劉忠良/中核核電運行管理有限公司文檔管理處

當前，核電廠文檔管理存在管理流程與核電廠業(yè)務(wù)流程的銜接不夠緊密、文檔部門與其他業(yè)務(wù)部門之間的溝通與交流效率不高、核電廠實體設(shè)備或設(shè)計方案與文檔不一致、各個核電廠文檔管理部門的管理方法和標準各不相同，不能實現(xiàn)知識的有效共享。為實現(xiàn)中核集團“平臺統(tǒng)一、業(yè)務(wù)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)統(tǒng)一、報表統(tǒng)一”的信息化戰(zhàn)略目標，中核集團將EAM（Enterprise Asset Management）系統(tǒng)DM（Document Management）模塊引入文檔管理之中，以提高核電業(yè)務(wù)與文檔關(guān)聯(lián)性、降低文檔管理的成本、實現(xiàn)核電廠間文檔受控共享。

1 EAM系統(tǒng)DM模塊概述

1.1 DM模塊在EAM系統(tǒng)中的位置

DM模塊是EAM系統(tǒng)眾多模塊中的一個，在日常工作中DM模塊除了完成文檔本身的管理流程以外，還與其他業(yè)務(wù)模塊（如工程變更模塊、庫存管理模塊、合同管理模塊、行動跟蹤模塊、工作管理模塊、采購工程模塊等）一起協(xié)同工作，完成整個業(yè)務(wù)流程。DM模塊在業(yè)務(wù)上與其他模塊相互關(guān)聯(lián)，各模塊通過交叉引用受控文檔、記錄或者對象文檔來推動電站生產(chǎn)工作。如，工作管理模塊將設(shè)備/部件/UTC等業(yè)務(wù)對象與受控文檔和記錄進行關(guān)聯(lián)，將工單與對象文檔進行關(guān)聯(lián)。有的模塊通過頁面跳轉(zhuǎn)進入DM模塊，直接使用DM中的流程，如，工程變更對ADL（受影響文檔列表）中的文檔進行升版并解決文檔沖突。

1.2 DM模塊的文檔類型

DM模塊的文檔根據(jù)處理方式的不同分為受控文檔和記錄。受控文檔是指在升版、審查、審批和分發(fā)過程中需經(jīng)正式程序控制管理的文件。受控文檔區(qū)別于其他文檔的地方在于，它具備升版、審查/審批環(huán)節(jié)、分發(fā)受控、用大/小版本號區(qū)分不同版本的特點。核電廠的受控文檔是指為確保公司核電機組的安全可靠運行和公司經(jīng)營管理活動的有效運作，需要采取一定的文檔措施和文檔流程對文件的版本、修改、狀態(tài)和使用進行特別控制和管理的文件，主要包括仍有現(xiàn)行效力的上游文件，以及公司范圍內(nèi)仍現(xiàn)行有效、用于工作實施或指導、具有版次的技術(shù)與管理文件等，包括大綱導則、管理程序、技術(shù)規(guī)程、圖紙、手冊、工程文件、上游文件等。對受控文檔進行管理，能夠確保所有受控文檔被正確地跟蹤和維護，以滿足業(yè)務(wù)需求和監(jiān)管機構(gòu)的要求。

記錄是指為各種物項或服務(wù)的質(zhì)量以及影響質(zhì)量的各種活動提供客觀證據(jù)的文件，往往不需要流程控制。記錄具備不進行升版和審批、同一類文件歸為一個記錄類型、用日期區(qū)分不同版本的特點，這是它區(qū)別于其他文檔的地方。核電廠的記錄是指在核電廠運營期間產(chǎn)生的與建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動直接相關(guān)的記錄，這些記錄一般來自運行、維修、燃料操作、技術(shù)、化學、輻射防護、核安全管理及其他與電站生產(chǎn)運行有關(guān)的工作中，也包括經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的計劃、報告、信函、會議紀要、商務(wù)合同和財會文件等記錄，如運行日志、通訊錄、函件、會議紀要等。這些記錄記載了公司機組生產(chǎn)和經(jīng)營管理的實際工作狀態(tài)和結(jié)果，是各項工作的真實反映。

