閆小鶴

摘 要：本文從醫(yī)院檔案管理的對象及種類入手，客觀分析了醫(yī)院檔案對醫(yī)院整體發(fā)展的重要性及其在管理實(shí)踐中存在的問題，并結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)和發(fā)展形勢提出了完善醫(yī)院檔案管理的若干建議，以期為醫(yī)院檔案管理水平和效率的提升提供有益參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療檔案；檔案價(jià)值；檔案管理；工作思路

1 醫(yī)院檔案管理的對象及種類

醫(yī)院檔案管理對象繁雜，尤其是在社會(huì)分工細(xì)致化發(fā)展的當(dāng)下，檔案的對象和種類愈來愈多。具體地說，除了醫(yī)院日常經(jīng)營管理和醫(yī)療活動(dòng)中，以各種載體形式形成的檔案外，還包括醫(yī)院在行政管理、醫(yī)療科學(xué)研究、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、黨群工作建設(shè)、資產(chǎn)設(shè)備管理等各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的各式各樣文檔、圖標(biāo)、音視頻等資料。其中，日常經(jīng)營管理檔案包括了經(jīng)營決策、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)管理和物資管理過程中形成的資料； 醫(yī)療檔案包括了醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療業(yè)務(wù)、病歷檔案、疾病防治等過程中形成的資料；行政管理檔案包括了行政事務(wù)、人事管理、監(jiān)察保衛(wèi)、后勤管理、計(jì)劃生育等工作中形成的資料；醫(yī)療科學(xué)研究檔案是根據(jù)不同的課題分作了兩個(gè)類目，包括了立項(xiàng)準(zhǔn)備、試驗(yàn)、總結(jié)、鑒定、成果報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用等過程中形成的資料；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案包括了醫(yī)院在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、財(cái)務(wù)收支等過程中形成的各種會(huì)計(jì)憑證、收支帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等資料；基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案包括了不同工程項(xiàng)目和建筑項(xiàng)目中的各種工程勘探測繪、設(shè)計(jì)、施工、圖紙、竣工驗(yàn)收，以及工程創(chuàng)優(yōu)申請等資料；黨群工作建設(shè)檔案包括了醫(yī)院黨組織和群眾團(tuán)體在黨的組織、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)、紀(jì)檢、工會(huì)、共青團(tuán)等日常工作形成的各項(xiàng)資料；資產(chǎn)設(shè)備管理檔案包括了醫(yī)療設(shè)備和生活設(shè)備分類，包括設(shè)備購置、安裝、調(diào)試運(yùn)行、維修和設(shè)備管理全過程。

一言以蔽之，醫(yī)院檔案種多類雜，關(guān)乎各個(gè)業(yè)務(wù)部門的各項(xiàng)工作，具有極強(qiáng)的專業(yè)性和參考性，因此在日常管理過程中，必須借助各科室、部門工作人員的通力配合，最大范圍的收集最具參考價(jià)值的資料，以此確保醫(yī)院檔案能夠更為真實(shí)、全面的反映醫(yī)院管理和醫(yī)療活動(dòng)的水平和質(zhì)量。

2 醫(yī)院檔案對醫(yī)院整體發(fā)展的重要性

醫(yī)院檔案內(nèi)涵廣泛，除了包含了醫(yī)院內(nèi)部日常管理、運(yùn)營形成的相關(guān)資料，同時(shí)包括了民眾在醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)療活動(dòng)過程中形成的相關(guān)資料。隨著醫(yī)療改革各項(xiàng)措施的全面推行和深入發(fā)展，醫(yī)院檔案在其中的促進(jìn)重要日趨明顯，因此，遵循現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展形勢和規(guī)律，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理，不僅是醫(yī)院整體管理的目標(biāo)和任務(wù)，也是深化醫(yī)療改革、建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)、高效率、高水平的現(xiàn)代醫(yī)院的重要支撐。通過前文已述醫(yī)院檔案的類型，可知醫(yī)院檔案是醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)科室、部門有序開展工作、提高工作效率的重要參考依據(jù)。下文將圍繞醫(yī)院檔案在醫(yī)院整體發(fā)展中的重要地位展開探討，具體如下：

