崔偉

2017年11月10日，北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收會召開，市發(fā)改委、市密碼管理局等有關(guān)部門負(fù)責(zé)同志分別代表項(xiàng)目管理部門和電子文件管理部門參加會議。與會專家聽取了項(xiàng)目建設(shè)情況匯報(bào)，觀看了系統(tǒng)演示，實(shí)地察看了機(jī)房、電子閱覽室等設(shè)施，審閱了項(xiàng)目文檔，經(jīng)質(zhì)詢和討論，一致同意項(xiàng)目通過竣工驗(yàn)收，由此標(biāo)志著北京市檔案信息化工作將邁入新的階段。

一、項(xiàng)目建設(shè)取得初步成效

（一）強(qiáng)化檔案數(shù)字資源的安全保障

北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）安全體系主要參照信息系統(tǒng)等級保護(hù)3級標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，在安全體系建設(shè)上采取了一系列措施。在網(wǎng)絡(luò)層面，進(jìn)行了分網(wǎng)管理，根據(jù)業(yè)務(wù)需要將系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分別部署在因特網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)和專網(wǎng)。在各網(wǎng)絡(luò)上部署了防火墻、防病毒、漏洞掃描、安全審計(jì)等各類安全設(shè)備。并為各區(qū)館、移交單位用戶提供VPN網(wǎng)絡(luò)接入服務(wù)，確保網(wǎng)絡(luò)安全；在應(yīng)用層面，采用了系統(tǒng)管理員、安全管理員和安全審計(jì)員三員分立的權(quán)限管理機(jī)制，確保權(quán)限安全。開發(fā)了四性檢查工具，在歸檔、移交、保管等重要階段對檔案數(shù)字資源的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢查。開發(fā)了電子檔案身份證系統(tǒng)，給每一份長期保存的電子檔案建立身份證，可對電子檔案的原始性進(jìn)行技術(shù)驗(yàn)證；在數(shù)據(jù)層面，采用分庫管理機(jī)制，不同單位的數(shù)據(jù)分庫保存。同時(shí)，將資源庫劃分為管理庫、利用庫和長期保存庫，檔案數(shù)字資源根據(jù)業(yè)務(wù)需要分別存儲在不同的資源庫中，管理更加清晰，存儲更加安全。此外，對檔案數(shù)字資源按照一主三備的策略進(jìn)行備份，一套在線備份，三套離線備份，離線備份分別保存在本地、同城和異地。

（二）加強(qiáng)檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

根據(jù)北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）建設(shè)管理的需要，在體制機(jī)制層面制定了《北京數(shù)字檔案館使用辦法》《北京市綜合檔案館檔案數(shù)字資源管理規(guī)范》；在行政管理層面，制定了《北京市電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表編制指南》《北京市電子檔案移交與接收辦法》；在業(yè)務(wù)操作層面，制定了《北京數(shù)字檔案館目錄數(shù)據(jù)庫建庫規(guī)范》《北京數(shù)字檔案館元數(shù)據(jù)規(guī)范》、《北京數(shù)字檔案館編碼規(guī)范》《北京數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)接口規(guī)范》，并將相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)固化于系統(tǒng)中，全面規(guī)范了檔案數(shù)字資源的管理。

（三）重點(diǎn)突出對電子檔案的管理

在充分對標(biāo)國家有關(guān)電子檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合北京市實(shí)際情況，本著對電子檔案管理要齊全、規(guī)范、可行的原則，重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)了對電子公文、數(shù)碼照片、音頻、視頻四類電子檔案的系統(tǒng)管理。為電子檔案管理提供了元數(shù)據(jù)自動捕獲、四性檢查、格式轉(zhuǎn)換、電子檔案身份證等重要技術(shù)手段，通過試點(diǎn)和試運(yùn)行，基本走通了從電子文件歸檔，到電子檔案管理、利用、移交、接收、長期保存整個(gè)業(yè)務(wù)流程，向電子檔案的單軌制、單套制管理目標(biāo)又邁進(jìn)了一步。

（四）提升業(yè)務(wù)應(yīng)用信息化水平

在對業(yè)務(wù)需求全面調(diào)研的基礎(chǔ)上，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了全面梳理、優(yōu)化，設(shè)計(jì)了41個(gè)業(yè)務(wù)流程，開發(fā)了12個(gè)子系統(tǒng)、335個(gè)功能模塊。系統(tǒng)基本實(shí)現(xiàn)了對檔案室、檔案館檔案業(yè)務(wù)工作的全覆蓋；實(shí)現(xiàn)了對傳統(tǒng)載體檔案以及電子檔案管理的全覆蓋；實(shí)現(xiàn)了檔案收、管、存、用業(yè)務(wù)流程的全覆蓋。極大地提升了業(yè)務(wù)部門的工作效率，實(shí)現(xiàn)了對檔案業(yè)務(wù)工作的精細(xì)化管理。

