□ 海南師范大學(xué) 張冬晴

為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)，提升辦學(xué)內(nèi)涵，提高競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，許多高校實(shí)行了校、院兩級(jí)管理體制。可是在二級(jí)學(xué)院的管理中，涉及到一些專業(yè)技術(shù)管理的業(yè)務(wù)，管理成效不容樂觀，尤其是檔案管理方面更是缺乏系統(tǒng)和規(guī)范，使檔案的收集、整理顯得雜亂無序，基本無章可循。

一、高校二級(jí)學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀

以海南省高校和海南師范大學(xué)為例，二級(jí)學(xué)院檔案的制度建設(shè)、庫房建設(shè)、歸檔范圍、操作規(guī)范、管理人員等方面不容樂觀，可謂前景堪憂。普遍存在以下幾種現(xiàn)象：

1.檔案管理的認(rèn)識(shí)問題。對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足。二級(jí)學(xué)院里，上至院長領(lǐng)導(dǎo)層，下至普通教職工們，普遍對(duì)檔案管理的意識(shí)比較模糊，檔案工作沒有引起足夠的重視，甚至包括從事管理工作的行政人員，對(duì)檔案工作也只是簡(jiǎn)單的收集材料。

（1）檔案意識(shí)淡薄。由于高校工作的特殊性，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)基本都是學(xué)校里教學(xué)和科研的中堅(jiān)力量，學(xué)院一般只重視教學(xué)和科研工作，視檔案工作為可有可無，最多只是按照檔案館里明確劃定的歸檔范圍按對(duì)口單位的要求去整理歸檔材料，對(duì)自身單位的檔案工作卻沒有明確要求，也沒有建章立制，更沒有作為日常性的工作納入年度工作計(jì)劃之中。

（2）檔案員身兼數(shù)職，壓力巨大。學(xué)院里沒有專門指定的檔案工作人員，都是行政人員臨時(shí)兼任，而行政人員往往身兼數(shù)職，工作中難免顧此失彼，不能面面俱到，加之學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的忽視，所以往往對(duì)本該歸檔的材料沒能及時(shí)收集歸檔或者組織力度不夠，檔案的管理質(zhì)量基本上算是一盤散沙。

（3）認(rèn)識(shí)偏差，抵觸歸檔。有部分教師和工作人員對(duì)檔案歸檔有抵觸情緒，有些部門為了今后工作使用方便，將自己部門經(jīng)手的文件材料據(jù)為己有，不愿及時(shí)上交歸檔；而有些教師則認(rèn)為教學(xué)、科研成果是自己的，屬于私有財(cái)產(chǎn)，不愿意移交歸檔。

2.檔案管理的業(yè)務(wù)問題。管理不規(guī)范，制度不健全。根據(jù)國家《檔案法》的要求，學(xué)校建立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)并配備了相應(yīng)的專職檔案管理隊(duì)伍，但是在基層二級(jí)學(xué)院，基本沒有專人負(fù)責(zé)檔案工作，大多是臨時(shí)安排分管對(duì)口工作單位或個(gè)人自行收集材料。在二級(jí)學(xué)院，檔案管理的概念非常模糊，材料的收集、整理很不規(guī)范。

（1）沒有專門的檔案資料室。在一些二級(jí)學(xué)院建立的圖書室、資料室或者檔案室中，很多學(xué)院都兼有一、兩種，有的二合一，有的三合一。也有的學(xué)院雖然設(shè)有專門的檔案室，但只是專門用于教學(xué)管理，歸檔內(nèi)容主要是教學(xué)業(yè)務(wù)方面的檔案，包括課程建設(shè)、教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)獲獎(jiǎng)情況、學(xué)生試卷、實(shí)習(xí)見習(xí)資料、本科生畢業(yè)論文等，收集的資料非常有限，涉及到特殊的檔案資源，如教師教學(xué)業(yè)績(jī)方面的則沒有收集，更別說整個(gè)學(xué)院的檔案，包括黨群、行政、學(xué)生、科研大類的集中統(tǒng)一管理了。

（2）缺乏專業(yè)指導(dǎo)。學(xué)校檔案部門對(duì)基層二級(jí)單位的檔案管理缺乏工作監(jiān)督和技術(shù)指導(dǎo)，有的是支持力度不夠。檔案的二級(jí)管理，在高校內(nèi)部絕大多數(shù)都是由行政人員兼管，沒有專門的檔案管理人員，更別說說是專業(yè)技術(shù)人員了。而行政人員往往又身兼數(shù)職，檔案工作又處于各項(xiàng)工作流程的末梢，很多時(shí)候兼職檔案員又忘記及時(shí)收集整理，導(dǎo)致二級(jí)學(xué)院的材料收集滯后，服務(wù)效率低下。加上缺乏專業(yè)指導(dǎo)，管理人員不具備相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)管理資質(zhì)，查找一份資料不知道該找誰，往往要牽動(dòng)幾個(gè)部門。

