邱華長/中核核電運行管理有限公司

對文件進行科學(xué)編碼并進行信息化管理，是提升核電文檔管理效率的重要途徑。在實際工作中，由于核電反應(yīng)堆工程設(shè)計單位和總承包商等的文件體系架構(gòu)不同，往往導(dǎo)致不同堆型/機型的核電廠使用不同的文件編碼規(guī)則和信息系統(tǒng)，這既不利于集團公司文件的標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一管理和各電廠之間的經(jīng)驗交流，也不利于同行經(jīng)驗共享或復(fù)制推廣。近年來秦山核電在運行管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面做了許多探索，其中在文檔管理方面統(tǒng)一了文檔管理平臺和文檔工作流程，并統(tǒng)一了文件的編碼規(guī)則體系，促進了文件的有效管理和利用。

1 文件編碼的特性

文件編碼是按照相關(guān)規(guī)則為某一文件制定代碼的過程，代碼是表示特定事物或概念的一個或一組易于計算機和人識別與處理的有序字符。對文件進行編碼，有利于文件的分類組織、管理、查詢、檢索和利用，促進文件的規(guī)范化和信息化管理，提高核電運行的安全性和可靠性。因此核電廠要求對所有正式發(fā)布的文件都必須依據(jù)科學(xué)、合理、規(guī)范的編碼規(guī)則進行編碼，同時要求文件的編碼應(yīng)能揭示文件的特點和屬性，使文件具有一定的物理意義，而編碼的結(jié)構(gòu)形式也應(yīng)簡明、易于辨識。

一是唯一性：為確保文件的獨立性，一個文件條目只能有唯一的一個編碼，確保查詢檢索的精準(zhǔn)率；二是定位性：編碼應(yīng)體現(xiàn)文件的具體適用對象和范圍，如項目、機組、系統(tǒng)、設(shè)備、構(gòu)筑物等，避免對文件工作對象的誤判；三是內(nèi)涵性：編碼應(yīng)能揭示文件內(nèi)容所反映的業(yè)務(wù)領(lǐng)域及工作性質(zhì)，便于對文件進行分類組合；四是時間性：根據(jù)需要，編碼應(yīng)能體現(xiàn)記錄類文件產(chǎn)生的時間，便于業(yè)務(wù)部門的精細(xì)化查詢需求；五是成套性：對具有項目特點的文件，應(yīng)給予項目代碼作為特征碼，以維護該項目文件的成套性，也便于集中組卷和歸檔管理；六是層級性：對具有效力層級要求的文件如管理制度程序等，可通過位數(shù)或?qū)蛹壌a來體現(xiàn)其層級性；七是擴展性：編碼規(guī)則應(yīng)具有一定的靈活性，可以根據(jù)新的情況進行擴充，滿足不同特點文件編碼的需要。

2 文件編碼管理要求

核電文件主要包括技術(shù)文件、管理程序、合同、信函、會議紀(jì)要等五大類。在長期的生產(chǎn)實踐中，技術(shù)文件、合同、會議紀(jì)要的編碼一般采用四段式結(jié)構(gòu)，信函和管理程序的編碼一般采用三段式結(jié)構(gòu)。秦山核電確定的文件標(biāo)準(zhǔn)化編碼規(guī)則也是上述三/四段式結(jié)構(gòu)。在管理職責(zé)上，秦山核電明確文件編碼由文檔管理部門主管、業(yè)務(wù)部門協(xié)助管理，即文檔管理部門歸口統(tǒng)一管理文件編碼體系，組織制定各類文件的具體編碼規(guī)則，對新增或變更的文件類型和代碼進行審批和維護；業(yè)務(wù)部門配合制定和完善文件的具體編碼規(guī)則。編碼各字段用于揭示文件的適用范圍、具體的系統(tǒng)設(shè)備結(jié)構(gòu)或領(lǐng)域?qū)ο蟆⑽募膬?nèi)容性質(zhì)和序列號。