（一）是醫(yī)院開展現(xiàn)代化管理的資源庫。醫(yī)院檔案內(nèi)容范圍覆蓋了醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的全過程，包括醫(yī)療質(zhì)控、醫(yī)療安全、科研活動(dòng)、質(zhì)量管理、設(shè)備管理、基礎(chǔ)建設(shè)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)以及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等，能夠真實(shí)還原醫(yī)院進(jìn)行的任一醫(yī)療活動(dòng)，有著不可取代的參考和憑證作用。與此同時(shí)，檔案也是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的有效憑證。其不僅詳盡記載了醫(yī)院在發(fā)展進(jìn)程中一系列的指導(dǎo)政策，具體的業(yè)務(wù)開展方法和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，還記載了醫(yī)院在不同時(shí)期的不同經(jīng)營策略、管理思路，是醫(yī)院工作人員集體智慧的結(jié)晶。因此可以說，醫(yī)院檔案是完善醫(yī)院管理體制機(jī)制、踐行醫(yī)療體系改革理念、促進(jìn)整體管理提質(zhì)增效的重要支撐。

（二）是進(jìn)行醫(yī)學(xué)科研的前提及其基礎(chǔ)。由于醫(yī)院科研活動(dòng)的開展，需要基于現(xiàn)有技術(shù)和成果才能開展更進(jìn)一步的探索和發(fā)現(xiàn)，因此需要大量臨床醫(yī)療數(shù)據(jù)資料作為研究基礎(chǔ)，包括病患從最初體檢診斷，到辯癥治療，再到康復(fù)痊愈整個(gè)過程的各項(xiàng)資料，其中不僅涉及醫(yī)護(hù)業(yè)務(wù)部門，同時(shí)包括了醫(yī)院行政管理工作內(nèi)容。醫(yī)院檔案匯總了行政管理、醫(yī)療科學(xué)研究、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、黨群工作建設(shè)、資產(chǎn)設(shè)備管理等各項(xiàng)工作資料，而這些資料都是最原始的一手材料，具有極強(qiáng)的綜合性和連續(xù)性，因此可以說醫(yī)院檔案是開展醫(yī)院科研活動(dòng)的前提，也是促進(jìn)醫(yī)療研究活動(dòng)進(jìn)一步深化的基礎(chǔ)。

（三）是和諧解決醫(yī)患糾紛的直接證據(jù)。 科學(xué)技術(shù)的發(fā)展不僅促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展，也使得廣大人民群眾科學(xué)素養(yǎng)、文化素質(zhì)得到了顯著提升。同時(shí)，隨著國家法治建設(shè)的日趨完善，相關(guān)法律制度也愈來愈人性化，尤其是在普法宣傳活動(dòng)的全面推廣下，全體公民的法律意識(shí)相較于過去有了實(shí)質(zhì)的改善。在這樣的大環(huán)境下，針對醫(yī)院工作的法律規(guī)范也愈來愈多，這就使得醫(yī)院工作人員要進(jìn)一步加強(qiáng)職業(yè)規(guī)范和安全意識(shí)，認(rèn)真、負(fù)責(zé)履行診療職責(zé)。醫(yī)院檔案就是對這一系列醫(yī)療活動(dòng)開展的如實(shí)記錄，能夠全面、真實(shí)、詳盡的反映醫(yī)院工作人員的工作過程，既能夠督促醫(yī)院工作人員盡心盡責(zé)的實(shí)施醫(yī)護(hù)工作任務(wù)，也能夠在醫(yī)療糾紛發(fā)生時(shí)醫(yī)患雙方權(quán)益的保護(hù)提供有力憑證，將醫(yī)患糾紛的損害程度降至最低。

