戴 霞

（江蘇省太湖地區(qū)水利工程管理處，江蘇 蘇州 215128）

0 引言

水利檔案是水利部門在水利建設(shè)、管理等日常活動中形成的具有參考價值、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，暴露出了傳統(tǒng)水利檔案管理存在的一些問題。水利檔案內(nèi)容龐雜，形式多樣，目前檔案管理工作存在著制度不全、系統(tǒng)性不夠、不能及時歸檔等問題。因此，水利單位必須實現(xiàn)水利檔案與信息系統(tǒng)的有機結(jié)合，使信息系統(tǒng)服務(wù)于水利檔案，這將會使水利檔案管理工作水平得到很大的提高，為水利單位的建設(shè)和發(fā)展起到積極的推動作用。

1 水利工程檔案管理工作的作用和特點

1.1 水利工程檔案的作用

水利工程檔案在水利工程建設(shè)和管理中起著非常重要的作用，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案在防汛搶險時起著很重要的作用，它可以對過去的工情、水情、建筑物及機電設(shè)備狀態(tài)有清楚的記載，可提供給決策者參考；第二，由于水利工程隨著時間的推移會出現(xiàn)老化，規(guī)劃調(diào)整及防洪標(biāo)準(zhǔn)提高，或出現(xiàn)超標(biāo)準(zhǔn)工況運行及地震等情況時，需要對工程進(jìn)行維修或加固改造，這時，檔案可以為合理設(shè)計和施工提供依據(jù)，有效節(jié)約時間和建設(shè)成本；第三，可以借助水利檔案進(jìn)行水利方面的學(xué)術(shù)研究，通過研究前人的記錄資料，借助于最新的方法或設(shè)備條件可望得出更好的研究成果。

1.2 水利工程檔案的特點

水利工程檔案除具備其他行業(yè)檔案的科學(xué)性、完整性、服務(wù)性等特點外，還具備其自身特點[1]：第一，綜合性強。水利行業(yè)與農(nóng)業(yè)、電力、交通、市政、環(huán)保、建筑、氣象等緊密結(jié)合，涉及多專業(yè)、多學(xué)科，工作面廣，內(nèi)容復(fù)雜，由此形成的水利檔案也就具有多元性和很強的綜合性。第二，原始數(shù)據(jù)價值永不衰減。人類在與水的長期斗爭中積累了大量的原始數(shù)據(jù)，如水文資料、地質(zhì)資料、氣象資料等，水文與氣象資料隨機性很強，變化較大，水利工程規(guī)劃、設(shè)計、施工管理等需要很多年的水文資料，要在原始積累的基礎(chǔ)上逐年延續(xù)，因此這些資料年代越長，價值越大。第三，地域性強。水廣泛存在于自然界中，然而不同地區(qū)水的循環(huán)規(guī)律各有不同，每條河流的特點不盡相同，即使是同一條河流，其上下游的情況也有所區(qū)別，因此，水利檔案具有很強的地域性。

2 信息系統(tǒng)融入水利檔案管理的作用

隨著計算機相關(guān)技術(shù)的不斷深入發(fā)展，電子檔案也逐漸深入了各個單位的日常工作中，通常都是以電子報表、文件、E-mail這類形式存在于工作過程中，這類檔案需要借助一定的現(xiàn)代設(shè)備如手機、電腦等才能查閱[2]。大多數(shù)單位現(xiàn)在對一些現(xiàn)代設(shè)備的應(yīng)用都很廣泛，因而電子檔案由著它傳輸過程不受空間范圍的影響，傳輸速度較快等特點在單位中得到了廣泛的應(yīng)用。

前文所述的水利檔案作用和特點使水利檔案的收集與整理對水利工程建設(shè)與管理的可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義，這些檔案對施工單位來說也是相當(dāng)重要的參考資料。水利檔案的詳實記錄，能夠很大程度上促進(jìn)水利相關(guān)事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。在現(xiàn)代信息科技中融入水利檔案后，能夠在很大程度上便于水利檔案在各方面得到應(yīng)用。

傳統(tǒng)的檔案管理，是將紙質(zhì)文件交予相關(guān)部門進(jìn)行保管，因為檔案的收集處理都是需要時間的工作，大多水利相關(guān)單位都是一年歸結(jié)一次檔案。這種方式下，某些檔案就不能及時得到利用以及被查驗，時效性較差。且保存過程中也可能因為天氣的原因或環(huán)境條件致使檔案受潮變形，影響對檔案的保管及質(zhì)量。檔案與信息技術(shù)相互結(jié)合，一方面它能夠確保檔案的及時更新，另一方面，它在保存管理方面難度也不會很大，如果能將信息系統(tǒng)與檔案相互結(jié)合，相關(guān)單位也就沒必要設(shè)立更多的專屬檔案保管室，這也有利于節(jié)約單位的資源；由于它傳播方式較為便捷，也可提升水利工程建設(shè)與管理的效率。

3 信息系統(tǒng)之于檔案管理的重要意義

3.1 信息系統(tǒng)的應(yīng)用可有效提高檔案的時效性

將信息系統(tǒng)應(yīng)用在水利工程的檔案管理中，能大大提高檔案管理的水平。電子檔案因為能夠能最快速地對一些檔案信息進(jìn)行更新，因而具有很強的時效性，它能確保施工單位在開展施工活動時，及時地將工作過程中出現(xiàn)的相關(guān)問題記錄下來，確保在后期其他工作開展時不會出現(xiàn)類似的問題[3]。同時，電子檔案能夠及時得到記錄，水利工程相關(guān)單位管理人員就能及時發(fā)現(xiàn)在施工過程中出現(xiàn)的一系列問題，從而加強對施工過程的管理，確保工程建設(shè)過程中能夠及時地改進(jìn)某些方面的不足。

