謝欣妍

【摘要】Word中提供的郵件合并功能在制作錄取通知書(shū)、學(xué)生準(zhǔn)考證、學(xué)生成績(jī)單、邀請(qǐng)函、請(qǐng)?zhí)确矫嬗兄S富的應(yīng)用。本文通過(guò)郵件合并制作學(xué)生成績(jī)單的具體操作過(guò)程為教學(xué)案例對(duì)“郵件合并”這一教學(xué)內(nèi)容進(jìn)行課程設(shè)計(jì)，重點(diǎn)講解郵件合并的完整步驟。

【關(guān)鍵詞】郵件合并；Word；學(xué)生成績(jī)單

【中圖分類(lèi)號(hào)】TP391.13 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】2095-3089（2017）16-0260-01

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化軟件office已成為人們生活、辦公中不可缺少的組成部分。我們常常需要批量打印請(qǐng)柬、信封、榮譽(yù)證書(shū)、錄取通知書(shū)、準(zhǔn)考證、成績(jī)報(bào)告書(shū)等等，這些文檔的共同特點(diǎn)是形式和基本內(nèi)容相同，只是某些項(xiàng)目下的具體內(nèi)容不同，如姓名、成績(jī)、郵政編碼等。

如果一份一份編輯打印或者打印好后用手工填寫(xiě)，顯然容易出錯(cuò)且效率低。有什么辦法既可以減少枯燥無(wú)味的重復(fù)性工作，又可以提高工作效率？

一、郵件合并概述

“郵件合并”是在郵件文檔或主文檔的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料，從而批量生成郵件文檔。采用傳統(tǒng)方法逐一編輯，不僅效率低，而且容易出錯(cuò)。如果利用郵件合并功能進(jìn)行處理，并與實(shí)用技巧相結(jié)合，便能輕松、準(zhǔn)確、高效地形成一系列合并文檔。

“郵件合并”是Office中的一項(xiàng)高級(jí)功能，是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的基本技能之一。郵件合并可用于創(chuàng)建套用信函、郵件標(biāo)簽、信封、目錄以及大量電子郵件和傳真的分發(fā)。除此之外，也常用于與批量郵件類(lèi)似的文檔制作，如批量制作錄取通知書(shū)、學(xué)生準(zhǔn)考證、學(xué)生成績(jī)單、邀請(qǐng)函、請(qǐng)?zhí)取＿m合使用“郵件合并”功能處理的文檔，一般具備兩個(gè)規(guī)律：第一，“郵件合并”中使用的數(shù)據(jù)源表必須是由字段列和記錄行組成的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的二維數(shù)據(jù)表，字段名標(biāo)明該列的存儲(chǔ)信息，每條記錄行存儲(chǔ)一個(gè)對(duì)象的相應(yīng)數(shù)據(jù)；第二，處理對(duì)象需要生成的文檔數(shù)量較多，且生成的文檔內(nèi)容一部分作為模板文檔固定不變，另一部分則需要根據(jù)數(shù)據(jù)源表中的記錄信息相應(yīng)變化。

二、郵件合并的基本步驟

郵件合并一般包括創(chuàng)建數(shù)據(jù)源、編輯主文檔及合并文檔三個(gè)基本步驟。

1.創(chuàng)建數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源一般采用由Excel創(chuàng)建的標(biāo)準(zhǔn)二維數(shù)據(jù)記錄表，表中包含相關(guān)的字段和記錄信息。它們是主文檔在合并時(shí)的數(shù)據(jù)來(lái)源。表格中包含的記錄數(shù)量直接決定了合并后產(chǎn)生的文檔數(shù)量。

2.編輯主文檔

主文檔作為合并文檔的通用部分，在創(chuàng)建之初與普通Word文檔無(wú)異，只是在對(duì)主文檔進(jìn)行設(shè)計(jì)排版時(shí)，要為數(shù)據(jù)域的插入預(yù)留充足、合適的空間，以便文檔與數(shù)據(jù)源能更完美地結(jié)合。

3.合并文檔

在主文檔中插入合并域后，就建立了主文檔與數(shù)據(jù)源之間的聯(lián)系。從而實(shí)現(xiàn)了將數(shù)據(jù)源合并到主文檔的操作。