一是公司/項目/機組代碼：表示文件適用范圍的字段，一般由2位或2位以上數(shù)字或字母構(gòu)成，由中國核電統(tǒng)一確定。

二是定位碼：表示文件具體適用對象的字段，可分為SSC代碼、領(lǐng)域代碼和特征代碼三大類。SSC代碼：系核電站機組系統(tǒng)、設(shè)備與構(gòu)筑物的代碼，由設(shè)計單位提供；不同堆型/機型的SSC代碼可能不同；SSC代碼不強行統(tǒng)一，各電廠可保持其設(shè)計原始性。領(lǐng)域代碼：用于反映電廠某一特定業(yè)務(wù)管理或?qū)I(yè)領(lǐng)域的活動，根據(jù)中國核電發(fā)布的規(guī)范統(tǒng)一使用，各電廠不得自行劃定。特征代碼：核電廠存在一些與電站SSC無關(guān)或與多個SSC相關(guān)、或涉及多個領(lǐng)域的文件，這些文件往往專業(yè)性、項目性較強，需要單獨進行成套管理，這時可采用特征代碼進行定位。

三是文件類型代碼：表示文件內(nèi)容性質(zhì)的字段。文件類型原則上使用英文字母縮寫，不使用漢語拼音縮寫；子類型代碼的技術(shù)或?qū)I(yè)領(lǐng)域代碼，由中國核電的標(biāo)準(zhǔn)組織機構(gòu)確定；計劃、總結(jié)、報告等具有管理性質(zhì)的文件，劃歸為技術(shù)文件中的記錄與報告類；標(biāo)準(zhǔn)文件類型代碼表由中國核電統(tǒng)一維護，一些電廠特有文件如不能在標(biāo)準(zhǔn)代碼表中找到對應(yīng)的類型代碼，應(yīng)通過申請審批后增補新類型代碼。

四是序列號代碼：表示文件流水順序編號的字段。序列號既可由文檔信息系統(tǒng)自動生成，也可由人工控制生成。由人工控制生成序列號的文件，可以根據(jù)文件的特點增加項目特征碼和時間碼，如工程項目號、科研項目號、報告的年度或季度號等。

3 標(biāo)準(zhǔn)化文件編碼規(guī)則

3.1 技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)編碼

3.1.1 編碼結(jié)構(gòu)。生產(chǎn)技術(shù)文件的標(biāo)準(zhǔn)化編碼為四段碼結(jié)構(gòu)：機組代碼+SSCs代碼+文件類型代碼+文件序列碼。

3.1.2 編碼說明。一是第一組編碼：項目/機組代碼，它是電站機組的識別碼，一般由2位或2位以上數(shù)字或字母構(gòu)成，表示文件適用的項目/機組。對于多機組電廠技術(shù)文件而言，用數(shù)字0、1、2、9表示該份文件分別適用于全廠公用系統(tǒng)、1號機組、2號機組以及1、2號機組共用系統(tǒng)；用大寫字母X、Y、Z分別表示1或2號機組均適用、3或4號機組均適用、5或6號機組均適用。

二是第二組編碼：SSC代碼，即定位碼，由字母和數(shù)字構(gòu)成。其一，對屬于某特定機組或同種型號機組的SSCs，采用該機組設(shè)計給定的SSC代碼；其二，對于非特定機組的共性或標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)文件，以及某些具體機組中若干個系統(tǒng)的同類設(shè)備技術(shù)文件，均使用通用SSCs代碼，通用SSCs代碼清單由中國核電發(fā)布的《核電廠標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)和設(shè)備代碼》統(tǒng)一規(guī)定；其三，對于適用于某領(lǐng)域所有SSC技術(shù)文件，或適用于該領(lǐng)域若干個標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)或設(shè)備的技術(shù)文件，定位碼用“5+領(lǐng)域代碼”表示，稱為SSC偽碼。

三是第三組編碼：文件類型代碼，技術(shù)文件類型代碼結(jié)構(gòu)為主類型+子類型，一般由4到6位字母構(gòu)成，主類型代碼包括TG—技術(shù)大綱及導(dǎo)則、TP—技術(shù)規(guī)程、DW—圖冊、MN—技術(shù)手冊和技術(shù)規(guī)范、RC—技術(shù)活動記錄與報告五大類；子類型代碼由2到4位字母表示，一般用技術(shù)領(lǐng)域或?qū)I(yè)代碼表示，但當(dāng)某領(lǐng)域或?qū)I(yè)的文件數(shù)量和類型較多、需要進一步細(xì)分以便于管理和使用時，可由對領(lǐng)域或?qū)I(yè)代碼進行擴充；技術(shù)領(lǐng)域或?qū)I(yè)的代碼由中國核電統(tǒng)一規(guī)定，劃分為50個領(lǐng)域/專業(yè)。

