萬(wàn)玉俠

摘要：近幾年來(lái)，高校檔案管理工作的范圍不斷擴(kuò)大，復(fù)雜性不斷增強(qiáng)，對(duì)高校檔案管理部門(mén)提出了越來(lái)越高的要求，而信息化技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)于提升高校檔案管理水平，促進(jìn)檔案資源更好地發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，有著重要的意義。本文將在分析高校檔案管理信息化建設(shè)必要性的基礎(chǔ)上，就如何有效開(kāi)展高校檔案管理的信息化建設(shè)提出一些對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理 信息化建設(shè) 檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7；G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2018）02-0175-02

隨著信息化、現(xiàn)代化時(shí)代的到來(lái)，高校檔案管理信息化建設(shè)是對(duì)檔案文件保存方式、管理模式的創(chuàng)新和改進(jìn)，是促進(jìn)檔案資源信息化轉(zhuǎn)換的重要途徑，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理工作的提高有著重要的意義。如何更好地利用檔案，快速提升檔案工作的效率，使檔案更好地為老師和學(xué)生服務(wù)也是亟待研究的問(wèn)題。

一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著高科技產(chǎn)品的不斷發(fā)展和普及，檔案信息資源具備了先進(jìn)的技術(shù)資源，并且現(xiàn)在社會(huì)的信息化，使檔案的信息化具備了發(fā)展的社會(huì)環(huán)境。同時(shí)國(guó)家對(duì)高校檔案管理工作的政策支持，這些都加速了檔案信息化在高校中普及的步伐。雖然檔案的信息化在不斷發(fā)展，但是還是存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

1.檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施較差

高校檔案管理信息化，從字面的意思不難理解，就是說(shuō)在對(duì)檔案資料進(jìn)行管理的時(shí)候，我們高校檔案管理人員要學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)和圖文技術(shù)平臺(tái)等，對(duì)高校所掌握的、實(shí)時(shí)要查詢(xún)的檔案資料進(jìn)行科學(xué)化的管理、安排和配置，并最終實(shí)現(xiàn)檔案資源管理信息化這個(gè)過(guò)程。[1]通俗地講，也可以說(shuō)是對(duì)高校當(dāng)前檔案管理工作模式進(jìn)行改革，把傳統(tǒng)的紙制檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、信息化的檔案來(lái)存儲(chǔ)，由于高校當(dāng)前的電子設(shè)備及存儲(chǔ)設(shè)備跟不上時(shí)代發(fā)展，導(dǎo)致檔案管理信息化工作停滯不前。

2.檔案管理工作意識(shí)淡薄

很多高校對(duì)檔案管理工作比較漠視，把高校過(guò)往的檔案資料隨意存儲(chǔ)在不同位置，沒(méi)有把高校檔案統(tǒng)一集中管理，再加上高校注重招生以及教育工作，對(duì)檔案管理重視程度不夠，多年以來(lái)很少有學(xué)校會(huì)對(duì)其一一整理，這就導(dǎo)致了檔案管理工作成為一種形式，真正做檔案工作的人少之又少，最終就造成時(shí)間越久、檔案越難管理的惡性循環(huán)。

3.檔案安全存在一定的風(fēng)險(xiǎn)

高校檔案信息化管理即無(wú)紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化，目前，調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，很多高等院校都缺乏把電子文件歸檔工作程序化的意識(shí)，最終導(dǎo)致相當(dāng)部分院校電子檔案的歸檔工作變得相當(dāng)混亂無(wú)序，學(xué)校管理者不能及時(shí)找到或者檢索到所需電子檔案，既浪費(fèi)了查閱所需檔案的時(shí)間，又增加了高校檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，由于檔案管理人員對(duì)電子檔案存儲(chǔ)不夠重視，使得電子文件的存儲(chǔ)媒介存在著安全隱患。比如說(shuō)有些高校管理者請(qǐng)科技公司為高校設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，由于技術(shù)人員本身專(zhuān)業(yè)性的限制，沒(méi)有考慮到高校檔案管理工作的差異性和保密性，把應(yīng)該加密歸檔的電子文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上。如果這樣的話，那么計(jì)算機(jī)一旦出現(xiàn)信息系統(tǒng)崩潰問(wèn)題，電子檔案文件就會(huì)遭到徹底破壞，甚至全部丟失。[2]如何規(guī)避被病毒侵入、防止惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊，也是當(dāng)下高校檔案信息化過(guò)程中面臨的大問(wèn)題。

4.現(xiàn)有人員缺少足夠的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

研究數(shù)據(jù)表明，就當(dāng)前而言，很多高校從事檔案管理的工作人員并不是系統(tǒng)學(xué)習(xí)過(guò)檔案管理信息化的專(zhuān)業(yè)人才，有些人雖然具有十分過(guò)硬的檔案管理知識(shí)，但是不熟悉計(jì)算機(jī)在檔案管理信息化過(guò)程中的實(shí)際操作應(yīng)用，習(xí)慣用老舊的檔案管理模式反而影響了檔案管理信息化的進(jìn)度；有些人雖然能夠熟練使用計(jì)算機(jī)的基本應(yīng)用，但是對(duì)檔案管理一竅不通，實(shí)際工作中，不能把對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用融合到檔案管理工作中。綜上所述，高校只有培養(yǎng)出既掌握檔案管理知識(shí)又掌握計(jì)算機(jī)信息處理能力的復(fù)合型人才，那么，高校的檔案管理部門(mén)才能從根本上解決檔案信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題。

