張麗萍
嘉興市農(nóng)業(yè)科學研究院
2016年是嘉興市農(nóng)業(yè)科學研究院(以下簡稱“嘉興市農(nóng)科院”)建院60周年,為配合做好院志暨60周年紀念冊(1956—2016)編纂和展廳建設工作,嘉興市農(nóng)科院檔案室對室藏照片檔案進行梳理,分析存量照片管理存在的問題,啟動以補救措施為主的規(guī)范化整理工作。
(1)收集不齊全。室藏紙質照片檔案的年度范圍為1957年至2002年,其中有關于本院重要歷史事件和重要專題的照片缺失現(xiàn)象較為嚴重,多數(shù)照片也沒有按底片、照片、照片說明配套歸檔,且底片與照片數(shù)量存在不對應的情況。
(2)歸檔重復率高。室藏紙質照片在歸檔時未做篩選,常見多張內容相近的照片,存在大量的重復歸檔。該種情況同時也存在于2002年以后產(chǎn)生的數(shù)碼照片檔案中,相關照片的形成人員往往是將所有照片往文件夾一放,直接以原始狀態(tài)歸檔。
(1)未按規(guī)范入冊。紙質照片未按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821—2002)的要求,分別進行底片、照片的規(guī)范化整理。室藏底片以完整一卷的狀態(tài)放置,未做編號、登錄底片號和入冊;室藏照片部分入冊、部分散放在沖印袋中,均未做編號、填寫照片說明和編制目錄。
(2)著錄信息缺失。部分紙質照片由于年代久遠,照片附加信息較少;數(shù)碼照片則由于歸檔部門移交時未編寫照片文字說明等原因,導致檔案室在對數(shù)碼照片整理時,無法完整著錄每張甚至每組照片檔案的信息。
紙質照片和底片的保存需恒溫、恒濕環(huán)境,需定期抽檢并采取補救措施等,但本院現(xiàn)有紙質照片檔案保管環(huán)境較差,底片、照片保存在簡易的密閉容器內,達不到保存要求,致使部分照片已出現(xiàn)泛黃褪色、底片變質等問題。
為做好院志編纂和展廳建設工作,院檔案室工作人員先后走訪了多位老專家、老同志及單位舊址所在地,還向全體退休、在職職工發(fā)出老照片征集倡議,如愿收集到了一部分歷史事件、重要人物的信息和老照片,一定程度上彌補了原先紙質照片檔案收集不完整的缺陷。本院數(shù)碼照片出現(xiàn)的時間相對較晚,因此收集、補充工作的難度稍小,通過全院征集、相關條線分頭提供等方法,也收集到了一系列照片和相應的文字素材,提升了數(shù)碼照片檔案的齊全性和完整性。
紙質照片總量不多、年代已久,本次整理不做鑒定,全部入檔。
第一步是考證照片信息。據(jù)有限的原始信息如少量照片背面手寫的文字,結合照片內容、沖印年份、照片存放位置,通過查閱文書檔案、咨詢退休職工等方式考證出年份、事由等信息。
第二步是對照片進行分類、排序。先按照時間階段把紙質照片分為3類,在此基礎上再按事由結合時間進行分組、排序,無從考證信息的,按張編號、不分組。
第三步是對照片進行編目。由于不少照片檔案缺失文字說明,著錄項只能從簡錄入、能錄盡錄。即對留有字樣的照片,照實錄入信息;對退休職工回憶的信息,經(jīng)文書檔案等查證后,予以錄入;對無法考證信息的照片,僅錄入序號、推測年代等項目。
對室藏所有紙質照片進行數(shù)字化掃描,并按編號存入照片文件夾。由于紙質照片普遍清晰度不高或尺寸較小,為了保證數(shù)字化質量,在掃描時優(yōu)先采用掃描儀的最大分辨率1200 dpi。本次數(shù)字化加工共掃描照片950余張,為今后本院照片檔案的數(shù)字化管理打下了基礎。
除做好存量照片檔案的補救性工作,對檔案室來說,更重要的是做好增量照片檔案的規(guī)范化管理。為此,一要加大檔案工作的宣傳力度,特別是提升全院干部職工主動收集、主動歸檔的意識。二要完善本單位的照片檔案管理制度,按照最新的照片檔案管理規(guī)范和標準,進一步明確照片檔案的收集范圍和歸檔要求,不斷強化規(guī)章制度的執(zhí)行力,提升照片檔案質量,使照片檔案內容完整、內涵豐富,能夠有效反映本單位發(fā)展軌跡。
在照片檔案的數(shù)字化管理中,要特別重視照片檔案資源建設,著力建立獨具特色的照片檔案庫,以更好地服務本單位的中心工作。就嘉興市農(nóng)科院而言,科研人員田間工作足跡、選育的農(nóng)作物品種田間長勢、南繁精神的傳承等,都可作為特色專題,應在照片檔案管理的各個環(huán)節(jié)加以重點關注,及時收集并建立相應的專題數(shù)據(jù)庫。
要繼續(xù)充分挖掘、發(fā)揮照片檔案的多種價值。一是加強照片檔案的編研工作,編輯印刷各類宣傳冊,服務本單位的對外宣傳和對外交流活動。二是做好照片檔案的展覽工作,在為單位展廳提供高質量的展出照片之外,還應積極組織開展專題照片展等活動,進一步彰顯照片檔案的價值。