3 醫(yī)院檔案管理實(shí)踐中的常見問題

（一）缺乏規(guī)范的管理意識(shí)，檔案利用率不高。雖然檔案資源對醫(yī)院上下各環(huán)節(jié)工作的有序開展均發(fā)揮著重要作用，但實(shí)踐中，不同醫(yī)院對于檔案管理仍然存在一定的認(rèn)知偏差，使得檔案整體使用和利用效率偏低。再加上部分醫(yī)院因長期將工作與管理重點(diǎn)全部投放在完善醫(yī)療服務(wù)等方面，而缺乏對醫(yī)院檔案管理制度和體系的關(guān)注和建設(shè)，認(rèn)為檔案管理工作繁瑣，作用不大，從而鮮有對檔案收集、歸類、整理和利用等工作予以應(yīng)有重視，既沒有配備相關(guān)人員，也沒有投入相關(guān)經(jīng)費(fèi)，導(dǎo)致檔案管理工作長期處于被動(dòng)局面，信息資源開發(fā)能力明顯不足，由此利用率也就愈來愈低，整體管理陷入惡性循環(huán)。

（二）缺乏完善的檔案機(jī)制，管理范圍不明確。受到地區(qū)差異因素影響，目前仍有部分醫(yī)院的檔案管理部門只負(fù)責(zé)進(jìn)行簡單的文書檔案、財(cái)會(huì)檔案、科技檔案等類型的資料管理，相關(guān)病患醫(yī)療病歷的檔案資料交由病案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集整理；而類如檢查影像圖文檔案、病理切片檔案等則由各個(gè)科室分別管理。從而使得醫(yī)院內(nèi)部僅就檔案管理一項(xiàng)工作就形成了“網(wǎng)狀”管理模式，再加上各個(gè)業(yè)務(wù)部門、科室并沒有配備專門的檔案管理人員，也沒有設(shè)置相應(yīng)的檔案收集與整理制度，使得各業(yè)務(wù)部門的檔案收集和整理工作隨意性較強(qiáng)，缺乏明確、具體的指導(dǎo)規(guī)范，由此導(dǎo)致實(shí)踐中，許多應(yīng)當(dāng)被收集的檔案未能如期歸檔，應(yīng)當(dāng)編入檔案書錄的卻被隨意排列，長此以往對醫(yī)院整體管理影響相當(dāng)嚴(yán)重。endprint

（三）管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，素養(yǎng)參差不齊?；谒枷肷系恼J(rèn)識(shí)偏差，部分醫(yī)院對檔案管理工作缺乏應(yīng)有重視，由此對檔案管理人員也就同樣如此，在人員篩選、任用時(shí)，存在較大的隨意性，沒有從文化程度、理論水平以及專業(yè)素質(zhì)多方面入手進(jìn)行全方位的考察，甚至有的醫(yī)院檔案管理崗位直接由其他行政管理人員兼任，不僅嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量，還進(jìn)一步打擊了檔案管理人員的工作熱情和積極性。此外，還有部分醫(yī)院未能站在發(fā)展高度來看待檔案管理工作，既沒有定期組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，也沒有安排相應(yīng)管理技術(shù)指導(dǎo)課程學(xué)習(xí)，使得現(xiàn)實(shí)中，很多檔案管理人員的管理思路和理念仍然停留在過去效率低下的時(shí)期，缺乏創(chuàng)新活力和工作動(dòng)力。

（四）檔案管理與醫(yī)院的其他業(yè)務(wù)缺乏契合度。現(xiàn)實(shí)中，大多數(shù)醫(yī)院通常都會(huì)設(shè)定與自身發(fā)展現(xiàn)狀和目標(biāo)相契合的計(jì)劃和規(guī)劃，而這些項(xiàng)目通常都是圍繞著醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備、基礎(chǔ)設(shè)施、醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療人才等展開，極少考慮對醫(yī)院的檔案管理及其相關(guān)設(shè)備設(shè)施等方面的投入，從而也就使得醫(yī)院的檔案管理水平與其他業(yè)務(wù)的發(fā)展之間差距愈來愈大；與此同時(shí)，檔案利用率和管理水平的低下，將嚴(yán)重阻礙醫(yī)院檔案的收集、利用和開發(fā)，這就勢必又將影響醫(yī)院整體管理水平和醫(yī)學(xué)科研的發(fā)展，最終導(dǎo)致醫(yī)院發(fā)展陷入兩難局面。

