文/西安醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院 王莉 楊華莉 路小軍

運(yùn)用PDCA循環(huán)理論促進(jìn)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理

文/西安醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院 王莉 楊華莉 路小軍

醫(yī)院檔案是醫(yī)院歷史的真實(shí)反映，是醫(yī)院長期社會實(shí)踐活動中留存下來的歷史記錄，記載著幾代人為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展不斷探索的特定過程，反映了醫(yī)院在各個歷史時期有關(guān)醫(yī)療、教學(xué)、科研、設(shè)備、財務(wù)、基建、黨建、人事及其他日常管理的軌跡。由此可見，檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分。本文以PDCA 循環(huán)理論為指導(dǎo)，逐步規(guī)范和改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作，不斷提高檔案管理的內(nèi)在質(zhì)量。

PDCA循環(huán)理論；醫(yī)院；檔案管理

一、PDCA 理論內(nèi)容

PDCA循環(huán)理論由著名的美國質(zhì)量管理學(xué)家戴明博士提出，它是全面質(zhì)量管理應(yīng)遵循的科學(xué)程序，PDCA是計劃（Plan）、實(shí)施 (Do)、檢查 (Check)、總結(jié)（Action）的簡稱，又稱“戴明環(huán)”。PDCA 循環(huán)就是按照這樣的順序進(jìn)行質(zhì)量管理，并且循環(huán)不止地進(jìn)行下去的科學(xué)程序，即 PDCA 循環(huán)，它是一種永不停頓、周而復(fù)始運(yùn)轉(zhuǎn)的過程。是一種不斷持續(xù)改進(jìn)、階梯式上升的科學(xué)總結(jié)。歸納起來，通過每一次的循環(huán)，階梯式上升，讓檔案管理中暴露出的某些問題得到解決，并將好的經(jīng)驗繼續(xù)保留，總結(jié)出成果，從而提升檔案管理水平和運(yùn)行效果，然后再進(jìn)入下一個循環(huán)提升周期，如此反復(fù)循環(huán)不斷提高使得檔案管理更為科學(xué)、規(guī)范和合理。見右圖。

二、PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用

（一）P（Plan）計劃。分析現(xiàn)狀，找出相關(guān)問題，分析存在問題的原因，找出主要影響因素，制定具體的實(shí)施規(guī)劃。我院建院歷史悠久，之前在管理層中有重醫(yī)療、輕管理的現(xiàn)象，因此在醫(yī)院檔案管理中存在：1.從管理層到員工檔案管理意識淡薄。2.檔案管理格局混亂，機(jī)構(gòu)不健全，職能不明確。3.缺乏系統(tǒng)的檔案管理制度。4.投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后。5.檔案開發(fā)利用不足，利用率低等現(xiàn)象，嚴(yán)重制約了檔案工作的開展。

（二）D（Do）實(shí)施。執(zhí)行規(guī)劃。鑒于醫(yī)院檔案工作存在的問題，我們采取以下措施：1.對檔案管理工作進(jìn)行梳理，制定出臺了《檔案整理實(shí)施方案》。2.修定《檔案室管理制度》《檔案借閱制度》《保密制度》《檔案管理人員職責(zé)》等，健全了檔案管理制度，明確了崗位職責(zé)，并納入2017年《醫(yī)院制度匯編》。3.制定《文件材料立卷歸檔規(guī)定(試行)》及《歸檔文件整理細(xì)則(試行)》，為文件資料的歸檔提供了制度保障和依據(jù)。4.檔案室實(shí)行6s現(xiàn)場管理，對現(xiàn)庫存的文書、財會、設(shè)備、基建、聲像檔案進(jìn)行整理，各類檔案標(biāo)識清楚，易于查找，確保了檔案庫房的整潔、干凈。5.加大醫(yī)院檔案的開發(fā)力度，編制《醫(yī)院重大事項目錄》《院領(lǐng)導(dǎo)任命目錄》等，提高了檔案的利用。

（三）C（Check）檢查。檢查規(guī)劃執(zhí)行情況。根據(jù)《文件材料立卷歸檔規(guī)定(試行)》，我們從2017年增加了教學(xué)、科研檔案的歸檔，確保了各類檔案保管的系統(tǒng)、完整，提升了文書檔案的歸檔率；根據(jù)文書檔案歸檔的特性，我們按年度對歸檔文件進(jìn)行匯總，分析存在的問題；如：將年內(nèi)的請示報告與上級批復(fù)歸納為一體，以便日后查找利用；財務(wù)檔案按保管要求按年度歸檔，進(jìn)行移交，并對往年沒有移交的檔案目錄要求補(bǔ)交；基建檔案按工程竣工歸檔，我院多功能廳、內(nèi)科樓加建工程竣工多年，但檔案資料因種種原因遲遲未歸檔，檔案室將此作為問題進(jìn)行多次督促，于今年5月份完成檔案歸檔。積極爭取條件改善檔案室的設(shè)施，增加了檔案庫房、增添了檔案柜、空調(diào)、干濕度表、計算機(jī)等設(shè)施。在檢查工作中運(yùn)用PDCA循環(huán)工作原理，在檔案管理制度的制訂與實(shí)施、各類檔案的歸檔及整理、檔案室的建設(shè)等，均結(jié)合醫(yī)院工作逐步深入，及時對各項工作的開展進(jìn)行跟蹤督導(dǎo)。發(fā)現(xiàn)問題，及時整改，促使檔案管理質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)。

（四）A（Action）總結(jié)?？偨Y(jié)執(zhí)行中好的經(jīng)驗，提煉出相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，把解決不了的或出現(xiàn)的新問題放入下一個PDCA循環(huán)。保證檔案管理沿著標(biāo)準(zhǔn)化管理的方向改進(jìn)。首先對存在的問題進(jìn)行整改，好的制度繼續(xù)保留，歸納到相關(guān)制度中，做到檔案管理質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。二是加強(qiáng)各科室兼職檔案員檔案培訓(xùn)，利用工作交叉環(huán)節(jié)指導(dǎo)、帶教工作，建立各科室日常工作及時歸檔的意識。三是將遺留問題轉(zhuǎn)入下一循環(huán)，繼續(xù)尋求解決方法。如隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，檔案資料逐年增多，迫切需要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。我們向院方提出引進(jìn)或建立適合醫(yī)院的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案形成、整理、統(tǒng)計、編研、利用等工作的信息化，借助醫(yī)院局域網(wǎng)逐步將室藏檔案資料上網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院系統(tǒng)的檔案信息共享。這樣，在每一次 PDCA循環(huán)中解決一批問題，醫(yī)院檔案的管理質(zhì)量就會不斷提高。

三、結(jié)論

醫(yī)院檔案管理不僅需要嚴(yán)格的管理制度，更需要科學(xué)的管理方法。運(yùn)用PDCA循環(huán)原理，對于提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平起到了積極的推動作用，醫(yī)院檔案管理的硬件設(shè)施得以改善、管理制度得以健全、檔案歸檔率得以提高。由此可見，PDCA循環(huán)理論是值得探究和推廣的好方法，持續(xù)運(yùn)用PDCA 循環(huán)理論管理，必將推動醫(yī)院檔案工作質(zhì)量和管理水平逐步進(jìn)入一個更高層次的質(zhì)量循環(huán)過程，從而更好的為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)提供信息保證。

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