吳學武

泰順縣發(fā)展和改革局

近年來，為加強重點工程項目建設(shè)檔案的管理，國家檔案局先后制定印發(fā)了《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》等一系列管理規(guī)范文件，有效保證了建設(shè)項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、安全性。但由于各地負責重點工程項目推進的多為工程項目建設(shè)指揮部、專班等臨時機構(gòu)，機構(gòu)隊伍不穩(wěn)定、工程資料復雜、人員業(yè)務(wù)不足，造成檔案管理工作存在一定的難度。

1 工程建設(shè)臨時機構(gòu)檔案管理的常見問題

1.1 檔案意識薄弱

不同于機關(guān)部門的專業(yè)檔案管理人員，工程項目建設(shè)臨時機構(gòu)一般由各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)抽調(diào)臨時人員組成，隊伍具有素質(zhì)參差不齊、人員流動頻繁等特點，而組織抽調(diào)人員更多強調(diào)的是工程建設(shè)專業(yè)技術(shù)，負責工程項目建設(shè)檔案管理的人員素質(zhì)相對較低，檔案管理意識薄弱，在項目建設(shè)過程中存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，沒有充分認識到重點工程項目建設(shè)檔案是項目建設(shè)規(guī)劃和管理的重要依據(jù)，導致檔案管理混亂問題的出現(xiàn)。

1.2 制度不健全

項目開工后，各個環(huán)節(jié)文件材料形成、積累、整理、歸檔制度不健全，大批資料分散在施工單位和工程技術(shù)人員手上，工程竣工后人員撤離，增加了后期檔案資料收集的難度。有的雖然制訂了規(guī)章制度，但執(zhí)行較“軟”，致使項目檔案資料收集不全、文件材料分類不科學、組卷不合理等檔案整理不規(guī)范問題。

1.3 硬件落后

工程項目建設(shè)臨時機構(gòu)大多采取臨時集中辦公方式，辦公場所優(yōu)先滿足日常工作需要，難以配備專業(yè)的檔案室保管檔案資料，導致出現(xiàn)檔案資料隨意堆放，檔案損壞和丟失的情況時有發(fā)生。同時，工程項目建設(shè)臨時機構(gòu)大多數(shù)沒有配備專門的保密計算機，涉及的地形圖紙、工程設(shè)計圖紙也存在泄密風險，嚴重威脅檔案資料的安全。

1.4 檔案管理專業(yè)性不足

以泰順通用航空機場項目為例，該項目是泰順縣政府重點建設(shè)項目之一，于2014年11月開始謀劃項目前期工作，成立泰順通航項目建設(shè)前期指揮部，歷時5年，于2019年8月正式取得中央軍委關(guān)于泰順通用機場項目場址審查意見的批復，正式轉(zhuǎn)入項目建設(shè)階段。從項目前期審批至建設(shè)階段，所需整理的檔案包括各類行政辦公文件，機場選址、飛行程序設(shè)計、飛機性能分析、電磁環(huán)境、文物、古樹名木調(diào)查、地勘、環(huán)評、水保等專業(yè)性較強的檔案資料，檔案管理的專業(yè)性要求較高。其間，共收集各類文書檔案280件，會計檔案48卷，工程圖紙檔案45套，聲像檔案45盒850張。

2 如何保證臨時機構(gòu)檔案管理工作質(zhì)量和水平

2.1 加強培訓，實現(xiàn)檔案管理專業(yè)化

要做好檔案的收集整理工作，對檔案人員的培訓是重中之重。一是送培。臨時機構(gòu)檔案人員培訓必須納入地方檔案主管部門每年的定期培訓計劃，通過系統(tǒng)學習檔案基本理論知識以及檔案分類與立卷歸檔業(yè)務(wù)，全面提升檔案業(yè)務(wù)水平。二是傳幫帶。臨時機構(gòu)組建初期，機構(gòu)領(lǐng)導就要高度重視人員抽調(diào)，特別是抽調(diào)具有多年檔案工作經(jīng)驗的人員，使檔案工作以最快速度步入正軌，對于后期以老帶新，檔案管理傳幫帶也有事半功倍的效果。

2.2 健全制度，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

檔案管理與工程建設(shè)同步進行，臨時機構(gòu)抽調(diào)的人員一般來自多個單位，人員檔案知識水平參差不齊，要做好檔案工作難度可想而知。所以，在項目初期，領(lǐng)導就需要給予足夠的重視，配齊配好檔案人員。而且機構(gòu)一開始就要建立檔案管理相關(guān)制度，用制度管理檔案工作，使各類材料在形成和積累階段就及時得到收集整理，并符合檔案管理規(guī)范和標準，檔案管理要貫穿項目始終。

2.3 加大投入，實現(xiàn)檔案管理信息化

應(yīng)結(jié)合工作實際，在辦公條件允許的情況下，建設(shè)標準化檔案室，并將計算機、復印機、打印機、掃描儀和防磁柜等設(shè)備配備齊全。要積極創(chuàng)造條件，為工程項目建設(shè)檔案管理配備相關(guān)的信息化設(shè)備，運用信息化技術(shù)手段，提升信息存儲量和檢索效率，提高工程項目建設(shè)檔案開發(fā)和利用的質(zhì)量。

2.4 高效利用，實現(xiàn)檔案價值最大化

檔案工作最根本的目的在于檔案的利用，發(fā)揮檔案的最大作用。工程建設(shè)一般需經(jīng)項目建議書、預(yù)工可、工可、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、項目施工、竣工驗收等多個階段，工程環(huán)環(huán)相扣，但由于招投標等因素影響，不同階段的負責主體發(fā)生變更，一些工程報告文本如果不能加以保護，后續(xù)新接手的單位極易出現(xiàn)重復設(shè)計問題，導致費用增加，工期延誤。對不同階段工程檔案的有效保管，既能加快工程進度，節(jié)省費用，又能為下一階段工作的開展提供基礎(chǔ)材料和決策依據(jù)，具有十分重要的意義?？梢哉f，只有在工程建設(shè)過程中，不斷分享檔案保管帶來的好處和喜悅，才能讓工作人員真正認識到檔案工作的重要性。

總之，在重點工程項目建設(shè)過程中，臨時機構(gòu)要在思想上對檔案工作予以高度重視，做好重點工程項目建設(shè)檔案的收集、整理、保管和利用等工作，要建立健全制度，完善設(shè)施設(shè)備，充分利用信息技術(shù)手段，讓檔案的查詢、利用更加便捷、高效，實現(xiàn)重點工程項目建設(shè)檔案利用高效化。