文/廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司茂名供電局 楊惠玲

公文處理高效率 政令暢通助推器
——新形勢(shì)下新式公文處理工具探討

文/廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司茂名供電局 楊惠玲

隨著社會(huì)和企業(yè)的發(fā)展，對(duì)公文處理要求越來(lái)越高，公文處理的效率直接影響到企業(yè)政令的暢通與否，本文通過(guò)分析當(dāng)前企業(yè)公文處理存在的問(wèn)題，探討新形勢(shì)下創(chuàng)新公文處理工具的必要性，進(jìn)而科學(xué)地提出開(kāi)發(fā)新式公文處理工具——智能公文處理終端。

公文處理；政令暢通；新式工具；智能終端。

在企業(yè)中，公文處理不僅起承上啟下、統(tǒng)籌全局、協(xié)調(diào)各方、承內(nèi)聯(lián)外的中樞作用，而且能反映出該企業(yè)的工作水平和工作作風(fēng)，創(chuàng)新公文處理工具勢(shì)在必行，文中探討的智能公文處理終端應(yīng)用了當(dāng)前先進(jìn)性和普及性較好的智能技術(shù)，能夠解決目前公文處理當(dāng)中的大部分問(wèn)題，人機(jī)界面良好、極大地提高人機(jī)工效，為當(dāng)前新的形勢(shì)和企業(yè)發(fā)展提供了一個(gè)良好應(yīng)用方案及可靠平臺(tái)，推廣前景廣闊，能夠廣泛地應(yīng)用到各企業(yè)的公文處理工作中，成為企業(yè)政令暢通助推器。

一、目前公文處理存在的問(wèn)題

（一）公文不規(guī)范行為突出，整體質(zhì)量不高。一是公文的種類(lèi)過(guò)于繁多，容易造成使用不當(dāng)。雖然《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》將黨政機(jī)關(guān)公文文種合并統(tǒng)一為15種，即決議、決定、命令（令）、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、公報(bào)、公告、議案、請(qǐng)示、批復(fù)、函、紀(jì)要。但是公文的種類(lèi)依舊不少，而由此產(chǎn)生的一個(gè)突出的問(wèn)題就是不好選擇，也不好把握，很容易在文種上選擇錯(cuò)誤。例如：“報(bào)告”“請(qǐng)示”不分，或者“報(bào)告”中夾帶“請(qǐng)示”，違反了一文一事的規(guī)定，往往出現(xiàn)一文多事的情況等等。二是公文的格式過(guò)于繁瑣?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定：公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等18種要素組成。格式繁瑣，注定想提高公文處理工作效率有一定的困難，雖然現(xiàn)在企業(yè)大多數(shù)使用電子公文，有些用模板自動(dòng)生成，但公文的格式使用不規(guī)范的情形在企業(yè)中依舊普遍存在。三是公文的內(nèi)容、語(yǔ)言不規(guī)范，甚至有越來(lái)越長(zhǎng)的趨勢(shì)。長(zhǎng)而無(wú)針對(duì)性，是目前公文存在的非常突出的問(wèn)題。有不少單位和部門(mén)起草文件，生怕讀者不懂，講了不少目的意義，形勢(shì)任務(wù)，直奔主題的太少，導(dǎo)致公文冗長(zhǎng)晦澀，不知所云，影響工作正常開(kāi)展。除了以上提及的公文種類(lèi)、格式、內(nèi)容、語(yǔ)言不規(guī)范，公文辦理和處置程序不規(guī)范不順暢（如公文閱知人員簽辦文效率低下等）、公文處理工作人員業(yè)務(wù)水平參差不齊、公文處理程序更新慢、軟件運(yùn)行滯后等等其他各種問(wèn)題也日益凸顯，嚴(yán)重影響了公文處理的質(zhì)量和效率。

（二）公文處理平臺(tái)眾多，互相不兼容。中央機(jī)關(guān)、各級(jí)省市政府部門(mén)、各大行業(yè)協(xié)會(huì)、央企國(guó)企、私營(yíng)企業(yè)都有自身的公文處理和發(fā)布平臺(tái)。各個(gè)公文處理歸屬不同機(jī)構(gòu)和運(yùn)行單位進(jìn)行管理，相互之間互不聯(lián)通，壁壘森嚴(yán)，影響了政令的上傳下達(dá)及通暢。

