彭凱 宋秀珍

摘要 當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案信息資源開發(fā)技術(shù)已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代人們越來越大的信息需求，隨著科技進(jìn)步日新月異的速度變化，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛用于各個(gè)行業(yè)，同時(shí)也為檔案信息資源的開發(fā)帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行有效開發(fā)滿足現(xiàn)代人信息的要求，本文將從當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)現(xiàn)狀進(jìn)行討論，希望能夠在以后對此項(xiàng)工作的展開提供參考。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī) 網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 開發(fā) 檔案信息

在傳統(tǒng)的檔案管理中，信息無法集中在一起，處于分散狀態(tài)，而且需要非常大的存儲(chǔ)空間。而網(wǎng)絡(luò)具有集中性。開放性、互動(dòng)性等特點(diǎn)，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)“在家可知天下事”，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)管理，不僅方便快捷、節(jié)省空間，同時(shí)也能更徹底的開發(fā)利用檔案信息資源。

1 利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開發(fā)檔案信息資源的優(yōu)勢

1.1 建檔及時(shí)性

在傳統(tǒng)的檔案信息收集中，都是有專門負(fù)責(zé)人員定時(shí)到各個(gè)部門進(jìn)行采集，檔案不能夠及時(shí)更新，不具有及時(shí)性。現(xiàn)今檔案信息收集工作由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用變得更加方便，負(fù)責(zé)整理檔案的人員可以通過網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行采集、歸檔、更改、增減等，各部門可以將自己的檔案進(jìn)行整理，然后通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案室，而檔案室也可以將這些信息直接錄入或者在網(wǎng)絡(luò)上定期對各部門檔案進(jìn)行采集、歸檔，也可以為需要檔案的人提供及時(shí)有效的，確保信息的時(shí)效性。

1.2 實(shí)現(xiàn)資源共享

由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性，負(fù)責(zé)管理檔案的部門可以將各部門檔案歸納整理，并在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上分享鏈接，為查詢檔案信息和利用提供便利。方便快捷是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)最突出的有點(diǎn)，各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)交流，節(jié)省用戶的寶貴時(shí)間和各種繁瑣的手續(xù)，以最簡便、最省事的方式將事情辦完，節(jié)省不必要的人力和物力，將工作效率提高的同時(shí)管理水平也在提高。

1.3 檔案信息可以更好的服務(wù)社會(huì)

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案的使用率較低，主要是由于很多檔案在同一個(gè)時(shí)間里只能給一個(gè)用戶使用，其他用戶在這個(gè)時(shí)間里是無法使用檔案的。當(dāng)社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將這個(gè)困擾著用戶和工作人員多年的問題解決，在確保檔案能夠安全和保密的情況下，在網(wǎng)絡(luò)上上傳豐富的檔案資源，用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)找到自己所需的檔案，并且不受時(shí)間地點(diǎn)的限制得到自己想要的信息。就目前檔案信息管理部門來說，已經(jīng)從傳統(tǒng)的模式中轉(zhuǎn)型，轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)具有開放性和互動(dòng)性的交流平臺(tái)，為了能夠?qū)n案信息收集的更加全面，需要跟各個(gè)部門之間保持聯(lián)系，才能更好的為社會(huì)提供服務(wù)。

2 如何有效利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)檔案信息資源

2.1 檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化

因?yàn)樵诰W(wǎng)絡(luò)中建立的檔案信息資源具有共享性，所以檔案管理人員要將各部門、各地區(qū)檔案進(jìn)行歸總并建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案信息資源體系。建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息資源，可以對不同類別的檔案資源進(jìn)行整理，然后統(tǒng)一發(fā)至互聯(lián)網(wǎng)上，供需要的用戶利用。然而，無論是運(yùn)用什么樣的新技術(shù)，都會(huì)存在一些局限性問題，比如，網(wǎng)絡(luò)檔案管理的法律制約性相對較差或者隨意刪減等等，無法確保檔案的準(zhǔn)確性。所以，可以將答案信息進(jìn)行傳統(tǒng)與現(xiàn)代信息共存的形式，以電子文本、紙質(zhì)文本和影像的形式，將信息進(jìn)行整理共存，制定出完善合理的規(guī)章制度，以免出現(xiàn)人為破壞檔案的情況發(fā)生，可以保證檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化的有效開展。

