孫靖儂

(中國寰球工程有限公司北京分公司，北京 100012)

0 引言

面對世界經(jīng)濟一體化和市場競爭國際化，我國工程承包企業(yè)不斷加速國際化進程，大力開拓海外市場。2018年度《工程新聞紀錄》(ENR)數(shù)據(jù)顯示，全球最大250家承包商完成海外營業(yè)總額4 820.35億美元，我國69家入圍企業(yè)完成海外工程營業(yè)額1 140.97億美元[1]。要保證工程項目順利實施并取得效益，需要優(yōu)質(zhì)的項目管理；工程承包企業(yè)要立足于國際市場，必須提升項目管理能力。作為重要的項目管理職能，文件控制貫穿滲透于整個工程管理活動，直接影響工程進度、交工結(jié)算和經(jīng)濟索賠的實現(xiàn)，也為工程質(zhì)量、企業(yè)形象和知識管理提供必要保障，對工程項目的收益甚至成敗具有重要意義。鑒于國際工程日益增多，跨國企業(yè)、國際項目的文控規(guī)劃實施將成為項目管理關(guān)注的重點。

1 國際工程項目文件控制含義及特點

國際工程通用的FIDIC合同條件規(guī)定，任何有效的信息傳遞都應(yīng)采用書面形式。工程產(chǎn)生的信息量難以計數(shù)，每一頁文件、每一張圖樣、每一份數(shù)據(jù)都與工程息息相關(guān)，各階段、各部門都與文控部發(fā)生聯(lián)系，文件控制對于國際工程項目具有重要影響。

1.1 項目文件控制工作的產(chǎn)生

國際化大型工程公司于20世紀80年代中期開始建立“項目文件控制”這一崗位及職能，通過10余年的實際操作及完善，于20世紀90年代末期形成一套完整的“項目文件控制”體系，國內(nèi)個別與國際接軌較早的公司于21世紀初開始引入“項目文件控制”的理念和做法[2]。從過去沒有設(shè)立文控專業(yè)，到如今全面引入實施文控管理模式，文件控制對于國際工程項目管理的必要性和重要性已逐步成為共識。

1.2 工程項目文件控制的含義

所謂項目文件控制就是建立一套有序、可控制和可追溯的文件管理體系，根據(jù)項目質(zhì)量、HSE、費用、進度、材料等方面的要求，按照一定的標準規(guī)范與程序，采用科學(xué)的方法和手段對項目文件進行規(guī)范、準確、高效的控制和管理，以提高項目文件的利用率，提升項目管理的效果。在項目質(zhì)量控制、HSE控制、項目費用控制、項目進度控制、風(fēng)險控制、材料控制、文件控制等幾大項目控制體系中，文件控制體系是其他各項控制體系的基礎(chǔ)，對其他控制體系起著重要的支撐作用[3]。

1.3 國際工程項目文控的特點

國際工程，是一項以工程建設(shè)為對象具有跨國經(jīng)濟技術(shù)特征的綜合性技術(shù)經(jīng)濟交往和商務(wù)活動[4]。根據(jù)國際工程的定義，可知其基本特征在于工程項目管理的組織形式，既包括在境外參與的工程，也包括國內(nèi)的涉外工程。由于合同主體的跨國性，國際工程項目的文件控制更具管理的特殊性。

1.3.1 復(fù)雜性

國際工程項目普遍采用分包模式，工程簽約的各方通常屬于不同的國家，工程高峰階段可能發(fā)生幾百個分包商同時參與建設(shè)，以項目為載體形成各種各樣的文件溝通關(guān)系，文件控制管理與工程組織實施有著同樣的架構(gòu)和龐雜程度。文控部不僅要處理項目內(nèi)部各專業(yè)之間、與公司各職能部門流轉(zhuǎn)的文件，同時要面對業(yè)主、分包商、專利商、監(jiān)理、政府及遍布各地的供貨廠商等中外各方往來文件。界面關(guān)系和信息接口的多方性、語言形式和內(nèi)容載體的多樣性決定了文件控制管理的復(fù)雜性。

