■ 鹿繼敏

近年來(lái)，隨著博物館事業(yè)的蓬勃發(fā)展，博物館陳列展覽也深受公眾的廣泛關(guān)注，陳列展覽是博物館直接服務(wù)民眾的重要手段，是實(shí)現(xiàn)博物館文化價(jià)值和核心功能的基本方式。博物館在陳列展覽過(guò)程中積累了內(nèi)容豐富、形式多樣的原始檔案，客觀詳實(shí)的展覽檔案是陳列展覽工作的真實(shí)寫(xiě)照，是博物館發(fā)展的歷史見(jiàn)證。然而博物館陳列展覽檔案管理工作并未受到足夠的重視，其規(guī)范和完備程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及藏品檔案。如何管理好陳列展覽檔案并挖掘其利用價(jià)值，充分發(fā)揮它在博物館公共文化服務(wù)和博物館建設(shè)中的重要作用，是博物館檔案工作者面臨的一個(gè)重要課題。

1 博物館陳列展覽檔案的內(nèi)涵及作用

1.1 陳列展覽檔案的內(nèi)涵

陳列展覽檔案是指博物館在從事展覽過(guò)程中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，有條理地加以系列化整理，并按照科學(xué)方法保管起來(lái)的檔案材料。展覽檔案主要包括展覽前、展覽中、展覽后形成的歷史記錄，真實(shí)地反映了一個(gè)展覽的選題意義、設(shè)計(jì)水平、主題思想、社會(huì)反響等情況。

1.2 博物館陳列展覽檔案的作用

1.2.1 為陳列展覽工作提供參考資料。展覽檔案既是對(duì)過(guò)去工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，也是今后工作的寶貴資源。舉辦一個(gè)影響力較高、觀眾反響較好的陳列展覽，不僅需要選題的把握、策劃藝術(shù)的創(chuàng)新，更需要成功經(jīng)驗(yàn)的借鑒。展覽檔案真實(shí)反映了陳列展覽的舉辦情況，既記錄舉辦陳列展覽的成功和亮點(diǎn)，也記錄了其不足和缺陷，通過(guò)多年陳列展覽檔案材料的研究對(duì)比，不僅可供借鑒，盡快地提高陳列水平，少走彎路。尤其在舉辦形式、內(nèi)容與之相近的展覽時(shí)，辦展人員可以在以往舉辦的陳列展覽基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新和提升，同時(shí)完善之前的不足和缺陷，促使展覽水平不斷地提升。

1.2.2 為宣傳教育提供重要素材。陳列展覽是博物館宣傳教育的重要窗口，是公眾的第二課堂。陳列展覽檔案中的展品信息是宣傳教育的第一手教材，豐富的展品檔案信息蘊(yùn)含的鮮為人知的“故事”，通科技手段對(duì)展品檔案資料加工、整理，讓生硬的展品資料“活起來(lái)”，只有展品資料豐富，“故事”才能講得生動(dòng)，宣傳教育才會(huì)更有感染力，把展品信息傳輸給觀眾，觀眾在感受、欣賞、傾聽(tīng)展品的“故事”時(shí)，也受到了鼓舞和教育。

1.2.3 為編研工作提供第一手資料。展覽檔案具有重要的歷史價(jià)值、藝術(shù)價(jià)值，其開(kāi)發(fā)利用是歷史文化研究和檔案館文化工作的重要延伸。展覽檔案的信息是編輯史料、陳列文物研究的第一手資料。通過(guò)對(duì)文物信息的研究，深入挖掘文物蘊(yùn)含的歷史故事、歷史文化。如利用展覽檔案編輯史料、專(zhuān)題資料匯編、研究專(zhuān)著等。

2 陳列展覽檔案的分類(lèi)與內(nèi)容

博物館陳列展覽檔案的內(nèi)容包括從起草大綱、策劃設(shè)計(jì)、布置等舉辦展覽全過(guò)程的有關(guān)資料，為了使檔案材料能如實(shí)地反映出陳列展覽各項(xiàng)工作的全過(guò)程。應(yīng)做到完備、詳盡、系統(tǒng)?？煞殖晌臅?shū)、圖表、聲像和實(shí)物等四大類(lèi)，現(xiàn)分述如下:

2.1 文書(shū)檔案

文書(shū)檔案在陳列展覽活動(dòng)中所形成具有保存價(jià)值的文字記錄。主要包括：1、陳列展覽的規(guī)章制度、計(jì)劃、方案、大綱、要求和總結(jié)；2、舉辦陳列展覽的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等文件資料；3、由陳列草案、修改意見(jiàn)、專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要、專(zhuān)家意見(jiàn)、可行性報(bào)告等陳列展覽選題的過(guò)程材料；4、聯(lián)合舉辦展覽的意向書(shū)、協(xié)議書(shū)（合同）等；5、文物和輔助展品的清單，包括文物的名稱(chēng)、時(shí)代、出土地、件數(shù)、完殘程度、用途等，還有展品的譯文資料；6、通過(guò)媒體、展板、報(bào)紙等方式對(duì)外宣傳的文字材料；7、講解詞文稿；8、觀眾留言、領(lǐng)導(dǎo)名人題詞或題字，以及觀眾發(fā)表的觀感文章；9、陳列展覽經(jīng)費(fèi)的預(yù)算、收支票據(jù)和憑證、決算等財(cái)務(wù)資料；10、其他有關(guān)的文字記錄資料。

