李治偉

一、基于電子檔案管理在線化，提升企業(yè)檔案管理的效率

在信息環(huán)境下，眾多企業(yè)開始利用信息系統(tǒng)來實現(xiàn)業(yè)務電子化，企業(yè)在開展業(yè)務活動的同時，產(chǎn)生了大量的電子文件，電子文件能夠及時的在線歸檔，對提高社會生產(chǎn)能力及企業(yè)的管理效率至關(guān)重要。當下，電子文件的在線歸檔主要分為兩個步驟，即ERMS的捕獲和電子文件的歸檔，其中前者是后者的基礎(chǔ)，范疇也大于后者。

ERMS的捕獲，是指將業(yè)務活動中生成或接收到的數(shù)據(jù)對象作為文件及其元數(shù)據(jù)一起保存到電子文件管理系統(tǒng)中的過程。 ERMS捕獲的對象由客體和主體組成。客體包括電子文件、實體文件及混合文件和它們的元數(shù)據(jù)，其中電子文件由于組件的構(gòu)成不同，又可以分為單組件文件（非結(jié)構(gòu)化文檔），組合文件（因業(yè)務而緊密聯(lián)系的文檔）、復合文檔（因技術(shù)而緊密聯(lián)系的文檔）。主體是指人和系統(tǒng)，人是指電子文件形成者及管理者，系統(tǒng)包括文件形成的系統(tǒng)及文件管理的系統(tǒng)，人和系統(tǒng)是一一對應的。由此可知，ERMS的捕獲是電子文件歸檔的前提和基礎(chǔ)，這一過程對進入系統(tǒng)的電子文件開展檢驗，只有內(nèi)容完整、可讀，格式規(guī)范才能通過檢驗，并給予唯一的標識符，存入歸檔庫中，而接下來的電子檔案的整理及鑒定工作，則是ERMS的獨特之處，因為一般的檔案輔助系統(tǒng)對電子檔案的整理、鑒定沒有集成關(guān)系，而ERMS對電子檔案的元數(shù)據(jù)捕獲，把整理、鑒定、利用的工作規(guī)則設(shè)置在元數(shù)據(jù)中，就可以關(guān)聯(lián)到電子文件的分類、保存期限、安全密級等方面，實現(xiàn)有效集成。當然在電子文件捕獲過程中，系統(tǒng)是持續(xù)追蹤記錄，對一些誤操作開展提示，同時計入審計日記。

可以發(fā)現(xiàn)，在捕獲至歸檔的過程中，ERMS的具有一定的特性，即捕獲的電子文件必須在內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等方面是一個關(guān)聯(lián)的整體，在系統(tǒng)中作為一個對象存儲、利用。一旦被系統(tǒng)捕獲，電子文件的內(nèi)容不得修改、刪除、損毀，除非擁有相關(guān)權(quán)限，無論修改、刪除、損毀等操作是否成功，操作都會被記錄在審計日志中。另外系統(tǒng)捕獲電子文件時，都會按照分類方案、類目及其他文件建立有機聯(lián)系，作為整體的分支而非獨立存在。這些特性也是ERMS與一般檔案輔助系統(tǒng)最大的區(qū)別?？傊?，ERMS的捕獲功能將在線歸檔的要求轉(zhuǎn)化，提升了電子文件質(zhì)量和管理水平。

二、基于檔案資源的存儲與備份數(shù)字化，提升企業(yè)檔案流通速度

檔案數(shù)字化工程中應當以數(shù)據(jù)存儲為中心，從系統(tǒng)需求分析、介質(zhì)選擇、備份策略、存儲方式、軟硬件集成等角度選擇數(shù)據(jù)存儲方案。的確，企業(yè)檔案部門在接收電子文件的同時，還要數(shù)字化自身豐富的館藏檔案，面對海量的檔案資源，檔案的數(shù)字化存儲是解決檔案資源管理的有效途徑。檔案數(shù)字化存儲不再是檔案管理的末端，而是企業(yè)檔案開發(fā)利用的開始，只有做好檔案存儲工作，才能夯實檔案服務的基礎(chǔ)。雖然企業(yè)檔案的存儲方案需依據(jù)企業(yè)自身發(fā)展的具體情況而定，但是在軟硬件選擇、存儲載體、存儲方式、備份方式等方面卻有一定的規(guī)范性要求。