1.3.2 標準化

嚴格按照合同文件和國際慣例實施項目管理是國際工程的重要特點之一，這要求工程承包企業(yè)的項目文件控制模式、程序、方法、技術(shù)、管理過程和交付質(zhì)量必須符合國際標準(ISO)，并通過國際標準化的文件控制管理，驅(qū)動工程項目管理的國際標準化。國際工程項目文件控制管理工作的對象不僅是與項目運行相關(guān)的各類文件，而且是符合IS0 9000等國際質(zhì)量管理體系要求的文件控制管理模式，其實質(zhì)是通過文件控制工作和文件管理的可追溯性來保證項目的有效運行和證明質(zhì)量管理工作[5]。

1.3.3 強時效

外商在工程項目執(zhí)行過程中高度重視文件工作，且文件審批流程嚴格。數(shù)量眾多且流動密集的文件信息在工程參與方之間的傳遞效率，在一定程度上影響著項目的進展，國際工程項目實施過程中跨國境、跨時區(qū)、跨地域的文件流動增加了對于文件控制的時效要求。FIDIC合同條件特別強調(diào)文件傳遞的時效性，并規(guī)定了文件送達發(fā)生效力的時間，一旦圖樣或指令遲發(fā)導(dǎo)致誤期，損失方將有權(quán)獲得相應(yīng)補償。這更要求文控工作零拖延，避免文件傳送延誤影響項目進度和由此產(chǎn)生的工程索賠風(fēng)險。

2 國際工程項目文控管理的策劃實施

國際工程日趨大型化及復(fù)雜化，對于文控管理專業(yè)化、科學(xué)性的要求更高。建立文控管理體系，并且保證該體系行之有效，對于工程管理尤為重要，需要針對國際工程項目文件控制工作的特點，在管理思路、管理體制、管理技術(shù)方面策劃實施文控管理。

2.1 樹立精細化的文控管理理念

面對國際工程文件控制的復(fù)雜性，文控管理策劃及執(zhí)行過程中需要樹立“文以載道，不厭其精”的精細化理念：“精”就是抓住文件控制各項程序化工作流程中的關(guān)鍵節(jié)點，在紛繁復(fù)雜的信息溝通形式中保障文件的流向和流速；“細”就是細化分解文件控制的業(yè)務(wù)流程，增強各類文件的編碼規(guī)則、版次簽署、圖文格式、存檔方式等具體操作環(huán)節(jié)的精準度。只有在精細化管理的基礎(chǔ)之上設(shè)計工作流程、定義崗位分工，才能實現(xiàn)文件控制的專業(yè)化、標準化、可執(zhí)行性與可追溯性，形成嚴密有序、脈絡(luò)清晰、職責(zé)明確的文件控制管理體系。國際工程文控?zé)o小事，任何一個細節(jié)的失誤都可能對工程管理的經(jīng)濟效益產(chǎn)生影響，只有具備精細化管理理念，做好項目文控流程的每個微觀細節(jié)，文控管理的宏觀體系才能有序運行。

2.2 確立國際化的文控管理體系

由于項目執(zhí)行環(huán)境、文化制度、法律體系的差異，確立國際工程項目的文控管理體系首先需要解決從國內(nèi)項目文控方式轉(zhuǎn)型為符合項目所在國和業(yè)主要求的國際工程文控管理運作模式問題。文控部需要盡早介入項目執(zhí)行策劃，結(jié)合ISO質(zhì)量管理相關(guān)規(guī)定，基于項目規(guī)模、工作范圍及所在國法規(guī)等情況，根據(jù)項目合同關(guān)于文件的歸檔范圍、交付的數(shù)量形式、指定的管理軟件等條款，配置文控管理的制度體系、人力體系、軟件體系、硬件體系，形成橫向覆蓋各部門，縱向貫穿各階段的國際化文控體系架構(gòu)。對于總承包項目，在設(shè)計、采購、施工部門相應(yīng)設(shè)置文控專員作為對內(nèi)對外文件正式接收和發(fā)送的統(tǒng)一歸口，并隨著項目執(zhí)行階段的工作需要適時、適度地進行動態(tài)調(diào)整，發(fā)揮文控管理體系對國際工程各界面有效聯(lián)系的作用。

