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基于新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的問題及相應(yīng)對策

2018-02-07 18:08吳楊
卷宗 2018年1期
關(guān)鍵詞:網(wǎng)絡(luò)化現(xiàn)代化檔案管理

吳楊

摘 要:檔案管理在醫(yī)院管理中占有重要地位,在經(jīng)濟(jì)與科技發(fā)展的新形勢下,必須加快醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程,提高檔案管理成效。本文首先對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的主要問題進(jìn)行分析,包括資金供應(yīng)問題、軟硬件設(shè)施的落后問題、以及管理效率低下問題等。在此基礎(chǔ)上,對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化提出幾點(diǎn)建議對策。

關(guān)鍵字:新形勢背景;醫(yī)院檔案管理;現(xiàn)代化發(fā)展

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的薄弱環(huán)節(jié),與其重要性嚴(yán)重不符,由此導(dǎo)致檔案信息利用率低下,對醫(yī)院正常的運(yùn)轉(zhuǎn)效率產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。在我國經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)型發(fā)展和信息技術(shù)快速發(fā)展背景下,醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是其必然發(fā)展趨勢,積極運(yùn)用先進(jìn)的管理思想和管理技術(shù),可以提高醫(yī)院檔案管理水平,從而為患者提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。因此,有必要對檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問題進(jìn)行分析,從而找到有效的解決對策。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的主要問題

1.1 檔案管理缺乏重視,資金投入嚴(yán)重不足

長期以來,醫(yī)院檔案管理缺乏重視,特別是在地方中小型醫(yī)院中,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足,存在重業(yè)務(wù)、輕檔案管理的現(xiàn)象。在此影響下,檔案管理人員配置不足,資金投入緊缺,影響了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。在部分醫(yī)院中,檔案管理工作流于形式,僅在上級(jí)檢查時(shí)做做表面文章。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員在資金投入規(guī)劃中,認(rèn)為檔案管理浪費(fèi)資源,盡可能的壓縮檔案管理投入資金,資源分配嚴(yán)重缺乏合理性。檔案管理人員也缺乏現(xiàn)代化管理意識(shí),仍采用傳統(tǒng)方式開展檔案管理工作,自身缺乏職業(yè)認(rèn)同感。從上至下都存在醫(yī)療水平才是醫(yī)院工作成績代表的認(rèn)識(shí)偏差,檔案管理僅作為一項(xiàng)輔助性工作開展[1]。

1.2 軟硬件設(shè)施落后,人員專業(yè)素質(zhì)偏低

在檔案管理意識(shí)缺失和資金投入缺乏的影響下,檔案管理工作的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施更新緩慢,無法為現(xiàn)代化管理模式的實(shí)施提供保障。從設(shè)備配置情況來看,許多醫(yī)院未配置足夠的信息化管理工具,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理也缺乏硬件條件,一些重要的檔案資料整理和存放不規(guī)范,容易出現(xiàn)丟失或損壞的現(xiàn)象。過于陳舊的信息化管理設(shè)備已經(jīng)無法滿足新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的需要。此外,還缺乏對檔案管理軟硬件設(shè)備的維護(hù)管理。由于管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)偏低,缺乏具備信息化技能的復(fù)合型人才,醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展舉步維艱[2]。

1.3 檔案管理效率低下,現(xiàn)代化水平亟待提升

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工作,對檔案資料的完整性和安全性有嚴(yán)格要求,需要建立規(guī)范化的管理流程,確保檔案管理效率。從醫(yī)院檔案分類來看,包括行政文書類檔案、會(huì)計(jì)檔案、病例檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案等。由于檔案管理制度的缺失、缺乏有效的管理方法,檔案管理工作人員面對復(fù)雜的檔案管理工作常感到束手無策,在檔案資料整理、分類和保管過程中,都容易出現(xiàn)問題。醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程緩慢,檔案管理效率低下,必須盡快采取有效的解決措施,提高醫(yī)院檔案管理水平。

2 新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展對策

2.1 明確醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是在檔案管理過程中,充分利用科學(xué)的管理方法和現(xiàn)代化技術(shù)手段,提升檔案管理工作效率與成效。檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展具有四層含義:(1)在檔案收集階段,確保數(shù)據(jù)資料采集的及時(shí)性,運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)對原始資料進(jìn)行采集、整理和歸檔,確保檔案建設(shè)質(zhì)量;(2)在檔案的保管和調(diào)用階段,確保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和制度化,通過建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn),確保管理制度上傳下達(dá)和有效執(zhí)行,為檔案使用安全提供保障;(3)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化存儲(chǔ),借助計(jì)算機(jī)軟硬件工具,構(gòu)建數(shù)字資源信息庫,更新檔案載體,提高檔案管理效率;(4)實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化利用,發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的信息傳遞優(yōu)勢,支持遠(yuǎn)程管理和快速查詢,提高醫(yī)院業(yè)務(wù)辦理效率。在現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中,首先要明確檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵,把握好改革發(fā)展的總體方向。

