金建宏 周捷 許建平

摘要

科研單位協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)，其目的是“以應(yīng)用為中心，以安全為宗旨，突出科研特色”，同時遵循開放與規(guī)范、平臺共用與資源共享、先進與實用、可靠和穩(wěn)定、易于管理與維護、可擴充性、安全性、合理共享資源的原則。本文主要針對科研單位協(xié)同辦公系統(tǒng)，采用協(xié)同工作的方式，將工作流融入到公文管理、個人事務(wù)、信息交流、系統(tǒng)管理、行政辦公、知識管理、檔案管理、項目管理、移動辦公、即時通訊等模塊中，初步構(gòu)建信息知識管理體系，完成對科研單位協(xié)同辦公系統(tǒng)的分析、設(shè)計、建設(shè)以及應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】辦公系統(tǒng) 設(shè)計 科研單位

1 現(xiàn)狀及存在問題

（1）科研單位從項目申報、課題下達到課題完成，整個研究項目資料的完整性目前仍不夠完備;課題研究申報材料很多，經(jīng)常遇到不同課題之間申報材料混淆的問題;科研單位在項目申報、評審以及經(jīng)費的審批等過程中，各個環(huán)節(jié)經(jīng)常有辦理時間久、效率低的情況產(chǎn)生，怎樣提高效率來完成這些事項？

（2）科研課題下達后，通常只能通過會議了解項目進度，如何隨時掌握項目的進展情況？

（3）行政管理人員在日常管理工作中，常有資源使用沖突的情況產(chǎn)生，如果有個一目了然的界面，可以讓管理人員隨時輕松掌握資源的使用情況，使得各種資源能夠得到有效利用;日常工作中的各種通知、公告、公示等，還停留在采用紙質(zhì)文檔發(fā)布的方式，對于收發(fā)文件，目前還采用審核、會簽等方式，現(xiàn)有的傳統(tǒng)文件查閱方式效率較低;

（4）怎樣有效整合科研院所的各種資源，充分挖掘和使用現(xiàn)有資源，使得科研單位的各項技術(shù)水平得到提高并有效發(fā)揮？

2 科研單位協(xié)同辦公的需求特點

針對以上現(xiàn)狀，采取構(gòu)架信息化工作平臺、建設(shè)科研單位協(xié)同辦公系統(tǒng)可以有效解決上述問題。

協(xié)同辦公系統(tǒng)的其功能應(yīng)滿足公文管理、協(xié)同辦公、個人事務(wù)、信息發(fā)布、項目管理、檔案管理、財務(wù)管理、信息交流、移動辦公、系統(tǒng)管理等內(nèi)容的需求。

3 建設(shè)內(nèi)容

建設(shè)內(nèi)容包括：

（1）建設(shè)協(xié)同辦公和信息服務(wù)管理平臺;

（2）購置服務(wù)器虛擬化軟件，CPU授權(quán)。部署虛擬化系統(tǒng)、數(shù)據(jù)采集、與數(shù)據(jù)中心的集成;

（3）購置Linux操作系統(tǒng)，服務(wù)器系統(tǒng)授權(quán)。系統(tǒng)安裝;

（4）購置千兆網(wǎng)絡(luò)交換機。

4 總體設(shè)計及實現(xiàn)

4.1 總體設(shè)計

科研單位協(xié)同辦公平臺可根據(jù)各單位實際情況設(shè)計功能，主要設(shè)計內(nèi)容應(yīng)包括辦公桌面、公文管理、個人事務(wù)、信息交流、系統(tǒng)管理、行政辦公、知識管理、檔案管理、項目管理、移動辦公、即時通訊等應(yīng)用功能模塊，通過建立系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)單位內(nèi)部辦公信息化管理，提升工作效率。初步完成內(nèi)部信息化建設(shè)平臺，實現(xiàn)員工輕松辦公，領(lǐng)導(dǎo)精準(zhǔn)管理，組織高效運轉(zhuǎn)。

4.2 總體框架

基于虛擬化運行環(huán)境、采用面向服務(wù)SOA（Service Oriented Architecture）的體系架構(gòu)，結(jié)合J2EE、移動互聯(lián)網(wǎng)等先進技術(shù)對建設(shè)內(nèi)容進行架構(gòu)。系統(tǒng)總體框架參見圖1。

4.3 協(xié)同辦公系統(tǒng)主要實現(xiàn)功能

4.3.1 系統(tǒng)桌面

系統(tǒng)桌面以單位職工個人為中心，通過以人找事、以事找人來滿足職工日常辦公中的事務(wù)處理。系統(tǒng)將單位內(nèi)部的各類信息以信息推送的方式主動發(fā)送到所有相關(guān)人員的系統(tǒng)桌面。

4.3.2 公文管理

公文管理是科研單位協(xié)同辦公的重要組成部分。科研單位通過公文管理能實現(xiàn)各部門之間的電子公文交換處理，顯著提升了公文處理速度，幫助單位實現(xiàn)收發(fā)文處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高了工作效率。