2.3 建立信息化的文控管理平臺

辦公自動化、生產(chǎn)無紙化、信息數(shù)字化既是工程文控管理發(fā)展的必然趨勢，也是提高文控管理水平和工程項目效益的必由之路。一方面，運用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子簽名技術(shù)，將標準化工作流程納入信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)工程文件的生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、檢索等工作的信息化、模塊化、智能化管理，降低文件信息跨國溝通的時間成本，提升文控管理能力和效率；另一方面，搭建以工程承包企業(yè)總部為中心、覆蓋工程現(xiàn)場分支機構(gòu)的文件資源信息化共享平臺，國內(nèi)總部利用網(wǎng)絡(luò)平臺進行遠程檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)等宏觀管理和支持作用，解決項目現(xiàn)場文件管理的“遙控”問題。信息化管理并不意味著文控工作職能被弱化，借助信息化技術(shù)，文控部能夠在更高的平臺提高管理效率、降低管理成本、實現(xiàn)更大價值。

3 國際工程項目文控管理的重要性

作為項目管理執(zhí)行過程的基礎(chǔ)，文件控制作用于工程各階段各個管理要素，直接或間接發(fā)揮著文件的管理效力，是推進國際工程項目進度、保證交工結(jié)算和實現(xiàn)索賠的重要途徑，在保障工程質(zhì)量、提升企業(yè)形象、實現(xiàn)知識管理方面對國際工程承包企業(yè)更具深遠意義。

3.1 推進項目進度

執(zhí)行國際工程項目，工期就是效益。由于項目設(shè)計、采購、施工階段管理各類文件的分發(fā)、送審、升版都經(jīng)由文控部傳遞、記錄、存儲，文件控制發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外的信息溝通作用，對項目管理的導(dǎo)向力、項目團隊的同化力、項目進度的驅(qū)動力顯著。如果出現(xiàn)業(yè)主審查意見沒有及時反饋、用于制造的設(shè)備圖樣版本有誤、施工圖文件發(fā)放滯期等各種信息傳達不到位問題，將可能制約設(shè)計進度、影響交貨期限、延誤現(xiàn)場施工、造成窩工或者返工損失，導(dǎo)致業(yè)主的索賠和罰款。文件在項目管理界面之間的傳遞效率直接影響工期進展，及時、準確、可追溯的文控管理可以保證各階段、各單位、各部門之間信息的有效溝通和流暢銜接，推動各項工作有序進行并滿足工期要求，從而申請工程進度付款，贏得預(yù)期的經(jīng)濟效益。

3.2 保證交工結(jié)算

工程項目管理有兩條主線：一條是工程實體的建設(shè)，另一條是工程文件的管理。項目收尾階段的竣工驗收不僅是業(yè)主對工程實體形態(tài)的驗收，也是對項目文件形態(tài)的驗收?？⒐の募桓蹲鳛楣こ添椖康目⒐を炇盏淖詈笠坏拦ば颍琼椖课目毓芾淼氖贞P(guān)之作。對于大型國際工程的總承包企業(yè)而言，竣工文件是對項目文控管理效果的全面檢驗，其籌備難度不亞于實體工程的建造。即使按照合同要求完成機械竣工，如果未能按期完成竣工文件的整理組卷，或者交付內(nèi)容不能達到工程驗收要求，多次返工修改不僅造成工程管理成本的增加，可能因此影響工程的投產(chǎn)時間，形成工程完工的瓶頸。如果逾期不能向使用單位辦理竣工文件移交，將帶來合同履行的違約風(fēng)險，并損失高達合同金額5%～10%的質(zhì)量保證押金。

3.3 提供索賠依據(jù)