2.2 健全管理體系,加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

與傳統(tǒng)檔案管理相同,現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)施也需要一套健全的制度體系提供保障,成為開展各項(xiàng)檔案管理工作的指導(dǎo)依據(jù)。應(yīng)針對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的要求和特點(diǎn),對原有制度加以完善,健全有關(guān)信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化管理的流程規(guī)定。做到檔案管理有章可循,確保各項(xiàng)工作的有序開展。

在此方面,安寧市人民醫(yī)院對檔案管理職責(zé)和檔案管理內(nèi)容進(jìn)行了明確劃分。由院辦負(fù)責(zé)院級(jí)檔案的信息化建設(shè)工作,并總領(lǐng)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。在各科室內(nèi)指定專門的檔案信息化建設(shè)負(fù)責(zé)人員,對部門文件材料、人員檔案和病例檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。嚴(yán)格控制檔案調(diào)用權(quán)限,利用信息化管理的身份識(shí)別功能,將管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人,出現(xiàn)紕漏時(shí),按照相關(guān)規(guī)定具體操作人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。通過信息化檔案管理制度和監(jiān)管制度的配套實(shí)時(shí),共同確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。

此外,為提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì),醫(yī)院積極為員工提供外出學(xué)習(xí)和調(diào)研機(jī)會(huì),幫助檔案管理人員提高專業(yè)技能,掌握必備的信息化應(yīng)用技能,從而充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的作用,促進(jìn)檔案管理效率的提高。

2.3 加大資金投入力度,引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)手段

積極引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)是醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重要前提,醫(yī)院檔案管理應(yīng)在明確改革目標(biāo)、健全相關(guān)制度的基礎(chǔ)上,加大資金投入,盡快更新落后的軟硬件設(shè)備,確保設(shè)備的功能和性能符合現(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用要求。現(xiàn)代化管理技術(shù)以計(jì)算機(jī)及配套設(shè)備為基礎(chǔ),以計(jì)算機(jī)軟件和網(wǎng)絡(luò)通信工具為依托,通過信息化管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行,實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化,提高檔案信息的交互性。針對醫(yī)院檔案管理復(fù)雜性的特點(diǎn),應(yīng)積極引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù),實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的海量存儲(chǔ)與處理,利用虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)構(gòu)建立體化檔案管理模型,幫助檔案管理人員快速掌握檔案管理的關(guān)鍵信息,提高檔案利用效率。此外,應(yīng)將檔案管理系統(tǒng)納入醫(yī)院信息化平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案信息一體化管理,提高檔案信息的共享性,充分發(fā)揮檔案資源價(jià)值。

2.4 實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理主要應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手:(1)文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)化,將接收到的文件進(jìn)行計(jì)算機(jī)登記,按批辦次序在網(wǎng)絡(luò)上傳閱,設(shè)定傳閱時(shí)間,若超過時(shí)間仍未返回,則自動(dòng)發(fā)出提示信息,加快文件處理速度;(2)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化,根據(jù)當(dāng)下人事管理特點(diǎn),建立網(wǎng)絡(luò)化管理流程,實(shí)施動(dòng)態(tài)管理,及時(shí)處理檔案變更事物,便于部門負(fù)責(zé)人了解人事變動(dòng);(3)病歷檔案管理網(wǎng)絡(luò)化,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的綜合查詢分析功能,對醫(yī)療信息進(jìn)行分類匯總,便于各科室人員查詢,為患者提供更加快速的醫(yī)療咨詢服務(wù)。

3 結(jié)束語

綜上所述,醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是其必然發(fā)展趨勢,加大資金投入,積極引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù),可以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理效率的提升。針對醫(yī)院檔案信息化管理的特點(diǎn),完善相關(guān)制度,落實(shí)管理責(zé)任,可以確保檔案現(xiàn)代化管理的有序進(jìn)行,為檔案管理效率及檔案資料安全提供保障。

參考文獻(xiàn)

[1]柳慧超.新型勢下檔案管理的發(fā)展趨勢[J].才智,2016,(16):278.

[2]朱進(jìn).高校檔案管理工作存在的問題及對策探析[J].河北工程大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2015,32(04):49-50.endprint

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