吳海萍

摘 要：房產(chǎn)檔案是國家檔案的重要組成部分，是房產(chǎn)行政管理部門在工作中自然形成的，并具有一定保存價(jià)值的歷史記錄。房產(chǎn)檔案作為一種原生信息資源，其重要性日益突顯。人們依法維權(quán)的意識(shí)也不斷增強(qiáng)，國家對(duì)房地產(chǎn)管理和服務(wù)的法律、法規(guī)也在不斷完善，這對(duì)房產(chǎn)管理部門加強(qiáng)管理和提供服務(wù)提出更高的要求。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，特別是住房制度改革的深化以及房地產(chǎn)交易市場(chǎng)的活躍，房產(chǎn)登記、交易、抵押、租賃、擔(dān)保、測(cè)繪量迅速增大，房產(chǎn)管理部門的管理業(yè)務(wù)和房產(chǎn)檔案數(shù)量也隨之大量增加，房產(chǎn)檔案的利用率日益加快。因此，房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是新時(shí)期房產(chǎn)檔案管理追求的目標(biāo)。本文就房產(chǎn)檔案管理的實(shí)際情況，提出房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐方法。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；信息化；發(fā)展趨勢(shì)；分步實(shí)施

隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)顯現(xiàn)出強(qiáng)勁的發(fā)展勢(shì)頭，房產(chǎn)檔案的數(shù)量急劇增加，檔案的利用率也大幅度提高，傳統(tǒng)以手工處理為主的紙質(zhì)檔案管理模式愈來愈暴露出工作效率低下、信息共享困難等弊端，無法滿足房產(chǎn)檔案動(dòng)態(tài)管理的需要，如何將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段與現(xiàn)代檔案管理理念相融合，提高房產(chǎn)檔案利用價(jià)值，成為目前急需解決的問題。通過幾年的探索實(shí)踐和不斷改革創(chuàng)新，我們的檔案管理已從傳統(tǒng)目錄式管理，逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化和電子化管理。

1 房產(chǎn)檔案和信息化的含義

房產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣活動(dòng)中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人房屋自然狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、照片、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料。

房產(chǎn)檔案信息化是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)，通過文字、圖形、圖像等形式，把各種房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案信息，以電子信息形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序的檔案信息系統(tǒng)，及時(shí)有效進(jìn)行管理、提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2 房產(chǎn)檔案信息化的特點(diǎn)

1）檔案資料數(shù)字化。房產(chǎn)檔案信息化的基礎(chǔ)是將館藏的各種載體的房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子信息，這些信息能直接被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理。在大量的資料檔案完成檔案數(shù)字化后，形成相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫，建立信息管理系統(tǒng)，對(duì)這些信息進(jìn)行收集、分類、整理、組卷、貯存，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的手工調(diào)閱信息轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)調(diào)閱信息。

2）信息傳輸網(wǎng)格化。房產(chǎn)檔案信息化的核心就是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)格進(jìn)行信息傳輸和交流，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。房產(chǎn)檔案信息可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行異地遠(yuǎn)程傳輸，使隨時(shí)隨地調(diào)閱利用成為可能，在各級(jí)政府房產(chǎn)管理部門、有關(guān)機(jī)構(gòu)、房地產(chǎn)開發(fā)商、中介組織和廣大市民之間架構(gòu)起一座信息溝通的網(wǎng)上橋涵，擴(kuò)大檔案的利用空間，有效利用房產(chǎn)檔案，充分利用房產(chǎn)檔案的價(jià)值。

3）查詢應(yīng)用智能化。充分利用現(xiàn)代化設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)智能化檢索、快速瀏覽咨詢和直接提供利用，速度快、效率高，它是檔案數(shù)字信息化的主要目的，也是檔案信息化的重要標(biāo)志。

3 房產(chǎn)檔案信息化發(fā)展的趨勢(shì)

1）加速推進(jìn)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的重要性。以前我區(qū)房產(chǎn)登記發(fā)證雖實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，但房產(chǎn)檔案管理還采用了人工整理、紙質(zhì)檔案保存、人工查找與計(jì)算機(jī)檢索并存的信息條結(jié)合目錄管理方式，已落后形勢(shì)發(fā)展要求。房地產(chǎn)管理部門唯有及時(shí)掌握房產(chǎn)檔案信息，確保權(quán)屬信息的真實(shí)安全，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)字化，才能真正行使好人民賦予的重責(zé)。因此，加速推進(jìn)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)工作，建立起一套立足實(shí)際、完善、安全、快速的房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，是促進(jìn)我區(qū)房地產(chǎn)業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展的重要手段。

