鐘敏

摘 要：檔案管理水平能一定程度反映港航業(yè)相關單位的管理狀況，通過加強對檔案管理評價指標體系構建的研究，能保證檔案管理水平評價的合理性。本文圍繞港航業(yè)檔案管理評價指標體系的建立、港航業(yè)檔案管理評價指標的確定兩個方面展開討論，詳細分析了港航業(yè)檔案管理水平評價指標的選擇，并根據(jù)這些指標來判斷檔案管理水平，具有一定的合理性和實用性。

關鍵詞：港航業(yè)；指標體系；現(xiàn)代化管理

港航業(yè)具有涉及面廣、業(yè)務較多的特點，其中檔案管理水平是評價港航業(yè)管理情況的主要內容之一。為了保證港航業(yè)檔案管理工作滿足行業(yè)發(fā)展需求，需要不斷加強檔案管理工作，進而實現(xiàn)管理水平和利用服務質量得以提高的目的。建立相應的檔案管理評價指標體系是促進檔案管理工作良好發(fā)展的重要基礎，能對管理工作的開展提供數(shù)據(jù)支持，使其朝著科學化的方向持續(xù)發(fā)展，促進港航行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1 港航業(yè)檔案管理評價指標體系的建立

在進行港航業(yè)檔案管理評價指標體系構建時，可主要選擇綜合法以及分析法這兩類方法體系建立方法。其中綜合法主要指的是對現(xiàn)有的部分指標按照相應標準進行分類處理，是一種促使評價指標體系化的一種構建方法。而分析法指的是將研究對象以及研究目的等劃分為多個部分，并逐漸細化處理，使之成為多個不同的子系統(tǒng)，直至劃分的各部分能利用具體指標反映出來。針對港航業(yè)發(fā)展特點以及檔案管理工作需求，可選擇層級分析法來構建評價指標體系，這一方法能充分體現(xiàn)上述體系構建思想，并能準確表達港航業(yè)的檔案管理情況。層級分析法首先在美國提出，屬于一種系統(tǒng)工程分析手段，將其應用在檔案管理評價指標體系建立上，能實現(xiàn)對檔案管理水平的整體分析，并進一步針對不同層次的子系統(tǒng)進行分析，保證評價結果的有效性。

總的來講，應用層級分析法的基礎思想來建立評價指標體系具有一定的可行性，是目前普遍使用的一種構建方法，并取得了較好的應用效果。在該方法的作用下，可將港航業(yè)檔案管理的多種因素進行有效劃分，促使影響檔案管理水平的各因素條理化以及層次化，并在這個基礎上構建層次分明的結構模型。例如，組織管理、基礎設施建設、基礎業(yè)務等是影響檔案管理水平的重要因素，為了保證對這些因素進行有效評價，可將它們進一步細化。如其中的組織管理可細分為機構人員配置、制度建設以及管理措施等；基礎設施建設可由檔案用房、裝具設備等反映出來；基礎業(yè)務可進一步劃分成收集掃描、統(tǒng)計鑒定、檔案保管等。通過將主要評價指標細化處理，能保證通過對不同環(huán)節(jié)的評價，實現(xiàn)檔案管理評價指標體系建立的有效性，并對港行業(yè)的檔案管理水平進行全面評價。

2 港航業(yè)檔案管理評價指標的確定

通常將評價指標分值通過百分制的形式體現(xiàn)出來，取值范圍為0至100。為了保證評價工作的順利進行，需要對不同指標進行分級處理，可分為5級，其中最優(yōu)指標為一級，較差的為五級。如下表所示：

2.1 組織管理

組織管理這一指標可從以下方面進行評價：第一，領導重視程度。主要指的是企業(yè)管理者是否將檔案管理工作列入日常行程中，是否制定了相應的企業(yè)檔案管理工作規(guī)劃以及檔案員崗位的穩(wěn)定性等；第二，機構人員。為了保證檔案管理工作的順利開展，要求檔案管理各崗位職能明確，并且相關工作人員的文化水平較高，同時要求管理員持證上崗，對于沒有崗位資格證書的檔案管理人員，應適當進行崗位調整；第三，法規(guī)建設。法規(guī)建設程度對檔案管理工作開展效果有一定影響，需要管理人員能認真學習相關的法律條例，并積極參加相關的培訓活動[1]。從企業(yè)角度來講，應建立單位自身的檔案管理方法等；第四，管理措施。通常采取的管理措施包括實行統(tǒng)一的檔案管理、加強對檔案管理工作流程的監(jiān)督等。上述內容是組織管理的重要組成部分，需要將這些作為評價指標，并進行評價指標體系的構建。