2.2 圖表檔案

圖表檔案指在陳列展覽活動(dòng)中所形成具有保存價(jià)值的圖表資料。1、陳列布局圖和設(shè)計(jì)圖，主要包括：展出的總平面布局圖、參觀路線圖，平面及空間展品布置圖、部分單元的立體圖、陳列設(shè)計(jì)的立體效果圖、側(cè)視的結(jié)構(gòu)以及展出中使用的電路圖等。2、經(jīng)費(fèi)預(yù)算報(bào)告和成套表格，包括初表、修改表、定表等。

2.3 聲像檔案

聲像檔案主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式、記錄在政治陳列展覽活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等專(zhuān)門(mén)載體的歷史記錄。它是全宗檔案的重要組成部分。主要內(nèi)容包括：1、展品及翻拍資料的影像資料、錄音資料。2、展覽現(xiàn)場(chǎng)拍攝的全部展覽資料的影像資料、錄音資料。3、在本館或外館展出時(shí)舉行的開(kāi)幕式、座談會(huì)、聯(lián)誼會(huì)、觀眾參觀和講解員現(xiàn)場(chǎng)解說(shuō)場(chǎng)面的影像資料、錄音資料。4、主要領(lǐng)導(dǎo)、著名專(zhuān)家學(xué)者、重要外賓參觀時(shí)的影像資料、錄音資料。5、新聞單位進(jìn)行宣傳報(bào)道及宣傳廣告所用的影像資料、錄音資料。6、其他有關(guān)影像資料、錄音資料。

2.4 實(shí)物檔案

實(shí)物檔案即具有檔案屬性的實(shí)物，通過(guò)收集整理而轉(zhuǎn)化成的檔案。主要包括陳列展覽活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆㈠\旗、榮譽(yù)證書(shū)等；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)知名人士的題詞字畫(huà)等;展覽相關(guān)徽章、手提袋、紀(jì)念品、紀(jì)念冊(cè)等實(shí)物。

3 加強(qiáng)陳列展覽檔案管理的措施

3.1 增強(qiáng)陳列展覽檔案意識(shí)。陳列展覽檔案是陳列展覽過(guò)程形成各類(lèi)信息的匯總，通過(guò)陳列展覽檔案才能夠?qū)﹃惲姓褂[情況、存在問(wèn)題、社會(huì)反響有個(gè)較為全面和深入的認(rèn)識(shí)，對(duì)再次舉辦陳列展覽具有極為重要的指導(dǎo)意義。首先，提高博物館領(lǐng)導(dǎo)的陳列展覽檔案意識(shí)，將陳列展覽檔案管理作為陳列展覽的重要內(nèi)容來(lái)抓，與陳列展覽有機(jī)融合到一起，與陳列展覽工作同安排、同布置，做到有領(lǐng)導(dǎo)分管，有部署、有檢查、有獎(jiǎng)懲，通過(guò)有力的獎(jiǎng)懲措施使參與陳列展覽的人員都能牢固樹(shù)立檔案管理的理念和意識(shí)。其次，增強(qiáng)陳列展覽人員的檔案意識(shí)，陳列展覽工作人員是整個(gè)陳列展覽工作的實(shí)施者，各種陳列展覽檔案材料都是直接產(chǎn)生或交至他們手中，負(fù)責(zé)陳列展覽檔案管理人員嚴(yán)格按照陳列展覽檔案的分類(lèi)方法做好各項(xiàng)零散資料的收集、整理與歸檔工作，明確歸檔責(zé)任人職責(zé)以保證陳列展覽檔案如期、完整地移交、歸檔。

