溫冬

摘 要：隨著我國市場經(jīng)濟的繁榮，各行業(yè)發(fā)展非常迅速，很多企業(yè)應(yīng)運而生。隨著各企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展背景下快速開展了各項經(jīng)營工作的信息化，企業(yè)內(nèi)的檔案管理也在快速往信息化管理方向靠攏。但在進行檔案管理信息化的過程中，遇到了較多問題，雖然一部分企業(yè)有所解決，但較多企業(yè)仍停留在問題較多的狀態(tài)。

關(guān)鍵詞：檔案管理信息化；戰(zhàn)略思考

引言

近年來，我國企業(yè)建設(shè)發(fā)展非常迅速，如何在激烈的市場競爭中良性發(fā)展，是企業(yè)面臨的首要任務(wù)。檔案是在活動開展之后將相關(guān)信息以文字、圖表、聲像等形式保存下來的一種方式，做好檔案管理工作，對于多個方面的發(fā)展具有積極的促進作用。新的發(fā)展形勢之下，社會經(jīng)濟得到快速發(fā)展，與之伴隨的一系列改革活動也不斷推進，在這一背景之下，對于檔案管理工作而言，做好檔案管理信息化的戰(zhàn)略思考，是取得進一步發(fā)展的關(guān)鍵。

一、檔案管理工作中存在的問題分析

受到多個方面因素的影響，在檔案管理工作中還存在著不少的問題，為此，在提出有效的解決對策之前，首先對這些存在的問題予以明確，從而為后續(xù)的探討奠定基礎(chǔ)。（一）未結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展，管理理念落后。在以往的檔案管理中，一般是采用紙質(zhì)的形式進行保存，這樣的保存有著明顯的缺點，不僅操作繁瑣，而且很多紙張容易受到時間因素的影響而發(fā)黃、破舊，甚至于出現(xiàn)丟失的情況，在很大程度上影響著檔案管理工作的開展質(zhì)量。與此同時，對檔案管理的理念處于落后狀態(tài)，認為檔案管理工作并不能夠帶來實際的利益，從而影響了整體的進步與發(fā)展。（二）管理人員能力不夠，素質(zhì)不高。從事檔案管理工作的人員，對于檔案管理工作的有效落實發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，但是在實際的檔案管理工作中，工作人員存在著工作能力不強、素質(zhì)不高等方面的問題，這些問題的存在，在很大程度上影響檔案管理工作的有效落實。除此之外，檔案管理工作人員，還具有一定的流動性，其原因在于檔案管理工作人員在薪酬、福利等方面無法達到令人滿意的效果，無法拴住專業(yè)人才，從而影響檔案管理工作的開展。

二、提高檔案管理信息化

（一）制定好適合自身的企業(yè)檔案歸檔范圍

檔案室不是文件的“垃圾回收站”，企業(yè)需要根據(jù)相關(guān)法律、規(guī)范、標準制定自己的《檔案歸檔范圍和保管期限表》，按照“以我為主”的原則對企業(yè)的每一份文件進行甄別，看是否需要歸檔及其保管期限，要讓該表格對企業(yè)的檔案管理有實際的指導(dǎo)意義，制定過程中不確定的可以請檔案館工作人員或有經(jīng)驗的專家來指導(dǎo)，事后工作中，還需對每份文件認真斟酌、鑒定，在工作中不斷完善，“理論指導(dǎo)實踐，實踐驗證理論”在這里運用的淋漓盡致。

（二）加強企業(yè)整體對檔案管理的重要性

建議企業(yè)從企業(yè)全體員工的意識增強入手，對于管理層，提高對檔案管理的重要性認知，創(chuàng)建檔案是科技部分的調(diào)度、查閱等服務(wù)功能，同時加大對企業(yè)檔案管理這一部分的投入，避免因資金不足而出現(xiàn)的發(fā)展不足問題；對于員工，則要創(chuàng)新培訓(xùn)內(nèi)容，將檔案管理作為培訓(xùn)內(nèi)容加到員工培訓(xùn)計劃中去，并更新建立人員為首的各部門配合檔案管理進行文獻建檔工作的相應(yīng)制度。