4.3.3 個人管理

個人事務(wù)平臺是系統(tǒng)為個人用戶提供的日常工作平臺，并且通過我的日程、我的任務(wù)、工作日志、計劃總結(jié)、便簽等有機結(jié)合，實現(xiàn)個人數(shù)據(jù)存儲及交換，達到用戶方便高效工作的目的。

4.3.4 信息交流

主要包括網(wǎng)絡(luò)尋呼、電子郵件、內(nèi)部論壇、視頻會議、調(diào)查問卷五個功能模塊。

4.3.5 行政辦公

主要包括資產(chǎn)管理、會議管理、用品管理、車輛管理、圖書管理五個功能模塊。

4.3.6 知識管理

將科研單位各類知識成果匯聚在一起并進行分類整理，并推送給單位每個職工以實現(xiàn)知識成果的共享利用。

4.3.7 檔案管理

檔案管理系統(tǒng)涵蓋檔案資源管理與服務(wù)、信息采集、數(shù)字化加工以及信息產(chǎn)品的制作，具有檔案資料信息化處理的功能，實現(xiàn)檔案信息全網(wǎng)共享，異地檔案信息遠程調(diào)閱與采集;檔案資料數(shù)字化加工等功能。

4.3.8 項目管理

項目管理是指對各類項目業(yè)務(wù)全過程的管理。利用辦公系統(tǒng)，對業(yè)務(wù)處理模式進行整合和優(yōu)化，實現(xiàn)項目申報、項目立項、合同管理、項目報告、項目成果、項目評估、項目經(jīng)費的信息化統(tǒng)計分析和規(guī)范化管理。

4.3.9 移動辦公

基于移動APP的移動應(yīng)用，可實現(xiàn)在iPhone系列、android系列操作平臺產(chǎn)品等主流移動終端上的移植應(yīng)用。

手機移動辦公支持收發(fā)即時溝通消息，移動辦公，待辦流程的審批、待閱文件處理，寫工作日記、閱讀員工日記、工作匯報任務(wù)、短信提醒、任務(wù)督辦，發(fā)起休假申請、外出申請等常用流程，現(xiàn)場管控實現(xiàn)異地考勤GPS定位等日常移動辦公需求。所有在PC端發(fā)布的新聞、公告等信息，都可以在移動終端同步查閱。

4.3.10 即時通訊

基于桌面客戶端性質(zhì)的即時溝通工具，協(xié)同辦公平臺功能菜單同步綁定，系統(tǒng)中的任何待辦或者消息提醒，均可以通過通訊助手進行即時溝通提醒，并且實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部人員一對一或隨意組織相關(guān)人員進行工作討論，成為單位的內(nèi)部溝通平臺。

即時通訊應(yīng)能直接和OA系統(tǒng)無縫對接，可以即時接收到OA中的各種消息提醒，并且一鍵式觸發(fā)打開對應(yīng)功能頁面，方便操作，可大大提高OA系統(tǒng)的在線率和使用率。

4.4 系統(tǒng)集成

主要完成網(wǎng)絡(luò)安全、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫等設(shè)備的應(yīng)用與集成;采用統(tǒng)一用戶認(rèn)證、權(quán)限管理、面向服務(wù)方式集成各管理系統(tǒng)。使用服務(wù)器虛擬化軟件對服務(wù)器進行虛擬化部署，安裝Linux操作系統(tǒng)。安裝系統(tǒng)及應(yīng)用軟件整理好以DVD-ROM為介質(zhì)進行保存。

5 應(yīng)用及成效

科研單位協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用結(jié)果如下：

（1）建立了綜合的協(xié)同工作環(huán)境;

（2）建立了跨組織的平臺;

（3）規(guī)范了工作流程;

（4）提升了科學(xué)決策能力;

（5）提高了領(lǐng)導(dǎo)掌控力。

科研單位協(xié)同辦公系統(tǒng)利用先進成熟的計算機和通信技術(shù)為主要手段，建設(shè)一個科研業(yè)務(wù)協(xié)同運行平臺，全面覆蓋科研單位各職能部門;通過與各部門之間辦公信息的交換與管理，達到信息資源共享，從而實現(xiàn)傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息資源化和辦公現(xiàn)代化，為單位管理提供全方位服務(wù)，提升了辦公效率。

6 結(jié)束語

本文論述了科研單位協(xié)同辦公系統(tǒng)的基本概念、總體設(shè)計、框架結(jié)構(gòu)、主要實現(xiàn)功能、應(yīng)用及成效等方面的內(nèi)容，提供了設(shè)計開發(fā)科研單位協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的基本思路，對于實現(xiàn)其他類似應(yīng)用具有一定的借鑒意義。

參考文獻

[1]李灝，葉柏龍，鄧軍.工作流技術(shù)在協(xié)同辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用研究[J].微計算機信息，2010，26（03）.

[2]李旭榮，基于B/S的高校協(xié)同辦公平臺的設(shè)計與實現(xiàn)[J].現(xiàn)代電子技術(shù)，2012，35（06）.