企業(yè)對軟硬件的要求是保證存儲數(shù)據(jù)滿足相關(guān)的規(guī)范、標準，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的可用性、有效性、準確性，需要提前確定目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)標準、非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的存儲格式，方便后期數(shù)字檔案的長期保存。在存儲系統(tǒng)選擇上，要符合未來檔案存儲容量要求和企業(yè)業(yè)務工作的實際情況，如企業(yè)檔案部門不僅需要兼顧文本、圖片、音頻、視頻等數(shù)據(jù)信息，還要接收業(yè)務部門的電子檔案，造成了業(yè)務產(chǎn)生數(shù)據(jù)量巨大，數(shù)據(jù)格式多樣，為數(shù)字檔案的長期保存提出了挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案的數(shù)字存儲對介質(zhì)的要求也是根據(jù)具體需求而言，最常見的存儲介質(zhì)有硬盤、磁盤、磁帶、光盤、縮微膠片等，介質(zhì)的差別主要表現(xiàn)在存取速度的快慢、安全級別的高低、介質(zhì)價位等，存儲介質(zhì)的選擇需要根據(jù)企業(yè)業(yè)務活動的需求決定，如企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)的利用較多，就需要存取速度較快的硬盤或磁盤陣列，而對存取速度較低的檔案數(shù)據(jù)備份可以選擇光盤系統(tǒng)。目前，企業(yè)所采用的存儲方式一般有直接存儲、網(wǎng)絡(luò)存儲、云存儲三種方式。直接存儲就是將數(shù)據(jù)直接存儲在業(yè)務系統(tǒng)的服務器上，由于服務器不僅要保證業(yè)務軟件的運行，還要負責數(shù)據(jù)的輸入、輸出，這種存儲方式易造成服務器宕機及數(shù)據(jù)的丟失，不利于企業(yè)業(yè)務連續(xù)性的開展。網(wǎng)絡(luò)存儲是指在局域網(wǎng)中擁有自身的節(jié)點，不需要服務器的干預，方便企業(yè)員工數(shù)據(jù)的存取，減輕服務器的負荷，缺陷是與服務器相互獨立，不利于后期開展數(shù)據(jù)備份工作，網(wǎng)絡(luò)本身的風險較高，易遭受網(wǎng)絡(luò)的入侵，其安全性有待進一步提升。云存儲是通過集群應用、網(wǎng)格技術(shù)或分布式文件系統(tǒng)等技術(shù)，將網(wǎng)絡(luò)中散布的各種不同類型的存儲設(shè)備整合在一起，提供給用戶一個統(tǒng)一的、無限的、安全的網(wǎng)絡(luò)存儲系統(tǒng)，但是目前云存儲模式尚不成熟，安全性、通用性、保密性還存在一定的缺陷。多數(shù)企業(yè)不會選擇單一的存儲方式，而是選擇多種存儲方式組合，即分級存儲，既能最大限度地滿足數(shù)據(jù)利用者的需求， 又可使存儲成本最小化，是解決大容量數(shù)據(jù)的科學管理和高效使用的有效手段。

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的備份，不是簡單的拷貝，而是將檔案數(shù)據(jù)及其所在的系統(tǒng)一起備份，從而能夠重現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的各項屬性及操作記錄等元數(shù)據(jù)信息。企業(yè)常見的備份方式根據(jù)有無并行系統(tǒng)以及系統(tǒng)是否激活劃分為冷備份、熱備份、完全熱備份三種方式，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的備份量分為全備份、增量備份和差分備份，根據(jù)備份地點的不同分為本地備份、同城備份、異地備份及兩地三中心備份，通常異地備份和兩地三中心備份能夠更好的滿足企業(yè)業(yè)務連續(xù)性及應急恢復的需求。

