理系統(tǒng)具有嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置，具有防止越權(quán)操作的功能。對檔案資料的數(shù)據(jù)采集、存儲和處理都有相關(guān)的限制條件，只有滿足要求才可以進(jìn)行這些操作。

（6）系統(tǒng)管理與設(shè)置功能。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該包括用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)等，系統(tǒng)應(yīng)該對所有操作人員進(jìn)行自動判斷分類，在提供數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)處理時，還應(yīng)該提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)代碼維護(hù)功能，用戶可以自行創(chuàng)建和更改檔案類別，設(shè)置條目，以滿足檔案管理的靈活性。

三、國土資源局檔案管理信息化建設(shè)措施

（一）提高信息化建設(shè)復(fù)合型人才的培養(yǎng)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在各行各個業(yè)種的應(yīng)用越來越廣泛，國土資源局的檔案管理工作對信息化的要求也越來越高，需要對信息化建設(shè)的復(fù)合人才進(jìn)行培訓(xùn)，使得檔案管理人員對信息技術(shù)的掌握更加熟練，在進(jìn)行檔案管理工作的處理上可以更加高效快速，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

（二）加大門戶網(wǎng)站的建設(shè)促進(jìn)工作的正常運(yùn)行

對國土資源局的檔案管理網(wǎng)站投入更多的信息化元素，提高檔案管理的自動化，使得對檔案的處理、建立更加快速，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)幫助檔案管理工作實(shí)現(xiàn)智能化，可以根據(jù)用戶的需要進(jìn)行檔案的分類和查詢，使得檔案的提取工作更加方便，避免造成時間的浪費(fèi)，使網(wǎng)站建設(shè)提升到新的水平，為國土資源局的檔案管理和宣傳提供平臺保障。

（三）提高電子政務(wù)應(yīng)用效率形成合理的管理模式

可以成立檔案管理數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)對國土資源的各類圖形和屬性的合理管理，對檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)審查，保證信息之間的相互關(guān)聯(lián)、集中管理、集中訪問等工作的順利開展，建立起符合要求的數(shù)據(jù)共享、更新機(jī)制，為國土資源局檔案管理工作的信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。為了便于省市縣之間的檔案管理的交流，可以建設(shè)基層檔案信息化管理體系，形成數(shù)據(jù)共享交流渠道，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)互通。

（四）加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

檔案管理的安全建設(shè)是構(gòu)建信息化檔案管理體系的基礎(chǔ)工作，運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高檔案管理工作的安全性，通過設(shè)置用戶權(quán)限系統(tǒng)限制用戶對檔案資料的使用，只有滿足檔案查詢提取的要求才能進(jìn)行檔案資料的使用，設(shè)置檔案保密系統(tǒng)，對檔案資料的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制。

四、總結(jié)

通過對國土資源局檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行分析，從多方面探討了開展檔案工作的措施，保證檔案管理機(jī)制的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、全面運(yùn)行以及規(guī)范管理等方面為國土資源局加強(qiáng)檔案管理提出了建設(shè)性建議，提高其為人們服務(wù)的能力。

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