（3）（專）兼職檔案隊(duì)伍不穩(wěn)定。高校二級(jí)基層單位行政管理人員流動(dòng)性很大，一方面是個(gè)人職業(yè)成長需求，另一方面是高校內(nèi)部管理需要（輪崗），加之缺乏專職的檔案人員，文秘工作人員兼職檔案管理工作，或者檔案人員兼職文秘工作，他們不僅要負(fù)責(zé)辦公室文件的上傳下達(dá)，起草、總結(jié)各種文字材料，面對(duì)全院師生，還要對(duì)檔案文件的管理工作負(fù)責(zé)。歸檔范圍不明確、收集工作不及時(shí)、歸檔材料不完整等問題比較普遍，還有一些檔案人員對(duì)檔案資料不重視，對(duì)存儲(chǔ)不細(xì)心，導(dǎo)致資料不完整、錯(cuò)亂等現(xiàn)象。

3.檔案資源建設(shè)問題。整理不及時(shí)，造成信息資源大量浪費(fèi)。在二級(jí)學(xué)院，日常基本資料的收集，如教學(xué)管理、學(xué)生工作、科研成果，這幾個(gè)大的方面因?yàn)橛袑?duì)口部門把關(guān)，主要材料歸檔基本沒什么問題。問題是一些臨時(shí)性的，突發(fā)性的或者以個(gè)人主導(dǎo)的，對(duì)學(xué)院乃至學(xué)校產(chǎn)生重大影響的，尤其是一些動(dòng)態(tài)活動(dòng)的資料流失很大，如重要人物臨時(shí)來訪，學(xué)院主辦的重要學(xué)術(shù)交流會(huì)議，或者外出參加重要學(xué)術(shù)會(huì)議的影像資料等，這些在基層檔案管理基本處于無序狀態(tài)，沒有建立完整的，規(guī)范的檔案卷宗。還有一種情況就是對(duì)基層在一定時(shí)間內(nèi)的某種或各種活動(dòng)情況缺乏概況性的總結(jié)，綜合反映基層發(fā)展、成長歷史的資料十分缺乏。

二、基于現(xiàn)狀的原因分析

1.對(duì)專門檔案管理機(jī)構(gòu)的認(rèn)識(shí)偏差 。造成基層人員檔案意識(shí)淡薄的主要原因是因?yàn)榇蠹叶加X得學(xué)校設(shè)有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案館里有專人負(fù)責(zé)檔案，學(xué)院作為基層教學(xué)單位只需要按上級(jí)要求收集、整理學(xué)校需要的資料，到一定時(shí)間再及時(shí)歸檔、移交就行了。這些二級(jí)基層單位沒有自己的檔案管理意識(shí)。這種膚淺的認(rèn)識(shí)使得有些收藏價(jià)值高的材料沒有及時(shí)得到妥善保管，甚至在上交材料時(shí)根本不知道哪些該交，哪些不該交，不清楚哪些是有價(jià)值、需要存檔的材料。

2.對(duì)檔案基本業(yè)務(wù)的認(rèn)識(shí)不足。正因?yàn)槎?jí)單位對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，有些具有保存價(jià)值，可查考、利用的材料交上去以后，自己不留底保持，需要用時(shí)又打報(bào)告請(qǐng)示學(xué)校，給自己的工作帶來了很大被動(dòng)。還有就算是有的材料保存下來了，需要利用時(shí)還是找不到，主要原因就是對(duì)檔案基本業(yè)務(wù)認(rèn)識(shí)不清，歸檔范圍不明確，存檔不規(guī)范，收集、整理時(shí)不夠?qū)I(yè)，沒有按明確的指導(dǎo)要求去歸檔。

