浙江省檔案局

近期，浙江省地方標(biāo)準(zhǔn)《政務(wù)辦事“最多跑一次”工作規(guī)范 第3部分：政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔數(shù)據(jù)規(guī)范》（DB33/T 2036.3-2017，以下簡(jiǎn)稱《數(shù)據(jù)規(guī)范》）正式發(fā)布并實(shí)施。該標(biāo)準(zhǔn)由浙江省檔案局和福建南威軟件有限公司起草，是實(shí)現(xiàn)政務(wù)數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)性規(guī)范，是我省“最多跑一次”政務(wù)服務(wù)地方標(biāo)準(zhǔn)體系的重要組成部分?！稊?shù)據(jù)規(guī)范》對(duì)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（自建系統(tǒng)）電子文件歸檔過(guò)程中存檔信息包的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、命名規(guī)則等作了規(guī)范，明確了政務(wù)事項(xiàng)在線辦理和歸檔時(shí)對(duì)文件材料的規(guī)范要求。

一、定位

《數(shù)據(jù)規(guī)范》的“前言”中提到：“DB33/T 2036-2017《政務(wù)辦事“最多跑一次”工作規(guī)范》擬分為以下幾個(gè)部分：第1部分：總則；第2部分：一窗受理、集成服務(wù)；第3部分：政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔數(shù)據(jù)規(guī)范；……本部分為DB33/T 2036-2017的第3部分?！边@實(shí)際上是明確了《數(shù)據(jù)規(guī)范》的定位。作為“最多跑一次”工作規(guī)范體系的組成部分，《數(shù)據(jù)規(guī)范》是“最多跑一次”改革工作中的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，為各地、各單位在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（自建系統(tǒng)）上運(yùn)行的各類行政權(quán)力事項(xiàng)的電子文件歸檔工作提供了統(tǒng)一規(guī)范，從根本上解決了“最多跑一次”改革工作中各類電子文件如何形成、如何整理、如何歸檔的問(wèn)題，為“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作在全省范圍內(nèi)的開展提供了堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，將倒逼政務(wù)事項(xiàng)的全流程在線辦理，有助于實(shí)現(xiàn)各類電子文件應(yīng)歸盡歸，助推全省“最多跑一次”改革。

二、應(yīng)用范圍

《數(shù)據(jù)規(guī)范》對(duì)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（自建系統(tǒng)）電子文件歸檔的處理流程，存檔信息包的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、命名規(guī)則，以及電子文件材料的形成與整理等作了規(guī)范，從應(yīng)用端層面出發(fā)，其應(yīng)用范圍主要有四個(gè)方面。

（一）用于各類政務(wù)系統(tǒng)在線歸檔模塊的開發(fā)和完善，為政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（包括自建政務(wù)系統(tǒng)）電子文件的預(yù)歸檔提供規(guī)范。在線歸檔模塊是對(duì)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（自建政務(wù)系統(tǒng)）電子文件進(jìn)行預(yù)歸檔的前置功能模塊，預(yù)歸檔是政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（自建系統(tǒng)）各類權(quán)力事項(xiàng)辦結(jié)歸檔過(guò)程中形成獨(dú)立、完整的存檔信息包的階段，是電子文件向檔案部門進(jìn)行歸檔移交的前提和基礎(chǔ)。《數(shù)據(jù)規(guī)范》的基本內(nèi)容直接針對(duì)這一階段的數(shù)據(jù)整理要求作了規(guī)范：在處理流程上，第4節(jié)明確分為初步整理和組建、數(shù)據(jù)打包、數(shù)據(jù)驗(yàn)證三個(gè)環(huán)節(jié)；在數(shù)據(jù)命名上，第5節(jié)第2款明確采用電子文件號(hào)作為存檔信息包的命名標(biāo)識(shí)，作為伴隨電子文件整個(gè)生命周期的唯一“出生證”；在數(shù)據(jù)形成上，第5節(jié)第6.1款明確須滿足真實(shí)性、完整性、安全性和有效性的要求，對(duì)政務(wù)辦理階段電子文件材料的形成要求作了明確規(guī)范；在數(shù)據(jù)整理上，第5節(jié)第6.2款對(duì)電子文件材料的組織結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)打包方式和數(shù)據(jù)驗(yàn)證方式進(jìn)行了規(guī)范，并且在附錄B提供了行政許可等八大類權(quán)力事項(xiàng)的歸檔范圍目錄參考；在元數(shù)據(jù)的具體定義上，第5節(jié)第3、4、5款分別對(duì)歸檔配置表、基本信息描述和流程信息描述三個(gè)元數(shù)據(jù)文檔的節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)定義進(jìn)行了詳細(xì)描述和示例。這些規(guī)范要求對(duì)于各類政務(wù)系統(tǒng)的在線歸檔模塊的功能設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)組織和交換共享等需求均可直接參照。

