劉靜
摘 要:現(xiàn)在,是一個(gè)信息化高速需求的時(shí)代。為跟上前進(jìn)的腳步,相關(guān)單位在檔案管理工作的各方面都進(jìn)行了改革創(chuàng)新。檔案管理工作具有專業(yè)性、繁雜性、秘要性這三大特點(diǎn)。檔案工作對(duì)于任何起來(lái)都是尤為重要,它是保障其他各項(xiàng)工作順利完成的基礎(chǔ)。但目前,由于各方面因素影響,在我國(guó),檔案管理這一項(xiàng)工作還存在著眾多與不足,造成了信息量跟不上發(fā)展的步伐,這需要我們?nèi)グl(fā)現(xiàn)解決。本文結(jié)合檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀,進(jìn)行合理分析,提出恰當(dāng)?shù)慕鉀Q方案,力求更好的服務(wù)于社會(huì)。
關(guān)鍵詞:信息的需求量;檔案管理工作;問(wèn)題;解決
現(xiàn)今對(duì)待什么都重視“高效”,高效工作的開(kāi)展需要“整齊”的檔案。傳統(tǒng)的檔案管理方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足需要,它落后于時(shí)代的發(fā)展和人類進(jìn)步的步伐,因此,檔案管理工作需進(jìn)行變革。檔案管理工作在其中專業(yè)性與事業(yè)性并存,相關(guān)人士要想做“好”,需擁有強(qiáng)大的耐心,需在每天的工作中,發(fā)掘問(wèn)題,提出解決方案。
1 檔案管理工作
檔案管理,是各個(gè)組織各類活動(dòng)的重要記錄以及體現(xiàn),其作用強(qiáng)大,不可疏忽。檔案的管理工作需使用現(xiàn)代化的高科技手段來(lái)予以輔助,只有對(duì)檔案建立科學(xué)化的管理,保證它的可擴(kuò)展性,才能讓使用的人更快的高效閱讀,并在其中獲得有價(jià)值的信息??萍嫉牟粩喟l(fā)展,要求檔案的管理者在今后的管理中管理中,能夠與時(shí)俱進(jìn)的去更新自己的管理理念去適應(yīng)時(shí)代的要求,從而保證檔案管理作用的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
2 檔案管理工作的問(wèn)題所在
2.1 意識(shí)淺薄,觀念弱
近年來(lái),相關(guān)部門以策劃并展開(kāi)活動(dòng),以各種形式的進(jìn)行《檔案法》及其相關(guān)內(nèi)容的宣傳,并且各部門之間相互配合,展開(kāi)檔案行政執(zhí)法檢查。但有些部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為《檔案法》的重視程度不高,與本單位的職能不符,認(rèn)為只是行政管理部門的職責(zé),對(duì)其主要工作的內(nèi)容一知半解,造成了對(duì)檔案工作重視與支持的不足。
2.2 管理工作流程不明確
檔案管理工作,其步驟較繁雜;需先進(jìn)行收集、篩選、校檢、整理等一步步后錄入,步驟細(xì)而繁雜。但這些步驟的處理,卻對(duì)今后檔案的使用方面有著重大影響?,F(xiàn)相關(guān)檔案管理者對(duì)本職工作的流程并不明確,只知道重要的,不知細(xì)節(jié),未能深入的開(kāi)展工作,以至于影響到后期檔案的使用。
2.3 質(zhì)量差,利用率低
檔案管理存在著質(zhì)量上和利用上的問(wèn)題:1.個(gè)別單位對(duì)檔案的分類缺乏合理性,針對(duì)期限等一些劃分不夠明確,對(duì)材料的歸檔重視度低,甚至?xí)霈F(xiàn)有些材料未及時(shí)歸檔。2.檔案的信息化程度淺,在工作上使用工具單一,有時(shí)還在傳統(tǒng)手工整理3.在檔案的兩種檢索方法中,手工檢索還占比比較大,在進(jìn)行手工檢索時(shí),由于各部門編制的不同形式,出現(xiàn)多而不精的現(xiàn)象。
2.4 經(jīng)費(fèi)的投入不足,造成硬件配置不完善,缺少檔案工作記錄
