韓冰 江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院

新常態(tài)下高校機(jī)要秘書基本素養(yǎng)及提升途徑的分析

韓冰 江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院

高校機(jī)要秘書是負(fù)責(zé)高校機(jī)要文件的收發(fā)工作的，所以對于高校而言機(jī)要秘書的選擇與培養(yǎng)是很重要的。在新常態(tài)下，高校機(jī)要秘書需要具備的基本素養(yǎng)有很多，高校該如何如何提升機(jī)要秘書的基本素養(yǎng)也面臨著問題。

新常態(tài) 高校機(jī)要秘書 基本素養(yǎng) 提升途徑

高校的機(jī)要秘書是很重要的職位，因為平常經(jīng)常會接觸到學(xué)校的機(jī)要文件，所以保密工作一定要做好，一旦泄密高校可能會損失嚴(yán)重。還有，應(yīng)為平常處理事物較為繁瑣，所以細(xì)心踏實(shí)也是必不可少的。高效的處理每一件事保證指令的及時傳達(dá)，信息的及時交互，學(xué)校的正常遠(yuǎn)傳，高校機(jī)要秘書還需要高效的辦事效率。這些能力都是需要高校對機(jī)要秘書進(jìn)行的培養(yǎng)。

1 機(jī)要秘書需要具備的基本素養(yǎng)

1.1 政治素養(yǎng)得過硬

高校機(jī)要秘書的工作會涉及到一些保密文件的收發(fā)，會接觸到大量的保密設(shè)備，一旦泄密就可能給學(xué)校甚至國家?guī)砭薮髶p失。所以，作為一位高校機(jī)要秘書就一定要做到嚴(yán)格遵書規(guī)定，不該看的不看，不該做的不做，不該說的不說。高校機(jī)要秘書對于高校的管理是很重要的一環(huán)，雖然平常處理事項較為瑣碎，但是多數(shù)都是保密事項，一旦泄露高校將會遭受巨大損失。沒有堅定的政治立場與敏銳覺悟就無法做好一個合格的高校機(jī)要秘書。

1.2 工作作風(fēng)要實(shí)在

因為高校機(jī)要秘書平時處理的都是一些瑣碎的事，所以需要工作認(rèn)真、有耐心，不能因為事情處理較為簡單就麻痹大意，一點(diǎn)點(diǎn)疏忽都會帶來巨大的損失。及時的收發(fā)文件，盡快的處理好手頭的每一件事，是高校機(jī)要秘書必許做好的。這樣的工作不需要強(qiáng)大的能力，只需要認(rèn)認(rèn)真真的努力做好手頭事就好，所以實(shí)在的作風(fēng)很重要。

1.3 辦事效率求高效

因為高校的事項會較為繁瑣，在特殊時期需要處理的事物會很多，而且這些事一般都會比較急，需要盡快處理。所以如果辦事效率低下就會延誤高校的正常運(yùn)作，給高校帶來嚴(yán)重的損失。及時的處理手頭的事，保證高校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)是高校機(jī)要秘書必許做好的，而且還要遵守相關(guān)規(guī)范，不能為了快速做完任務(wù)就不顧忌規(guī)范。高效是高校機(jī)要秘書不需具備的能力，只有高效的做好每一件事，才能保證高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

2 基本素養(yǎng)提升途徑的分析

2.1 提升政治素養(yǎng)

高校機(jī)要秘書是十分重要的，在選擇人選的時候一定要謹(jǐn)慎，不能草草了事。對于高校來說師資力量固然重要，但是既要職位的建立也同樣重要。在選定人選后還要定期進(jìn)行政治思想培訓(xùn)，加強(qiáng)政治思想覺悟。

例如：在選人時不應(yīng)該通過關(guān)系、后門等非正常手段篩選，而是通過正規(guī)渠道進(jìn)行篩選。要經(jīng)過學(xué)校政治思想考核，經(jīng)過長時間的觀察與培養(yǎng)才能通過。在工作中時刻接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督，所做的事都應(yīng)該讓領(lǐng)導(dǎo)知道。作為領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該時刻關(guān)注秘書的思想，保證工作的順利進(jìn)行。

2.2 扎實(shí)工作作風(fēng)

首先，在選人時就應(yīng)該注意，高校機(jī)要秘書應(yīng)該選擇性格沉穩(wěn)的人。然后，提升基本的工作能力，保證交代的事都能處理的游刃有余。最后，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)的培養(yǎng)，把每一件事都能做的踏實(shí)、認(rèn)真。

例如：可以把機(jī)要秘書先行儲備起來，通過長時間培養(yǎng)，從基層做起，磨歷個性與工作態(tài)度，在長時間的渲染下，工作習(xí)慣就會形成，也就能保證在正式擔(dān)任高校機(jī)要秘書時能夠保證工作認(rèn)真，勝任上級交下來的工作。還有嚴(yán)格的考察制度與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，讓高校機(jī)要秘書時刻感受到自身的重要性，保證工作時態(tài)度的時刻認(rèn)真。

2.3 提高工作效率

熟練掌握辦公軟件，熟悉所有工作流程，清楚是事情的輕重緩急，在適當(dāng)?shù)臅r候做適當(dāng)?shù)氖?，與上下級協(xié)調(diào)好時間，這樣才能保證高效的處理每一件事。這些能力的提升都需要時間的積累與學(xué)習(xí)，只有做好這些才能更好地完成工作。

例如：正式工作前先行培訓(xùn)辦公軟件的使用，要求能夠熟練使用每一種辦公軟件軟件。在熟練使用辦公軟件后，再觀察前任機(jī)要秘書的工作流程，并試著一點(diǎn)點(diǎn)親身實(shí)踐，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗，提升自身辦事效率，熟悉自身職責(zé)完善自身能力。因為高校的辦公是有周期性的，所以高校機(jī)要秘書也應(yīng)該提前做好準(zhǔn)備，打好提前量有利于高效的處理事項。

結(jié)束語：高校機(jī)要秘書，雖然平常處理的事物較為簡單，但因為繁瑣而且保密性質(zhì)強(qiáng)，所以也是需要嚴(yán)格把控的職位，每一位高校機(jī)要秘書都應(yīng)該有過硬的政治素養(yǎng)，扎實(shí)的工作作風(fēng)與高校的工作效率。高校選擇機(jī)要秘書時也應(yīng)該謹(jǐn)慎，而且也需要高校不斷地培訓(xùn)機(jī)要秘書的政治素養(yǎng)。

[1]袁媛.新常態(tài)下機(jī)要秘書基本素養(yǎng)及提升途徑探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2016,15(15):217-218.

[2]吳淑琄.論高校機(jī)要秘書基本素養(yǎng)及提升途徑[J].淮北職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2014(4):137-138.

[3]周梅芳,葉洪濤.論新形勢下高校機(jī)要秘書工作特點(diǎn)與素養(yǎng)要求[J].科教文匯旬刊,2013(1):184-184.

[4]鐵紅玲.信息化環(huán)境下企業(yè)機(jī)要秘書的基本素養(yǎng)[J].改革與開放,2016(6):125-125.