王柏杰 李 澎/中國航空規(guī)劃設(shè)計(jì)研究總院有限公司

國家檔案局發(fā)布《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第10號(hào)令，以下簡稱10號(hào)令）之后，各行各業(yè)掀起了學(xué)習(xí)貫徹10號(hào)令的熱潮。2016年5月，航空工業(yè)檔案館發(fā)布了《航空工業(yè)企事業(yè)單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作實(shí)施方案》，要求航空工業(yè)系統(tǒng)各單位開展管理類文件材料歸檔范圍和保管期限表的編制工作。

編制《企業(yè)管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》不僅要全面了解企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，還要從企業(yè)運(yùn)行的宏觀角度考慮外部環(huán)境對(duì)企業(yè)產(chǎn)生的影響。對(duì)檔案工作者來說，編制工作已經(jīng)超越了傳統(tǒng)檔案工作“收、管、用”層面，向文件材料形成的前端延伸，因此編制工作為檔案工作者參與主要業(yè)務(wù)工作提供了良好契機(jī)?！镀髽I(yè)管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》涵蓋企業(yè)活動(dòng)的所有方面，僅憑檔案工作者一己之力進(jìn)行編制難免存在“百密一疏”的問題，因此需要調(diào)動(dòng)各部門力量共同完成編制工作；編制工作持續(xù)時(shí)間長、涉及范圍廣，與預(yù)期目標(biāo)會(huì)存在偏差，因此要對(duì)編制過程中的影響因素進(jìn)行識(shí)別。筆者利用層次分析法對(duì)編制過程的影響因素進(jìn)行識(shí)別、比較，為分析關(guān)鍵因素提供依據(jù)。

1 層次分析法的理論與方法簡介

1.1 層次分析法的理論與方法

層次分析法（Analytic Hierarchy Process, AHP）是一種定性與定量相結(jié)合的多目標(biāo)決策分析方法。作為一種系統(tǒng)化、層次化、多準(zhǔn)則的決策方法，層次分析法被廣泛應(yīng)用于復(fù)雜系統(tǒng)的分析與決策。層次分析法的基本思路是將復(fù)雜的問題分解成若干個(gè)易于理解和評(píng)價(jià)的組合因素，然后按其支配關(guān)系將各種因素分組劃分為有序的遞階層次結(jié)構(gòu)，通過各因素之間兩兩比較的方式確定層次中各因素的相對(duì)重要性并得出各因素的權(quán)重。

一是建立層次結(jié)構(gòu)模型。分析實(shí)際問題，將問題分解成三個(gè)層級(jí)：目標(biāo)層、要素層、方案層。同一層次的因素既對(duì)上層因素有影響，又對(duì)下層因素起支配作用。其中目標(biāo)層是最高層，通常只有一個(gè)因素；要素層可以不止一層，當(dāng)要素過多時(shí)，可以進(jìn)一步分解出子要素層，并建立關(guān)聯(lián)；方案層通常在最下層。二是構(gòu)造判斷矩陣。從第二層開始，對(duì)同一層級(jí)的因素進(jìn)行兩兩比較，并比較其對(duì)上層因素影響的強(qiáng)弱程度，在此基礎(chǔ)上構(gòu)造判斷矩陣A，直到最后一層。三是計(jì)算單一準(zhǔn)則下元素的相對(duì)權(quán)重。完成判斷矩陣的構(gòu)建之后，可根據(jù)各因素互相比較的結(jié)果計(jì)算權(quán)重。計(jì)算權(quán)重的方法通常包括和積法、方根法、最小二乘法等，本文采用方根法。值得注意的是，在對(duì)元素進(jìn)行兩兩比較時(shí)，由于判斷邏輯的差異性，需對(duì)判斷結(jié)果進(jìn)行檢驗(yàn)，以避免出現(xiàn)諸如A＞B、B＞C、A＜C的問題。因此在完成權(quán)重計(jì)算后需對(duì)矩陣進(jìn)行一致性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)過程包括計(jì)算權(quán)重向量、計(jì)算最大特征根和一致性檢驗(yàn)。

1.2 利用層次分析法研究《企業(yè)管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》編制關(guān)鍵因素的適用性

層次分析法將復(fù)雜問題分成不同層次，便于確定影響因素的重要程度。具體來說，一方面，編制過程時(shí)間跨度長、涉及面廣，建立影響因素層次模型的方式有利于梳理清楚各因素的關(guān)系，使問題結(jié)構(gòu)化、清晰化；另一方面，利用層次分析法研究影響因素可以較為客觀地呈現(xiàn)同級(jí)別下各因素間的重要程度，且定量分析的方法使計(jì)算結(jié)果更加直觀，可直接用于問題分析。

