宋文殊

【摘要】辦公用品的采購(gòu)，是企業(yè)成本支出中必不可少的一部分。企業(yè)經(jīng)營(yíng)的目的之一就是“開源節(jié)流”，對(duì)于大型企業(yè)來說，辦公用品的開支不可忽視，辦公用品的采購(gòu)部分管理是否有效，嚴(yán)重影響了企業(yè)的利潤(rùn)。因此，本文對(duì)某些大企業(yè)進(jìn)行了辦公用品采購(gòu)鏈的研究，對(duì)其中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了有效的解決措施。

【關(guān)鍵詞】辦公用品；供應(yīng)鏈；管理；問題

一、辦公用品采購(gòu)供應(yīng)鏈集中化管理

近年來，許多大型企業(yè)在接待外賓、展會(huì)展覽、采購(gòu)用車等方面采取了統(tǒng)一的管理模式，并取得了很好的效果。但由于辦公用品種類繁多，各個(gè)部門需求不同等因素，還沒辦法做到集中采購(gòu)，極大增加了企業(yè)的成本，造成了一定程度的浪費(fèi)。辦公用品主要分為高值管理品和低值消耗品兩部分。昂貴的用品包括電腦、打印機(jī)、空調(diào)、投影儀等設(shè)備。便宜消耗品包括簽字筆、計(jì)算器、便利貼、電池、垃圾袋、A4紙等每日消耗用品。這部分日常消耗用品由于每日使用量大，具有不可控因素，肉眼無(wú)法體會(huì)到它的消耗，但這部分的支出占每年的支出費(fèi)用相當(dāng)大的比例。眾所周知，每日的辦公用品消耗大，很零散，導(dǎo)致其采購(gòu)頻率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高出其他用品。如果公司不設(shè)立相應(yīng)部門進(jìn)行管理，各部門各自為政分別采購(gòu)，大大增加了采購(gòu)成本。某公司意識(shí)到這一問題后采用了集中化管理，由于購(gòu)買量巨大，跟供應(yīng)商建立了長(zhǎng)期合作，大大降低了采購(gòu)成本，減少了人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，提高了辦公工作的效率，使企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)得更加順暢。

二、辦公用品采購(gòu)供應(yīng)鏈管理的規(guī)范化

由于辦公用品種類繁多，采購(gòu)頻繁，采用辦公軟件管理，可以極大地提高辦公人員效率，減少物品閑置、人員浪費(fèi)的情況。該公司采用辦公管理系統(tǒng)后，使辦公用品的采購(gòu)事宜變得井然有序，效率提高明顯，成本節(jié)約顯著。據(jù)了解，該公司的支出成本比之前減少了十幾萬(wàn)之多。

（一）開發(fā)商的選擇。采購(gòu)部門在采購(gòu)前對(duì)員工的意見進(jìn)行總結(jié)整理，選擇統(tǒng)一品牌的辦公用品進(jìn)行采購(gòu)。在對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行了充分調(diào)研后，通過招標(biāo)的方式選擇了信譽(yù)高、質(zhì)量好、價(jià)格低的供應(yīng)商。并隨之與其建立長(zhǎng)期合作的關(guān)系，保障了供貨的穩(wěn)定性、時(shí)效性、節(jié)約性。在降低成本的同時(shí)，提升了工作效率。

（二）構(gòu)建采購(gòu)體系。企業(yè)應(yīng)該建立開發(fā)一套自己的采購(gòu)系統(tǒng)，在系統(tǒng)中可以隨時(shí)查詢產(chǎn)品的型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、庫(kù)存。當(dāng)發(fā)現(xiàn)自己所需的辦公用品數(shù)量不多時(shí)，可以及時(shí)向主管部門提出審批，審批后由采購(gòu)部門聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行訂貨。這種流水線的工作模式，最大限度上減輕了員工的工作負(fù)擔(dān)，增加了效率，使賬目變得透明化。企業(yè)可以在流水線的各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)中設(shè)置一名主管人員，當(dāng)下級(jí)部門有需求提出申請(qǐng)后，系統(tǒng)可以及時(shí)提醒主管部門進(jìn)行審批，做到各個(gè)環(huán)節(jié)及時(shí)化、透明化、責(zé)任化，主管可以對(duì)審批內(nèi)容進(jìn)行檢閱，駁回不合理的請(qǐng)求，使辦公用的采購(gòu)更加經(jīng)濟(jì)合理，減少不必要的開支。

