IT資產(chǎn)全生命周期管理的研究背景

如何將現(xiàn)有資源最優(yōu)化分配，已成為IT部門(mén)最關(guān)注的問(wèn)題之一，也直接影響IT部門(mén)甚至公司的運(yùn)營(yíng)成本。隨著管理信息化的快速發(fā)展，各種信息設(shè)備數(shù)量迅速增加，在管理IT資產(chǎn)的過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)原有的管理方式耗費(fèi)較多的人力、物力。同時(shí)，在查詢?cè)O(shè)備數(shù)據(jù)和年終盤(pán)點(diǎn)時(shí)要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力，獲取信息的速度比較慢，效率比較低，難于實(shí)現(xiàn)有效管理。針對(duì)上述情況及問(wèn)題，決定利用IT資產(chǎn)全生命周期管理的思想分析解決。

IT資產(chǎn)全生命周期管理的內(nèi)容

資源資產(chǎn)管理

通過(guò)基于IT資源運(yùn)維管理的信息資產(chǎn)全周期系統(tǒng)方案建設(shè)，主要實(shí)現(xiàn)以下功能：建立IT資源資產(chǎn)全周期信息庫(kù)；追蹤設(shè)備庫(kù)存情況，在購(gòu)買新設(shè)備時(shí)，能更好地做出適當(dāng)?shù)臎Q定，幫助企業(yè)減少浪費(fèi)；在做IT設(shè)備購(gòu)買的決定時(shí)，可以查看庫(kù)存、維修、借調(diào)等設(shè)備狀態(tài)，幫助管理員做出更適當(dāng)?shù)腎T決定；財(cái)務(wù)方面對(duì)固定資產(chǎn)方面有一定的要求，IT資產(chǎn)管理可以幫助追蹤和實(shí)時(shí)跟蹤這些設(shè)備的狀態(tài)，比如報(bào)廢的設(shè)備等。

1.IT資產(chǎn)分類

根據(jù)現(xiàn)有資產(chǎn)的特性如終端設(shè)備、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及外部設(shè)備等，將IT資產(chǎn)分成若干大類，在某大類中，依據(jù)用途或其他屬性，將每大類中IT資產(chǎn)依次相區(qū)別，使實(shí)物與IT資產(chǎn)編號(hào)一一對(duì)應(yīng)。

2.IT資產(chǎn)自動(dòng)發(fā)現(xiàn)

公司的IT資產(chǎn)已達(dá)數(shù)千臺(tái)，如果通過(guò)手工跟蹤與記錄，那無(wú)疑對(duì)IT部門(mén)是重大工作包袱。IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)需提供IT資產(chǎn)自動(dòng)發(fā)現(xiàn)。用戶可以實(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)在某一個(gè)網(wǎng)段的IT資產(chǎn)（一個(gè)或者多個(gè)IT資產(chǎn)）或者選擇定時(shí)代理，在某一天的某一時(shí)間段，通過(guò)Agents發(fā)現(xiàn)IT資產(chǎn)和相關(guān)軟件信息。

圖1 IT資產(chǎn)生命周期圖

3.IT資產(chǎn)管理

IT資產(chǎn)管理跟蹤整個(gè)IT資產(chǎn)生命周期的狀態(tài)（如圖1），給管理人員一個(gè)清楚的IT資產(chǎn)全局，幫助IT管理人員提高了做出IT決策的質(zhì)量，大大減少了企業(yè)IT采購(gòu)不必要的浪費(fèi)。

采購(gòu):通過(guò)ERP系統(tǒng)，物管中心采購(gòu)IT設(shè)備。

入庫(kù)：設(shè)備到貨，需要做相對(duì)應(yīng)檢查，通過(guò)自動(dòng)化手法在系統(tǒng)中注冊(cè)設(shè)備。

領(lǐng)用：用戶申請(qǐng)IT設(shè)備，需在系統(tǒng)中登記，填寫(xiě)申請(qǐng)單并經(jīng)由系統(tǒng)報(bào)IT管理部門(mén)主任審批，審批經(jīng)由系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至IT資產(chǎn)管理員，管理員負(fù)責(zé)辦理主任審批后的相關(guān)事宜，若申請(qǐng)通過(guò)審批，用戶需在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)領(lǐng)取，否則系統(tǒng)默認(rèn)本次申請(qǐng)自動(dòng)作廢。系統(tǒng)記錄設(shè)備使用情況，包括哪一位員工領(lǐng)用了設(shè)備等信息。

