王志杰，張永江

（河南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司洛陽(yáng)卷煙廠，河南洛陽(yáng) 471003）

VLOOKUP函數(shù)在設(shè)備臺(tái)賬管理中的應(yīng)用

王志杰，張永江

（河南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司洛陽(yáng)卷煙廠，河南洛陽(yáng) 471003）

為準(zhǔn)確掌握企業(yè)設(shè)備資產(chǎn)狀況，在設(shè)備臺(tái)賬管理中運(yùn)用Excel軟件中的VLOOKUP函數(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以企業(yè)年終的固定資產(chǎn)盤點(diǎn)為例，對(duì)VLOOKUP函數(shù)的原理和應(yīng)用進(jìn)行探討，證明運(yùn)用該函數(shù)可以提高工作效率。

VLOOKUP 函數(shù)；Excel ；設(shè)備臺(tái)賬；數(shù)據(jù)管理

10.16621/j.cnki.issn1001-0599.2017.12.06

0 引言

設(shè)備臺(tái)賬是掌握企業(yè)設(shè)備資產(chǎn)狀況，反映設(shè)備擁有量、分布及變動(dòng)情況的主要依據(jù)。一般有2種編排型式，①設(shè)備分類編號(hào)臺(tái)賬，是以《設(shè)備統(tǒng)一分類及編號(hào)目錄》為依據(jù)，按類組代號(hào)分頁(yè)，按資產(chǎn)編號(hào)順序排列，便于新增設(shè)備的資產(chǎn)編號(hào)和分類分型號(hào)統(tǒng)計(jì)；②按照車間、班組順序?yàn)榕帕械氖褂脝挝坏脑O(shè)備臺(tái)賬，它便于生產(chǎn)維修計(jì)劃管理及年終設(shè)備資產(chǎn)清點(diǎn)。以上2種設(shè)備臺(tái)賬匯總后，構(gòu)成企業(yè)設(shè)備總臺(tái)賬。內(nèi)容包括：設(shè)備名稱、型號(hào)規(guī)格、購(gòu)入日期、使用年限、折舊年限、資產(chǎn)編號(hào)、使用部門、使用狀況等。以表格的形式做出來，每年都需要更新和盤點(diǎn)。Excel軟件是一種功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理工具，提供了豐富的公式和函數(shù)庫(kù)，在設(shè)備臺(tái)賬管理中，由于數(shù)據(jù)量大，條目眾多，查找某個(gè)信息時(shí)，使用VLOOLUP函數(shù)可以起到事半功倍的效果。

1 函數(shù)原理

VLOOKUP函數(shù)是Excel中的一個(gè)縱向查找函數(shù)，它與LOOKUP函數(shù)和HLOOKUP函數(shù)屬于一類函數(shù)，在工作中都有廣泛應(yīng)用。VLOOKUP是按列查找，最終返回該列所需查詢列序所對(duì)應(yīng)的值；與之對(duì)應(yīng)的HLOOKUP是按行查找的。該函數(shù)的語(yǔ)法規(guī)則見表1。

（1）Lookup_value為需要在數(shù)據(jù)表第一列中進(jìn)行查找的數(shù)值。Lookup_value可以為數(shù)值、引用或文本字符串。

（2）Table_array為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表。使用對(duì)區(qū)域或區(qū)域名稱的引用。

（3）col_index_num為table_array中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)列序號(hào)。col_index_num為 1時(shí)，返回 table_array第一列的數(shù)值，col_index_num為 2時(shí)，返回 table_array第二列的數(shù)值，以此類推。如果 col_index_num 小于1，函數(shù) VLOOKUP返回錯(cuò)誤值#VALUE??；如果 col_index_num 大于 table_array的列數(shù)，函數(shù)VLOOKUP返回錯(cuò)誤值#REF！。

表1 VLOOKUP函數(shù)的語(yǔ)法規(guī)則表

（4）Range_lookup為一邏輯值，指明函數(shù)VLOOKUP查找時(shí)是精確匹配，還是近似匹配。如果為false或0，則返回精確匹配，如果找不到，則返回錯(cuò)誤值 #N/A。如果range_lookup為TRUE或1，函數(shù)VLOOKUP將查找近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大數(shù)值。如果range_lookup省略，則默認(rèn)為近似匹配。

（5）括號(hào)里有4個(gè)參數(shù)，最后一個(gè)參數(shù)range_lookup是個(gè)邏輯值，人們常輸入一個(gè)0字，或False；其實(shí)也可輸入一個(gè)1字，或true。兩者的區(qū)別是，前者表示的是完整尋找，找不到就傳回錯(cuò)誤值#N/A；后者先是找一模一樣的，找不到再去找很接近的值，還找不到也只好傳回錯(cuò)誤值#N/A。

2 函數(shù)應(yīng)用

以某企業(yè)的一次年終設(shè)備固定資產(chǎn)盤點(diǎn)為例，進(jìn)行VLOOKUP函數(shù)應(yīng)用說明。該企業(yè)設(shè)備管理部使用的EAM資產(chǎn)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中有資產(chǎn)數(shù)據(jù)2302個(gè)；財(cái)務(wù)部使用的是NC管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中有資產(chǎn)數(shù)據(jù)5685個(gè)。兩個(gè)系統(tǒng)互相獨(dú)立，由于EAM系統(tǒng)的設(shè)備凈值信息不能及時(shí)更新，存在錯(cuò)誤，盤點(diǎn)后需使用ERP系統(tǒng)的設(shè)備凈值，才能給上級(jí)部門上報(bào)出完整準(zhǔn)確的報(bào)表。