三、基于檔案價值深度化挖掘，提升企業(yè)檔案的隱形效益

企業(yè)檔案價值的挖掘?qū)嵸|(zhì)就是激活和提取企業(yè)檔案有價值的信息及隱形知識，進而轉(zhuǎn)化為企業(yè)的生產(chǎn)力，為提升企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益作貢獻。按照挖掘目的劃分，企業(yè)檔案信息挖掘由易到難可以分為宣傳型挖掘、需求型挖掘、研究型挖掘、宣傳型挖掘，即借助企業(yè)檔案的原始性和權(quán)威性，對企業(yè)的形象開展宣傳，這一過程不僅要收集企業(yè)的各發(fā)展時期的檔案原件、歷史圖片、實物等，還要將這些材料開展深度挖掘，找出材料的內(nèi)在聯(lián)系，使得企業(yè)檔案材料有機聯(lián)系起來以便全方位、多角度的展示企業(yè)文化和發(fā)展歷程。需求型挖掘，根據(jù)企業(yè)所遇到具體問題，利用信息技術(shù)將相關(guān)的企業(yè)檔案信息開展挖掘處理，抽取關(guān)鍵信息制定解決方案，以滿足企業(yè)業(yè)務連續(xù)性的需求。這種挖掘形式，能夠及時、有效的響應企業(yè)的需求，具有針對性和準確性。研究性挖掘是企業(yè)檔案部門采用檔案相關(guān)理論，以定性分析、定量分析及兩者結(jié)合的方法，對企業(yè)檔案信息分析、歸納、總結(jié)，以此對企業(yè)的業(yè)務流程、發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)形象等提出相關(guān)建議，甚至可以對企業(yè)的未來發(fā)展趨勢開展預測?？梢钥闯觯髽I(yè)檔案部門已由被動的“提供檔案”轉(zhuǎn)到檔案信息的主動挖掘，由被動到主動的轉(zhuǎn)變，不僅適應了現(xiàn)代企業(yè)的要求，也為企業(yè)的效益增長做出貢獻。同時，企業(yè)檔案信息的挖掘，是自身有序化和增值的過程，在其被運用的過程中，實現(xiàn)了檔案的價值。endprint

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的挖掘現(xiàn)狀，能夠體現(xiàn)出企業(yè)檔案工作的管理水平和企業(yè)對檔案部門的重視程度，掌握服務企業(yè)的主動性和針對性，檔案部門利用企業(yè)檔案資源豐富的優(yōu)勢，廣泛收集檔案數(shù)據(jù)，深度分析檔案數(shù)據(jù)信息，為企業(yè)決策方針提出準確、實用的指導及建議，助力企業(yè)的全面發(fā)展，同時也要把握市場的變化，及時鞏固企業(yè)發(fā)展的核心能力，提高企業(yè)發(fā)展的綜合實力。這就要求企業(yè)檔案部門加大檔案數(shù)據(jù)挖掘的廣度和深度，在企業(yè)的經(jīng)營活動中彰顯檔案部門的作用及檔案的價值。

四、基于檔案主導型知識服務，提升企業(yè)檔案的社會地位

企業(yè)檔案知識服務是滿足用戶的知識需求，解決用戶問題的創(chuàng)造性智力活動，也是未來企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然趨勢。隨著知識經(jīng)濟的到來，企業(yè)檔案管理的重點逐漸由安全保管轉(zhuǎn)移到知識服務上，一方面是為了滿足企業(yè)日常生產(chǎn)和經(jīng)營的要求，為企業(yè)的運營創(chuàng)造價值，另一方面是保證企業(yè)的檔案部門在激烈的社會競爭中避免被精簡，因為企業(yè)的資源只會分配給能夠創(chuàng)造價值的部門。同時，也是使企業(yè)認識到開展檔案信息化的效果，為企業(yè)的管理活動提供智力支持和科學決策。