3.2 注重陳列展覽檔案的收集整理。陳列展覽信息收集是陳列展覽檔案管理的基礎(chǔ)，陳列展覽檔案收集工作應(yīng)貫穿于展前、展中、展后，與陳列展覽的策劃、籌備等工作同布置同安排。檔案工作人員應(yīng)積極關(guān)注博物館舉辦的各種展覽活動(dòng)，主動(dòng)參與陳列展覽檔案的收集和整理工作中，并指導(dǎo)監(jiān)督參與陳列展覽的工作人員做好檔案的收集、整理和歸檔工作。展覽檔案不同于其它業(yè)務(wù)檔案，點(diǎn)多、面廣，較分散，收集起來(lái)比較困難。檔案在實(shí)施展覽過(guò)程中直接形成的，往往分散在各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)甚至個(gè)人手中，有些與其他博物館合作辦展的，還需要跨館收集，陳列展覽檔案收集涉及面較廣，難度較大，因此收集歸檔工作需要參與陳列展覽工作人員共同參與，齊心協(xié)力，才能確保陳列展覽檔案的完整性、原始性。在收集整理的過(guò)程中，既要區(qū)別載體，又要保持各類(lèi)載體文件的有機(jī)聯(lián)系，使得不同載體檔案能相互參照，以保證所有展覽檔案的有序管理。

3.3 建立健全陳列展覽檔案管理制度。目前，國(guó)家對(duì)博物館陳列展覽檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格管理制度，由各館陳列部門(mén)根據(jù)工作需要自己制定建檔標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法，還有的博物館參照藝術(shù)類(lèi)檔案管理辦法生搬硬套，各自為政，隨意性較大，導(dǎo)致陳列展覽檔案管理混亂。因此，制定統(tǒng)一的展覽檔案建檔標(biāo)準(zhǔn)是博物館的當(dāng)務(wù)之急，也是展覽檔案適應(yīng)博物館的快速發(fā)展之需。因此，結(jié)合本館實(shí)際，從檔案的收集、整理、分類(lèi)、鑒定、編目、保存管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都建立科學(xué)、合理的管理辦法，使檔案在管理過(guò)程中有章可循，有法可依，同時(shí)還應(yīng)制定獎(jiǎng)懲制度，提高檔案工作人員的積極性。真正做到編目詳明、制度健全、保管妥善的總體要求。

3.4 加快展覽檔案的信息化轉(zhuǎn)變。

博物館陳列展覽檔案管理應(yīng)盡快從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理轉(zhuǎn)變。許多展覽設(shè)計(jì)工作都通過(guò)計(jì)算機(jī)開(kāi)展，設(shè)計(jì)文本都是電子格式，加強(qiáng)信息化管理是展覽檔案的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)。一是要加快展覽檔案的數(shù)字化。電子檔案雖在逐年增多，但紙質(zhì)檔案仍然是陳列展覽檔案的主要載體，借助掃描儀，將原始的陳列展覽檔案材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，為展覽檔案的利用研究，提供快捷、方便的方式，提高其利用率。二是建立展覽檔案管理系統(tǒng)，針對(duì)博物館陳列展覽檔案的特性開(kāi)發(fā)一個(gè)管理系統(tǒng)，或者在博物館檔案系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置展覽檔案管理模塊，與館內(nèi)的其他檔案實(shí)現(xiàn)共同開(kāi)發(fā)，設(shè)備共享。做好展覽檔案信息化，既實(shí)現(xiàn)展覽檔案的數(shù)字化掃描、查詢(xún)、著錄、利用等功能，也實(shí)現(xiàn)了不同載體展覽檔案文件的傳輸、保存，又要能更好地實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

3.5 做好展覽檔案的開(kāi)發(fā)利用工作。

展覽檔案具有很強(qiáng)的研究?jī)r(jià)值、利用價(jià)值，其開(kāi)發(fā)利用是歷史文化研究的重要延伸，充分挖掘利用展覽檔案信息，使其社會(huì)價(jià)值、文化價(jià)值得到充分體現(xiàn)。如何做好展覽檔案的開(kāi)發(fā)利用：一是將展覽檔案轉(zhuǎn)化為編研成果。根據(jù)檔案資料編寫(xiě)可供參考的史料從書(shū)，如編輯史料、制作展品圖錄、專(zhuān)題資料匯編、撰寫(xiě)有關(guān)文章和著作等，讓展覽檔案由“幕后”走向“臺(tái)前”。二是可以將展覽檔案化為展覽元素，可以進(jìn)行展覽檔案信息的深層次加工，讓展覽檔案成為展品，也可以為網(wǎng)上展覽提供素材，實(shí)現(xiàn)展覽檔案信息的網(wǎng)絡(luò)再現(xiàn)，多方位地進(jìn)行展覽信息傳播，更好地發(fā)揮展覽檔案的文化功能，讓展覽檔案“活起來(lái)”。

總之，陳列展覽檔案在博物館不是可有可無(wú)的，而是有著舉足輕重的作用，建好陳列展覽檔案，對(duì)提升博物館陳列展覽水平，擴(kuò)大博物館的社會(huì)影響有著重要意義。因此，樹(shù)立正確的陳列展覽檔案管理理念、提高陳列展覽檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立完善的管理制度及充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)及設(shè)備是做好陳列展覽檔案管理工作的必要條件。

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[3]盛志喜，鐘國(guó)文.略論展覽檔案的有效管理[J]蘭臺(tái)世界，2014（5）59.