楊 麗

事業(yè)單位人事檔案糾紛及檔案管理的新策略分析

楊 麗

個(gè)人的生活學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及日常的工作表現(xiàn)都會(huì)真實(shí)反映在人事檔案中，而人事檔案又是各個(gè)企事業(yè)單位在人才選拔過程中的重要依據(jù)。就事業(yè)單位來講，其對(duì)于人事檔案管理的重視程度越來越高，各項(xiàng)管理規(guī)章制度也逐漸開始完善，然而由于人事制度在不斷對(duì)進(jìn)行改革和深化，因而其中還有一些問題存在著，時(shí)常引起人事檔案糾紛，而文章就將針對(duì)這一部分內(nèi)容進(jìn)行研究，闡述新的一些管理策略。

事業(yè)單位 人事檔案糾紛 檔案管理新策略

一、關(guān)于人事檔案糾紛分析

主要的人事檔案價(jià)值有兩個(gè)，一個(gè)是原始性，一個(gè)是唯一性。然而從現(xiàn)階段的實(shí)際情況出發(fā)，存在一部分的人為了將更大的、更多的經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)利益獲取到，不惜利用人事檔案管理中的漏洞，重新建檔，地域這樣一種私自建檔的行為是違背了檔案唯一性、真實(shí)性原則的，極有可能發(fā)生一人多檔的情況，緊接著便會(huì)擾亂原有的檔案管理秩序。

（二）關(guān)于死檔、棄檔和遺檔

所謂死檔是指勞動(dòng)者將自己的戶口和檔案一并放在人才市場上，由于長時(shí)間沒有打理，誤了繳費(fèi)的時(shí)間而形成的；所謂棄檔是指勞動(dòng)者自己將檔案拋棄的行為；還有一部分的勞動(dòng)者在工作變動(dòng)后沒有及時(shí)的到檔案辦理處去完成變更手續(xù)，一旦檔案管理的時(shí)間過了便成為了遺檔。

（三）關(guān)于失檔

一般而言，失檔是因?yàn)闄n案管理工作者在正常工作中發(fā)生失誤，出現(xiàn)疏漏造成的，諸如：在檔案轉(zhuǎn)移時(shí)并沒有在相關(guān)法律法規(guī)的遵循下，按照正常的轉(zhuǎn)移渠道或方式進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)移，使得有一部分工作者的檔案被遺失。一旦檔案遺失便意味著個(gè)人信息丟失，緊接著當(dāng)事人的求職以及社會(huì)事務(wù)都會(huì)受到嚴(yán)重影響。

（四）關(guān)于假檔

所謂假檔是指當(dāng)事人為了獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益而采用非法手段對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行篡改或捏造的行為，以致最終反映在人事檔案中的信息與實(shí)際情況是不相符的。眾所周知，事業(yè)單位都是在人事檔案的參考下選拔人才的，因?yàn)楸ＷC檔案信息的原始性、真實(shí)性是非常重要的，這是因?yàn)槭д娴臋n案信息不僅會(huì)影響到事業(yè)單位的利益，還會(huì)影響到當(dāng)事人的利益。

二、檔案管理新策略

（一）推行信息化建設(shè)手段

科技的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)水平的提升，信息化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到我們生活、工作和學(xué)習(xí)中的各個(gè)方面，在信息化背景下，若依然使用著傳統(tǒng)的手段進(jìn)行人事檔案的管理顯然不合時(shí)宜，此時(shí)我們需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)行管理方式和管理理念的更新，結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，諸如：信息化管理技術(shù)。在事業(yè)單位中有逐步強(qiáng)化信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)力度，才能夠在計(jì)算機(jī)技術(shù)的充分利用下，提升人事檔案管理的效率和質(zhì)量?；诖耍覀兪紫纫龅氖菍⑷耸聶n案管理者召集起來，宣傳信息化管理的必要性，并聽取他們的一些建立，從單位的實(shí)際情況出發(fā)，選擇最適宜的管理軟件，以此來逐步提升事業(yè)單位中信息化管理人事檔案的水平；隨后還需要針對(duì)具體的人事檔案管理情況，將一個(gè)完備的信息化查詢系統(tǒng)構(gòu)建出來，單位中的任何一個(gè)人和部門都必須設(shè)置訪問權(quán)限，只有相應(yīng)的管理人員才有權(quán)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的應(yīng)用下了解和查詢相關(guān)人員的人事檔案記載信息；最后為了確保人事檔案查詢的準(zhǔn)確性和便捷性，應(yīng)當(dāng)在允許的范圍內(nèi)公開個(gè)人信息檔案。

所有數(shù)據(jù)采用SPSS19.0軟件進(jìn)行單因素ANOVA分析，每個(gè)處理3個(gè)重復(fù)，結(jié)果以“平均值±標(biāo)準(zhǔn)誤”來表示。當(dāng)P＜0.05時(shí)，認(rèn)為有顯著性差異，并進(jìn)行Tukey's多重比較。

（二）構(gòu)建專業(yè)的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)