2.2 檔案信息的安全性

因?yàn)闄n案中記載的向來是各個(gè)部分非常關(guān)鍵的工作內(nèi)容和信息，所以，在網(wǎng)絡(luò)上設(shè)立互動(dòng)平臺(tái)時(shí)，首先要確保檔案信息的安全性，以免被不法分子盜取利用，否則必然要給各單位帶來不必要的損失。因此，想要建立安全的信息管理，就必須要制定出明確、健全的管理制度，并且做到嚴(yán)格執(zhí)行，對檔案中的重要信息可以采取加密的方式，對信息進(jìn)行保護(hù)，想要使用這部分信息的用戶，必要要經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批和實(shí)名認(rèn)證，用指定的計(jì)算機(jī)才能查看，計(jì)算機(jī)要設(shè)置高效防火墻、限制使用權(quán)限等等，及時(shí)對殺毒軟件和防火墻進(jìn)行升級，同時(shí)，記錄重要檔案的計(jì)算機(jī)要進(jìn)行設(shè)置，不能上網(wǎng)也不能與其他計(jì)算機(jī)相互訪問，當(dāng)其他計(jì)算機(jī)中出現(xiàn)重要檔案的相關(guān)信息，計(jì)算機(jī)以亂碼的形式展示或者無法打開，總之，要通過各種各樣的形式以免意外發(fā)生。

2.3 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

作為檔案的管理者，要做到與時(shí)俱進(jìn)，符合現(xiàn)代要求，要有科學(xué)的管理手段、先進(jìn)的搜索方式。這就要從管理人員的自身素質(zhì)和工作技能不斷提高：

（1）管理人員要有愛崗敬業(yè)、服務(wù)人民的精神，對在使用、搜索檔案的用戶遇到的問題，要做到耐心解答，同時(shí)對檔案的整理和更新要做到及時(shí)、細(xì)心。

（2）管理人員需要掌握檔案管理中現(xiàn)今信息技術(shù)和設(shè)備使用能力，同時(shí)也要具備對信息的歸納、總結(jié)、整理的能力，在工作中將理論與操作相結(jié)合，熟練操作計(jì)算機(jī)，對于相關(guān)檔案的計(jì)算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、管理知識等做到隨時(shí)了解更新，并應(yīng)用到工作中，將自己的自身素質(zhì)不斷提高。

2.4 創(chuàng)新服務(wù)方式

由于利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)不受時(shí)間和空間的限制，所以，在交流方式上也應(yīng)該更加便利，各檔案管理部門，可以推出自己的公眾號并建立客服部門，讓用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)聊天的方式隨時(shí)將問題解決。人們在網(wǎng)絡(luò)上檢索資料一般會(huì)通過兩種方式閱讀，一種是在線閱讀，另一種是將資料下載，用戶在線閱讀檔案檢索和閱覽，平臺(tái)要提供豐富的資源，通過高效的形式，對不同需求的用戶給予不同的信息方式。當(dāng)用戶需要下載檔案，信息平臺(tái)需要提供有償下載問題的解決方式，統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

3 結(jié)束語

總之，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)是必然趨勢，也是目前的最佳途徑，其優(yōu)勢明顯可見。作為信息時(shí)代的信息管理人員應(yīng)該做到隨時(shí)更新自己的工作理念和工作方式，對工作持有熱情態(tài)度，將信息管理工作盡量做完善并社會(huì)化，在為廣大用戶提供服務(wù)的同時(shí)，也將檔案信息的使用價(jià)值提升。

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