許志強(qiáng)

(西北農(nóng)林科技大學(xué) 計(jì)財(cái)處,陜西 咸陽 712100)

1 引 言

2016年7月31日,中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見》,提出了新形勢(shì)下科研項(xiàng)目資金管理的基本原則。相關(guān)政策的出臺(tái)對(duì)于解決高?？蒲许?xiàng)目經(jīng)費(fèi)報(bào)銷過程的存在和問題提出了原則性的解決方案,同時(shí)也對(duì)高校科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)報(bào)銷工作提出了新的要求。如何將“放、管、服”的新規(guī)落實(shí)到日常報(bào)賬工作中,各基層單位會(huì)計(jì)如何在日常工作中執(zhí)行新的科研經(jīng)費(fèi)管理政策,這些都是擺在高校財(cái)務(wù)工作者面前的一道重要課題。下面筆者就從高校會(huì)計(jì)工作的實(shí)際出發(fā),就會(huì)計(jì)如何正確把握科研經(jīng)費(fèi)日常報(bào)銷的尺度進(jìn)行闡述。

2 存在的問題

2.1 報(bào)賬會(huì)計(jì)懷疑一切會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)性,對(duì)原始憑證要求過多,不符合法制精神

近幾年來,隨著各高校校外審計(jì)業(yè)務(wù)增多,各外部審計(jì)傳遞的報(bào)賬尺度信息,讓所有報(bào)賬會(huì)計(jì)對(duì)原始憑證的審核極近嚴(yán)苛,會(huì)計(jì)總會(huì)從最苛刻角度的要求報(bào)賬老師提供他想到的所有憑證,以降低工作風(fēng)險(xiǎn)。如在我們學(xué)校就曾經(jīng)有過有一位老師要報(bào)1200多元的測(cè)試費(fèi)用的發(fā)票(測(cè)試化驗(yàn)費(fèi)報(bào)銷一度出問題較多),報(bào)賬會(huì)計(jì)要求同時(shí)提供測(cè)試委托合同,經(jīng)和測(cè)試業(yè)務(wù)提供商聯(lián)系,歷時(shí)一星期補(bǔ)簽了一個(gè)1200元的測(cè)試合同；第二次送到報(bào)賬點(diǎn),報(bào)賬會(huì)計(jì)又說從該出具發(fā)票的公司名稱上看,該公司應(yīng)當(dāng)不能從事測(cè)試業(yè)務(wù),讓老師再提供該公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件。報(bào)賬老師又用了一星期時(shí)間再次聯(lián)系商家,提供了營(yíng)業(yè)執(zhí)照的復(fù)印件,并附上了測(cè)試報(bào)告；第三次送去報(bào)賬,會(huì)計(jì)又說是營(yíng)業(yè)執(zhí)照年檢過期了,公司資格有問題,因此起了爭(zhēng)執(zhí),處領(lǐng)導(dǎo)出面此事才得以解決。

2.2 差旅費(fèi)報(bào)銷要求過于煩瑣

差旅費(fèi)的報(bào)銷由于涉及情況復(fù)雜,出差時(shí)取得的原始憑證不統(tǒng)一,報(bào)賬時(shí),會(huì)計(jì)人員往往會(huì)有要求過多,讓報(bào)銷的老師覺得障礙重重。比如,在一次差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí),本校一位全國著教授,在參加外單位組織的專業(yè)會(huì)議時(shí)做為特聘專家列席,主辦單位負(fù)擔(dān)了教授會(huì)議期間的食宿費(fèi)?；匦?bào)銷時(shí),教授說明了他只有來回機(jī)票需要報(bào)銷,不要會(huì)議期差旅費(fèi)補(bǔ)貼。由于往返機(jī)票之間有三天時(shí)間的間隔,而這三天又沒有住宿費(fèi)發(fā)票說明行程,會(huì)計(jì)人員以此為由拒絕報(bào)銷此筆業(yè)務(wù),要求出差的教授出具出差期間無住宿費(fèi)的證明材料。教授找到所在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及課題組人員寫了情況說明,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋學(xué)院公章,再去報(bào)銷時(shí),報(bào)賬會(huì)計(jì)還是未審核過,說是本單位自己開具的證明證據(jù)性差,需要主辦單位給開具蓋紅章的證明,為此事課題組又聯(lián)系主辦單位,郵寄來證明材料才算了事。