索賠與反索賠已成為國際工程的經(jīng)營策略和經(jīng)濟效益增長點，F(xiàn)IDIC合同條件規(guī)定各方須出示文件作為索賠及仲裁依據(jù)。即使擁有很好的索賠權(quán)利和機會，如果無法提供信息支持，經(jīng)濟索賠和工期索賠也將難以實現(xiàn)。以小浪底國際工程建設(shè)為例，大壩標承包商提出索賠15項，泄洪工程標承包商提出索賠80余項，引水發(fā)電系統(tǒng)標承包商提出索賠35項，索賠額度高達數(shù)十億元人民幣……小浪底建管局在工程建設(shè)中，按照合同要求及時收集檔案資料，僅泄洪工程就收集了3萬余卷資料，從合同文本到談判備忘錄，從監(jiān)理工程師日志到承包商現(xiàn)場記錄，大量完整、準確的檔案資料為反索賠工作提供了直接的證據(jù)。對承包商提出的130余項索賠駁回100余項，大幅度降低了索賠額度，牢牢掌握索賠爭議處理的主動權(quán)，為國家挽回巨額經(jīng)濟損失。

3.4 保障工程質(zhì)量

隨著ISO質(zhì)量管理體系認證的推進，國際工程質(zhì)量管理對于文件控制的依賴程度越來越高，工程設(shè)計、設(shè)備采購、現(xiàn)場施工、竣驗投運必須時刻有齊全準確、可追溯的文件作為依據(jù)。設(shè)計變更文件須經(jīng)各級審核簽字后生效，供貨商文件需提交檢測報告、出廠合格證，現(xiàn)場施工方案完成文件報驗才能開工。上述文控環(huán)節(jié)均屬于質(zhì)量管理的范疇，文件的編制審核、批準發(fā)布、更新保存過程是以文控形式保障并推進工程質(zhì)量管理實施的過程。如果文控工作不能滿足獲取ISO 9000等質(zhì)量管理認證的要求，企業(yè)將無法與國際接軌，甚至將失去國際工程市場的準入資格，無法參與國際工程的投標報價。因此，文控管理不僅是實現(xiàn)工程項目質(zhì)量管理的條件，也是工程承包企業(yè)參與國際合作與市場競爭的基礎(chǔ)和前提。

3.5 提升企業(yè)形象

文件控制是項目溝通的載體和信息傳承的“血脈”，文控部是項目文件正式流轉(zhuǎn)的渠道和雙向溝通的橋梁，文控人員是項目文件收發(fā)的接口和展示企業(yè)形象的窗口。對外發(fā)文是否傳遞及時、范圍準確、編號清晰、內(nèi)容嚴謹、格式規(guī)范、歸檔齊全、檢索便捷，以及通過項目文控管理是否處于有序有效的運作狀態(tài)等，可以直觀反映企業(yè)的管理理念和水平。尤其是在國際工程項目執(zhí)行過程中，文控管理的發(fā)文質(zhì)量、服務(wù)意識和溝通能力不僅體現(xiàn)個人素養(yǎng)，而且代表企業(yè)的聲譽，甚至影響國家形象。企業(yè)形象是無形資產(chǎn)，專業(yè)的文控管理能夠使工程承包企業(yè)在與業(yè)主、分包、監(jiān)理等項目各方合作過程中展示、塑造良好的對外形象，增進合作伙伴關(guān)系，贏得業(yè)主信任支持，對于工程企業(yè)可持續(xù)發(fā)展、提升競爭力具有重要的助推作用。

3.6 實現(xiàn)知識管理

國際工程項目從籌建到竣工形成和積累的文件信息，作為項目執(zhí)行過程和管理經(jīng)驗的縮影，是工程承包企業(yè)的寶貴經(jīng)驗和知識財富。世界知識產(chǎn)權(quán)組織(WIPO)的統(tǒng)計表明，有效運用專利文件的知識信息，可縮短研發(fā)時間60%，節(jié)省研發(fā)費用40%。通過對日常運行過程產(chǎn)生的龐大工程項目數(shù)據(jù)進行及時收集，并按照文件信息的內(nèi)容進行分類整理、有序儲存，工程信息資源得到系統(tǒng)化整合，涵蓋高新管理技術(shù)的文件資產(chǎn)得到完整保存，工程項目所隱藏的知識體系表現(xiàn)出來，工程企業(yè)的知識資源得到不斷積累和擴充。在此基礎(chǔ)上提供完備的文件信息檢索與查閱服務(wù)，以便項目管理及技術(shù)人員從中挖掘和總結(jié)技術(shù)工程化、管理便捷化和經(jīng)驗技術(shù)化的成果，發(fā)揮文件的最大知識效能，為企業(yè)實現(xiàn)知識管理提供有力的信息支持。