眾所周知，人事檔案工作本身具有明顯的保密性、業(yè)務(wù)性、服務(wù)性以及政策性等特征，因而具備一支專業(yè)的、高效的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)是非常有必要的，而這需要從提升人事單位內(nèi)部人事檔案管理工作者的綜合素質(zhì)開始。首先在人事檔案管理工作者選拔環(huán)節(jié)，對(duì)于應(yīng)聘人員的專業(yè)素質(zhì)、職業(yè)技能以及管理知識(shí)儲(chǔ)備等提出要求，還需要對(duì)他們是否具備較高的管理意識(shí)、管理責(zé)任心、作風(fēng)以及政治可靠性等進(jìn)行考察；隨后選拔人才介紹后，合格的人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行上崗前的培訓(xùn)，此時(shí)需要定期對(duì)他們進(jìn)行業(yè)務(wù)和思想意識(shí)的培訓(xùn)工作，要求他們必須掌握最先進(jìn)的管理技術(shù)和管理理念，此外還需要足夠重視管理工作者日常的工作和生活狀態(tài)，給與足夠的關(guān)心和幫助，以確保他們能夠?qū)⒏嗟姆e極性和創(chuàng)造性投入到管理工作中；最后最為人事檔案管理者，自身也必須具備主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷去認(rèn)識(shí)和掌握先進(jìn)的一些管理知識(shí)和管理理念，以使自身的管理技術(shù)水平得到提升，因?yàn)橹挥辛己玫墓芾砑夹g(shù)，才能夠有效的進(jìn)行人事檔案的管理工作，才能夠有效避免人事檔案糾紛的出現(xiàn)。

（三）合理利用各種管理資源

在事業(yè)單位中所實(shí)施的人事檔案管理工作，其實(shí)質(zhì)上屬于一種封閉式的長期性的管理內(nèi)容，其所反映的是我們國家黨組織以及各級(jí)政府職能部門工作的具體情況以及所開展一些重要活動(dòng)等，由于其中所記載的一些活動(dòng)是需要保密的，因而人事檔案資料應(yīng)當(dāng)交由黨組織統(tǒng)一進(jìn)行管理，，以防有消息走漏或擴(kuò)散的問題出現(xiàn)。加之現(xiàn)階段人事管理制度在事業(yè)單位中不斷進(jìn)行著深化和改革，相應(yīng)的增加了各種檔案信息資料記載的內(nèi)容，以致在不斷提升檔案服務(wù)要求以及作用要求的同時(shí)，還對(duì)傳統(tǒng)形式上的封閉式檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，具體而言就是其必須在新形勢下進(jìn)行改革和創(chuàng)新，以適應(yīng)時(shí)代與社會(huì)的發(fā)展。因而在具體的人事檔案管理中，合理地對(duì)各種管理資源進(jìn)行利用是非常有必要的，首先需要保障的是人事制度和人事檔案管理接軌的有效性，因?yàn)橹挥懈玫南蛉耸鹿芾砉ぷ魈峁┓?wù)，才能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案資源的最大化利用。

對(duì)于當(dāng)前國內(nèi)整體的人事檔案管理有所了解的人都知道，如今的人事檔案管理的各種功能正在慢慢被弱化，這便要求我們在管理中需要不斷對(duì)對(duì)檔案管理的作用進(jìn)行強(qiáng)化，諸如：對(duì)于一些涉及到國家或單位組織機(jī)密性文件的檔案應(yīng)當(dāng)采取封閉式管理手段，以防泄露信息；若是對(duì)于一些與機(jī)密無關(guān)的個(gè)人檔案，則在保密的基礎(chǔ)上應(yīng)當(dāng)適當(dāng)放寬信息公開的條件，有助于開放式管理信息檔案，有助于當(dāng)事人更清楚自己的檔案信息記載內(nèi)容，在一定程度上還能夠起到對(duì)不良行為的約束作用。

（四）逐漸完善人事檔案內(nèi)容

隨著事業(yè)單位的不斷改革和深化，基本落實(shí)了全員聘用制度，而這這樣一種符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的改革背景之下，我們需要不斷的對(duì)人事檔案中的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，如：事業(yè)單位對(duì)于員工的崗位合同、聘用合同、員工考核以及工作協(xié)議等內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)如實(shí)的反映到人事檔案中，并且在改革深化中需要不斷對(duì)這些材料進(jìn)行補(bǔ)充與歸檔，盡快實(shí)施動(dòng)態(tài)人事檔案管理制度。除此以外，那些能夠?qū)T工的個(gè)人素質(zhì)進(jìn)行反映的信息，諸如：專業(yè)技術(shù)資格、文化程度、進(jìn)修情況以及繼續(xù)教育狀況等都必須如實(shí)的記錄到人事檔案中。

（五）建立和完善現(xiàn)代化的規(guī)章管理制度

對(duì)于事業(yè)單位而言要想保證人事檔案管理工作的有效性、完整性，避免有人事檔案糾紛出現(xiàn)，就應(yīng)當(dāng)將各項(xiàng)規(guī)章管理制度建立出來并逐步完善。我們認(rèn)為各項(xiàng)規(guī)章管理制度的建立都應(yīng)當(dāng)從實(shí)際情況出發(fā)，科學(xué)編制出管理制度來，并且管理工作者也必須嚴(yán)格遵循相關(guān)管理制度進(jìn)行人事檔案的轉(zhuǎn)移、接收、查閱以及保管等工作，只有滿足管理科學(xué)性、規(guī)范性的要求，才能夠從根本上防止出現(xiàn)人事檔案糾紛。

三、結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理工作是在不斷發(fā)展和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)中慢慢開始完善的，由于在管理中存在著一些問題，使得在具體的人事檔案管理中時(shí)常有人事檔案糾紛出現(xiàn)，面對(duì)這樣的情況，我們需要分析糾紛產(chǎn)生的原因，并結(jié)合發(fā)展現(xiàn)狀，采用新的一些管理策略，以確保管理工作朝著更加規(guī)范、科學(xué)的方向發(fā)展。

[1]李麗艷．事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及策略[J]．赤子(上中旬),2015(11)：194．

[2]張哲冰．事業(yè)單位人事檔案糾紛與檔案管理新途徑探究[J]．中國管理信息化,2015(18)：196～197．

（作者單位：青島市市北區(qū)人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心）

楊麗（1967-），女，漢族，安徽壽縣人，本科，青島市市北區(qū)人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心。