摘 要:檔案管理基礎(chǔ)工作是一項系統(tǒng)性和規(guī)范性較強的工作,在現(xiàn)今檔案數(shù)量、種類、內(nèi)容都不斷增加的背景下,對檔案管理的基礎(chǔ)工作提出了更高的要求,其也在檔案管理中發(fā)揮著巨大的價值。在抓好基礎(chǔ)工作,并且具體落實檔案管理基礎(chǔ)工作的前提下,其它管理工作才能順利開展,才能讓檔案管理整體更趨向于系統(tǒng)和規(guī)范,由此,本文對檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用進行分析,并提出一些提升檔案管理基礎(chǔ)工作質(zhì)量的策略。
關(guān)鍵詞:基礎(chǔ)工作;現(xiàn)代檔案管理;作用分析
現(xiàn)今是信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代,因此檔案管理工作在各個領(lǐng)域都發(fā)揮著重要的作用,對檔案管理基礎(chǔ)性工作的要求也越來越高[1]?,F(xiàn)代檔案管理一般都應(yīng)用了信息科技技術(shù),在計算機及信息系統(tǒng)的支持下開展,可以根據(jù)自身的需求對檔案進行查閱,并且獲取自身想要的信息。檔案管理的整個流程的規(guī)范性和專業(yè)性與基礎(chǔ)工作息息相關(guān),由此必須要將基礎(chǔ)工作重視起來,并且嚴格按照相關(guān)的流程管理和操作,從而提升檔案管理的整體水平。
1 現(xiàn)代檔案管理工作中存在的問題
綜合我國各個領(lǐng)域各種類型的檔案管理現(xiàn)狀,不難看出檔案管理工作具有復(fù)雜性特點,檔案信息眾多、內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量和類型由于長時間的積累,在時間和內(nèi)容上的跨度較大[2]。且傳統(tǒng)檔案管理多數(shù)是封閉式管理,在多年的時間內(nèi),管理人員僅以檔案不丟失為目的展開管理工作,加之歷史不同時期對檔案的規(guī)整方案不一,最終形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。筆者結(jié)合當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀,參閱眾多相關(guān)文獻,將現(xiàn)代檔案管理中存在的問題總結(jié)為以下幾點:①檔案編號設(shè)置不規(guī)范,這是檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)的問題,不僅編號設(shè)置不規(guī)范,甚至?xí)霈F(xiàn)無響應(yīng)目錄號的現(xiàn)象以及一卷多冊的現(xiàn)象;②案卷標(biāo)題不規(guī)范,部分管理人員在規(guī)整時,設(shè)置的標(biāo)題并不能實際反映出案卷的內(nèi)容,或者設(shè)置不夠完全,只能反映一部分內(nèi)容,標(biāo)題不夠醒目,增加了檔案檢索的難度;③檔案頁碼標(biāo)識遺漏,部分檔案頁碼標(biāo)識重復(fù),甚至有些檔案出現(xiàn)沒有頁碼的現(xiàn)象;④組卷方面沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,檔案歸類是檔案管理中的重點工作內(nèi)容,但目前檔案在歸類上相對混亂,具體的組卷標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,導(dǎo)致同類型的檔案分放于兩處;⑤案卷的薄厚設(shè)置不均勻,在檔案管理工作開展的過程中,經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)有些檔案只有一兩頁紙張,有些則有幾百頁,將其放置在一起,在檔案檢索時很容易遺漏很薄的卷案[3]。檔案管理是一個長期的過程,且隨著時間的積累,管理任務(wù)只會越積越多,由此需要將這些問題有效解決。
2 檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用
2.1 檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化