2.3 報(bào)銷流程繁雜,簽字環(huán)節(jié)過多

高?，F(xiàn)執(zhí)行的報(bào)銷規(guī)定中,對(duì)原始憑證的審簽規(guī)定很多,流程未做優(yōu)化,報(bào)賬會(huì)計(jì)往往是怎么流程長(zhǎng),簽字多,就怎么要求。比如,筆者所在高校在報(bào)銷固定臨時(shí)工工資時(shí),學(xué)校要求年初項(xiàng)目組按校后勤處計(jì)劃外用工辦公室提供的統(tǒng)一表格先進(jìn)行用工登記,簽訂用工合同,明確用工崗位職責(zé)并報(bào)計(jì)劃外用工辦公室備案。計(jì)財(cái)處會(huì)計(jì)部門在報(bào)銷工資時(shí),要求流程如下：先由項(xiàng)目組做工資表,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批確認(rèn),所在院系的主管財(cái)務(wù)副院長(zhǎng)簽字,并加蓋院系公章；再去后勤管理處計(jì)劃外用工辦公室由科長(zhǎng)簽字確認(rèn),送后勤副書記審簽后加蓋后勤管理處計(jì)劃外用管理辦公室公章；隨后要去人事管理處,由主管用工副處長(zhǎng)簽字；如金額大于限額,還須找計(jì)劃財(cái)務(wù)處副處長(zhǎng)和主管財(cái)務(wù)的副校長(zhǎng)簽字。如此算來,如果全部簽字,需簽名8人,蓋兩公章。要辦一個(gè)長(zhǎng)期用工報(bào)銷手續(xù),如果簽字的人都在,特別順利的話,也需要一整天才可能跑完,如任何一個(gè)環(huán)節(jié)出問題,僅審簽耗時(shí)兩星期也是常有的事情,依財(cái)務(wù)及計(jì)劃外用工管理科的規(guī)定,長(zhǎng)期臨時(shí)工工資必須當(dāng)月下半月按月發(fā)放,如當(dāng)月未發(fā)順延到下月發(fā)放時(shí),系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)合并計(jì)稅處理,導(dǎo)致固定臨時(shí)工多繳個(gè)人所得稅,科研人員對(duì)此怨聲載道。

2.4 報(bào)銷流程未能和信息化技術(shù)配套使用,使信息化系統(tǒng)效能降低

近幾年來,高校財(cái)務(wù)管理信息化水平提升很快,銀校直聯(lián),網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)賬,科研管理網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)等新功能投入使用,使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理效率有了大幅度的提升,但有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程未能及時(shí)更新,使得信息化手段的使用效用大減。還是以上面勞務(wù)費(fèi)報(bào)銷為例,學(xué)校開放了網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)中的“網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)”,要求所有勞務(wù)費(fèi)報(bào)銷必須通過“網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)”的接口報(bào)入,這樣一來,長(zhǎng)期臨時(shí)工登記管理,合同管理,月度工資發(fā)放等都必須通過網(wǎng)報(bào)來收集數(shù)據(jù),網(wǎng)報(bào)填入各人的銀行信息,通過銀校直聯(lián),發(fā)放速度也得到了提升。但報(bào)銷審批的流程,無論是計(jì)劃外用工管理辦公室,還是各報(bào)賬會(huì)計(jì),還要求用原來的報(bào)銷表格和簽字流程,使得老師們報(bào)銷勞務(wù)費(fèi)時(shí),不但手續(xù)及所附原始憑證非但沒有減少,反而又加了一份“網(wǎng)絡(luò)預(yù)約工資表”。老師們對(duì)此也頗有怨言。