（1）在Microsoft Excel中新建一個(gè)工作表，將Sheet1命名為“財(cái)務(wù)臺(tái)賬”，見圖1。將Sheet2命名為“設(shè)備臺(tái)賬”，見圖2。將2個(gè)臺(tái)賬內(nèi)容分別復(fù)制粘貼進(jìn)去。

圖1 財(cái)務(wù)臺(tái)賬頁(yè)面

圖2 設(shè)備臺(tái)賬頁(yè)面

（2）由于“設(shè)備臺(tái)賬”中的凈值信息錯(cuò)誤，需要將“財(cái)務(wù)臺(tái)賬”中的凈值信息讀取在“設(shè)備臺(tái)賬”的L2單元格。在“設(shè)備臺(tái)賬”的L2單元格中選擇“公式”，找到“查找與應(yīng)用”鏈接，然后在下拉框中打開VLOOKUP函數(shù)。依次設(shè)置VLOOKUP函數(shù)的Lookup_value，Table_array，col_index_num，Range_lookup 參 數(shù) 。顯示情況如圖3所示。

設(shè)置完成后，點(diǎn)擊“確定”按鈕，“設(shè)備臺(tái)賬”L2單元格中的凈值數(shù)據(jù)“785.5”馬上修改為“財(cái)務(wù)臺(tái)賬”中的凈值數(shù)據(jù)“88.1”。并用拖放方式填充到“設(shè)備臺(tái)賬”列表中的最后一行，這樣就完成了將“財(cái)務(wù)臺(tái)賬”中的凈值數(shù)據(jù)讀寫入“設(shè)備臺(tái)賬”凈值列。如圖4所示。

圖3 函數(shù)參數(shù)設(shè)置頁(yè)面

（3）在修改后的“設(shè)備臺(tái)賬”頁(yè)面凈值列的部分單元格中出現(xiàn)了“#N/A”，說明有部分凈值信息沒有讀寫入“設(shè)備臺(tái)賬”中，需要查明原因。點(diǎn)擊L9單元格，出現(xiàn)“=VLOOKUP（D9，財(cái)務(wù)臺(tái)賬!A9:K5693，11，0）”，發(fā)現(xiàn)函數(shù)算法出現(xiàn)錯(cuò)誤，Table_array 要查找的區(qū)域?yàn)椤柏?cái)務(wù)臺(tái)賬!A9:K5693”，應(yīng)該是“財(cái)務(wù)臺(tái)賬!A2:K5686”，修改后顯示情況，如圖5所示。

圖4 修改后設(shè)備臺(tái)賬頁(yè)面

圖5 修改后設(shè)備臺(tái)賬L9單元格

L9單元格由“#N/A”更改為“401”，讀取信息正確，選用復(fù)制粘貼方法將其他出現(xiàn)“#N/A”的單元格依次修改為“=VLOOKUP(D9，財(cái)務(wù)臺(tái)賬!A2:K5686，11，0)”，就可完整地將“財(cái)務(wù)臺(tái)賬”中的凈值信息讀取在“設(shè)備臺(tái)賬”的L列的相應(yīng)單元格中。

（4）另外一種方法是在L2單元格中直接輸入“=VLOOKUP（D2，財(cái)務(wù)臺(tái)賬!A2:K5686，11，0）”，然后在 L 列中采用復(fù)制粘貼之法，也可完整地將“財(cái)務(wù)臺(tái)賬”中的凈值信息讀取在“設(shè)備臺(tái)賬”的L列的相應(yīng)單元格中，同時(shí)在L列單元格修改出現(xiàn)的“#N/A”錯(cuò)誤問題。

3 結(jié)語(yǔ)

在設(shè)備資產(chǎn)盤點(diǎn)及設(shè)備信息統(tǒng)計(jì)中，對(duì)2份不同的設(shè)備報(bào)表信息進(jìn)行連接時(shí)，對(duì)于計(jì)算機(jī)專業(yè)的人員可以通過使用ACCESS，SQL等專用數(shù)據(jù)庫(kù)語(yǔ)言或VBA編輯來解決，但對(duì)于設(shè)備管理人員來說，不便于學(xué)習(xí)與掌握，需要采用復(fù)制、粘貼的方法，一個(gè)一個(gè)地復(fù)制和粘貼，由于數(shù)據(jù)量大，不僅速度慢，而且容易出錯(cuò)。Excel軟件直觀形象，其中的Vlookup函數(shù)為數(shù)據(jù)的查找提供了便捷、高效的解決途徑，并能對(duì)已有的基本數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，更有助于一般人員掌握。運(yùn)用VLOOKUP函數(shù)，對(duì)一個(gè)或多個(gè)工作表之間數(shù)據(jù)的查找，可以提高工作效率和準(zhǔn)確性，在互相連接過程中出現(xiàn)的不一致現(xiàn)象，也能快速找到問題和加以解決。

［1］柏磊，龍濤.巧用 Excel高效處理數(shù)據(jù)［J］.河北工業(yè)科技，2011（1）：48-51.

［2］王傳旭，侯汝鋒，吳軻.設(shè)備臺(tái)賬在信息系統(tǒng)中的實(shí)現(xiàn)及應(yīng)用［J］.中國(guó)高新技術(shù)企業(yè)，2011（11）：81-82.

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〔編輯 王永洲〕