檔案管理基礎(chǔ)工作是現(xiàn)代檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化實施的先決條件,但目前部分單位對基礎(chǔ)工作不夠重視,導(dǎo)致檔案管理的整體水平日益下降,且越發(fā)脫離了規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求,不規(guī)范之處也就越來越多[4]。通過加強檔案管理基礎(chǔ)工作,可以有效提升檔案管理的整體質(zhì)量,對檔案標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范化的進行分類和管理,并且有效解決標(biāo)題、檔案頁碼不規(guī)范的問題,強化基礎(chǔ)工作,對檔案重新調(diào)整、組合和歸檔,不僅節(jié)省了管理人員的工作時間,提升了工作效率,在后期檔案查找方面也具有重要的意義,且可以實現(xiàn)檔案的完整性、規(guī)范化、科學(xué)性管理,更利于檔案信息化建設(shè)和發(fā)展。
2.2 提升檢索的準(zhǔn)確性
檔案信息錄入、分類、歸檔是管理基礎(chǔ)工作中的重要內(nèi)容。加強基礎(chǔ)性工作,能夠在檔案信息輸入時就以嚴謹、細致的態(tài)度進行,這對于檔案的保管和后期的查找管理是非常有利的。由于檔案管理時間較長,通常累積了大量歷史案卷,在需要時則要求管理者及時檢索并找出相關(guān)的案卷,前期規(guī)范的基礎(chǔ)工作是后期檔案查找是否順利的基礎(chǔ),有效的基礎(chǔ)工作能夠為后期檔案檢索提供便利的條件,提升檔案檢索的準(zhǔn)確性,縮短檔案查找的時間。
2.3 提升檔案的利用率
檔案管理基礎(chǔ)工作是提升檔案利用率的基礎(chǔ)[5]。在檔案管理基礎(chǔ)工作中,可以根據(jù)檔案的類型,包含的信息內(nèi)容,以及檔案的輕重緩急來對其進行分類,對于重要的卷案可以優(yōu)先加工管理,對于普遍性的檔案,則可以統(tǒng)一規(guī)范整理。在檔案管理工作開展之初,將一些重要的檔案信息提取出來,及時將有價值的檔案挑選出來,從而提升檔案的利用率。此外,在檔案信息輸入信息庫后,要根據(jù)檔案的實際信息進一步完善檔案檢索的流程,對于關(guān)鍵詞、日期、地點、人物等信息需完善設(shè)置,從而提高檢索的效率,確保日后能夠準(zhǔn)確、快速的查找到所需要的檔案信息。
3 提升檔案管理基礎(chǔ)工作質(zhì)量的策略
3.1 全面整理案卷,細致嚴謹
要想提升檔案管理整體的質(zhì)量和效率,必須強化基礎(chǔ)工作的開展力度,施行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的管理,要求所有工作人員按照相關(guān)的規(guī)范和流程開展工作。在綜合性的檔案館中,由于長時間沒有做出全面的整理并且中間會出現(xiàn)移交等問題,致使多數(shù)文件出現(xiàn)重,并且一些文件由于各類原因已經(jīng)失去了管理和收藏的價值,在管理過程中對于這些檔案要進行剔除,并且在之后的信息錄入過程中要嚴謹仔細,避免重復(fù)錄入或錄入無效信息,增加了工作人員的工作負擔(dān),降低了工作效率。
3.2 分清輕重緩急,循序漸進
檔案管理和整理的根本目的在于檔案可以對社會有所用,為需要的事件或人物提供原始依據(jù),由此在檔案管理中,要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),對檔案管理實行計算機信息模式,系統(tǒng)性管理[6]。在對綜合性的檔案館進行管理的過程中,首先要對檔案中的內(nèi)容進行排序,對于那些在社會中利用率較高,可以公開的檔案要提前進行整理,如此可以提高計算機化的進程,體現(xiàn)檔案管理的完整性。并且檔案管理是一個循序漸進的過程,不能急于求成,而要在最初的工作中做好每一個環(huán)節(jié),每一個流程的管理,讓整體流程趨于規(guī)范,這對于后期的管理來說有重要的意義,在信息的利用方面也可以發(fā)揮更大的價值。
3.3 分類著錄,省時省力
檔案的著錄過程是檔案管理基礎(chǔ)工作的重要環(huán)節(jié),在具體工作開展過程中,可將案卷分為三個層次進行著錄,也就是分層次、分級別著錄。對于不同文件涉及同一內(nèi)容,且在時間上相隔不大的檔案,可將其進行文件組合,之后再進行著錄。對于那些反映問題龐雜的文件,則詳細規(guī)整著錄,如此不僅能夠揭示檔案的主題內(nèi)容,凸顯已保存檔案的內(nèi)容特征,并且減少了著錄條目的時間,大大提高了工作效率。
檔案管理技術(shù)工作看似簡單,實則復(fù)雜,需要檔案管理人員在實踐中不斷的摸索,從而提高檔案管理水平,做好檔案管理工作。
參考文獻
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作者簡介
邢燦(1987-),女,漢族,山東省棗莊市,棗莊市市中區(qū)農(nóng)村能源辦公室科員,助理館員,大學(xué)本科,研究方向:檔案管理。endprint