1.3 DM模塊的角色

DM模塊根據(jù)用戶業(yè)務(wù)內(nèi)容，其角色主要分為文檔編制人、文檔審批人、文檔管理員、技術(shù)文件歸口人員。文檔編制人負責提出文檔創(chuàng)建申請，編寫文檔內(nèi)容，創(chuàng)建文檔審批路徑，補充文檔對應(yīng)的電廠、機組、系統(tǒng)、專業(yè)、設(shè)備及關(guān)聯(lián)文件的信息，并對所編寫文檔進行培訓需求分析。文檔審批人主要是文檔審批路徑中各個層級的審批人員，負責各審批環(huán)節(jié)的審批工作。文檔管理員負責處理經(jīng)技術(shù)文件歸口審核后的文檔創(chuàng)建申請，根據(jù)文檔編制人提供的基礎(chǔ)信息創(chuàng)建相應(yīng)的文檔條目，文檔批準后對其進行生效發(fā)布，最后對文檔進行分發(fā)。技術(shù)文件歸口人員負責審核技術(shù)大綱、技術(shù)規(guī)程、圖冊等技術(shù)文件創(chuàng)建申請，審核文件屬信息，確定技術(shù)文件是否需要新增、合并或修改，并對文件版本進行管控。

2 DM模塊業(yè)務(wù)應(yīng)用

2.1 受控文檔業(yè)務(wù)流程

為確保公司核電機組的安全可靠運行和公司經(jīng)營管理活動的有效運作，需要采取一定的文檔措施和文檔流程對文件版本、修改、狀態(tài)和使用進行特別控制和管理，被控制和管理的文件就是受控文檔，主要包括仍有現(xiàn)行效力的上游文件，以及公司范圍內(nèi)仍現(xiàn)行有效、用于工作實施或指導、具有版次的技術(shù)與管理文件等。核電廠的生產(chǎn)技術(shù)文件大都屬于受控文檔的范疇，生產(chǎn)技術(shù)文件使用前都需要流轉(zhuǎn)規(guī)定的審批流程。受控文檔業(yè)務(wù)大致可以劃分為文件編寫申請、文件條目、版本創(chuàng)建、文件編寫、文件審批、文件生效發(fā)布5個環(huán)節(jié)。

2.1.1 文件編寫申請

文檔編制人根據(jù)工作需要在系統(tǒng)中提出文件創(chuàng)建申請，申請中包含該文件所屬的核電廠、文檔類型、文檔子類型、機組、系統(tǒng)碼、文檔標題、版本、編寫人、責任處室、責任班組、計劃完成日期、審查周期、備注（新增/修訂/作廢理由）、存檔信息（大修號、核安全相關(guān)等）、申請類型（新增、修訂/作廢）等基礎(chǔ)信息，該申請會通過系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至技術(shù)文件歸口人員。技術(shù)文件歸口人員對創(chuàng)建申請進行信息審核，同時對文件新增或升版進行判斷，如升版則由技術(shù)文件歸口人員完成升版操作，如新增則流轉(zhuǎn)至文檔管理員，文檔管理員接受經(jīng)過審核的創(chuàng)建申請。以往該環(huán)節(jié)在核電廠一般是通過郵件或者單獨的申請系統(tǒng)來完成，現(xiàn)階段則將相關(guān)用戶和操作都納入到同一個系統(tǒng)整體內(nèi)，這樣使得申請環(huán)節(jié)更加嚴謹、更加規(guī)范，各個環(huán)節(jié)權(quán)責清晰，同時將文件申請和后續(xù)文件編寫有機聯(lián)系在一起。系統(tǒng)內(nèi)每一份文件都能做到有據(jù)可查且查詢方便，大大提升了文檔工作的效率和質(zhì)量。

2.1.2 文件條目、版本創(chuàng)建

如果申請的是新增文件，文檔管理員根據(jù)文件申請?zhí)峁┑男畔?chuàng)建相應(yīng)的文件條目，然后流轉(zhuǎn)至技術(shù)文件歸口人員進行版本創(chuàng)建；如果只是升版技術(shù)，文件歸口人員直接完成相應(yīng)升版工作。文件版本創(chuàng)建后，文件創(chuàng)建申請的工作結(jié)束，技術(shù)文件歸口人員在系統(tǒng)內(nèi)關(guān)閉相應(yīng)的申請任務(wù)，系統(tǒng)會自動觸發(fā)消息通知文檔編制人進行接下來的編寫工作。整個文件創(chuàng)建申請工作到此結(jié)束，這樣整個工作流程成為一個閉環(huán)；同時管理者可以通過系統(tǒng)查詢到申請工作開始或結(jié)束的時間，便于對工作各環(huán)節(jié)工作效率進行相應(yīng)管控。