現(xiàn)今,“互聯(lián)網(wǎng)”生活一步步走進(jìn)我們,相關(guān)工作都已運(yùn)用到計(jì)算機(jī)。檔案室設(shè)備陳舊,條件簡(jiǎn)陋;并未對(duì)檔案運(yùn)用“網(wǎng)絡(luò)化”管理。出現(xiàn)了一下?tīng)顩r, 1.檔案工作之前未進(jìn)行計(jì)劃,之后未進(jìn)行整理,較少的列入主管部門的規(guī)劃與總結(jié)中2.檔案交接工作不完善,手續(xù)缺乏,后續(xù)工作銜接差
2.5 體制不完善,工作人員素質(zhì)低
工作人員素質(zhì)低,檔案管理的不規(guī)范。主要體現(xiàn)在:1.編號(hào)不細(xì)致,不規(guī)范2.案卷命名不明確,排列混亂。更別說(shuō)設(shè)計(jì)檔案的其它等更需嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲀?nèi)容,限制了檔案管理方式的完善。
3 在檔案管理工作中,如何解決
3.1 建立完善的檔案工作制度
一個(gè)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)與完成,都需有明確的制度流程作保障,保證一條工作線路的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。開(kāi)展的工作正常運(yùn)轉(zhuǎn),需專業(yè)技術(shù)人員予以配合,制度的完善是從檔案的收集、校檢、鑒定、保管等一項(xiàng)項(xiàng)工作的規(guī)范。在檔案工作的順利開(kāi)展中,還需配有監(jiān)督部門,建立一定的監(jiān)督機(jī)制,做到責(zé)任到人,避免以后不必要的問(wèn)題產(chǎn)生。
3.2 加強(qiáng)檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)
現(xiàn)檔案管理工作中有眾多的現(xiàn)代化因素滲入。對(duì)此,應(yīng)積極的組織并開(kāi)展一些列的培訓(xùn)課,提升他們的專業(yè)技能,首先是思想方面的,必須要知道檔案管理工作不僅只限于資料的保存,還涉及到其他方面(如:查閱、校檢、總結(jié)等工作)。先提高思想,再去提高專業(yè)技術(shù)。專業(yè)技術(shù)的提高還可以從日常工作的總結(jié)積累,向先進(jìn)同事學(xué)習(xí)的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)。
3.3 拓寬視野,加強(qiáng)利用
檔案的一份份堆積,造成了保管工作的壓力增大。落后的管理思想深深地影響著檔案的質(zhì)量,為確保工作有效正常的開(kāi)展,檔案工作者必須擁有極強(qiáng)的責(zé)任感,應(yīng)走出去、多學(xué)習(xí)、多長(zhǎng)知識(shí),提高綜合素質(zhì)
3.4 加快現(xiàn)代化發(fā)展
計(jì)算技術(shù)的輔助,能增強(qiáng)檔案管理工作的效率。對(duì)此相關(guān)部門應(yīng)開(kāi)展計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)課,使工作人員明白信息化高效管理的一系列流程。
4 結(jié)語(yǔ)
為了以后的前進(jìn),必須對(duì)之前的東西進(jìn)行總結(jié),才能有新的出現(xiàn)。檔案管理工作必不可少,要提高重視程度,還要進(jìn)行探索轉(zhuǎn)型,要將計(jì)算機(jī)這一高科技技術(shù)運(yùn)用其中,提高工作效率。每一位檔案工作人員,需責(zé)任心強(qiáng),有謙遜的學(xué)習(xí)態(tài)度,在日常的工作仔細(xì)認(rèn)真,并學(xué)會(huì)總結(jié)經(jīng)驗(yàn),懂得向他人借鑒學(xué)習(xí)。任何一項(xiàng)工作都需要不斷的探索創(chuàng)新,要探索出一條適合我們的,讓我們的服務(wù)工作能影響到更多的人。
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