2 基于層次分析法的影響因素分析

筆者選取全程參與編制的檔案管理部門3名工作人員進(jìn)行調(diào)查。通過德爾菲法構(gòu)建影響因素模型對(duì)各級(jí)因素進(jìn)行比較，并對(duì)3人的比較結(jié)果進(jìn)行加權(quán)處理。根據(jù)工作介入程度、從業(yè)年限等因素，將3人的權(quán)重分別設(shè)定為0.25、0.35、0.4。

2.1 構(gòu)建影響因素模型、調(diào)查獲取兩兩比較取值、計(jì)算各因素權(quán)重和進(jìn)行一致性檢驗(yàn)

該模型將編制過程總體影響因素作為目標(biāo)層，將檔案部門、領(lǐng)導(dǎo)及各部門、外部機(jī)構(gòu)及啟動(dòng)階段、編制階段、審查階段作為要素層，將具體影響因素作為方案層。此外，編制體例的選擇雖然影響編制過程，但由于其受外部因素影響較多，故本文不涉及該項(xiàng)因素。

在建立影響因素模型的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步通過專家調(diào)查法收集同級(jí)別下各因素對(duì)上層因素的影響程度對(duì)比，發(fā)現(xiàn)所有的一致性均小于0.1，因此判斷矩陣結(jié)果有效。由此可形成影響因素的權(quán)重。

2.2 結(jié)果分析

在影響整個(gè)編制過程的宏觀因素中，檔案部門的牽頭作用、領(lǐng)導(dǎo)及各部門的重視程度的影響較為接近，體現(xiàn)了檔案部門主動(dòng)作為以及積極獲取領(lǐng)導(dǎo)和各部門的支持。

由此引申，對(duì)檔案部門來說，編制啟動(dòng)階段工作的重點(diǎn)在于采取多種方式獲得領(lǐng)導(dǎo)和各部門的支持，如向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、提供內(nèi)部培訓(xùn)等；編制階段除按部就班完成計(jì)劃內(nèi)的各項(xiàng)工作外，更應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注具有關(guān)聯(lián)性的業(yè)務(wù)，避免遺漏；在審查階段，完成報(bào)送前的最后一次討論和針對(duì)問題進(jìn)行查漏補(bǔ)缺起到最為關(guān)鍵的作用。

檔案部門的牽頭作用還體現(xiàn)在促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)和各部門重視檔案管理。具體而言，在啟動(dòng)階段，成立領(lǐng)導(dǎo)小組、編制小組是必不可少的環(huán)節(jié)；編制階段，除了要參加座談、按計(jì)劃完成初稿之外，更應(yīng)關(guān)注關(guān)聯(lián)性業(yè)務(wù)的部門之間溝通，和檔案部門對(duì)于初稿的意見，并及時(shí)進(jìn)行修改；在審查階段，關(guān)聯(lián)性業(yè)務(wù)的會(huì)簽和領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)全面性的審查是應(yīng)當(dāng)關(guān)注的重點(diǎn)。此外，來自外部的溝通與學(xué)習(xí)在整個(gè)編制過程中，需要注意的因素包括啟動(dòng)階段對(duì)于培訓(xùn)專家和培訓(xùn)內(nèi)容的選擇，以及審查階段針對(duì)問題的再培訓(xùn)和外部專家審查過程中的溝通。

從事件的角度分析，上述較為顯著的影響因素包括啟動(dòng)階段的內(nèi)部培訓(xùn)、編制及審查階段對(duì)于關(guān)聯(lián)性業(yè)務(wù)的溝通協(xié)調(diào)。結(jié)合航空工業(yè)規(guī)劃編制實(shí)踐，以上兩點(diǎn)體現(xiàn)了編制過程的難點(diǎn)，即樹立全員參與的意識(shí)和對(duì)關(guān)聯(lián)性業(yè)務(wù)的全面把握。

通過上述分析，可以對(duì)《企業(yè)管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的編制過程各階段、各參與方的工作重點(diǎn)加以明確。以此為基礎(chǔ)，有針對(duì)性地投入資源，使編制過程趨于高效有序，最終順利完成編制工作。

綜上所述，對(duì)《企業(yè)管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》編制過程中關(guān)鍵因素進(jìn)行研究，可以得到各因素影響程度的排名，并據(jù)此完成關(guān)鍵因素的分析與整理，達(dá)到研究目的。由于時(shí)間所限，筆者僅選取航空工業(yè)系統(tǒng)相關(guān)單位的編制參與者，所得結(jié)果具有一定局限性，如將研究范圍擴(kuò)大至外部單位，則可獲得更加全面、普遍的研究成果。此外，根據(jù)層次分析法引申與改進(jìn)的研究，在判斷比較的過程中可采取區(qū)間層次分析法、模糊層次分析法等提高計(jì)算因素權(quán)重的客觀性和準(zhǔn)確性。因此，在后續(xù)研究中可考慮根據(jù)編制過程影響因素的精度要求，權(quán)衡并選擇最優(yōu)方法。