2）加速推進(jìn)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的緊迫性。近幾年來，房地產(chǎn)業(yè)已發(fā)展成為我國舉足輕重的支柱產(chǎn)業(yè)，房地產(chǎn)管理部門在宏觀經(jīng)濟(jì)發(fā)展和調(diào)控中的地位愈來愈突出，責(zé)任也愈來愈重大。房產(chǎn)檔案經(jīng)常地被查詢、翻閱和復(fù)印，對(duì)檔案原件人為的觸摸污損和在靜電復(fù)印過程中光照帶來的危害及機(jī)械損傷，使得原件壽命大大減少，原件的有效保護(hù)和公眾服務(wù)也迫使檔案的信息化建設(shè)加速推進(jìn)。

3）加速推進(jìn)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的艱巨性。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)絕不是一個(gè)階段性的工作，我們檔案室現(xiàn)有庫藏檔案二十多萬卷，如要建立與紙質(zhì)檔案（原件）一致、同步更新的電子文件復(fù)本，需構(gòu)成海量存貯的房產(chǎn)權(quán)屬電子檔案數(shù)據(jù)庫。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，支持房產(chǎn)交易、抵押、登記發(fā)證等業(yè)務(wù)的檔案生成、電子化查詢、檔案調(diào)閱， 以及滿足社會(huì)各界的檔案電子化查詢，需要我們將歷史資料精心整合成可供利用的信息化資料，來不斷滿足規(guī)范管理，服務(wù)創(chuàng)新的需求。

4 搭建技術(shù)先進(jìn)的檔案信息化平臺(tái)

1）全力以赴完善房產(chǎn)檔案信息采集平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。為穩(wěn)妥做好檔案資料物理形態(tài)，符合信息化環(huán)境和目標(biāo)的轉(zhuǎn)化，我們與浙大升騰共同合作，安裝了充分體現(xiàn)房產(chǎn)檔案原貌的數(shù)據(jù)采集整理、掃描錄入的數(shù)字房產(chǎn)管理共享系統(tǒng)，通過整理錄入至系統(tǒng)內(nèi)，將實(shí)體檔案案卷利用掃描儀進(jìn)行圖像采集掃描，對(duì)歷史久遠(yuǎn)、不宜掃描的紙張采用數(shù)碼相機(jī)拍攝，形成圖像數(shù)據(jù)保存在計(jì)算機(jī)中，建立電子影像檔案。

2）穩(wěn)步推進(jìn)房產(chǎn)檔案信息存儲(chǔ)處理平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用一體化。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，必須要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，因?yàn)閿?shù)據(jù)乃檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，是信息資源之所在。我區(qū)數(shù)字房產(chǎn)綜合信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)采用Browser/Server（瀏覽器/服務(wù)器）和Client/Serever（客戶/服務(wù)器）相結(jié)合的模式，分三層體系架構(gòu)，分別建立產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍綜合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫、實(shí)物影像數(shù)據(jù)庫、政務(wù)綜合數(shù)據(jù)庫及圖形數(shù)據(jù)庫。

我區(qū)房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)數(shù)碼成像技術(shù)，采用數(shù)碼影像為基礎(chǔ)的全數(shù)字化檔案管理、集中管理體系下的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案影像信息共享體系。設(shè)有檔案日常入庫、檔案錄入管理、檔案利用管理、檔案查檔管理、檔案注銷管理、檔案后期維護(hù)等六大模塊，把檔案管理所有業(yè)務(wù)全部納入了微機(jī)管理。

3）嚴(yán)密布局房產(chǎn)檔案信息傳輸平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。建立基于internet的局域網(wǎng)，局域網(wǎng)使計(jì)算機(jī)把各科室緊密聯(lián)系為一個(gè)有機(jī)整體，將各業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)及管理要素在統(tǒng)一的信息平臺(tái)上相互協(xié)作及資源共享，實(shí)現(xiàn)信息資源無阻礙傳輸，利用業(yè)已建立起來的房產(chǎn)檔案信息庫，進(jìn)行檔案的編目、標(biāo)引，建立自動(dòng)檢索系統(tǒng)，由計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行檔案的接收、存儲(chǔ)、整理、統(tǒng)計(jì)等，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。

檔案信息化建設(shè)使我區(qū)房產(chǎn)檔案管理方式發(fā)生質(zhì)的飛躍，將房產(chǎn)檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，為房產(chǎn)檔案的應(yīng)用創(chuàng)造了新的機(jī)遇。房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)在房地產(chǎn)管理工作中愈來愈突現(xiàn)出無可比擬的空間優(yōu)勢(shì)、時(shí)間優(yōu)勢(shì)、資源優(yōu)勢(shì)和利用優(yōu)勢(shì)，在保障房地產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益、防范交易風(fēng)險(xiǎn)、推動(dòng)房地產(chǎn)稅收、促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)繁榮、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定等方面做出了積極的貢獻(xiàn)。

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