維修：支持維修設(shè)備申請(qǐng)流程以及追蹤設(shè)備維修返回時(shí)間。

借調(diào)：支持借調(diào)設(shè)備申請(qǐng)流程以及追蹤設(shè)備借調(diào)返回時(shí)間。

折舊：支持企業(yè)的財(cái)務(wù)制度，通過(guò)年限的設(shè)定，統(tǒng)計(jì)個(gè)別折舊年限的設(shè)備。

報(bào)廢：允許管理員通過(guò)流程，報(bào)廢已經(jīng)損壞不堪的電腦或者年限太老的機(jī)器。

4.IT資產(chǎn)搜索

通過(guò)IT資產(chǎn)搜索功能，讓用戶很快地定位要找的IT資產(chǎn)信息。

5.IT資產(chǎn)流程管理

IT資產(chǎn)生命周期中各業(yè)務(wù)的辦理需經(jīng)過(guò)下列流程，申請(qǐng)->審查->審批->辦理->歸檔五個(gè)步驟，即用戶在系統(tǒng)中填寫(xiě)申請(qǐng)單，經(jīng)由系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至專責(zé)，專責(zé)接到但據(jù)后對(duì)單據(jù)進(jìn)行審查，并將審查意見(jiàn)報(bào)主任審批，主任審批結(jié)果再流轉(zhuǎn)至專責(zé)辦理，專責(zé)完成辦理后，將辦理結(jié)果反饋給用戶歸檔。整個(gè)流程環(huán)節(jié)需要有時(shí)效控制，對(duì)超時(shí)的流程可使用短信提示業(yè)務(wù)。

6.IT資產(chǎn)視圖（統(tǒng)計(jì)）

通過(guò)IT資產(chǎn)視圖（統(tǒng)計(jì)），用戶可以從不同角度來(lái)查詢IT資產(chǎn)的情況。IT資產(chǎn)視圖為硬件設(shè)備視圖和軟件視圖，用戶可以根據(jù)所設(shè)的條件分別查詢企業(yè)硬件設(shè)備和軟件狀況。

7.IT資產(chǎn)報(bào)表管理

管理一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)就是報(bào)表，好的報(bào)表管理讓管理層能對(duì)現(xiàn)有IT資產(chǎn)情況有深入的了解，從而做出更準(zhǔn)確地決策。系統(tǒng)需提供了豐富的報(bào)表，充分讓IT資產(chǎn)管理者及上級(jí)決策部門(mén)能從不同角度來(lái)了解企業(yè)IT資產(chǎn)的情況。

查詢統(tǒng)計(jì)管理

1.設(shè)備資源查詢統(tǒng)計(jì)

查詢?cè)O(shè)備情況：可以查看設(shè)備基本信息及設(shè)備的年運(yùn)行情況、季度運(yùn)行情況及月運(yùn)行情況。在設(shè)備購(gòu)買、使用及報(bào)廢情況，能夠與同期購(gòu)買、使用及報(bào)廢設(shè)備做相關(guān)分析統(tǒng)計(jì)，以便實(shí)時(shí)掌握資源使用情況及具體流向。

2.位置資源查詢統(tǒng)計(jì)

與資源管理中的位置資源對(duì)應(yīng)，查詢位置資源信息。

3.軟件資源查詢統(tǒng)計(jì)

與資源管理中的軟件資源對(duì)應(yīng)，查詢軟件資源信息。

4.設(shè)備信息匯總查詢統(tǒng)計(jì)

統(tǒng)計(jì)各部門(mén)的各類別的設(shè)備信息，通過(guò)設(shè)備的統(tǒng)計(jì)數(shù)字關(guān)聯(lián)到此部門(mén)、此類型的設(shè)備列表，單擊列表中每記錄的“選擇”可查看此設(shè)備的詳細(xì)信息及其年運(yùn)行情況、缺陷處理情況、IP變更情況。

保證流程正常運(yùn)行的專業(yè)管理的績(jī)效考核與控制

在專業(yè)管理方面，制定了一系列規(guī)章制度和管理標(biāo)準(zhǔn)。定義各關(guān)鍵流程的運(yùn)行管理質(zhì)量，明確運(yùn)行維護(hù)質(zhì)量的各項(xiàng)要求和目標(biāo)數(shù)據(jù)，從而為管理質(zhì)量的評(píng)價(jià)、監(jiān)控和報(bào)告提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，提供績(jī)效評(píng)價(jià)的科學(xué)化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