相較于傳統(tǒng)的一年或者幾個月才更新的檔案，電子檔案能夠快速便捷地反映出相關(guān)單位的問題所在，對于相關(guān)單位完善自身存在的各種問題有著重要意義。相關(guān)單位檔案保存的真正作用能逐漸體現(xiàn)出來，對施工過程起到的規(guī)范作用也就體現(xiàn)的更明顯了。

3.2 信息系統(tǒng)與檔案的結(jié)合，體現(xiàn)了現(xiàn)代科技于生活的重要作用

傳統(tǒng)水利檔案的保存，大多是對紙質(zhì)檔案的保存。對水利工程管理單位來說，檔案保存以一件較為麻煩的工作，單位需要選派專業(yè)的檔案整理人員、需要選擇專門的檔案保存空間、以及檔案保管員。這些方面無疑增加了各單位的工作量，也需要耗費一定的資金去確保檔案收集保管方面的正常運行，增加了單位的人力、物資、資金壓力。

信息系統(tǒng)與傳統(tǒng)檔案的結(jié)合，就不需要水利工程管理單位設(shè)置較多的空間專門放置這些檔案，同時減輕了檔案保管人員的工作量，一定程度上反映出現(xiàn)代科技對于工作生活的重要意義，解放了勞動生產(chǎn)力，例如保管檔案之類工作上的投入，給其他需要人類親自去完成的工作提供了更多的人力和財力?，F(xiàn)代社會各方面資源都較為緊缺，運用電子檔案完成對企單位檔案的歸集整理，能夠很大程度上節(jié)約傳統(tǒng)檔案在整理記錄過程中對紙資源的浪費，相應(yīng)的其他的一些資源也能得到節(jié)約[4]。

3.3 方便各項信息的傳輸

傳統(tǒng)檔案記錄通常只是一份檔案，相關(guān)部門在查看檔案時還存在一定的不方便，如果有較多人需要查閱檔案時，就會出現(xiàn)一定的混亂。而電子檔案是以電子文件的形式存在于專門的檔案保存的系統(tǒng)中，對于檔案信息的復(fù)制、修改都較為方便。因此，在實際生活中，如果多個部門都需要查看這份水利檔案時，相關(guān)管理人員就可以將檔案復(fù)制，發(fā)送給各個需要這份檔案的人，防止在查驗工作中出現(xiàn)混亂。這種檔案的傳播方式，通常對于空間也沒有限制，即便需要查看檔案的人員距離檔案本體很遠(yuǎn)的距離，檔案也能快速地傳播至需要的人，完成對水利建設(shè)相關(guān)工作的“遠(yuǎn)程操控”，大幅度提高了工作效率[5]。

鑒于其過人的便捷性，水利工程相關(guān)單位需要建立一個專門的檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)后臺需要自動監(jiān)視工作人員對于檔案的各項處理，對于惡意刪除、添加不實信息在檔案中的人員要對其進(jìn)行處罰，防止水利工程遭到人為破壞。同時，檔案系統(tǒng)還需要一定的權(quán)限設(shè)置，要保證查檔人員無修改檔案的權(quán)限，保證檔案的真實嚴(yán)謹(jǐn)性。

3.4 信息系統(tǒng)方便檔案的保存和查閱

我國信息技術(shù)雖然還處于一種起步階段，各方面還存在著各種不成熟，但近年來，也以一種較好的姿態(tài)向前發(fā)展著，它的這種發(fā)展，方便了檔案管理的方方面面。

首先，就本單位員工檔案來說，傳統(tǒng)的員工檔案需要檔案工作人員自行進(jìn)行記錄修訂，一定程度上較為麻煩。本單位在新員工入職時，人事部門都會對員工進(jìn)行電子檔案的錄入，檔案管理部門就可以直接利用人事做好的材料，完成對員工檔案的整理，同樣的還有許多其他方面。這種方式從根本上來說，是將原本都被交由檔案相關(guān)工作人員的工作分配至不同的部門，極大程度上提高了檔案管理人員的工作效率。其次，引入信息系統(tǒng)后，提高工作效率，本單位水利工程檔案基本實現(xiàn)了全文數(shù)字化并和單位辦公系統(tǒng)相對接，檔案在查閱過程中也極為方便。查閱一份永久長期30年保存的檔案，只需在計算機上能夠搜索的位置上輸入關(guān)鍵詞。再次，通過授權(quán)，上級相關(guān)管理人員也可通過遠(yuǎn)程快速搜尋出需要的檔案材料。

4 結(jié)語

檔案管理對于各種形式的單位都有著重要的意義，水利檔案對后期正常開展各項工作起著重要的指導(dǎo)作用，能夠促進(jìn)水利相關(guān)單位逐步改善自身存在的問題，確保水利事業(yè)的長遠(yuǎn)平穩(wěn)運行，因而，相關(guān)單位需要在檔案的收集、管理過程中做出一點合理的創(chuàng)新改進(jìn)，確保檔案管理工作能夠逐步與科技時代相接軌。水利檔案與信息系統(tǒng)的相互結(jié)合，很大程度上降低了傳統(tǒng)檔案在保管方面的難度，且因為信息系統(tǒng)本身就存在后臺記錄，極大程度上降低了檔案被人為篡改的可能性，確保檔案能夠真正意義上起到對水利工程的指導(dǎo)作用。

參考文獻(xiàn)：

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