三、應(yīng)用實(shí)例-利用郵件合并制作學(xué)生成績(jī)單

郵件合并的實(shí)現(xiàn)過(guò)程可以先建立兩個(gè)文檔：一個(gè)包括所有文件共有內(nèi)容的主文檔（Word文檔）和一個(gè)包括變化信息的數(shù)據(jù)庫(kù)（它可以是Excel、Access、Foxpro等）；然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的信息；合成后的文件你可以保存為一個(gè)新的Word文檔。

學(xué)生成績(jī)單代表學(xué)校的形象和學(xué)生在校的表現(xiàn)，因此成績(jī)單的制作要求美觀、大方、正規(guī)。利用“郵件合并”打印學(xué)生成績(jī)單首先要制作兩部分內(nèi)容：一部分是主文檔，即相同部分的內(nèi)容，如成績(jī)單的正文；另一部分為數(shù)據(jù)源文件，即可變動(dòng)內(nèi)容，如學(xué)號(hào)，姓名，成績(jī)等。接下來(lái)簡(jiǎn)要介紹一下Word中郵件合并功能的操作步驟：

1.準(zhǔn)備好主文檔

主文檔是指郵件合并內(nèi)容的固定不變的部分，在合適的位置需留下數(shù)據(jù)填充的空間。創(chuàng)建過(guò)程按常規(guī)方法在Word中創(chuàng)建“學(xué)生成績(jī)單（模板）.doc”，設(shè)計(jì)好的主文檔必須處于打開(kāi)狀態(tài)，不能關(guān)閉。

2.準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源就是數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。比如按常規(guī)方法在Excel中建立“2017屆畢業(yè)成績(jī)（各科成績(jī)）.xls”，然后錄入每個(gè)同學(xué)每門(mén)課程的成績(jī)。注意Excel表格中不可有標(biāo)題。

3.使用郵件合并

①選擇文檔的類(lèi)型。首先選擇文檔的類(lèi)型，使用默認(rèn)的“信函”，接著點(diǎn)擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔”。

②選擇開(kāi)始文檔。由于主文檔已建好，就選擇“使用當(dāng)前文檔”作為開(kāi)始文檔。

③選擇收件人。選擇收件人，即找到數(shù)據(jù)源。我們使用的是現(xiàn)成的數(shù)據(jù)表，選擇“使用現(xiàn)有列表”，并點(diǎn)擊下方的“瀏覽”，選擇數(shù)據(jù)表所在位置并將其打開(kāi)，這里用到的數(shù)據(jù)源是我們的excel“2017屆畢業(yè)成績(jī)（各科成績(jī)）.xls”表格。

④插入域。在主文檔需填充的空間，要輸入姓名、學(xué)號(hào)、成績(jī)等，就通過(guò)點(diǎn)擊“其他項(xiàng)目”按鈕，激活“插入合并域”窗口，并選擇其中合適的項(xiàng)目，點(diǎn)擊“插入”按鈕，將其插入文檔。

⑤預(yù)覽信函。單擊“下一步：預(yù)覽信函”，文檔顯示的是第一位學(xué)生的成績(jī)，再翻頁(yè)還可以查看其他學(xué)生的成績(jī)?？梢愿鷵?jù)所需要的版式，返回上一步修改，直到滿意為止。

⑥完成合并。單擊“下一步：完成合并”。利用郵件合并的基本功能，老師就可以輕松地完成填寫(xiě)學(xué)生成績(jī)的工作，因?yàn)槭且淮涡院铣桑M(jìn)而避免了填寫(xiě)錯(cuò)誤。

四、結(jié)束語(yǔ)

郵件合并的一般操作是先建立主文檔和數(shù)據(jù)源，然后打開(kāi)主文檔，關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)源，將數(shù)據(jù)源中的信息插入主文檔的相關(guān)位置，最后生成需要的新文檔。郵件合并的基本功能實(shí)現(xiàn)了excel與word中數(shù)據(jù)的互通及轉(zhuǎn)換。

本文以一個(gè)學(xué)生成績(jī)單的制作為實(shí)例，介紹了郵件合并的具體流程，了解了使用郵件合并功能可以將數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)合并到學(xué)生成績(jī)單中，可將一個(gè)主文檔同一個(gè)收件人合并起來(lái)，最終生成一系列輸出文檔。面對(duì)復(fù)雜多樣的海量數(shù)據(jù)文檔，只要舉一反三，靈活運(yùn)用，充分發(fā)揮現(xiàn)代化辦公技術(shù)的優(yōu)越性，就能改傳統(tǒng)為現(xiàn)代，變繁瑣為簡(jiǎn)潔。

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