張寧

進(jìn)入數(shù)字時(shí)代，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展和數(shù)碼照相機(jī)的普遍使用，形成了海量記錄企業(yè)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)的數(shù)碼照片，數(shù)碼照片檔案逐漸成為檔案管理工作的重要組成部分。但目前數(shù)碼照片檔案管理存在諸多問題，嚴(yán)重影響用戶利用和價(jià)值體現(xiàn)，基于此，本文對(duì)數(shù)碼照片檔案管理現(xiàn)狀及存在問題進(jìn)行分析，并提出解決對(duì)策。

一、數(shù)碼照片檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

（一）規(guī)章制度不健全，規(guī)范化管理缺乏可操作性

數(shù)碼照片檔案管理國家標(biāo)準(zhǔn)缺失，盡管國家檔案局已出臺(tái)《照片檔案管理規(guī)范》（GB-T11821-2002）等相關(guān)文件，但未涉及數(shù)碼照片檔案的管理。雖然有的地方和企業(yè)自行制定了有關(guān)管理辦法，但都沒有專門的數(shù)碼照片檔案管理制度。以本企業(yè)為例，雖制定的《聲像檔案管理制度》有關(guān)于數(shù)碼照片的收集歸檔和保管利用，但部分描述泛化，可操作性不強(qiáng)，表現(xiàn)為：數(shù)碼照片信息描述載體為紙質(zhì)交接單，照片和文字說明處于存儲(chǔ)分離狀態(tài)，直接影響利用者對(duì)數(shù)碼照片真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和有效性的判斷;關(guān)于數(shù)碼照片的整理和存儲(chǔ)沒有具體說明，更多的是檔案人員憑借經(jīng)驗(yàn)完成，嚴(yán)重影響數(shù)碼照片的可持續(xù)性有效管理。

（二）管理意識(shí)不強(qiáng)，收集歸檔困難

數(shù)碼照片檔案管理起步較晚，多處于檔案管理工作的配角地位，無論是歸口部門還是檔案部門都重視度不高，管理意識(shí)不強(qiáng)。歸口部門更重視拍攝任務(wù)的完成情況，忽視對(duì)拍攝照片的歸檔工作，表現(xiàn)為：歸檔意識(shí)不強(qiáng)，造成數(shù)碼照片檔案資料的流失;未及時(shí)分類整理和信息描述，造成工作堆積，增加后續(xù)整理難度;缺乏對(duì)數(shù)碼照片的甄選環(huán)節(jié)，將反復(fù)性極高或清晰度不夠等問題照片一并歸檔，影響檔案利用和保管;忽視數(shù)碼照片的信息描述工作，信息要素欠缺或不完整，造成用戶利用困難。檔案部門缺乏對(duì)數(shù)碼照片收集歸檔工作的指導(dǎo)監(jiān)督，對(duì)其再整理及后續(xù)保管利用重視度不高，直接影響數(shù)碼照片檔案價(jià)值的體現(xiàn)和提升。

（三）易形成海量數(shù)據(jù)，安全保管有難度

當(dāng)前數(shù)碼照相機(jī)性能提升、數(shù)碼照片的易獲取性以及使用普遍，很容易形成海量數(shù)據(jù)，大大增加了數(shù)碼照片有序保管和有效利用的難度。在安全性上，數(shù)碼照片的保存和利用完全依賴于計(jì)算機(jī)硬件、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件，設(shè)備故障、計(jì)算機(jī)病毒、軟件升級(jí)、存儲(chǔ)介質(zhì)老化等都可能造成數(shù)據(jù)損壞和丟失。在人為因素方面，檔案人員整理數(shù)碼照片時(shí)誤操作刪除，或沒有定期進(jìn)行安全備份，或備份介質(zhì)損壞等，都會(huì)造成重要數(shù)據(jù)丟失且不可恢復(fù)。