3.對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足。二級(jí)學(xué)院是高校教學(xué)、科研運(yùn)作的基礎(chǔ)單位，檔案館所能提供利用、服務(wù)大眾的檔案主要來自二級(jí)學(xué)院，實(shí)際上二級(jí)學(xué)院的檔案管理是學(xué)校檔案管理不可分割的一部分，它比學(xué)校檔案館里的檔案分類更細(xì)致，收集范圍更廣泛，它更具體、生動(dòng)地反映著學(xué)校教學(xué)、科研的發(fā)展和管理工作?；鶎訉W(xué)院如果認(rèn)識(shí)到這點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，使學(xué)院的發(fā)展、學(xué)科建設(shè)、師資建設(shè)、教學(xué)業(yè)績(jī)、學(xué)生質(zhì)量等能清晰地呈現(xiàn)，不僅有利于因機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員變動(dòng)時(shí)決策層順利熟悉情況，也能在競(jìng)爭(zhēng)激烈的現(xiàn)實(shí)中為學(xué)校招生帶來好效應(yīng)。

4.對(duì)檔案管理員的認(rèn)識(shí)偏見。高校教職員工有些檔案館的專門管理人員文化素質(zhì)不高，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不精，對(duì)高校教學(xué)業(yè)務(wù)、科研管理、研究生工作等不熟悉，沒能力管理好全校那么多高深的檔案業(yè)務(wù)。他們不放心把一些貴重資料移交給檔案館保管。這是對(duì)檔案館和檔案管理人員的認(rèn)識(shí)偏見，同時(shí)這也側(cè)面反映了社會(huì)上的檔案意識(shí)薄弱的一面。

三、改進(jìn)對(duì)策

1.加強(qiáng)制度建設(shè)，確保檔案管理質(zhì)量。

（1）規(guī)范檔案管理。二級(jí)學(xué)院的檔案管理涉及到教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)、學(xué)生工作、行政、黨務(wù)工作等多種資料的管理，每一方面的資料都要做好檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、移交等工作。如何做好檔案管理工作，制度建設(shè)是保障。建立健全檔案管理制度，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)管理責(zé)任，規(guī)范檔案收集、整理制度，制定檔案管理工作職責(zé)，建立績(jī)效考核目標(biāo)，這些是確保檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。

（2）穩(wěn)定兼職檔案員隊(duì)伍。二級(jí)學(xué)院檔案管理員一般由行政人員兼職，事務(wù)繁雜，工作流動(dòng)性強(qiáng)，檔案管理質(zhì)量低下。建議建立一支相對(duì)穩(wěn)定的兼職檔案員隊(duì)伍，檔案館定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理知識(shí)和檔案管理制度的學(xué)習(xí)，以提升檔案管理水平，確保檔案管理質(zhì)量。

2.明確業(yè)務(wù)歸檔范圍。建議參考學(xué)校檔案館的分類方法，將學(xué)院檔案大致分為五大類：黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、學(xué)生類，每大類再給出具體的歸檔范圍，具體業(yè)務(wù)，具體指導(dǎo)。

3.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提供管理操作平臺(tái)。數(shù)字化綜合檔案業(yè)務(wù)管理不僅方便了檔案的檢索利用，還實(shí)現(xiàn)了電子檔案同步歸檔，節(jié)約了人力資源，提高了工作效率，也為基層二級(jí)學(xué)院的檔案規(guī)范化管理提供了非常便捷的可供操作的管理平臺(tái)。

4.加強(qiáng)特殊檔案資源建設(shè)，提高檔案利用價(jià)值。二級(jí)學(xué)院承擔(dān)著學(xué)校教學(xué)、科研的重任，在人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究活動(dòng)中積累了大量豐富的、寶貴的一手資料。這些資料是學(xué)校發(fā)展過程中最珍貴的檔案信息資源，必須要加強(qiáng)保管?？墒?，在二級(jí)學(xué)院有很多教師教學(xué)業(yè)績(jī)檔案、科研學(xué)術(shù)檔案和優(yōu)秀學(xué)生的檔案沒有得到及時(shí)地收集、整理、歸檔，特別是個(gè)人一些獲獎(jiǎng)項(xiàng)目，相關(guān)佐證材料仍舊散存在個(gè)人手中，這是很大的資源浪費(fèi)。對(duì)于高校二級(jí)學(xué)院來說，教學(xué)業(yè)績(jī)、科研成果、人才培養(yǎng)特色、學(xué)科專業(yè)優(yōu)勢(shì)、課程建設(shè)方案、優(yōu)秀教師、優(yōu)秀學(xué)生榮譽(yù)等是最珍貴的檔案資源，作為特殊檔案資源，它們具有很高的檔案憑證價(jià)值。學(xué)院應(yīng)該加強(qiáng)這些方面的檔案資源建設(shè)，及時(shí)整理、歸檔，所有相關(guān)材料必須應(yīng)收盡收。