文·于介芳 劉朋海

數(shù)字檔案館是指以電子檔案為對象，以計算機等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案接收﹑整理﹑保管﹑鑒定﹑保護﹑共享利用的檔案管理模式。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化的進程進一步加快，數(shù)字檔案館將成為知識經(jīng)濟社會必不可少的信息保障體系，它的建設(shè)已經(jīng)成為當前評價一個國家信息基礎(chǔ)水平的重要標志。

一、數(shù)字檔案館建設(shè)的意義及必要性

（一）數(shù)字檔案館建設(shè)是國家信息化的需要

二十世紀九十年代以來，信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進，成熟的信息及電子技術(shù)已普及到各行各業(yè)。我國近年來大大加快了各項工作的信息化進程，新時期數(shù)字檔案館建設(shè)工作刻不容緩。用現(xiàn)代化的手段做好新時期的檔案工作，更好地為以經(jīng)濟建設(shè)中心的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這既是新時期檔案工作的迫切需要，也是國家信息化的需要。在日常的檔案管理工作中，形成了大量的檔案信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，因而難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理檔案信息，從而提高檔案信息的規(guī)范程度與利用效率。

（二）數(shù)字檔案館建設(shè)是合理使用先進的現(xiàn)代化辦公設(shè)備的需要

隨著經(jīng)濟和科技發(fā)展，很多單位和部門都購進了先進的辦公自動化設(shè)備，計算機應(yīng)用和信息化工作也取得較大的進展，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應(yīng)用水平和工作效率，從而不斷促進檔案工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)的幾個難點

（一）數(shù)字檔案的憑證價值問題

檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要，雖然，目前人們對數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力，這無疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認數(shù)字檔案憑證價值就成為數(shù)字檔案館建設(shè)中無法回避的難題。

（二）數(shù)字檔案館建設(shè)的諸多技術(shù)問題

如數(shù)字檔案的失真問題。“檔案數(shù)字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。然而，就目前已研制出的各種掃描輸入技術(shù)，其平均識別率還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)。這對于追求最大程度真實性的檔案來說無疑是致命弱點。又如數(shù)字檔案信息的長期存取問題。由于電腦存儲的介質(zhì)材料的技術(shù)問題和機讀語言格式的快速發(fā)展和經(jīng)常轉(zhuǎn)換問題使數(shù)字信息的存儲壽命受到了很大限制。數(shù)字檔案信息技術(shù)問題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個具體而又棘手的難題。

（三）數(shù)字檔案館法律法規(guī)方面的問題

面對數(shù)字檔案館產(chǎn)生的新情況﹑新特點，檔案法規(guī)中的一些內(nèi)容已不適應(yīng)。如電子檔案的法律憑證﹑對利用者的身份認證﹑著作權(quán)﹑知識產(chǎn)權(quán)﹑隱私權(quán)的使用和保護等問題，必須要得到相應(yīng)法律法規(guī)的支持，否則，數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏也就失去了利用的價值﹑存在的意義。因此，修改完善檔案法規(guī)勢在必行，但要兼顧到方方面面，還是有相當?shù)碾y度。

（四）數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)理論問題

數(shù)字檔案館的建設(shè)必然要受到數(shù)字檔案館理論研究的影響和指導(dǎo)。目前，對數(shù)字檔案館的研究還處于起步階段，許多認識不相同，統(tǒng)一尚需時日。如數(shù)字檔案館的概念﹑數(shù)字檔案的概念﹑數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界等一些基礎(chǔ)理論問題都需要深入研究和界定，都是一些不易解決的難題。

（五）數(shù)字檔案館建設(shè)的標準化問題

數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是要使地區(qū)檔案館﹑全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個整體，以實現(xiàn)檔案信息資源共享。要對這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式﹑統(tǒng)一的著錄標引標準﹑數(shù)據(jù)描述標準﹑元數(shù)據(jù)標準﹑全文數(shù)據(jù)庫標準等等，“而實際上，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，標準化是一個體系，是一個系統(tǒng)，因此對于我們來說，如何結(jié)合我國實際，迅速建立起一個適合我國數(shù)字檔案館建設(shè)的標準化體系是擺在我們面前的一個迫切需要解決的新問題?！?/p>

三、解決數(shù)字檔案館建設(shè)難點的對策

（一）提高社會﹑公眾的認知度，加強政府管理

從建設(shè)信息化創(chuàng)新型國家的角度，政府要加大對數(shù)字檔案館建設(shè)的政策﹑資金﹑技術(shù)和人才的投入力度，并建立相應(yīng)的與社會主義市場經(jīng)濟體制相適應(yīng)的投入產(chǎn)出機制。隨著數(shù)字政府上網(wǎng)工程的建設(shè)實施和公開現(xiàn)行文件服務(wù)中心的建立，數(shù)字化檔案館的建設(shè)已成勢所趨，各級部門﹑單位要有計劃﹑有步驟﹑有重點﹑有針對性地搞好數(shù)字檔案館的建設(shè)，不斷提高數(shù)字檔案館檔案的利用率。

（二）“雙軌”并行，循序漸進

由于現(xiàn)在數(shù)字檔案館存在著種種技術(shù)缺陷，數(shù)字檔案館還不能全面替代原有檔案館的作用。因此，在數(shù)字檔案的原始性﹑憑證性得不到保證和無法確認的情況下，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件﹑紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁﹑光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

（三）組織專業(yè)人才攻克技術(shù)難題創(chuàng)新檔案基礎(chǔ)理論

數(shù)字檔案館是以信息源﹑網(wǎng)絡(luò)﹑數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)較為復(fù)雜。如數(shù)字化圖像的存儲與壓縮﹑數(shù)據(jù)組織技術(shù)﹑信息檢索技術(shù)﹑多語言平臺互換互換互訪技術(shù)﹑海量信息存儲與調(diào)配技術(shù)等，既是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。因此，數(shù)字檔案館的建設(shè)必須首先建立一支技術(shù)過硬的專業(yè)人才，完善和創(chuàng)新檔案基礎(chǔ)理論，并不斷借鑒國外的先進技術(shù)和經(jīng)驗，迅速開發(fā)和應(yīng)用一系列新技術(shù)，如身份認定﹑智能檢索﹑信息隱蔽﹑數(shù)字水印﹑電子簽章﹑操作跟蹤﹑信息加密等，使數(shù)字檔案館的硬件和軟件齊頭并進。

（四）加快建立法律法規(guī)和制定嚴格的管理制度

完備的信息網(wǎng)絡(luò)法律法規(guī)能夠為電子檔案的法律憑證﹑對利用者的身份認證﹑著作權(quán)﹑知識產(chǎn)權(quán)﹑隱私權(quán)的使用和保護等問題確立法律依據(jù)，許多問題只有以法的形式確定下來，才能做到有法可依。同時對電子文件的生成到歸檔都要盡快制定出嚴格的管理流程，使電子檔案納入規(guī)范的程序化管理，并迅速制定嚴格而科學(xué)的標準體系和業(yè)務(wù)管理制度，使數(shù)字檔案館建設(shè)法制化﹑標準化和科學(xué)化。