慈 波 沈 煒/嘉興市檔案局

加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案管理，確保重大活動(dòng)檔案完整、安全，充分發(fā)揮重大活動(dòng)檔案存史資政育人作用，意義重大。近年來(lái)，嘉興市各級(jí)檔案部門(mén)牢牢把握檔案工作“走向法治、走向開(kāi)放、走向現(xiàn)代化”的根本遵循，緊緊圍繞“留存最完整、最齊全、最系統(tǒng)的重大活動(dòng)檔案”的工作目標(biāo)，始終堅(jiān)持“統(tǒng)一協(xié)調(diào)、各負(fù)其責(zé)、完整收集、集中管理、有效利用”的工作原則，結(jié)合嘉興工作實(shí)際，主動(dòng)出擊、積極作為，突出重點(diǎn)、強(qiáng)化落實(shí)，注重載體、精準(zhǔn)服務(wù)，取得了明顯成效。如，2014年至今開(kāi)展的世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)建檔工作，得到國(guó)家網(wǎng)信辦、省檔案局和嘉興市領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定和社會(huì)各界的高度評(píng)價(jià)；“世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)（烏鎮(zhèn)）檔案全過(guò)程監(jiān)督”還被省檔案局列為全省20起檔案行政執(zhí)法案例之一。

1 重大活動(dòng)檔案管理的實(shí)踐分析

一是建章立制系統(tǒng)化。近年來(lái)，嘉興市先后印發(fā)了《嘉興市重大活動(dòng)檔案管理辦法》（市政府令第32號(hào)）、《嘉興市檔案接收征集辦法》（市政府令第43號(hào)）、《嘉興市重要聲像檔案管理辦法》等規(guī)范性文件，為依法加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案管理、推進(jìn)檔案資源建設(shè)奠定了扎實(shí)基礎(chǔ)。嘉興市檔案局積極響應(yīng)，聯(lián)合相關(guān)部門(mén)先后制定了一系列有針對(duì)性的檔案管理辦法，如，聯(lián)合制定了《關(guān)于做好黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)文件材料收集歸檔工作的通知》《嘉興市大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理辦法》等。此外，針對(duì)具體的重大活動(dòng)制定具體的規(guī)章制度，如，為服務(wù)保障好世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案工作，嘉興市委辦印發(fā)了《關(guān)于認(rèn)真做好G20杭州峰會(huì)、世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)烏鎮(zhèn)峰會(huì)檔案資料管理工作的通知》，嘉興市檔案局與市網(wǎng)信辦聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于做好全市世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案工作的通知》《世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案歸檔范圍和保管期限》《世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案文獻(xiàn)史料征集范圍和要求》，對(duì)大會(huì)形成檔案的組織管理、整理歸檔、利用、移交等作出具體規(guī)定，特別是明確了380多種文件材料、照片、音視頻、實(shí)物等歸檔范圍和保管期限，確保檔案管理有章可循、有規(guī)可依。

二是業(yè)務(wù)指導(dǎo)全程化。全市各級(jí)檔案部門(mén)借助嘉興市檔案史志QQ群、嘉興市檔案史志網(wǎng)站、“嘉興檔案”微信公眾平臺(tái)開(kāi)設(shè)的“業(yè)務(wù)咨詢(xún)”“即時(shí)咨詢(xún)”“檔案講堂”等版塊，開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和實(shí)時(shí)指導(dǎo)，督促做好重大活動(dòng)檔案的收集、移交等工作。如，在服務(wù)世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案管理工作中，會(huì)議所在地的桐鄉(xiāng)市檔案局組建了檔案工作團(tuán)隊(duì)，選派一名業(yè)務(wù)骨干全程參與指導(dǎo)大會(huì)檔案工作，在首屆大會(huì)籌備期間就通過(guò)QQ群、微信群把《浙江省重大活動(dòng)檔案管理辦法》《世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案材料收集范圍和收集要求》等文件發(fā)放給各個(gè)工作組，督促相關(guān)人員主動(dòng)收集和移交檔案材料，進(jìn)一步提升相關(guān)人員的檔案意識(shí)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能。

