文 / 左永艷 安建梅

檔案管理是檔案館或檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，是國家檔案工作最基本的組成部分。[1]近年來，信息化進程逐步推進，原有的某些檔案管理方式出現(xiàn)相應(yīng)改變，但是總體流程變化較少。以健康信息檔案管理為例，在檔案收集整理的過程中會更加側(cè)重于建檔者病史等方面的收集，在編目和檢索過程中所需要完成的工作量也較大，而對于大多數(shù)企業(yè)員工的檔案管理，內(nèi)容則要單一得多。[2]可見，檔案管理模型并不是一成不變的，而是在不同環(huán)境下都會有不同的建構(gòu)方式。本文擬探討是融媒體視域下的檔案管理模型構(gòu)建整體特征。

一、融媒體的產(chǎn)生與作用

狹義來說，融媒體是指充分利用媒介載體，將廣播、電視、報紙等既有共同點又存在一定互補性的不同媒體，在人力、內(nèi)容、宣傳等方面進行全面整合，實現(xiàn)“資源通融、內(nèi)容兼融、宣傳互融、利益共融”的新型媒體。[3]可見，融媒體是當(dāng)代媒體發(fā)展到一定階段尋求市場突破的必然產(chǎn)物，也與信息社會中的信息高度融合分不開。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展、信息大爆炸的時代，互聯(lián)網(wǎng)媒體高度發(fā)展而傳統(tǒng)媒體式微。通過各類媒體的融通能夠讓傳統(tǒng)媒體既發(fā)揮原有優(yōu)勢又搭上信息快車，因此融媒體的發(fā)展可謂是順理成章。從廣義來說，融媒體不只是各類媒體融合的產(chǎn)物，也不僅僅是一種信息傳播方式，而是一種貼合當(dāng)代信息社會的信息處理理念，是人們充分利用現(xiàn)有知識技術(shù)成果并進行高度整合以尋求發(fā)展最大化的追求。通過與互聯(lián)網(wǎng)平臺的融合，如今多數(shù)傳統(tǒng)紙媒轉(zhuǎn)向線上線下雙向輸出，這是傳統(tǒng)媒體在面對新興事物時的自身優(yōu)化與發(fā)展。它不僅完成了自我蛻變，也在整體上推動了互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的優(yōu)化與發(fā)展?？梢?，在融媒體視域下，無論是檔案管理還是傳統(tǒng)媒體改革，都是通過新興技術(shù)與傳統(tǒng)手段的有機融合實現(xiàn)自我更新與突破。

融媒體的作用在于，不僅能夠在技術(shù)上推動傳統(tǒng)行業(yè)的發(fā)展，也為傳統(tǒng)行業(yè)發(fā)展提供了更加廣闊的思路和理念。在技術(shù)上，融媒體代表的是互聯(lián)網(wǎng)時代高速發(fā)展的“云技術(shù)”，不僅能夠在短時間內(nèi)收集大量信息進行整理，也大大拓展了傳統(tǒng)的信息儲存空間，實現(xiàn)了人力、物力、空間的節(jié)省。在理念上，融媒體代表著互聯(lián)網(wǎng)時代最先進的發(fā)展理念，能夠不斷督促傳統(tǒng)行業(yè)借鑒當(dāng)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)完成自我提升，讓線上和線下共同發(fā)展。從這一點來看，融媒體理念的運用對于經(jīng)濟社會轉(zhuǎn)型具有重要意義。