（四）未進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，檢索查閱和開發(fā)利用受限

雖然企業(yè)已有檔案管理系統(tǒng)，但部分企業(yè)數(shù)碼照片還未進(jìn)入系統(tǒng)管理范疇，主要原因有兩方面：長期以來，數(shù)碼照片僅作單機(jī)保管利用，且與其他檔案的管理方式有異，暫未形成有序化的規(guī)范管理模式;現(xiàn)存數(shù)據(jù)量巨大，且拍攝年代久遠(yuǎn)的數(shù)碼照片信息描述缺失現(xiàn)象嚴(yán)重，直接影響檔案信息的著錄和利用。這種現(xiàn)實(shí)造成了數(shù)碼照片在檢索、查閱方面的極大不便，使其信息開發(fā)利用受限。

二、數(shù)碼照片的創(chuàng)新管理探析

（一）建立健全數(shù)碼照片檔案管理制度

首先，企業(yè)應(yīng)建立健全數(shù)碼照片檔案管理制度，可參照北京市、青島市等地方制定的數(shù)碼照片檔案管理辦法，結(jié)合本企業(yè)當(dāng)前工作的實(shí)際情況和管理需要，制定一套切實(shí)可行的數(shù)碼照片檔案管理制度。制度必須明確數(shù)碼照片檔案的收集、歸檔、整理、保管、開發(fā)利用等工作內(nèi)容和詳細(xì)要求，實(shí)現(xiàn)管理工作有法可依、具體操作有章可循;必須理順歸口部門和檔案部門的關(guān)系與職責(zé)，以減少拍攝者與檔案人員的復(fù)雜溝通環(huán)節(jié)和重復(fù)勞動(dòng)。歸口部門主要負(fù)責(zé)數(shù)碼照片的前期分類、甄選整理和信息描述，檔案部門主要負(fù)責(zé)數(shù)碼照片的后期信息著錄和保管利用，并指導(dǎo)、檢查歸口部門的歸檔工作。其次，要狠抓制度的落實(shí)。明確責(zé)任，依法管理，確保制度的有效執(zhí)行并落到實(shí)處。

（二）重視數(shù)碼照片檔案的收集歸檔工作

數(shù)碼照片檔案工作的源頭就是收集歸檔工作，主要責(zé)任者為歸口部門的拍攝者，檔案部門則負(fù)責(zé)對(duì)其收集歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，督促歸口部門按歸檔要求進(jìn)行拍攝，做好分類整理和歸檔移交，以實(shí)現(xiàn)不再重復(fù)整理的目標(biāo)。重點(diǎn)要求有：歸檔照片必須甄選，內(nèi)容重復(fù)、場景相近、質(zhì)量較差的照片必須篩選剔除;歸檔格式應(yīng)為JPEG、TIFF、RAW，分辨率不低于1024*768像素;按事由分類，同一組照片由同一部相機(jī)拍攝;填寫“照片歸檔說明”，對(duì)每組或每張照片進(jìn)行相關(guān)信息描述，并與照片一同歸檔移交。

（三）創(chuàng)新數(shù)碼照片檔案的管理方法

首先， 以“組”為單位進(jìn)行整理。反映同一問題或事由等形成的若干張數(shù)碼照片為一組，并填寫組內(nèi)“照片歸檔說明”。每組照片信息要素應(yīng)包括：組名（拍攝事由）、密級(jí)、保管期限、總說明、照片序列號(hào)、一張或幾張照片對(duì)應(yīng)的分說明、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、攝影人、歸檔移交人、照片張數(shù)、備注等。

其次，應(yīng)規(guī)范電子文件分級(jí)存放和命名規(guī)則。數(shù)碼照片電子文件的存放層級(jí)為：年度—部門—項(xiàng)目事由+密級(jí)+保管期限—同組照片+照片歸檔說明。需說明的是：第三級(jí)文件夾命名格式為“XXX試驗(yàn)（秘密30年）”;第四級(jí)內(nèi)容是XXX試驗(yàn)同組照片以及照片歸檔說明，照片歸檔說明格式可為word，信息要素應(yīng)列表體現(xiàn)并以固定填寫模板;如同一事項(xiàng)在同一年度拍攝多組照片，可增加多個(gè)并列的第四級(jí)文件夾，其命名格式為事由+拍攝日期。