（五）提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)能力

通過北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）建設(shè)，我市的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)能力得到了進(jìn)一步提升。一是在局域網(wǎng)為來館利用者和檔案館工作人員提供服務(wù)，提供了全部館藏檔案數(shù)字資源（包括7200萬頁紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本）的利用，系統(tǒng)試運(yùn)行期間已為冬奧組委、發(fā)改委等部門提供了便捷的查檔服務(wù)；二是在政務(wù)外網(wǎng)提供了檔案跨館利用和一對一服務(wù)功能，其中跨館服務(wù)功能提供了館際間檔案數(shù)字資源的在線利用，一對一服務(wù)功能提供了移交單位對本單位移交檔案數(shù)字資源的在線利用；三是在因特網(wǎng)提供了開放檔案利用服務(wù)，利用者可對全市17家綜合檔案館的開放檔案數(shù)字資源進(jìn)行一站式檢索、利用。讓信息多跑路，讓利用者少跑路，極大地方便了各部門、社會公眾對檔案信息的利用。

二、項(xiàng)目建設(shè)工作體會

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是項(xiàng)目成功實(shí)施的關(guān)鍵

北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）建設(shè)涉及面廣，工作難度高，建好數(shù)字檔案館離不開局（館）領(lǐng)導(dǎo)的堅(jiān)強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。局（館）領(lǐng)導(dǎo)高度重視北京數(shù)字檔案館建設(shè)，把數(shù)字檔案館建設(shè)作為加強(qiáng)全市檔案信息化工作統(tǒng)籌、加快檔案工作提檔升級、提升檔案工作現(xiàn)代化水平的一項(xiàng)重要舉措。局（館）主要領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥項(xiàng)目組部署工作，將數(shù)字檔案館建設(shè)列入年度重點(diǎn)工作，并定期聽取項(xiàng)目建設(shè)匯報(bào)，及時(shí)對項(xiàng)目建設(shè)中的重點(diǎn)難點(diǎn)問題進(jìn)行研究決策，為項(xiàng)目的成功實(shí)施提供了強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)保障。

（二）做好前期預(yù)研是項(xiàng)目順利推進(jìn)的基礎(chǔ)

為解決北京數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，局（館）進(jìn)行了充分的預(yù)研工作。一是在市科委立項(xiàng)了《基于異構(gòu)系統(tǒng)的電子檔案憑證性保障核心技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用》課題，通過課題研究提出了“區(qū)域性”數(shù)字檔案館的建設(shè)方案，研發(fā)了確保電子檔案憑證性的核心技術(shù)，開發(fā)了原型系統(tǒng)對建設(shè)方案、核心技術(shù)進(jìn)行初步驗(yàn)證；二是以《北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）建設(shè)項(xiàng)目項(xiàng)目建議書（代可行性研究報(bào)告）》的編制為契機(jī)，采用頂層設(shè)計(jì)的方法對數(shù)字檔案館總體建設(shè)方案以及分項(xiàng)建設(shè)方案進(jìn)行了設(shè)計(jì)，為項(xiàng)目的順利推進(jìn)提供了理論、方案和技術(shù)保障。

（三）加強(qiáng)項(xiàng)目管理是確保項(xiàng)目質(zhì)量的保障

為加強(qiáng)項(xiàng)目管理，局（館）組建了由基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)工作組、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)工作組、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)工作組、新館信息化建設(shè)工作組組成的新館智能化管理和數(shù)字檔案館建設(shè)籌備組，由籌備組具體負(fù)責(zé)北京數(shù)字檔案館建設(shè)。制定了《新館智能化管理和數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目工作制度》，重點(diǎn)加強(qiáng)對會議、合同、資金、文檔、安全的管理。通過嚴(yán)格、規(guī)范的項(xiàng)目管理，為項(xiàng)目實(shí)施提供了管理保障，確保項(xiàng)目建設(shè)達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

三、下一步工作安排

目前，北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）建設(shè)已進(jìn)入推廣應(yīng)用階段。2018年將重點(diǎn)開展好以下幾方面工作：一是科學(xué)制定系統(tǒng)推廣工作方案，分批次、有步驟地將系統(tǒng)在全市綜合檔案館和檔案移交單位推廣應(yīng)用；二是精心組織好系統(tǒng)運(yùn)維，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效、經(jīng)濟(jì)地運(yùn)行，同時(shí)根據(jù)系統(tǒng)應(yīng)用情況進(jìn)一步完善系統(tǒng)；三是以問題和需求為導(dǎo)向，針對一期項(xiàng)目中存在的主要問題，如涉密檔案信息未納入系統(tǒng)管理，系統(tǒng)、數(shù)據(jù)安全存?zhèn)?、容?zāi)仍需進(jìn)一步加強(qiáng)等，結(jié)合檔案工作中的新需求，如OFD版式文件、三維展廳、數(shù)據(jù)挖掘、移動平臺的應(yīng)用等，開展好北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）二期項(xiàng)目的研究立項(xiàng)。endprint