二、檔案管理信息化建設(shè)的方式方法可以從以下幾點(diǎn)來(lái)抓

1.整合檔案信息

當(dāng)前，很多高?，F(xiàn)有的各種計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，雖然具有保存電子文件和高校檔案的功能，但是卻不能滿足檔案管理信息化的專(zhuān)業(yè)性、保密性、系統(tǒng)性，所以高校首要的工作就是以高校電子檔案歸檔管理的整個(gè)程序?yàn)榛A(chǔ)研發(fā)出新型的、專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)，把高校檔案管理工作程序化，這樣就可以避免檔案信息出現(xiàn)丟失或者損壞的狀況。檔案管理人員可以在使用專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，建立一套不斷完善的電子檔案保存管理制度，為進(jìn)一步促進(jìn)高校檔案信息化打好基礎(chǔ)?？茖W(xué)研究、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)改革，還有工作人員和入校學(xué)生的資料，這些檔案每年以驚人的數(shù)量增長(zhǎng)，高校檔案管理者應(yīng)該利用新開(kāi)發(fā)的電子檔案系統(tǒng)對(duì)這些檔案進(jìn)行全面整合，將各類(lèi)檔案分類(lèi)整理并存檔，方便查找和利用。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該注重檔案的質(zhì)量，保證檔案的完整性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化和規(guī)范化。

2.建立好專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理隊(duì)伍

首先是對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)。高校管理者要著眼于未來(lái)，加強(qiáng)在職檔案管理者的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，細(xì)化分類(lèi)，短板特訓(xùn)，把精于現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)但計(jì)算機(jī)信息化處理知識(shí)相對(duì)欠缺的人集中起來(lái)，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士重點(diǎn)提升他們的計(jì)算機(jī)信息化知識(shí)，強(qiáng)化信息安全技術(shù)應(yīng)用的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息安全意識(shí)。而對(duì)于那些缺乏檔案管理信息化流程操作知識(shí)的工作人員，培訓(xùn)的目的在于促進(jìn)他們把計(jì)算機(jī)應(yīng)用和檔案管理工作融合在一起。高校管理者通過(guò)這些針對(duì)性培訓(xùn)，不僅使在職檔案管理人員變成具有多種能力的復(fù)合型人才，同時(shí)也為高校檔案管理信息化工作的持續(xù)推進(jìn)夯實(shí)人才基礎(chǔ)。其次，高校應(yīng)加大對(duì)檔案管理復(fù)合型人才的引進(jìn)力度。高校學(xué)生流動(dòng)性大，檔案管理的復(fù)雜性等因素不得不讓高校管理者意識(shí)到引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才是必須經(jīng)歷的過(guò)程，是更新高校檔案管理隊(duì)伍血液的必要措施和重要方法。高校管理者通過(guò)新引進(jìn)的人才可以很好地帶動(dòng)現(xiàn)有人員推進(jìn)檔案管理工作。

3.轉(zhuǎn)變高校管理者的思想觀念

進(jìn)入21世紀(jì)，高校管理者必須正視管理檔案的重要性，轉(zhuǎn)變觀念，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，同時(shí)注重創(chuàng)新型管理人才的培養(yǎng)。學(xué)校應(yīng)該為檔案管理人員提供充足的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和對(duì)外交流機(jī)會(huì)，盡快從傳統(tǒng)的檔案管理觀念中走出來(lái)，以一種發(fā)展的眼光迎接信息化的到來(lái)，為檔案信息化建設(shè)做好準(zhǔn)備。高校管理者要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，必須配置專(zhuān)業(yè)的檔案信息化管理人員負(fù)責(zé)檔案管理，這樣才能在檔案信息化管理過(guò)程中采用科學(xué)的管理方法，也能夠樹(shù)立服務(wù)高校管理、服務(wù)師生的意識(shí)。更重要的是，高校的檔案管理者也要樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理理念，檔案管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該不斷地學(xué)習(xí)更多的、最新的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，應(yīng)用到檔案信息化管理中去。

4.檔案管理信息化的同時(shí)確保網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)安全是世界難題，信息化的同時(shí)必定伴隨著安全問(wèn)題，高校在檔案信息化管理過(guò)程中，可選擇檔案管理系統(tǒng)接入校園內(nèi)網(wǎng)，這樣高?？杉哟髢?nèi)網(wǎng)安全的投資力度，采用最新型網(wǎng)絡(luò)防盜、防木馬、防病毒裝置，基本上可以確保本校各項(xiàng)檔案的安全。同時(shí)，檔案管理者還應(yīng)該定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，充分保證檔案的安全。

三、結(jié)語(yǔ)

高校檔案信息化建設(shè)工作是隨著時(shí)代發(fā)展不斷發(fā)展變化的持續(xù)性工作，在這個(gè)過(guò)程中，既需要高校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和高校資金投入，又需要檔案管理人員不斷地學(xué)習(xí)整理和維護(hù)。高校檔案管理信息化過(guò)程是不斷尋找科學(xué)的、合理的方法，把高校管理過(guò)程中所需要的電子文件進(jìn)行有效保存和不斷更新，同時(shí)對(duì)高校電子檔案的真實(shí)性、完備性、時(shí)效性進(jìn)行篩選。通過(guò)有效判斷把有價(jià)值電子檔案文件保存下來(lái)，使其更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)，最終達(dá)到高效、簡(jiǎn)單、科學(xué)全面的檔案管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮克民.檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)[J].管理學(xué)家：學(xué)術(shù)版，2014.

[2]李惠.電子檔案歸檔工作及檔案信息化建設(shè)研究[J].檔案天地，2011.endprint