三是監(jiān)督管理規(guī)范化。健全完善“三同步”的重大活動(dòng)檔案工作機(jī)制，即檔案工作小組和重大活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組同步建立、檔案工作與重大活動(dòng)各項(xiàng)工作同步開(kāi)展、檔案管理經(jīng)費(fèi)預(yù)算與重大活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算同步到位。以世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案工作為例，2014年10月，桐鄉(xiāng)市在組建首屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)籌備組時(shí)，就將桐鄉(xiāng)市檔案局列為籌備組成員單位；嘉興市檔案局還與世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)嘉興市保障服務(wù)協(xié)調(diào)小組辦公室聯(lián)合建立檔案工作小組，負(fù)責(zé)互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理，督促指導(dǎo)屬地世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案的收集、移交工作。此外，嘉興市檔案局開(kāi)展年度歸檔整理和檔案數(shù)字化“一對(duì)一”評(píng)查、市縣聯(lián)動(dòng)的“審計(jì)式、交叉式、全覆蓋式”檔案行政執(zhí)法“雙隨機(jī)”檢查以及重點(diǎn)領(lǐng)域、重點(diǎn)部門(mén)檔案工作巡查等多種形式的監(jiān)督檢查，確保歸檔材料齊全完整、整理規(guī)范、保管安全。2017年，嘉興市開(kāi)展檔案法治層級(jí)監(jiān)督規(guī)范化試點(diǎn)工作，建立健全市、縣（市、區(qū)）檔案部門(mén)層層監(jiān)管、層層負(fù)責(zé)的工作機(jī)制，進(jìn)一步提升各級(jí)檔案部門(mén)依法履職的規(guī)范化水平，取得了可借鑒、可復(fù)制、可推廣的“嘉興經(jīng)驗(yàn)”。嘉興市檔案局還被省檔案局評(píng)為全省法治檔案建設(shè)示范單位。

四是檔案征集精細(xì)化。根據(jù)《嘉興市重大活動(dòng)檔案管理辦法》的規(guī)定，重大活動(dòng)過(guò)程中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文件、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄，都應(yīng)該收集。以世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)為例，按照屬地管理原則，形成了以桐鄉(xiāng)主會(huì)場(chǎng)檔案為核心，嘉興市及其他各縣（市、區(qū)）分散形成的檔案為補(bǔ)充，全方位、多層次、精細(xì)化的世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案收集工作格局。為提高重大活動(dòng)檔案收集的及時(shí)性、常態(tài)化，桐鄉(xiāng)市檔案局探索建立了固定機(jī)制，實(shí)現(xiàn)各類(lèi)信息資料24小時(shí)“日歸檔”“不斷檔”；探索建立了與大會(huì)攝影師團(tuán)隊(duì)對(duì)接與共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)照片、視頻等資料隨時(shí)收集、及時(shí)歸檔。目前共收集到前三屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)領(lǐng)導(dǎo)講話、題詞留言、書(shū)畫(huà)作品等紙質(zhì)檔案5580件，紀(jì)念章、通行證、志愿者服裝等實(shí)物資料179件，以及照片檔案25卷2250張、視頻檔案時(shí)長(zhǎng)近2萬(wàn)分鐘。同時(shí)，積極收集各類(lèi)新聞媒體的宣傳報(bào)道，完善檔案結(jié)構(gòu)。桐鄉(xiāng)市檔案局還依托室藏檔案綜合管理系統(tǒng)，開(kāi)展世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)電子檔案在線接收，將53GB檔案數(shù)據(jù)和7556條電子目錄接收進(jìn)館，進(jìn)一步豐富了館藏?cái)?shù)字檔案資源。

五是檔案利用社會(huì)化。做好重大活動(dòng)檔案規(guī)范整理、定期移交、安全保管等工作，及時(shí)開(kāi)展紙質(zhì)材料、照片、音視頻、實(shí)物材料整理及數(shù)字化工作并建設(shè)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，按照相關(guān)規(guī)定做好檔案鑒定、開(kāi)放等工作，為人民群眾查閱利用相關(guān)檔案資料提供規(guī)范、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。嘉興市各級(jí)檔案部門(mén)按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的工作要求，加快重大活動(dòng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并以數(shù)字化帶動(dòng)檔案信息資源整合，為信息資源共享利用提供了信息支撐和數(shù)據(jù)保障。截至目前，前三屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案均已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。此外，還依托收集齊全、保管科學(xué)的檔案資源，積極拓寬檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用渠道。2017年，嘉興市檔案局利用與市地方志辦公室合署辦公的優(yōu)勢(shì)，指導(dǎo)并參與《烏鎮(zhèn)志》編纂工作，積極提供相關(guān)照片及文字素材?！稙蹑?zhèn)志》被列為《中國(guó)名鎮(zhèn)志文化工程》重點(diǎn)項(xiàng)目，作為第四屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)重要參閱資料分發(fā)與會(huì)人員，成為烏鎮(zhèn)對(duì)外交往的名片。