2.1.3 文件編寫

文件編寫人員完善相關(guān)信息，編寫或上傳技術(shù)文件，根據(jù)文件編寫管理程序創(chuàng)建審批路徑，并根據(jù)技術(shù)文件的適用范圍及要求進行培訓需求分析，如需培訓則自動通知培訓部門安排后續(xù)工作。培訓需求分析環(huán)節(jié)打破了文檔編寫活動僅限文件編寫人員、文檔管理人員、文檔審批人員的局限。后續(xù)工作以文件編寫作為功能開發(fā)點，根據(jù)核電廠工作需要進行相應(yīng)的技術(shù)開發(fā)，因此文件編寫加強了文檔工作與核電廠其他工作模塊的聯(lián)系。

2.1.4 文件審批

文件審批環(huán)節(jié)比較簡單，審批人員完成相應(yīng)的審批工作。如審批流程中的審批人提出修改意見并退回，系統(tǒng)會自動將之前已流轉(zhuǎn)的審批人重新流轉(zhuǎn)，這樣的審批邏輯縝密，保證了文件最終符合審批流程中所有審批人的要求。審批路徑可以根據(jù)工作需要安排人員或工作組，審批方式可以選擇串行或并行，審批流程靈活多變，能適應(yīng)文件編寫人員和審批人員的各種需求。

2.1.5 文件生效發(fā)布

文件經(jīng)最終審批人批準后具備有效性，文檔人員在系統(tǒng)內(nèi)進行生效發(fā)布工作，并根據(jù)文件使用特性進行相應(yīng)的電子、紙質(zhì)文件分發(fā)；同時培訓處室針對文件編寫人員之前的培訓需求分析安排相應(yīng)的培訓工作，使核電廠用戶及時學習有效文件。

2.2 記錄業(yè)務(wù)流程

如上文所述，記錄不進行升版和審批、同一類文件歸為一個記錄類型、用日期區(qū)分不同的版本，因此記錄的業(yè)務(wù)流程相比受控文檔業(yè)務(wù)流程比較簡單，分為創(chuàng)建記錄和增加記錄。

一是創(chuàng)建記錄。文檔編制人員根據(jù)工作需要在系統(tǒng)中提出記錄創(chuàng)建申請，要求文檔人員創(chuàng)建記錄條目。文檔人員負責分配記錄編碼和創(chuàng)建條目，并輸入相關(guān)信息。

二是增加記錄。記錄條目創(chuàng)建完成后，文檔人員通過系統(tǒng)通知文檔編制人員創(chuàng)建新記錄，輸入與記錄相關(guān)的屬性和自定義屬性信息，并上傳實體文檔。

3 EAM系統(tǒng)DM模塊應(yīng)用成效及前景

EAM系統(tǒng)DM模塊定位高、覆蓋范圍廣、集成性強。應(yīng)用EAM系統(tǒng)DM模塊可以有效地組織和管理核電廠各個領(lǐng)域和各種類型的文檔，能夠有效地完成文檔索引建立、文檔元數(shù)據(jù)維護、文檔升版、文檔審查審批、文檔生效發(fā)布以及分發(fā)等工作流程，并對工程變更、庫存管理、合同管理、行動跟蹤、工作管理、采購工程、購買等進行文檔支持，使得文檔管理與核電業(yè)務(wù)工作的關(guān)聯(lián)性更加緊密，并實現(xiàn)了文檔信息與核電廠其他業(yè)務(wù)模塊信息的共享和交換，提高了文檔的利用率和利用便捷性。此外，EAM原生架構(gòu)還包含著多電廠管理、群堆管理、統(tǒng)一標準化業(yè)務(wù)流程管理等理念，隨著后續(xù)開發(fā)，DM模塊將不單單為一家核電廠服務(wù)，而是將服務(wù)延伸到多家核電廠，這將大大推動核電事業(yè)發(fā)展。