二、融媒體的產(chǎn)生與當(dāng)代檔案管理

（一）融媒體讓檔案管理內(nèi)容更加全面

全面性是檔案管理的一大追求。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，工作人員通過有限的方式進行線下收集和人工整理，受限于時間及人力物力，內(nèi)容全面性和準(zhǔn)確性都難以得到保證。這在傳統(tǒng)語境中或許能夠滿足人們的檔案利用需求，但由于當(dāng)今的人才流動性、檔案流動性、信息流動性都在不斷提高，很難滿足當(dāng)代社會檔案需求。[4]在融媒體視域之下，傳統(tǒng)的檔案收集與整理方式不再是唯一選擇，工作人員可以充分利用手中的多媒體工具，實現(xiàn)檔案內(nèi)容的多方收集，整理過程也更加高效。以我國近年來推進的身份信息全國聯(lián)網(wǎng)管理為例，匯聚各地基層機構(gòu)收集的公民指紋、肖像的數(shù)據(jù)庫，相當(dāng)于一個大型的檔案館，而在進行身份驗證的過程中，通過身份證刷卡或者身份證號的檢索，就能夠快速有效調(diào)動檔案。對于傳統(tǒng)檔案管理方式來說，這樣龐大的信息收集量通過人力來完成顯然存在極大困難。在互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)技術(shù)之下，檔案收集便能夠做到全面準(zhǔn)確，且使用更加高效。通過安全合理的程序設(shè)置，在某些特定的檔案管理方面，甚至能夠突破原先的檔案實體，而將載體變成容量更大、內(nèi)容更全的線上檔案館，這不僅是檔案管理方式的突破，也是進一步推進信息化的力證。

（二）融媒體讓檔案管理方式更加高效

我國人口基數(shù)大、經(jīng)濟體量大，各行業(yè)、單位的檔案管理匯總起來就是一個龐大的系統(tǒng)。為了實現(xiàn)系統(tǒng)的高效運行，必須尋求一個更加合理的管理方式。以高校畢業(yè)生檔案去向為例，我國每年高校畢業(yè)生數(shù)量近千萬，其檔案派遣工作量十分巨大，多數(shù)高校所采用的檔案派遣方式仍舊以人工為主，每到畢業(yè)季，高校畢業(yè)生檔案派遣都會成為高校工作的重點加難點，隨著高校畢業(yè)生數(shù)目逐漸增多，這項工作難度更高已成必然趨勢[5]。反觀如今異地就醫(yī)系統(tǒng)，正逐步實現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑腿，讓人們少走路”，通過對患者建檔的全國聯(lián)網(wǎng)，異地就醫(yī)繳費與醫(yī)保報銷都能實現(xiàn)及時辦理，這正是融媒體思維的體現(xiàn)。通過當(dāng)下最新技術(shù)的運用完成了醫(yī)療系統(tǒng)的自我優(yōu)化。高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)也可以對此充分借鑒，當(dāng)今學(xué)生檔案的線上版正實現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)，但是僅僅實現(xiàn)信息管理遠遠不能滿足當(dāng)下社會需求，還要充分考慮檔案管理的服務(wù)性。通過對高校學(xué)生檔案派遣與學(xué)生報到的智能化操作，能夠為學(xué)生就業(yè)和人才流動提供極大便利?？梢?，在融媒體視域之下，通過對傳統(tǒng)和新興技術(shù)的鏈接，能夠有效實現(xiàn)檔案管理方式的雙向推進。

（三）融媒體讓檔案利用過程更加有效

檔案管理的最終價值實現(xiàn)在于檔案利用。檔案在社會與經(jīng)濟發(fā)展的過程中具有不可替代的基礎(chǔ)性作用。傳統(tǒng)檔案利用方式的弊端在于檔案數(shù)目多、排查慢，因此檔案使用效率較低。這對于大量檔案資源來說，是一項極大浪費，也是社會資源使用的缺位。以人才檔案的管理為例，高校畢業(yè)生出現(xiàn)靈活就業(yè)等情況時，檔案多數(shù)在當(dāng)?shù)厝肆Y源和社會保障局留存，在畢業(yè)后的使用過程中往往因為信息的不對稱容易出現(xiàn)檔案使用的延遲。譬如，人事檔案管理的總體職責(zé)在于當(dāng)?shù)厝松缇?，其具體負(fù)責(zé)部門與辦公地點等很容易在機構(gòu)調(diào)整過程中出現(xiàn)機動性改變，而畢業(yè)生對此難以及時了解，因此在使用時易出現(xiàn)延遲，甚至影響畢業(yè)生就業(yè)。而在融媒體視域之下，通過傳統(tǒng)檔案保管利用方式與互聯(lián)網(wǎng)方式的結(jié)合，讓電子檔案在實體檔案運用過程中實現(xiàn)功能的部分替代，在實體檔案需求難以滿足時進行相應(yīng)替代，在很大程度上便利了畢業(yè)生檔案的使用。

三、融媒體視域下檔案管理模型的發(fā)展方向

（一）檔案管理充分結(jié)合信息技術(shù)