四是第四組編碼：文件序列碼，一般由四位至八位數(shù)字或字母構(gòu)成，表示技術(shù)文件的流水碼；對需要標(biāo)記日期的記錄類文件，使用8—10位數(shù)字，按年月日（各2位）再加2位序列號構(gòu)成設(shè)置。

3.2 管理程序標(biāo)準(zhǔn)編碼

一是編碼結(jié)構(gòu)。由三段組成，即領(lǐng)域代碼、適用范圍代碼、序列號。二是編碼說明。每個程序用分為3組的字母、數(shù)字混合編碼予以標(biāo)識，最低位數(shù)為5位；領(lǐng)域代碼用2位字母表示；適用范圍代碼用2位字母或數(shù)字表示；序列號由若干位數(shù)字組成，反映程序在程序體系中的層級，位數(shù)越少則層級越高、越重要，位數(shù)越多則層級越低。位數(shù)規(guī)定如下：1位：0—9，代表總則、手冊或大綱；3位：101—999，代表管理制度；4位以上：1001—89…9，代表工作細(xì)則，原則上前幾位繼承上一層次程序編碼；6位：900001—999999，代表部門細(xì)則，采用6位序列碼。

3.3 合同文件標(biāo)準(zhǔn)編碼

3.3.1 編碼結(jié)構(gòu)。為機構(gòu)代碼+年份+合同類型+流水號。

3.3.2 編碼說明。機構(gòu)代碼：一般由2位或2位以上數(shù)字或字母構(gòu)成，表示文件適用的公司/項目/機組；年份：為合同簽訂的年份，用4位年份數(shù)，如2016；合同類型：分服務(wù)（S）、物資（P）、收入（E）三類；流水號：為4位流水號，由ERP系統(tǒng)自動生成，從0001開始。

3.3.3 框架協(xié)議及其子合同編碼規(guī)則。其一，框架協(xié)議按合同進行管理，其編碼結(jié)構(gòu)與合同文件編碼規(guī)則結(jié)構(gòu)一致，但其機構(gòu)代碼用QK表示，即：框架協(xié)議（QK）+年份+合同類型+流水號。其二，框架協(xié)議下的子合同文件編碼，每一份子合同先按照合同文件編碼規(guī)則進行獨立編碼，再與框架協(xié)議編碼進行關(guān)聯(lián)，因此子合同文件編碼的結(jié)構(gòu)為：合同編碼+框架協(xié)議編碼。其三，變更合同的編碼規(guī)則，結(jié)構(gòu)為原合同文件編碼—CO+NN，CO表示合同變更，NN為2位流水，從01開始。

3.4 會議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)編碼

3.4.1 編碼結(jié)構(gòu)。為形成單位代碼+領(lǐng)域代碼+會議紀(jì)要類型代碼+年度流水號。

3.4.2 編碼說明。形成單位代碼：如“QS”表示秦山核電；領(lǐng)域代碼：如“IT”表示信息技術(shù)領(lǐng)域；會議紀(jì)要代碼：采用紀(jì)要的拼音縮寫“JY”；年度流水號：用6位數(shù)表示，前2位表示年度，后4位表示流水號。

3.5 信函標(biāo)準(zhǔn)編碼

3.5.1 編碼結(jié)構(gòu)。為發(fā)文單位+年度流水號+收文單位。

3.5.2 編碼說明。其一，收發(fā)文單位的通訊渠道代碼用4位字母或數(shù)字表示，要求發(fā)文單位代碼在前、文單位代碼在后，單位的4位代碼含義如下：第1位：單位所在區(qū)域代碼，按省份設(shè)定1位字母代碼；第2位：單位類別代碼，按單位業(yè)務(wù)性質(zhì)設(shè)定1位字母代碼；第3、4位：單位名稱代碼，在單位名稱全稱中取2位具有代表性的字母或數(shù)字，根據(jù)每個單位具體情況確定。其二，年度流水號采用6位數(shù)表示，年份用2位數(shù)表示，流水號用4位數(shù)表示。