2.2 設施建設

檔案管理工作的開展需要相關設施的良好建設，如檔案用房的建設，應保證檔案庫房與閱覽室等分隔開，并且要求庫房樓層便于進行檔案管理，能保證檔案安全性，同時可設置適當?shù)姆雷o結構等，為檔案的安全提供保障。例如，大多數(shù)單位將設置防火防盜、防蟲防霉等防護設施；另外，需要考慮裝具設備的設置情況，相關標準規(guī)定，要求能配置滿足長時間檔案管理需求的密集架或者鐵柜，并在檔案存儲室配置空調機、防磁柜等設備。

2.3 基礎業(yè)務

基礎業(yè)務可主要分為以下幾點指標進行說明：第一，收集歸檔。歸檔的文件制作材料需要滿足檔案儲存需求，并要求各類紙質材料能及時歸檔，而聲像等檔案應保存完整；第二，整理工作。需要各項紙質文件能進行科學的分類整理，按照相關標準開展整理工作；第三，檔案保管。檔案保管屬于一項重要的基礎業(yè)務，在進行檔案存放時，需要保證存放位置較為醒目，庫內不存在雜物對堆放等現(xiàn)象。同時，庫內檔案應定期檢查，對于存在破損的文件應及時采取彌補措施；第四，統(tǒng)計鑒定。在有檔案收進或者移出登記簿時應進行詳細記錄，并可成立檔案鑒定小組，針對檔案管理工作開展情況進行調查和統(tǒng)計；第五，移交損毀。檔案管理人員應及時單位管理室移交檔案；及時向國家管理室移交不同門類的紙質或者電子版資料。

2.4 現(xiàn)代化管理

現(xiàn)代化管理主要指的是工作條件、數(shù)據(jù)管理等，是構建指標評價體系的重要組成部分。其中工作條件可從相關設備的配置、電子檔案的管理及運用、檔案管理一體化程度等來進行評定[2]。目前大多數(shù)單位的檔案管理能實現(xiàn)電子檔案及紙質檔案的同時生成和應用，并促使檔案管理朝著自動化的方向發(fā)展。而數(shù)據(jù)管理主要是指要求管理人員能按照檔案文件門類等建立相應的目錄數(shù)據(jù)庫，便于檔案的查找和整理。對于應用頻繁的文件資料應按照相關規(guī)范進行全部內容的掃描處理，在充分利用網(wǎng)絡系統(tǒng)的基礎上，提高檔案管理工作水平。

2.5 開發(fā)利用

開發(fā)利用同樣是評價檔案管理水平的重要指標之一，可將這一指標細化為以下方面：第一，檢索工具。對于港口碼頭檔案目錄或者其他專業(yè)的檔案案卷目錄等應包括在檢索系統(tǒng)內，同時還應包含電子檔案目錄以及檔案保管單位情況等。另外，通常使用現(xiàn)場抽查機來進行檔案查詢，應保證其具有較高的查準率；第二，日常利用。為了保證檔案管理工作取得良好效果，要求能積極為領導決策或者各項工作等提供檔案資料，充分實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)實意義。

3 結論

綜上所述，檔案管理工作對各港航業(yè)發(fā)展有一定影響，檔案管理能力的加強能促使行業(yè)的整體管理更加穩(wěn)定，對行業(yè)發(fā)展有一定的積極作用。因此，有必要加強檔案管理工作水平不斷提高的重視，通過建立指標評價體系能有效實現(xiàn)這一目的。通常將組織管理、設施建設、基礎業(yè)務以及現(xiàn)代化管理等作為評價指標體系的組成部分，并在對這些指標進行合理評價的基礎上，對行業(yè)檔案管理水平有一定了解，進一步促進檔案管理能力提升。

參考文獻

[1]劉戈.港航業(yè)發(fā)展預測模型及評價[D].大連海事大學，2015.

[2]洪萍.港航業(yè)檔案管理評價指標體系[J].中國水運，2012，（05）：30-31.endprint