信息時代的檔案管理應(yīng)當(dāng)充分貼合時代特征。電子時代和網(wǎng)絡(luò)時代的到來，給信息儲存和交流帶來更大的延伸空間，使得原本不可能實現(xiàn)的信息超大容量變?yōu)榭赡?。而檔案管理原本就需要大量的儲存空間與完備的交流平臺。在此客觀條件之下，通過與網(wǎng)絡(luò)時代的充分結(jié)合，檔案管理的廣度也能夠得到更加充分的擴展。事實上，信息化管理為檔案管理節(jié)省了更多的人力物力，因此檔案管理部門及管理者能夠有更多的精力關(guān)注檔案管理的維度擴展。通過資源通融，檔案管理與現(xiàn)代化存儲手段、與網(wǎng)絡(luò)安全交流等進行充分整合，能夠讓檔案在收集過程中獲取更多信息，在整理過程中更加高效，保管過程更加便捷，價值鑒定的流程更加科學(xué)化，不僅實現(xiàn)了渠道拓展也讓整個檔案管理過程更加高效。因此，我們應(yīng)當(dāng)更加重視檔案管理的信息化，充分拓展檔案管理工作外延，與現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)以及智能存儲管理技術(shù)等充分融合，讓檔案管理與信息技術(shù)外延學(xué)科實現(xiàn)資源共融，優(yōu)化檔案管理的服務(wù)職能，使其在社會發(fā)展過程中發(fā)揮良好的基礎(chǔ)性作用。

（二）線上線下聯(lián)動管理

線上與線下的聯(lián)動能夠給檔案管理帶來更高的效率。事實上，檔案管理的目的在于服務(wù)，而原本相對集中的檔案管理方式很難適應(yīng)當(dāng)今高流動性的社會發(fā)展，因此線上線下的聯(lián)動管理就相當(dāng)必要。以人才檔案為例，人才檔案能夠?qū)崿F(xiàn)線上線下的聯(lián)動管理，能夠讓人才異地辦事手續(xù)得到有效的簡化，更加節(jié)省時間成本，也在一定程度上節(jié)省了社會資源。但是，當(dāng)下我國的許多檔案管理地域限制較多，致使很多事情異地辦理困難重重，阻礙了人才流動和社會進步。[6]因此，在今后的檔案管理模型構(gòu)建過程中，應(yīng)當(dāng)更加注重線上線下的聯(lián)動管理，通過先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段，讓原本在線下做的事情能夠在線上辦理，使檔案利用方式更加靈活多樣，充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)性功能。此外，線上線下聯(lián)動管理也能夠賦予檔案管理更大的機動性，線上信息更新速度較快且效率較高，線下檔案管理更新需要耗費巨大的人力物力。因此，通過線上線下的聯(lián)動管理，也有利于檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的及時更新，提高檔案管理、存儲與使用的準(zhǔn)確性。

（三）更加注重信息整合集中

整合與集中能夠讓信息發(fā)揮更大的作用。以人事檔案為例，全面整合的檔案在使用時具有更高的參考價值和使用價值，能夠讓用人單位對于人才有更加全面細致的了解，在考慮人才任用方面也會更加貼合個人的特征，做到人盡其才。[7]而對于企業(yè)檔案來說，檔案的全面性能夠為相關(guān)部門對企業(yè)進行監(jiān)管和追責(zé)帶來極大的便利，而經(jīng)過系統(tǒng)性整合的檔案也能夠給企業(yè)帶來一定的威懾，使其在生產(chǎn)經(jīng)營過程中更加注重約束自身。目前，國際經(jīng)濟正處于大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢在于能夠及時有效地整合出最準(zhǔn)確、全面的信息并提供給利用的人群。這樣，無論是政策的決策還是商業(yè)手段的制定，都能夠更加具有針對性，一經(jīng)實施便能做到事半功倍。檔案管理是社會管理和經(jīng)濟管理的基礎(chǔ)部分，假如能夠?qū)π畔⒄隙嗉又匾?，則無論是對人才的管理、經(jīng)濟的運行還是對社會秩序的穩(wěn)定，都將大有裨益。當(dāng)今時代，先進的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)也為檔案管理過程中信息的快速整合提供了可能，通過電子信息數(shù)據(jù)計算，能夠快速實現(xiàn)信息整合、歸類和集中，顯著區(qū)別于傳統(tǒng)檔案排查，能夠做到更加高效的運用，實現(xiàn)各方利益共贏。