（三）公文傳遞緩慢，未能及時(shí)傳遞重要信息。古人發(fā)明了烽火臺(tái)、驛站、飛鳥(niǎo)傳書(shū)、孔明燈等等方式來(lái)不斷提高公文傳遞速度。當(dāng)前雖然許多公文處理具備了電腦化處理和利用手機(jī)信息進(jìn)行提醒等，但受制于人的因素和保密的因素，往往未能滿(mǎn)足公文處理的時(shí)限要求，制約公文處理的科技化發(fā)展。特別是密件處理方面，由于網(wǎng)絡(luò)缺乏監(jiān)控和授權(quán)，容易造成泄密事件，企業(yè)的密件主要采用紙質(zhì)文件通過(guò)機(jī)要渠道或?qū)Ｈ怂瓦f傳閱的方式，密件的處理和傳遞方式較為落后，對(duì)于緊急密件的及時(shí)收閱辦理會(huì)造成一定的影響。

二、基于新形勢(shì)下探討新式公文處理工具

（一）新式公文處理工具需具備的功能特點(diǎn)。一是便攜性好，方便隨時(shí)隨地收發(fā)和處理公文。二是操作容易，人機(jī)交互良好，容易掌握基本操作。三是內(nèi)容豐富，能夠按照國(guó)家公文處理有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，提供多種標(biāo)準(zhǔn)公文格式、場(chǎng)景和文案。四是智能性強(qiáng)，具備實(shí)時(shí)輔助功能和糾錯(cuò)功能，及時(shí)發(fā)現(xiàn)公文格式、語(yǔ)言和處置方式的問(wèn)題并對(duì)使用者提出正確指引。五是實(shí)時(shí)提醒，具備自動(dòng)提醒收文辦理功能。六是通信便捷，快速通信和實(shí)時(shí)交互數(shù)據(jù)。七是安全性高且符合國(guó)家保密規(guī)定要求，能夠通過(guò)多種加密方式對(duì)公文特別是密件進(jìn)行加密傳輸，對(duì)使用者嚴(yán)格按權(quán)限進(jìn)行授權(quán)處理并進(jìn)行登記。八是兼容各種公文處理平臺(tái)，且更新方便，能夠按照要求簡(jiǎn)易快速進(jìn)行升級(jí)。九是專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，必須由專(zhuān)業(yè)人員編制和發(fā)布。

（二）新式公文處理工具的模型分析。現(xiàn)在結(jié)合當(dāng)前主流數(shù)據(jù)處理和通信方式，我們?cè)谟布弦胍苿?dòng)作業(yè)終端PDA（掌上電腦）、PAD（平板電腦）等新型便攜式電腦設(shè)備；操作系統(tǒng)選擇主流操作系統(tǒng)——Android（安卓）系統(tǒng)；軟件模型配置選擇目前應(yīng)用最為廣泛的APP（應(yīng)用程序Application）方式進(jìn)行開(kāi)發(fā)。基于Android系統(tǒng)把硬件、軟件有機(jī)結(jié)合而研發(fā)出新式公文處理工具——智能公文處理終端。

三、智能公文處理終端介紹

基于Android系統(tǒng)的移動(dòng)作業(yè)終端及其應(yīng)用程序——智能公文處理終端,本文研發(fā)的智能公文處理終端主要具備以下眾多實(shí)用化功能而且升級(jí)容易：

（一）硬件采用主流智能手機(jī)作為基礎(chǔ)。設(shè)備輕巧、便攜性好，容易普及。

（二）操作系統(tǒng)使用主流Android系統(tǒng)。會(huì)用手機(jī)常用功能就能操作，上手容易，貼近廣大基層工作者的工作習(xí)慣。

（三）嚴(yán)格遵循2012新版《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和用戶(hù)個(gè)性化需求進(jìn)行編程。提供公文多種格式、場(chǎng)景和文案并能通過(guò)精確定位和智能化操作自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)模版，實(shí)現(xiàn)使用者能夠直接套用不同格式和場(chǎng)景編寫(xiě)公文，快速、精確排版出標(biāo)準(zhǔn)化公文，十分靈活方便。

（四）通信方式與智能手機(jī)一致。不但能夠自動(dòng)匹配各種通信網(wǎng)絡(luò)和WIFI進(jìn)行通信，而且能夠利用藍(lán)牙、紅外和數(shù)據(jù)線(xiàn)等點(diǎn)對(duì)點(diǎn)通信方式實(shí)現(xiàn)快速通信和實(shí)時(shí)交互數(shù)據(jù)。

（五）智能性強(qiáng)。APP具備“小秘書(shū)”功能，能夠?qū)崟r(shí)輔助和糾錯(cuò)，根據(jù)公文種類(lèi)和語(yǔ)言習(xí)慣，及時(shí)發(fā)現(xiàn)格式、語(yǔ)言和處置方式的問(wèn)題并對(duì)使用者提出正確指引，即使使用者不熟悉公文格式，也能自動(dòng)實(shí)時(shí)指導(dǎo)使用者完成公文標(biāo)準(zhǔn)的編制和處理。

