文/李曉艷

榆林市楊伙盤煤礦十分重視檔案工作，不斷完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，健全檔案管理機制，提升檔案管理水平，打造檔案管理數(shù)字化模式，深入開發(fā)檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策和職能部門工作提供檔案信息服務(wù)，檔案目標(biāo)管理達(dá)到陜西省AAA級標(biāo)準(zhǔn)

檔案是企業(yè)重要信息資源。企業(yè)加強檔案管理對于日常生產(chǎn)和戰(zhàn)略發(fā)展具有重要的基礎(chǔ)支撐作用。榆林市楊伙盤煤礦自建礦以來，十分重視檔案工作，先后制定了切合實際的檔案管理制度，配備具有豐富工作經(jīng)驗的檔案管理人員，成立檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組等組織機構(gòu)，購置專業(yè)檔案管理軟件并建立了案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫，確保全礦檔案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用。截至目前，該礦綜合檔案室共保管有建礦以來形成的文書、地質(zhì)、基建、設(shè)備、人事、會計、特殊載體檔案共計11190卷（件）。2017年9月，該礦檔案目標(biāo)管理經(jīng)過評審驗收，達(dá)到陜西省AAA級標(biāo)準(zhǔn)。

一、完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

楊伙盤煤礦是地方國有煤炭生產(chǎn)企業(yè)，建于1995年5月，現(xiàn)有職工160人，年生產(chǎn)能力為400萬噸。2006年，該礦成立綜合檔案室。2008年，按照《煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則（試行）》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》及《國家重大建設(shè)項目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，對形成的全部檔案進行了系統(tǒng)整理。同年，該礦檔案室晉升為陜西省AA級綜合檔案室。

2012年，該礦按照《檔案室建設(shè)設(shè)計規(guī)范》《檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》的精神，新建了檔案室?guī)旆?、辦公室、查閱室，其中庫房面積94平方米，辦公室、查閱室各32平方米。

2013年至2016年，該礦共投入50余萬元配備了密集架、滅火器、溫濕度計、防盜門、中央空調(diào)、吸塵器、計算機、掃描儀、復(fù)印機、照相機、攝像機、網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件等設(shè)備，做到檔案管理設(shè)施齊全，庫房容量及柜架裝具充足，管理到位，檔案存放達(dá)到“八防”要求。

2017年，該礦投資20萬元配置了網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，2臺電腦，1個服務(wù)器，4臺掃描儀，進一步完善了檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。

二、健全檔案管理體制機制

2006年檔案室成立后，楊伙盤煤礦明確了由主管辦公室工作的副礦長分管、辦公室主任具體負(fù)責(zé)、專職檔案管理人員從事日常管理的檔案工作體制。煤礦主要領(lǐng)導(dǎo)堅持不定期檢查督促檔案工作，主管領(lǐng)導(dǎo)定期檢查檔案安全情況。在具體管理實踐中，檔案工作形成了“四個納入”管理體系，即檔案工作納入煤礦發(fā)展規(guī)劃，納入年度工作計劃、總結(jié)，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入相關(guān)人員的崗位職責(zé)。

在檔案管理人員的配備上，該礦堅持檔案人員必須具備大專以上學(xué)歷，且能勝任檔案工作。目前專職檔案員為中共黨員，本科學(xué)歷，并取得檔案館員任職資格。該礦積極支持檔案專職人員進行專業(yè)繼續(xù)教育，先后選派檔案專職人員參加了陜西省檔案局、榆林市檔案局業(yè)務(wù)培訓(xùn)班6次，并獲得結(jié)業(yè)證書。

近年來，該礦按照《中華人民共和國檔案法》的要求，先后制定出臺《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定銷毀制度》《四同步、四參加制度》《聲像檔案管理制度》《楊伙盤煤礦電子文件歸檔制度》《檔案室局域網(wǎng)管理制度》《檔案接收制度》《檔案查借閱制度》《檔案統(tǒng)計制度》《檔案利用制度》《檔案安全管理制度》《檔案管理人員工作職責(zé)》《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》《檔案安全責(zé)任制》等規(guī)章制度，使檔案管理工作做到了有章可循、依章辦事。

三、提升檔案管理業(yè)務(wù)水平

楊伙盤煤礦檔案專職人員在“四同步、四參加”的基礎(chǔ)上，對屬于煤礦接收范圍的文書檔案、科技檔案（地質(zhì)類、基建類、設(shè)備類）、會計檔案、人事檔案、特殊載體檔案集中統(tǒng)一管理，并對各部、室、隊的檔案工作進行監(jiān)督、檢查指導(dǎo)。編制了《楊伙盤煤礦檔案分類大綱》《楊伙盤煤礦檔案編號方案》《楊伙盤煤礦檔案歸檔與不歸檔范圍》《楊伙盤煤礦檔案保管期限表》《楊伙盤煤礦檔案立卷說明》，規(guī)范了檔案的整理、鑒定、移交等環(huán)節(jié)，使文件的收集、整理、歸檔工作納入有關(guān)工作程序。目前，室藏檔案門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，且各門類檔案歸檔率達(dá)到100%，完整率、準(zhǔn)確率達(dá)到98%以上。

按照《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求，檔案室在歸檔文件材料、字跡材料、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄、備考表、歸檔章、單位印章使用、檔號編制及各門類載體檔案整理過程中，嚴(yán)格執(zhí)行國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真組織實施，嚴(yán)把每個環(huán)節(jié)，深抓每個細(xì)節(jié)，努力做到分類科學(xué)，整理規(guī)范，符合要求。同時，該礦按照文件材料的形成規(guī)律及時歸檔，保證了歸檔文件的齊全、完整、準(zhǔn)確，各類檔案的案卷質(zhì)量均達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)要求。

對到期檔案進行鑒定和開放的同時，該礦堅持對破損檔案進行裱糊和掃描，對組織鑒定后需要銷毀的檔案按規(guī)定程序造冊登記并銷毀。該礦還建立了檔案的接收、銷毀、利用、庫房設(shè)備、案卷目錄登記等統(tǒng)計表冊，并按時完成檔案的統(tǒng)計上報工作。

該礦認(rèn)真組織職工學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》《陜西省檔案管理條例》等檔案法規(guī)，訂閱《陜西檔案》，教育引導(dǎo)全體職工掌握檔案業(yè)務(wù)知識，提升檔案業(yè)務(wù)技能。

四、打造檔案管理數(shù)字化模式

楊伙盤煤礦按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求，聘請專業(yè)團隊，對永久保管、利用頻繁的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，極大地提高了煤礦檔案的查準(zhǔn)率、查全率和利用效率。在數(shù)字化處理過程中，嚴(yán)格遵守從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認(rèn)無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔，為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。目前，錄入案卷級目錄4307條；文件級目錄34393條；全文掃描200505頁，其中文書永久20284頁，科技檔案圖紙10177 張（頁）。

該礦根據(jù)室藏檔案的特點編制了案卷目錄、全引目錄、分類目錄、專題目錄及庫房檔案存放索引等配套齊全的檢索工具，提高了檔案的利用效率。編制了煤礦《大事記》《組織沿革》《全宗介紹》《基礎(chǔ)數(shù)字匯集》《檔案利用效果實例匯編》等編研資料，為煤礦提高檔案的利用效率打下了堅實基礎(chǔ)。