第三，建立數(shù)碼照片檔案庫，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理和自助利用。在檔案管理系統(tǒng)中建立一個(gè)二級(jí)目錄“照片檔案庫”：第一級(jí)為案卷級(jí)目錄，對(duì)應(yīng)電子文件存放的第三級(jí)，案卷號(hào)為“照片檔案代號(hào)—年度—流水號(hào)”，年度和流水號(hào)均采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字，著錄信息包括題名（即組名）、密級(jí)、保管期限、照片張數(shù)、攝影時(shí)間、地點(diǎn)、攝影者、歸檔單位、歸檔時(shí)間等;第二級(jí)為每組照片的電子文件和照片歸檔說明，通過批量掛接即可完成。如存在并列第四級(jí)文件夾情況，則“照片檔案數(shù)據(jù)庫”第一級(jí)案卷級(jí)目錄的著錄信息需綜合電子文件分級(jí)存放的第三級(jí)和第四級(jí)兩級(jí)信息進(jìn)行著錄，案卷號(hào)為“照片檔案代號(hào)—年度—流水號(hào)—序號(hào)”，序號(hào)為2位阿拉伯?dāng)?shù)字，其它不變。數(shù)碼照片檔案進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理后，必須做好瀏覽、下載等利用權(quán)限和審批流程的配置，確保數(shù)碼照片檔案的網(wǎng)絡(luò)利用安全，以便用戶即時(shí)、自助、多樣的網(wǎng)絡(luò)化查詢利用，從而提升數(shù)碼照片的檔案價(jià)值。

（四）確保數(shù)碼照片檔案的安全保管

要加強(qiáng)對(duì)數(shù)碼照片檔案安全保管工作的執(zhí)行力度，對(duì)安全保管有明確要求。第一，存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。數(shù)碼照片檔案應(yīng)嚴(yán)格按照電子文件分級(jí)存放和命名規(guī)則的要求，在計(jì)算機(jī)硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)進(jìn)行層級(jí)化存儲(chǔ)，便于分類保管和查找利用。第二，備份要求。鑒于本企業(yè)實(shí)際工作情況和存儲(chǔ)條件限制，未采取只讀式光盤的脫機(jī)備份，采取的備份方案是：一套計(jì)算機(jī)硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)層級(jí)化存儲(chǔ)，隨時(shí)歸檔隨時(shí)存儲(chǔ);一套移動(dòng)硬盤層級(jí)化存儲(chǔ)，每月定期將計(jì)算機(jī)硬盤的層級(jí)化存儲(chǔ)備份至移動(dòng)硬盤;一套服務(wù)器自動(dòng)備份，在檔案管理系統(tǒng)中批量掛接的電子文件會(huì)每24小時(shí)定時(shí)在服務(wù)器自動(dòng)備份。數(shù)碼照片存儲(chǔ)備份方案實(shí)施已有18年，未出現(xiàn)信息丟失損毀現(xiàn)象。第三，檢查維護(hù)。移動(dòng)硬盤層級(jí)化存儲(chǔ)數(shù)碼照片檔案，每月備份前先進(jìn)行數(shù)據(jù)抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，并每4年轉(zhuǎn)存一次，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取恢復(fù)或補(bǔ)救措施;服務(wù)器自動(dòng)備份則每周檢查一次備份情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)聯(lián)系信息化管理部門采取相應(yīng)措施。

三、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)碼照片已逐漸取代傳統(tǒng)照片，成為最主要的影像記錄形式。當(dāng)前數(shù)碼照片檔案的管理仍處于初級(jí)階段，檔案部門和檔案工作者應(yīng)積極探究數(shù)碼照片檔案管理的特點(diǎn)，更新管理和服務(wù)理念，不斷提高科學(xué)規(guī)范化管理水平，實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片檔案工作的價(jià)值。

（作者單位：中國飛機(jī)強(qiáng)度研究所）