（三）從實際發(fā)生情況出發(fā)，建立健全完善的檔案管理制度

正所謂沒有規(guī)矩不成方圓，一個良好的檔案管理制度與一個不健全的檔案管理制度相比較而言，自然是前者勝出，因此，在檔案管理工作開展的過程中，要從實際發(fā)展情況出發(fā)，建立健全完善的檔案管理制度，在制度的作用下明確責任和義務(wù)，從而促進檔案管理工作得到有效開展。與此同時，在完善檔案管理制度的過程中，還需要健全檔案管理工作人員的績效制度，績效制度簡單講，就是表現(xiàn)優(yōu)異的人給予一定的獎勵，而表現(xiàn)不合格的人給予一定的懲罰，以此來調(diào)動檔案管理工作人員的積極性，從而做好檔案管理工作。

（四）權(quán)限管理系統(tǒng)

在檔案的信息管理系統(tǒng)中，應(yīng)包含權(quán)限管理系統(tǒng)，并由該系統(tǒng)完成對用戶、管理者、系統(tǒng)維修人員等方面進行管理。具體來說，一般用戶只能對系統(tǒng)中的檔案進行查看及下載；而管理者能夠?qū)n案進行上傳及修改；維修人員能夠?qū)n案管理系統(tǒng)的管理方式進行優(yōu)化。總之，針對檔案管理過程中不同的群體，應(yīng)對其權(quán)限范圍進行明確的規(guī)劃，促進檔案管理工作的有效進行。

（五）加強創(chuàng)新思維

一個企業(yè)的檔案大致分為人、財、物（產(chǎn)品）三大部分，那么就要從這三個方面去做縱橫分析，提取出對人力資源、財務(wù)數(shù)據(jù)、產(chǎn)品開發(fā)有參考價值的數(shù)據(jù)。只有當檔案的使用價值凸顯出來的時候，整個企業(yè)才會重視檔案工作，才會把檔案管理工作推向一個新的高度。某些企業(yè)決策者不像政府機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)那樣重視檔案工作，其原因：一是不能深刻體會文件丟失造成的后果，二是不能意識到檔案的利用價值，三是沒有被強制要求。這就需要檔案工作者以檔案利用的成功案例，以企業(yè)價值觀為切入點，向決策者展示檔案對企業(yè)帶來的價值。最近幾年國家也制定了企業(yè)檔案工作規(guī)范，檔案工作者更應(yīng)該多學(xué)習(xí)，以此為指導(dǎo)，和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)建立互動機制。

（六）做好企業(yè)檔案的統(tǒng)計工作

企業(yè)應(yīng)當建立檔案臺賬，包括庫藏情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、年度入庫情況、檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、檔案銷毀情況等，檔案臺賬是檔案來龍去脈的一種反映，是了解檔案的重要途徑，是總結(jié)檔案工作的依據(jù)，是提高檔案工作質(zhì)量、提高檔案管理水平的一種有效方法。同時也要做好對企業(yè)檔案的統(tǒng)計分析，統(tǒng)計分析是了解檔案工作成果的重要手段，也是對檔案工作者量化考核的依據(jù)，起著推動檔案工作發(fā)展的重要作用?？疾鞕n案工作一般是從檔案歸檔率、利用率兩個方面，檔案工作者要從這兩個方面認識自己的不足，改進工作方法，以提高檔案的歸檔率和利用率。

三、結(jié)語

檔案管理工作的有效開展對任何一個單位而言都具有重要的意義，為此，在新的發(fā)展形勢之下做好檔案管理工作，有利于促進整體的進步與發(fā)展。而本文就從檔案管理工作戰(zhàn)略性思考出發(fā)，在此基礎(chǔ)上提出了對策，希望可以促進檔案管理工作得以有效開展。

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