（二）用于數(shù)字檔案室系統(tǒng)的開發(fā)和完善，為政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（自建系統(tǒng)）電子文件的全面歸檔、高效管理和有效利用提供了規(guī)范。數(shù)字檔案室是完成各單位政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（自建政務(wù)系統(tǒng)）電子文件歸檔和管理的主要平臺(tái)。對(duì)于數(shù)字檔案室的開發(fā)，《數(shù)據(jù)規(guī)范》可提供兩方面的參照：一方面是數(shù)據(jù)接收的參照，《數(shù)據(jù)規(guī)范》對(duì)歸檔電子文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和具體內(nèi)容做了詳細(xì)規(guī)范，數(shù)字檔案室可據(jù)此設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)的模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)接收、解析和管理；另一方面是數(shù)據(jù)檢測(cè)的參照，《數(shù)據(jù)規(guī)范》對(duì)存檔信息包的驗(yàn)證方式、歸檔配置表的設(shè)定和電子文件材料格式做了規(guī)范，數(shù)字檔案室可據(jù)此進(jìn)行真實(shí)性、完整性和有效性的技術(shù)檢測(cè)，而不再依賴于原來(lái)的生成環(huán)境和業(yè)務(wù)配置。

（三）用于數(shù)字檔案館系統(tǒng)的開發(fā)和完善，為電子檔案的接收進(jìn)館、長(zhǎng)久保存和共享利用提供了規(guī)范。數(shù)字檔案館是實(shí)現(xiàn)電子檔案接收進(jìn)館、長(zhǎng)久保存和共享利用的平臺(tái)。對(duì)于數(shù)字檔案館系統(tǒng)的開發(fā)和完善，《數(shù)據(jù)規(guī)范》主要在電子檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和格式上提供參照，確保進(jìn)館電子檔案的長(zhǎng)期可讀可用，并明確其完整性、可靠性驗(yàn)證手段（如可信時(shí)間戳等）。

（四）用于部門間歸檔政務(wù)數(shù)據(jù)的交換共享，為打破信息孤島、促進(jìn)部門間數(shù)據(jù)的共享利用提供了基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)規(guī)范?！稊?shù)據(jù)規(guī)范》明確了九大類權(quán)力事項(xiàng)的歸檔范圍、數(shù)據(jù)組織和存儲(chǔ)要求，這為推動(dòng)部門間政務(wù)數(shù)據(jù)交換共享、實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)多跑路”提供了基礎(chǔ)性規(guī)范，特別是對(duì)于各類自建政務(wù)系統(tǒng)，今后可以參照本《數(shù)據(jù)規(guī)范》，組織和形成各類脫離原有業(yè)務(wù)平臺(tái)、可實(shí)現(xiàn)部門間共享的歸檔政務(wù)數(shù)據(jù)，有力助推“最多跑一次”改革。

三、重點(diǎn)關(guān)注和解決的問(wèn)題

作為“最多跑一次”工作的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)范，《數(shù)據(jù)規(guī)范》重點(diǎn)解決了“最多跑一次”改革過(guò)程中實(shí)現(xiàn)各類權(quán)力事項(xiàng)電子文件應(yīng)歸盡歸所遇到的數(shù)據(jù)組織、交換、質(zhì)量和拓展問(wèn)題。

（一）解決了數(shù)據(jù)組織問(wèn)題。數(shù)據(jù)組織是電子文件歸檔過(guò)程中的基本問(wèn)題?！稊?shù)據(jù)規(guī)范》在不同層面對(duì)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（自建系統(tǒng)）歸檔電子文件的數(shù)據(jù)組織問(wèn)題進(jìn)行了解答。在存檔信息包的基本組織層面，《數(shù)據(jù)規(guī)范》的第5節(jié)第1款明確存檔信息包由歸檔配置表、基本信息描述、辦理流程三個(gè)元數(shù)據(jù)文檔和事項(xiàng)辦理過(guò)程中形成、獲取的屬于歸檔范圍的電子文件材料所構(gòu)成；在電子文件材料的分類組織層面，《數(shù)據(jù)規(guī)范》第5節(jié)第6.2款明確電子文件材料應(yīng)當(dāng)按附錄B所提供的行政許可、行政處罰等八大類權(quán)力事項(xiàng)的歸檔范圍目錄進(jìn)行分類組織。

（二）解決了數(shù)據(jù)交換問(wèn)題。政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（自建系統(tǒng)）上形成并歸檔的電子檔案在其整個(gè)生命周期內(nèi)將經(jīng)歷多個(gè)系統(tǒng)，進(jìn)行多次數(shù)據(jù)交換。對(duì)于眾多系統(tǒng)，尤其是種類繁多的自建系統(tǒng)而言，《數(shù)據(jù)規(guī)范》提供了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、命名規(guī)則，真正意義上打破了各個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘，為各個(gè)系統(tǒng)直接的數(shù)據(jù)交換，乃至全省范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)共享做好了數(shù)據(jù)支撐。從另一方面也將有力地推進(jìn)電子檔案的共享利用，加速推動(dòng)“最多跑一次”改革進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾和企業(yè)少跑腿。