近年來(lái)，嘉興市重大活動(dòng)檔案管理取得了一定的成績(jī),但也存在一些問(wèn)題。一是檔案收集難度較大。重大活動(dòng)類(lèi)型多、涉及領(lǐng)域廣，形成的檔案數(shù)量較大、類(lèi)別繁多、載體多樣，單憑檔案部門(mén)或承辦單位的力量難以完整收集。特別是特殊載體檔案收集不完整的問(wèn)題比較突出，這是因?yàn)椴糠謫挝粚?duì)檔案的認(rèn)識(shí)停留在紙質(zhì)檔案層面，不重視實(shí)物、音視頻等其他門(mén)類(lèi)和載體檔案的收集，造成部分珍貴的音視頻檔案、臨時(shí)機(jī)構(gòu)印章等實(shí)物資料缺失或遺失，留下永久遺憾。二是部分單位檔案意識(shí)比較薄弱。有的單位認(rèn)為重大活動(dòng)檔案僅僅針對(duì)活動(dòng)本身，對(duì)服務(wù)保障重大活動(dòng)開(kāi)展相關(guān)工作中形成的系列檔案資料重視程度不夠；有些單位認(rèn)為檔案材料移交之后利用不便，不愿及時(shí)移交給屬地檔案部門(mén)；部分單位檔案員變動(dòng)頻繁，檔案工作交接不及時(shí)、不到位。

2 加強(qiáng)檔案管理的若干思考

2.1 進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成工作合力

各級(jí)檔案行政管理部門(mén)要積極探索與相關(guān)部門(mén)（單位）構(gòu)建重大活動(dòng)檔案工作雙向互動(dòng)對(duì)接機(jī)制，形成工作合力、優(yōu)化資源整合、提升工作效能，為黨委、政府中心工作提供更加精準(zhǔn)的檔案服務(wù)；要搭建重大活動(dòng)檔案全過(guò)程跟蹤指導(dǎo)服務(wù)體系，開(kāi)通檔案工作綠色通道，督促相關(guān)部門(mén)（單位）按照要求做好重大活動(dòng)檔案管理工作，確保重大活動(dòng)精彩全記錄。

2.2 進(jìn)一步強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)管，確保檔案安全

各級(jí)黨委、政府要堅(jiān)持以總體國(guó)家安全觀為指導(dǎo)，從維護(hù)國(guó)家安全的高度認(rèn)識(shí)和推進(jìn)重大活動(dòng)檔案安全工作。各級(jí)各部門(mén)要把強(qiáng)化檔案資源建設(shè)作為檔案安全的起點(diǎn)，確保重大活動(dòng)文件材料收集歸檔時(shí)“應(yīng)收盡收”“應(yīng)歸盡歸”、檔案移交接收時(shí)“應(yīng)交盡交”“應(yīng)接盡接”。各級(jí)檔案行政管理部門(mén)要實(shí)現(xiàn)檔案安全監(jiān)督檢查常態(tài)化，大力推進(jìn)檔案數(shù)字化、異地異質(zhì)登記備份等工作，加強(qiáng)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案的安全管理，確保檔案絕對(duì)安全。

2.3 進(jìn)一步推動(dòng)開(kāi)放共享，展示檔案風(fēng)采

各級(jí)檔案館要嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》《各級(jí)國(guó)家檔案館開(kāi)放檔案辦法》《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》等法律法規(guī)規(guī)定，做好重大活動(dòng)檔案的鑒定開(kāi)放、社會(huì)公開(kāi)、共享利用等工作。各級(jí)檔案行政管理部門(mén)和檔案館要聯(lián)合相關(guān)部門(mén)（單位）通過(guò)出版專(zhuān)題匯編、舉辦展覽等多種形式，用檔案成果為重大活動(dòng)增添亮色，為重大活動(dòng)的順利舉辦提供檔案智慧、奉獻(xiàn)檔案力量、作出檔案貢獻(xiàn)。

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