3 解決思路

3.1 加強(qiáng)制度建設(shè)和更新,推薦實(shí)行“報(bào)賬明白卡”制度

高?？蒲薪?jīng)費(fèi)支出會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量大,但細(xì)分一下,不外乎材料購入、差旅費(fèi)、勞務(wù)支出、版面費(fèi)、辦公用支出等固定的幾種。高校應(yīng)組織力量,對(duì)現(xiàn)有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)制度進(jìn)行詳細(xì)分類梳理,按業(yè)務(wù)種類不同編制“報(bào)賬明白卡”?！皥?bào)賬明白卡”要簡(jiǎn)潔,注明各類報(bào)賬業(yè)務(wù)所需的原始發(fā)票、簽字人、蓋章、詳細(xì)的會(huì)計(jì)報(bào)銷流程等,要讓報(bào)賬的人一看就能明白某種業(yè)務(wù),我該向業(yè)務(wù)提供方索取什么票據(jù),是否需要提供合同,發(fā)票回來找誰審簽,在哪里報(bào)銷,款什么時(shí)間能到賬等。一旦有新類型的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)或報(bào)銷制度發(fā)生變化,要隨時(shí)組織會(huì)計(jì)力量及時(shí)修訂或增補(bǔ)“報(bào)賬明白卡”。不僅為報(bào)銷人員提供報(bào)銷說明,同進(jìn)也是對(duì)報(bào)賬會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行監(jiān)督的依據(jù)。

3.2 優(yōu)化報(bào)銷流程,順應(yīng)信息化潮流

高校應(yīng)以銀校互聯(lián)為基礎(chǔ),廣域網(wǎng)預(yù)約報(bào)賬為切入點(diǎn),在人員身份驗(yàn)證的基礎(chǔ)上,對(duì)現(xiàn)有報(bào)銷的流程及審簽環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化,對(duì)原有純手工賬務(wù)報(bào)銷流程進(jìn)行改革,使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)適應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì),讓信息流起來,讓報(bào)賬老師少跑路。計(jì)財(cái)處應(yīng)對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)報(bào)銷流程各控制點(diǎn)進(jìn)行細(xì)致分析,區(qū)分關(guān)鍵控制點(diǎn)和一般控制點(diǎn)。如果校園網(wǎng)已實(shí)現(xiàn)物理身份認(rèn)證(如IC智能卡、USBKEY等)或生物特性識(shí)別認(rèn)證(指紋識(shí)別、虹膜識(shí)別和人臉識(shí)別)等較為安全完備的身份認(rèn)證手段,在日?？蒲袆趧?wù)費(fèi)報(bào)銷時(shí)就可以利用數(shù)字簽名系統(tǒng)進(jìn)行無紙化審簽,報(bào)賬會(huì)計(jì)就可以依電子簽名作為報(bào)銷簽名,執(zhí)行全過程無實(shí)體簽名的全信息化業(yè)務(wù)處理。但就現(xiàn)階段而言,各高校網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)一般只用基于工號(hào)與口令認(rèn)證的弱身份識(shí)別系統(tǒng),其安全性相對(duì)較低,存在被人冒用的風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)可區(qū)分審簽的重要程度,對(duì)一般事務(wù)性審簽,如科研勞務(wù)費(fèi)報(bào)銷過程中需學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)審簽(學(xué)院用工統(tǒng)計(jì)及模糊控制),計(jì)劃外用工管理辦公室審簽(主要是統(tǒng)計(jì)全校用工數(shù)據(jù))等審簽環(huán)節(jié),可實(shí)行以簡(jiǎn)單口令進(jìn)行身份認(rèn)證的預(yù)約單多級(jí)網(wǎng)絡(luò)審簽,來替代傳統(tǒng)的實(shí)體簽名制。而對(duì)于重要審簽環(huán)節(jié),如課題負(fù)責(zé)人,在網(wǎng)絡(luò)授權(quán)操作后,還須進(jìn)行實(shí)體簽名。如此一來,非重要的簽名均在網(wǎng)上進(jìn)行,并實(shí)施業(yè)務(wù)互聯(lián)網(wǎng)推送制,無論審簽人在不在辦公室,都可通過VPN網(wǎng)絡(luò)終端或移動(dòng)終端進(jìn)行業(yè)務(wù)審核,提高工作效率,也符合業(yè)務(wù)審核業(yè)務(wù)控制的需求。

3.3 加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員職業(yè)道德建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)