上述問題的出現(xiàn)，不僅反映出現(xiàn)代醫(yī)院管理體制上存在的缺漏，也體現(xiàn)出醫(yī)院管人員在思想、認(rèn)知上存在的滯后性，因此，醫(yī)院在建設(shè)現(xiàn)代化、規(guī)范化和高效化的道路上，應(yīng)當(dāng)秉持與時(shí)俱進(jìn)的思想，及時(shí)調(diào)整和革新管理思路，認(rèn)清檔案管理工作的重要性，積極學(xué)習(xí)和引用科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理方法。下文將圍繞這一問題展開探討。

4 完善醫(yī)院檔案管理的可行路徑

醫(yī)院檔案是通過對醫(yī)院各科室、部門的業(yè)務(wù)管理、醫(yī)療科研等活動(dòng)中的系列文件、圖標(biāo)名冊、影音資料等的分類收集、歸總整理所形成的具有不同價(jià)值的檔案。從整體上看，檔案是醫(yī)院在發(fā)展過程中反映臨床、實(shí)踐水平的真實(shí)記錄，是內(nèi)部各科室、部門有序開展工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的重要參考依據(jù)，也是進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)學(xué)研究發(fā)展的的有力支撐。因此，正視并重視醫(yī)院檔案管理，是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化、高效化的必由之路。如何優(yōu)化和完善醫(yī)院檔案管理，筆者提出了如下建議：

（一）端正對檔案管理的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)，加大對檔案管理的建設(shè)力度。前文已述，檔案使用和利用率之所以偏低，很大程度上是因?yàn)槿狈n案管理給予應(yīng)有的重視，缺乏對檔案工作予以應(yīng)有的支持。因此，要完善醫(yī)院檔案管理，首要從端正認(rèn)識(shí)、強(qiáng)化意識(shí)入手，提高醫(yī)院上下全體員工對檔案資料重要程度的認(rèn)識(shí)，尤其是要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作的重視。例如，應(yīng)將檔案管理工作納入醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)議事日程，要將其與醫(yī)院的其他業(yè)務(wù)活動(dòng)、科研活動(dòng)及基礎(chǔ)設(shè)施等建設(shè)一并納入年度總結(jié)和計(jì)劃中，在設(shè)計(jì)其他事項(xiàng)方案時(shí)，亦充分考慮檔案管理相關(guān)建設(shè)，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)和實(shí)際需求，合理增加相關(guān)投入，使檔案管理的用房條件、設(shè)備配置、人員配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、管理水平等綜合實(shí)力能夠與醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展高度契合，共同發(fā)展。其次，要進(jìn)一步加大對檔案工作重要性的宣傳力度，發(fā)動(dòng)醫(yī)院全體員工共同支持檔案的收集和整理、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，為后期檔案管理工作的有序開展打下扎實(shí)的人員基礎(chǔ)。

（二）建立健全醫(yī)院檔案管理機(jī)制體制，重視專業(yè)人才的培養(yǎng)和引入。明確、具體、可行的檔案管理制度是檔案管理工作有序開展、效率提升的基礎(chǔ)和前提。尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理工作的手段和方式也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，要符合市場變化和醫(yī)療行業(yè)的實(shí)際需求。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)及時(shí)地在現(xiàn)有制度 、體系的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際，融入現(xiàn)代管理理念，制定與醫(yī)院發(fā)展相匹配的科學(xué)的檔案管理機(jī)制。具體地說，即要求醫(yī)院各個(gè)業(yè)務(wù)部門、科室，要將日常工作中所形成的檔案資料，統(tǒng)一提交由檔案管理部門收集、管理、考核；其次，要將現(xiàn)代信息技術(shù)融入管理實(shí)際，設(shè)計(jì)符合醫(yī)院需求的信息檔案系統(tǒng)，明確檔案管理部門各個(gè)人員的具體職責(zé)，將各業(yè)務(wù)部門的工作與檔案管理工作進(jìn)行交叉考評，以此督促各業(yè)務(wù)部門、科室相關(guān)人員更為謹(jǐn)慎的對待檔案管理工作。再者，還要進(jìn)一步拓展醫(yī)院檔案的歸檔范圍，要在現(xiàn)有檔案類型的基礎(chǔ)上，根據(jù)醫(yī)院日常運(yùn)營管理實(shí)踐和醫(yī)療活動(dòng)實(shí)際，進(jìn)行系統(tǒng)分類、收集和整理。例如，可將醫(yī)院對外出具的租賃、承包、核算等方案，在項(xiàng)目建設(shè)招標(biāo)過程中使用的方法、程序，以及簽訂的協(xié)議、合同等一并收入經(jīng)營管理檔案中，以確保醫(yī)院檔案內(nèi)容的完整性和全面性。此外，作為醫(yī)院檔案管理工作的直接執(zhí)行人，檔案管理人員的重要性不言而喻。因此，醫(yī)院不僅要重視前述措施的布局，同時(shí)要加大對檔案管理人員的培養(yǎng)和引入，定期或不定期的開展以知識(shí)更新、繼續(xù)教育等為主題的專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，切實(shí)提高檔案管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，建立建立檔案管理人才梯隊(duì)；同時(shí)，完善工作績效考核機(jī)制，督促檔案管理人員在日常工作實(shí)踐中不斷總結(jié)、摸索改善檔案管理工作現(xiàn)狀的新思路和新方法，從而有效推動(dòng)醫(yī)院檔案管理水平的提高。