（三）解決了數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題。數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題是電子文件歸檔工作中的關(guān)鍵問(wèn)題。《數(shù)據(jù)規(guī)范》第5節(jié)第6.1款明確政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（自建系統(tǒng)）形成、獲取的電子文件，應(yīng)當(dāng)滿足電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性、有效性要求。真實(shí)性是要求“電子文件材料的來(lái)源可靠、可追溯，其內(nèi)容、背景與形成時(shí)的原始狀態(tài)相一致，未被非法篡改或者誤用”；完整性是要求“歸檔文件夾中的電子文件材料應(yīng)與歸檔配置表中所描述的歸檔范圍相一致，其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒(méi)有破壞、變異和丟失”；安全性是要求“電子文件材料經(jīng)檢測(cè)無(wú)病毒，且不存在其他安全性缺陷”；有效性是要求電子文件材料的文件格式“應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的文件存儲(chǔ)格式，能在脫離浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺(tái)的情況下正確讀取與使用”。

（四）解決了數(shù)據(jù)拓展問(wèn)題。《數(shù)據(jù)規(guī)范》對(duì)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（自建系統(tǒng)）歸檔的電子文件所規(guī)范的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是具有通用性的，對(duì)于接下來(lái)法律電子案卷和項(xiàng)目電子檔案的歸檔，乃至未來(lái)政務(wù)公共數(shù)據(jù)等大數(shù)據(jù)的歸檔都提供了一個(gè)可復(fù)制、可拓展的解決思路。未來(lái)類似電子檔案和大數(shù)據(jù)的歸檔均可參照《數(shù)據(jù)規(guī)范》提供的范式和要求進(jìn)行歸檔，為“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作的深化拓展做好了準(zhǔn)備。

四、對(duì)貫徹落實(shí)《數(shù)據(jù)規(guī)范》的建議

為確保實(shí)現(xiàn)各類權(quán)力事項(xiàng)應(yīng)歸盡歸、長(zhǎng)久保存和有效利用，各地、各單位對(duì)《數(shù)據(jù)規(guī)范》的貫徹落實(shí)應(yīng)當(dāng)著重在以下三個(gè)方面進(jìn)行著手。

（一）在系統(tǒng)開發(fā)方面，對(duì)于在線歸檔模塊的開發(fā)，應(yīng)當(dāng)把握四個(gè)方面要點(diǎn)：一是歸檔電子文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，確保按照《數(shù)據(jù)規(guī)范》的規(guī)定對(duì)電子文件材料進(jìn)行分類整理，對(duì)存檔信息包的數(shù)據(jù)進(jìn)行組織；二是存檔信息包的命名應(yīng)當(dāng)符合《數(shù)據(jù)規(guī)范》的規(guī)則，確保唯一性且不重號(hào)、不跳號(hào)；三是歸檔元數(shù)據(jù)的采集應(yīng)當(dāng)規(guī)范、完整，確保必要的字段不遺漏；四是滿足電子文件材料的真實(shí)性、完整性、安全性和有效性要求。對(duì)于數(shù)字檔案室和數(shù)字檔案館的開發(fā)，應(yīng)當(dāng)把握兩方面要點(diǎn)：一方面是系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持《數(shù)據(jù)規(guī)范》所規(guī)定的數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)，確保數(shù)據(jù)可讀可用；另一方面是系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)《數(shù)據(jù)規(guī)范》所歸檔的真實(shí)性、完整性、安全性和有效性要求進(jìn)行對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)檢測(cè)，確保數(shù)據(jù)符合要求。

（二）在數(shù)據(jù)配置方面，應(yīng)當(dāng)把握兩方面要點(diǎn)：一是在線歸檔模塊的配置功能應(yīng)當(dāng)根據(jù)《數(shù)據(jù)規(guī)范》提供的八大類權(quán)力事項(xiàng)歸檔范圍目錄設(shè)置相應(yīng)的可配置歸檔范圍，并且具備必要性、歸檔方式和分組等歸檔配置輔助信息的選擇功能；二是在線歸檔模塊的配置應(yīng)當(dāng)既要確保行政權(quán)力事項(xiàng)辦理過(guò)程中形成、獲取的證據(jù)性、程序性、結(jié)果性關(guān)鍵材料納入歸檔范圍，又要通過(guò)歸檔配置輔助信息的配置確保歸檔符合實(shí)際辦件情況，如對(duì)于不適宜進(jìn)行電子化歸檔的材料，在歸檔方式中可選擇“紙質(zhì)歸檔”。

（三）在數(shù)據(jù)管理方面，應(yīng)當(dāng)把握兩方面要點(diǎn)：一方面是電子文件形成過(guò)程中，業(yè)務(wù)辦理人員應(yīng)當(dāng)確保電子文件材料的完整齊全，即與已配置的歸檔范圍描述相一致，如果“有缺失的，應(yīng)在預(yù)歸檔前由業(yè)務(wù)辦理人員予以補(bǔ)充后進(jìn)行歸檔”；另一方面是電子文件管理統(tǒng)一平臺(tái)應(yīng)當(dāng)支持按照《數(shù)據(jù)規(guī)范》所規(guī)定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)對(duì)歸檔的電子檔案進(jìn)行管理，包括數(shù)據(jù)的接收、解析、檢測(cè)、分類組織、交換和共享利用等。