三、物流供應(yīng)鏈存在的問題

（一）訂單處理問題。目前許多供應(yīng)商由于沒有相應(yīng)的系統(tǒng)與企業(yè)采購(gòu)系統(tǒng)對(duì)應(yīng)，無(wú)法保證訂單的準(zhǔn)確性，導(dǎo)致了供應(yīng)商無(wú)法及時(shí)供貨，供貨型號(hào)錯(cuò)誤，數(shù)量不對(duì)等問題。

（二）市內(nèi)配送問題。在市內(nèi)配送過程中，由于辦公用大小不一，在配送上往往會(huì)出現(xiàn)協(xié)調(diào)偏差問題。有些大小材質(zhì)不同的辦公用品一起運(yùn)送造成部分小件辦公用品損壞，影響企業(yè)的辦公需要。

（三）車隊(duì)管理。在產(chǎn)品的運(yùn)輸過程中，因無(wú)法實(shí)施監(jiān)控運(yùn)輸，有一些急需用品因物流配送等問題往往停滯時(shí)間過長(zhǎng)，影響了工作效率。

（四）辦公用品的存儲(chǔ)。辦公用品如果不能放在合適的環(huán)境中進(jìn)行儲(chǔ)存，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)損壞、質(zhì)量下降的問題，造成了一部分浪費(fèi)。辦公用品倉(cāng)庫(kù)不宜過遠(yuǎn)，耽誤調(diào)貨時(shí)間，影響工作效率。

四、辦公用品采購(gòu)供應(yīng)鏈管理的問題解決

根據(jù)上述提出的問題，提出相應(yīng)的措施，解決存在的問題，減少成本開支。

（一）電子設(shè)備的及時(shí)更新。供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)更新自己的產(chǎn)品目錄、圖片以及價(jià)格等相關(guān)重要信息，方便客戶及時(shí)查閱做出相應(yīng)的采購(gòu)調(diào)整。供應(yīng)商可以按季度推出優(yōu)惠產(chǎn)品，并告知自己的客戶。企業(yè)可以根據(jù)自己的需要，對(duì)一些急需產(chǎn)品進(jìn)行采購(gòu)儲(chǔ)存以免影響工作效率。

（二）供應(yīng)商與公司實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接。供應(yīng)商可以嘗試與長(zhǎng)期合作的大客戶實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的配貨體系，采取網(wǎng)絡(luò)連接的方式，使訂單預(yù)定及配送供貨一體化，及時(shí)滿足企業(yè)的各種需求，企業(yè)可以方便查看訂單信息、物流信息。

（三）供應(yīng)的及時(shí)性。許多部門沒有前瞻性，到使用時(shí)方才想去訂貨，并且埋怨供應(yīng)商供應(yīng)速度慢，不能及時(shí)送達(dá)。供應(yīng)商也有自己的苦衷，由于辦公用品的零散性，這些貨物無(wú)法集中存儲(chǔ)在一個(gè)倉(cāng)庫(kù)中，供應(yīng)商供貨時(shí)需要從不同倉(cāng)庫(kù)調(diào)貨配送，無(wú)法滿足企業(yè)的急需性，這就產(chǎn)生了企業(yè)供應(yīng)商的矛盾。供應(yīng)商應(yīng)該采用聯(lián)網(wǎng)模式，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳播，保證庫(kù)存、供貨建設(shè)成網(wǎng)絡(luò)橋梁。企業(yè)也應(yīng)該及時(shí)對(duì)辦公用品的消耗情況進(jìn)行整理，對(duì)于消耗大的產(chǎn)品要特別備注，及時(shí)反映給供貨商，避免用時(shí)方去采購(gòu)，耽誤辦公的情況。

五、結(jié)語(yǔ)

辦公用品的采購(gòu)是企業(yè)中不可忽視的環(huán)節(jié)，影響著公司的運(yùn)轉(zhuǎn)效率和支出成本。然而由于其種類繁多，供應(yīng)商分散等情況，使辦公用品采購(gòu)變得繁瑣復(fù)雜，各部門分別采購(gòu)極大增加了成本支出。本次對(duì)一家上市公司進(jìn)行了調(diào)研，該企業(yè)使用了統(tǒng)一的辦公采購(gòu)系統(tǒng)后，跟原本想比，大大節(jié)約了采購(gòu)成本，減少了人力、物力的浪費(fèi)，不僅提高了工作效率，而且企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)更加流暢。

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