4 優(yōu)化國際工程項目文件控制的對策

國際工程項目文控管理面臨諸多挑戰(zhàn)：項目建設(shè)周期長給文控管理帶來風(fēng)險，缺乏國際化的文控運作機制，現(xiàn)場人員流動造成文件失控失存等主、客觀因素增加了文控管理的難度?；诖?，采取多種措施優(yōu)化文控管理勢在必行。

4.1 參與協(xié)調(diào)進度管理

為了發(fā)揮文控管理對于國際工程項目進度的驅(qū)動力，文控部應(yīng)配合計劃專業(yè)，監(jiān)控項目文件的進度狀態(tài)，增強文件控制在項目進度管理中的主線作用。一是滾動統(tǒng)計項目對內(nèi)對外設(shè)計、采購、施工類全部受控文件的收發(fā)狀態(tài)記錄。這些文件狀態(tài)記錄是項目運行的基礎(chǔ)，可以清晰顯示項目完成的進度和執(zhí)行過程的偏差。二是建立形成文件預(yù)警機制，對照各專業(yè)協(xié)作表、項目三/四級執(zhí)行計劃、詢價文件出版計劃、供貨商文件交付計劃表，追蹤催查并通報預(yù)警影響工程進展的文件滯期問題，及時更新文件的提交狀態(tài)、評閱狀態(tài)、分發(fā)狀態(tài)、版次狀態(tài)、相關(guān)問題的關(guān)閉狀態(tài)及責(zé)任人等狀況，以便項目管理層協(xié)調(diào)解決有關(guān)問題、相應(yīng)調(diào)整進度計劃或啟動應(yīng)急措施，保障項目實現(xiàn)進度節(jié)點。

4.2 重視竣工文件管理

竣工文件在項目完工投產(chǎn)及尾款結(jié)算中起到?jīng)Q定性作用，是國際工程項目文控管理的重點，文控管理的前端控制和外協(xié)溝通能力至關(guān)重要。為確保在合同規(guī)定期限內(nèi)完成整理組卷，并爭取一次通過業(yè)主的審核驗收，文控部首先需要充分了解并滿足業(yè)主的竣工文件管理要求，按照項目執(zhí)行特點和以往工程經(jīng)驗，盡早啟動項目文件交付規(guī)劃，以業(yè)主合同規(guī)定的文件管理標準為基礎(chǔ)，制定竣工文件組卷和交付方案報送業(yè)主方審批，作為竣工文件的制作依據(jù)。與此同時，牽頭組織文控交底，宣貫文件編碼、格式流程等各方面要求，提高全員的理解和配合程度，統(tǒng)籌各分包商的實際操作，使各方對業(yè)主的驗收標準保持高度協(xié)作和統(tǒng)一，避免出現(xiàn)由于管理認知上的差異，造成竣工文件返工。

4.3 介入工程索賠管理

文控部參與國際工程索賠管理的優(yōu)勢在于其擁有大量原始資料和事實憑證，可以創(chuàng)造索賠商機或化解反索賠危機，這是對索賠雙方文控實力的考驗。從索賠角度來看，文控管理是形成積累工程證據(jù)降低管理風(fēng)險的過程。①合同實施期間，應(yīng)具備索賠證據(jù)的敏感意識，收集整理一切可能涉及索賠論證的線索。例如，不可抗力的影響、業(yè)主原因的變更、各方往來的函件、重要會議的記錄、現(xiàn)場實勘的照片等事關(guān)索賠成功的重要文件，需要按照國際仲裁法中對文件證據(jù)鏈的要求，注重文件的齊全完整、簽章日期等法律效力要素，為實現(xiàn)索賠權(quán)利創(chuàng)造充分條件。②參與索賠事件的處理，發(fā)揮文控部的信息檢索和整合能力，為索賠立項決策、編制索賠報告、及時提交索賠申請?zhí)峁┍匾С帧?/p>