（三）按需引入信息技術(shù)，推進(jìn)檔案資源的深度開發(fā)，進(jìn)一步加快醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)。簡單地說，檔案存在的價(jià)值就是被利用，因而如何最大限度實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)和利用是做好檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。這就要求醫(yī)院檔案部門要積極組織各種形式的編研活動(dòng)，靈活運(yùn)用信息技術(shù)對各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資源材料進(jìn)行再度開發(fā)和深入挖掘，編寫各種專題匯編，以滿足前線醫(yī)療和醫(yī)學(xué)科研工作不同層次的需求，切實(shí)提高檔案的利用率。其次，醫(yī)院要遵循社會(huì)發(fā)展規(guī)律和市場需求變化，積極引入現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)輔助檔案管理工作，大膽探索數(shù)字化管理模式和手段。具體地說，即要求醫(yī)院檔案部門在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。以“歸類業(yè)務(wù)規(guī)則引擎應(yīng)用服務(wù)器”為例，這是檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的重要設(shè)計(jì)組成，能夠快速、準(zhǔn)確、高效的校驗(yàn)相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，且業(yè)務(wù)規(guī)則設(shè)置和調(diào)整也相當(dāng)靈活、方便。實(shí)踐中，醫(yī)院檔案管理部門可通過業(yè)務(wù)規(guī)則引擎需求總體分析的結(jié)果，將醫(yī)院各種尚未歸類的數(shù)字化檔案，按照前文提及的檔案類型分別將資料進(jìn)行歸類，再通過業(yè)務(wù)規(guī)則引擎篩選，將符合檔案類型的數(shù)字化檔案提交到規(guī)則數(shù)據(jù)庫中。需要注意的是，醫(yī)院檔案歸類業(yè)務(wù)引擎端需要分別經(jīng)過兩個(gè)“板塊”的審核，一是歸類業(yè)務(wù)規(guī)則引擎，一個(gè)是后臺(tái)歸類業(yè)務(wù)處理端群。其中，歸類業(yè)務(wù)規(guī)則引擎主要負(fù)責(zé)按照檔案類型標(biāo)準(zhǔn)對未歸類的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類校驗(yàn)，然后再交由后臺(tái)歸類業(yè)務(wù)處理端群，根據(jù)不同類型的檔案完成自動(dòng)歸類操作。實(shí)踐證明，經(jīng)由數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的高效操作，不僅使得醫(yī)院數(shù)字化檔案管理更加的便捷化、數(shù)字檔案使用率的高效化，而這也是現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展的趨勢之一。

綜上所述，醫(yī)院檔案既載錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，同時(shí)也記錄了社會(huì)民眾的醫(yī)療狀況，是推動(dòng)醫(yī)學(xué)科學(xué)發(fā)展、提高醫(yī)療技術(shù)水平的重要參考依據(jù)。立足于現(xiàn)代化管理理念不斷深入發(fā)展的當(dāng)下，醫(yī)院檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)對醫(yī)院檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)，提高檔案的管理和使用效率，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的應(yīng)用價(jià)值，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化、高效化管理，繼續(xù)穩(wěn)定、有序發(fā)展打下夯實(shí)的資源基礎(chǔ)。

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