按照企業(yè)檔案知識服務目的的不同，檔案服務的層次可以分為以下三種，第一，為企業(yè)的市場及經(jīng)營戰(zhàn)略制定服務，主要是對企業(yè)市場經(jīng)營過程中產(chǎn)生的檔案材料開展深度挖掘，找出市場規(guī)律，及時調(diào)整企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略及銷售策略，為企業(yè)爭得更大的市場份額。這一過程還需要檔案部門收集檔案材料之外的信息，才能為決策者做出合理、準確的市場發(fā)展預測，所以需要企業(yè)檔案人員具有多元化的服務能力，來應對企業(yè)戰(zhàn)略層的多層次需求。第二，為企業(yè)內(nèi)部管理控制服務，針對企業(yè)內(nèi)部的會計檔案、業(yè)務檔案、人事檔案等檔案材料，對企業(yè)的資產(chǎn)變動、業(yè)務流程、人員流失等開展分析，以企業(yè)的市場及經(jīng)營戰(zhàn)略為導向，對企業(yè)內(nèi)部各部門的業(yè)務活動及時調(diào)整。這一階段是利用企業(yè)檔案掌握企業(yè)內(nèi)部信息，對企業(yè)的崗位責任制執(zhí)行情況和計劃指標完成情況開展檢查和分析，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門、各環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，以便協(xié)調(diào)和控制好企業(yè)的人、財、物之間的關(guān)系，使企業(yè)檔案發(fā)揮出更大的價值。第三，為用戶提供檔案知識服務，這種服務區(qū)別于以前的被動、一對一、階段性的服務模式，而是展開為用戶主動、多對一、全程性的檔案知識服務模式，全程以用戶為中心，想用戶之所想，并且針對用戶需求的特征，為其制定個性化的檔案知識服務方案，彰顯企業(yè)檔案的價值和魅力。

在企業(yè)檔案部門實施知識服務的過程中，缺少不了信息技術(shù)的支撐，較為常見的有檔案智能檢索技術(shù)、多媒體技術(shù)、元數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)推送技術(shù)等。智能檢索技術(shù)主要應用于檔案知識服務的前期，用于企業(yè)檔案信息的收集，具有較高的查全率和查準率。該項技術(shù)支持自然語言檢索和自學習功能，不僅方便用戶的檢索獲取所需檔案，還能在用戶和系統(tǒng)的交互過程中獲取用戶的需求特征、使用習慣，較為全面的了解用戶的需求情況。多媒體技術(shù)把企業(yè)檔案信息（文字、圖片、音頻、視頻等）綜合處理，在彼此之間建立聯(lián)系，使其具備交互功能的信息處理技術(shù)，旨在為用戶提供友好、舒適的用戶界面。元數(shù)據(jù)技術(shù)主要面向兩類元數(shù)據(jù)管理，一類是企業(yè)檔案的知識元管理，另一類是企業(yè)檔案用戶元數(shù)據(jù)的管理，知識元的管理側(cè)重對檔案內(nèi)容、主題、操作記錄的轉(zhuǎn)換，元數(shù)據(jù)管理構(gòu)建檔案內(nèi)部的聯(lián)系和關(guān)聯(lián)，輔助用戶準確獲取所需檔案信息。數(shù)據(jù)推送技術(shù)實現(xiàn)了企業(yè)檔案知識智能服務的愿景，對用戶元數(shù)據(jù)深入分析，挖掘出用戶的知識需求，定期將最新的相關(guān)知識推送給用戶，為用戶打造一條實時獲取新知識的通道。

（作者單位：河北大學管理學院）endprint