4.4 納入全程質(zhì)量管理

我國《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》首次從國家法規(guī)層面將文件管理納入工程質(zhì)量控制體系，這與FIDIC合同條件及ISO質(zhì)量管理對文件控制的要求是一致的，全程質(zhì)量管理應(yīng)成為文控部的基本職責(zé)。①在項目伊始，將文控管理的責(zé)任范圍、格式編碼、對接關(guān)系等細則納入合同條款、納入項目執(zhí)行計劃、納入人員崗位職責(zé)；②在項目執(zhí)行階段，聯(lián)合質(zhì)量部門定期檢查各類文件整理的同步性、管理的合規(guī)性和歸檔的完整性；③在項目收尾階段，對分包商文件進行預(yù)驗收，審查核對隱蔽工程記錄、合格證原件和檢驗報告的完整準確、簽章齊全等涉及項目質(zhì)量等級評定的文件內(nèi)容，預(yù)驗收合格才能接收辦理文件移交。通過全程參與質(zhì)量管理，保證項目文件管理滿足質(zhì)量管理體系運行和認證的要求。

4.5 提升能力培訓(xùn)管理

國際工程項目文控部的定位是項目管理的信息中樞、工程各方的溝通窗口，工作的重要性和復(fù)雜性對文控人員的素質(zhì)能力提出更高要求，不僅需要具備與之相適應(yīng)的外語能力、溝通能力、協(xié)調(diào)能力，具備工程、文秘、IT技術(shù)等方面的知識，具有服務(wù)意識、責(zé)任意識、保密意識，而且必須熟悉FIDIC合同條款的約束模式、項目管理的國際慣例、相關(guān)ISO國標、行標及合同要求，熟練應(yīng)用項目文控策劃操作流程及方法。文控人員還需要掌握一定的科研能力，能夠進行數(shù)據(jù)檢索統(tǒng)計及信息資源開發(fā)，為工程管理決策提供依據(jù)。因此，有必要定期開展文控培訓(xùn)，培養(yǎng)具有專業(yè)管理技能和良好職業(yè)素質(zhì)的文控團隊，促進文控管理的專業(yè)發(fā)展和價值提升。

4.6 強化安全保密管理

工程企業(yè)只有擁有技術(shù)的專業(yè)性、管理的先進性，才能保持競爭優(yōu)勢。文控部在項目執(zhí)行過程中處理包括工程專利、技術(shù)秘密、商業(yè)秘密在內(nèi)的工程科研及管理信息，在積極提供文件利用服務(wù)的同時，應(yīng)正確處理信息共享與安全保密的關(guān)系，重點加強對專利商文件、工程圖文件、招投標文件及商務(wù)合同等涉密文件的管理，通過建立并嚴格執(zhí)行項目文件借閱程序、對外發(fā)文應(yīng)獲項目經(jīng)理授權(quán)并轉(zhuǎn)換為不可編輯格式、與工程合作方簽訂信息保密協(xié)議、設(shè)置項目電子文件數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)限、涉密文件實行專庫專柜專人保管、重要文件數(shù)據(jù)備份等有效管理措施，控制紙版及電子版文件內(nèi)容的合理使用和信息安全，防止知識產(chǎn)權(quán)流失對工程承包企業(yè)造成經(jīng)濟損失或違反合同保密條款帶來索賠風(fēng)險。

5 結(jié)語

隨著工程承包企業(yè)國際化進程的加速，文件控制在項目管理過程中的作用越來越大，因此做好國際工程項目的文件控制是文控工作者的艱巨任務(wù)和重要使命。本文通過對國際工程承包企業(yè)文件控制的策劃實施及優(yōu)化措施方面的探討，希望文控工作者能夠融合工程企業(yè)國際化的發(fā)展要求，不斷探索完善文件控制管理體系，為我國國際工程承包企業(yè)參與國際市場競爭服務(wù)。