會(huì)計(jì)職業(yè)道德是會(huì)計(jì)從業(yè)之本,會(huì)計(jì)人員要樹立正確的價(jià)值觀、執(zhí)業(yè)觀,對(duì)經(jīng)手的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)要從公平從容的第三者角度去處理。要恪守職業(yè)操守,潔身自好,甘于清貧。高校計(jì)財(cái)處要對(duì)會(huì)計(jì)從業(yè)人員職業(yè)道德勝任能力定期評(píng)價(jià),對(duì)不符合會(huì)計(jì)職業(yè)要求的及時(shí)調(diào)離會(huì)計(jì)崗位。也要從家庭、生活、心理等多方面關(guān)心會(huì)計(jì)人員,積極爭(zhēng)取,改善會(huì)計(jì)人員待遇,穩(wěn)定會(huì)計(jì)隊(duì)伍。高校計(jì)財(cái)處要從業(yè)務(wù)技術(shù)技能入手,著力培養(yǎng)新型復(fù)合性技能的會(huì)計(jì)人才。隨著社會(huì)信息化程度的提高,現(xiàn)代會(huì)計(jì)工作已和傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作有了很大不同,不但需要會(huì)計(jì)人員有財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí),還需要有計(jì)算機(jī)信息技能作為強(qiáng)力后盾,才能勝任會(huì)計(jì)工作要求。計(jì)財(cái)處要定期對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行信息化技術(shù)培訓(xùn),充分利用高校的教育資源,對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行信息化教育,作為會(huì)計(jì)人員繼續(xù)教育的重要組成部分。

3.4 加快會(huì)計(jì)核算和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接進(jìn)程

高校管理是一個(gè)整合的多應(yīng)用信息系統(tǒng),要提升高校財(cái)務(wù)管理水平,就需要高校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)無縫對(duì)接。依科研經(jīng)費(fèi)管理為例,財(cái)務(wù)管理在賬務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行,科研業(yè)務(wù)管理有獨(dú)立的科研業(yè)務(wù)管理系統(tǒng),兩系統(tǒng)相互獨(dú)立運(yùn)行,兩個(gè)信息系統(tǒng)中項(xiàng)目編碼各不相同,就連項(xiàng)目名稱也很難完全一致,使在日?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理中費(fèi)時(shí)費(fèi)力。2016年,我校依財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)為基礎(chǔ),對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理進(jìn)行了部分整合,初步實(shí)現(xiàn)了科研經(jīng)費(fèi)立項(xiàng)、認(rèn)領(lǐng)、預(yù)算編制的信息化。銀行來款信息通過銀校直聯(lián)直接寫入賬務(wù)系統(tǒng),并自動(dòng)生成來款掛賬憑證,同時(shí),來款信息同步到網(wǎng)絡(luò)科研經(jīng)費(fèi)申報(bào)系統(tǒng)中；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在登錄財(cái)務(wù)科研申報(bào)系統(tǒng)后對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)查詢、認(rèn)領(lǐng),認(rèn)領(lǐng)信息經(jīng)科研院審核確認(rèn)后寫入賬務(wù)系統(tǒng)生成科研項(xiàng)目入賬憑證,新項(xiàng)目財(cái)務(wù)立項(xiàng)工作也同步實(shí)施。經(jīng)費(fèi)認(rèn)領(lǐng)入賬周期,由原來的1～2個(gè)月縮短到2～3個(gè)工作日。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一點(diǎn)錄入,科研院、計(jì)財(cái)處各司其職,不僅提高了科研經(jīng)費(fèi)上賬速度,科研院也從自己接口可以得到他們需要的財(cái)務(wù)信息,實(shí)現(xiàn)了科研業(yè)務(wù)管理和經(jīng)費(fèi)管理的雙贏,贏得老師們的一致好評(píng)。

4 結(jié) 論

科研經(jīng)費(fèi)管理做為高校財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容,高校財(cái)務(wù)部門要從管好用好國家的科研資金的角度,強(qiáng)化制度建設(shè),充分利用內(nèi)部控制,減少科研經(jīng)費(fèi)違紀(jì)行為的發(fā)生。同時(shí),會(huì)計(jì)部門要優(yōu)化不必要的審批環(huán)節(jié),適時(shí)調(diào)整工作流程,適應(yīng)信息化工作環(huán)境,為高?？蒲泄ぷ鳒p負(fù)松綁。要提升財(cái)務(wù)人員職業(yè)道德水平和業(yè)務(wù)技能,強(qiáng)化制度培訓(xùn)和服務(wù)意識(shí),使一線工作人員報(bào)賬尺度符合科研工作要求。

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