IT資產(chǎn)全生命周期管理的評(píng)估與改進(jìn)

實(shí)施效果

實(shí)施IT資產(chǎn)全生命周期管理系統(tǒng)可以輕松的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入、查詢、報(bào)廢、生成實(shí)時(shí)盤(pán)點(diǎn)報(bào)表。通過(guò)系統(tǒng)的實(shí)施，達(dá)到了如下效果：

IT資產(chǎn)的相關(guān)信息具有可追溯性。通過(guò)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，建立了數(shù)據(jù)庫(kù)，保存了企業(yè)原始的資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)，為以后的數(shù)據(jù)分析、處理提供了依據(jù)。所有新購(gòu)、轉(zhuǎn)用、報(bào)廢資產(chǎn)的相關(guān)信息全部?jī)?chǔ)存在該數(shù)據(jù)庫(kù)中，可以隨時(shí)查詢，使IT資產(chǎn)的相關(guān)信息具有可追溯性。同時(shí)，系統(tǒng)讓管理人員能及時(shí)了解資產(chǎn)各項(xiàng)狀態(tài)，從而加強(qiáng)總體控制。保證了凈化資產(chǎn)、減少新購(gòu)、正常辦公等業(yè)務(wù)的需要。

全方位的查詢功能充分滿足了管理的需要。隨著企業(yè)管理的深化、細(xì)化，各級(jí)管理部門(mén)從不同角度對(duì)數(shù)據(jù)信息的提供也提出了更高的要求?？紤]到這一需求，系統(tǒng)從資金、實(shí)物及綜合管理等不同角度分別設(shè)置了詳細(xì)的查詢功能，涵蓋資產(chǎn)的類別、使用狀況、凈值及折舊水平，全方位的查詢功能最大限度滿足了能夠及時(shí)了解企業(yè)資產(chǎn)狀況的需求。

極大地提高了工作效率。系統(tǒng)實(shí)施改變了傳統(tǒng)的紙記錄資產(chǎn)信息，無(wú)法實(shí)時(shí)跟蹤信息資產(chǎn)的變更的弊端。實(shí)現(xiàn)將現(xiàn)有資源最優(yōu)化分配、保證當(dāng)前設(shè)備的有效使用，降低運(yùn)營(yíng)成本。

優(yōu)化了管理方式及管理業(yè)務(wù)流程。

改進(jìn)方法

1.重視硬件、軟件和數(shù)據(jù)的資產(chǎn)評(píng)估

通過(guò)IT資產(chǎn)評(píng)估，深入理解部門(mén)、單位或者企業(yè)的核心業(yè)務(wù)。由于軟件和信息資源的個(gè)性化程度非常高，除了要將硬件系統(tǒng)進(jìn)行專業(yè)化評(píng)估之外，還要對(duì)軟件系統(tǒng)、信息資源進(jìn)行評(píng)估。

2.盡量細(xì)化管理策略

合理的IT資產(chǎn)管理策略和流程更加重要。確定IT資產(chǎn)管理策略。包括IT資產(chǎn)管理的范圍大小和具體細(xì)節(jié)。

3.加強(qiáng)IT資產(chǎn)安全

硬件、軟件以及信息，是重要的資產(chǎn)。系統(tǒng)和系統(tǒng)的可用性、保密性、完整性和有效性對(duì)于保持競(jìng)爭(zhēng)能力十分關(guān)鍵。

各種組織和它們的信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)日益面臨著來(lái)自四面八方的安全威脅。這些威脅的來(lái)源有計(jì)算機(jī)詐騙、間諜活動(dòng)、蓄意破壞、火災(zāi)和水災(zāi)等等。能夠損壞信息的因素比如計(jì)算機(jī)病毒、計(jì)算機(jī)黑客和拒絕服務(wù)，已經(jīng)越來(lái)越常見(jiàn)、越來(lái)越富于挑戰(zhàn)性并且愈加復(fù)雜。

很多信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)并不安全。通過(guò)技術(shù)手段可以得到的安全是很有限的，還應(yīng)當(dāng)有適當(dāng)?shù)墓芾砗统绦虻膸椭?。為確認(rèn)采用何種控制措施，需要進(jìn)行認(rèn)真規(guī)劃而且要關(guān)注細(xì)節(jié)問(wèn)題。信息安全管理至少要求組織中所有人員參與其中。