（六）實(shí)時(shí)提醒。能夠通過(guò)短信、系統(tǒng)信息和微信等方式提醒收文或提醒辦理工作，不受工作時(shí)間限制，不會(huì)錯(cuò)過(guò)急件，能及時(shí)開(kāi)展相關(guān)工作。

（七）安全性高且符合國(guó)家保密規(guī)定要求。能夠收閱文件甚至是密件，并能通過(guò)密碼、手勢(shì)、指模、人臉識(shí)別等多種加密方式對(duì)公文特別是密件進(jìn)行加密，對(duì)使用者嚴(yán)格識(shí)別和按權(quán)限進(jìn)行授權(quán)處理，并具備全程錄音錄像等功能進(jìn)行監(jiān)控，防止密件內(nèi)容外泄。

（八）兼容各種機(jī)關(guān)企業(yè)公文處理平臺(tái)。更新方便，系統(tǒng)后臺(tái)統(tǒng)一發(fā)布更新程序，能夠按照要求簡(jiǎn)易快速升級(jí)。

（九）專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。由具備多年公文處理經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)人員編制和發(fā)布。

四、智能公文處理終端的推廣及應(yīng)用前景

（一）智能公文處理終端推廣有利于企業(yè)政令通暢、公文處理規(guī)范高效。推廣智能公文處理終端能夠確?？焖倏煽康貍鬟_(dá)政令政策、處理公務(wù)、協(xié)調(diào)關(guān)系，決定事務(wù)，解決公文處理工作人員業(yè)務(wù)不熟練、公文處理效率低下的問(wèn)題，使工作正確、及時(shí)、高效地開(kāi)展。

（二）智能公文處理終端推廣有利于社會(huì)和諧。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，民間各種片面資訊傳播迅速。而智能公文處理終端能夠快速響應(yīng)，根據(jù)上級(jí)指示或相關(guān)政策、預(yù)案、規(guī)定及時(shí)傳遞有正能量的正確信息，使謠言止于智者，及時(shí)公開(kāi)群眾關(guān)注的信息，促進(jìn)社會(huì)和諧。尤其是當(dāng)面對(duì)重要場(chǎng)合、重大事件和應(yīng)急處置時(shí)，智能公文處理終端能夠第一時(shí)間以正規(guī)途徑公開(kāi)信息，極大地確保社會(huì)輿論和維穩(wěn)信息處置及時(shí)，尤其是能夠快速向基層工作者傳遞相關(guān)信息，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定。

（三）智能公文處理終端推廣有利于科技發(fā)展。從古時(shí)烽火臺(tái)、驛站、飛鳥(niǎo)傳書(shū)到20世紀(jì)的電報(bào)、固定電話(huà)和臺(tái)式電子計(jì)算機(jī)。21世紀(jì)初的移動(dòng)電話(huà)和短信息到如今利用智能手機(jī)和APP程序推廣智能公文處理終端，每一次的科技進(jìn)步，都將有利于科技發(fā)展，促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力的進(jìn)一步發(fā)展。

（四）智能公文處理終端推廣有利于經(jīng)濟(jì)發(fā)展。隨著全球化和信息化的發(fā)展，國(guó)內(nèi)外供需形勢(shì)瞬息萬(wàn)變，推廣智能公文處理終端，有利于各行各業(yè)快速交互信息，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。亞馬遜、淘寶網(wǎng)、京東商城和蘇寧易購(gòu)等創(chuàng)新模式無(wú)不證明誰(shuí)改善了供需關(guān)系，誰(shuí)就能站在時(shí)代的最前端。

（五）智能公文處理終端推廣有利于節(jié)能環(huán)保。推廣智能公文處理終端，減少了紙張的浪費(fèi)、減輕了交通運(yùn)輸?shù)膲毫Α⒔档土嗣嬲労托灂?huì)議的成本、優(yōu)化了社會(huì)資源配置，有利于節(jié)能環(huán)保，保護(hù)綠色地球，保障群眾身體健康。

[1]公文處理規(guī)范化中存在的問(wèn)題和對(duì)策.廣東行政學(xué)院學(xué)報(bào),2015.

[2]萬(wàn)秀華.公文管理與處理.經(jīng)濟(jì)時(shí)報(bào),2015.

[3]姜春梅.淺談企業(yè)公文處理工作中存在的問(wèn)題和對(duì)策.環(huán)球市場(chǎng),2016(30).