張靜

[摘要]工程項(xiàng)目管理具有技術(shù)密集、時(shí)間長(zhǎng)、工程管理環(huán)節(jié)多、施工隊(duì)伍復(fù)雜等特點(diǎn)，為確保工程質(zhì)量和檔案資料的完整、真實(shí)、系統(tǒng)、規(guī)范，建設(shè)單位要依法治檔，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》、國家有關(guān)部門對(duì)工程項(xiàng)目檔案的規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作與工程項(xiàng)目建設(shè)三同步制度，加強(qiáng)對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的工程項(xiàng)目資料實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理。既：成立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司管理范圍內(nèi)的檔案工作；設(shè)置負(fù)責(zé)日常檔案工作的管理機(jī)構(gòu)；設(shè)置竣工辦負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位對(duì)工程項(xiàng)目竣工資料的整編與歸檔。檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理、集分結(jié)合的檔案管理體系。

[關(guān)鍵詞]工程項(xiàng)目 檔案管理

一、建立檔案管理責(zé)任體系

（一）項(xiàng)目檔案管理納入各參建單位質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制

各參建單位要依照《檔案法》、和《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量管理的通知》要求，建立和落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，按照項(xiàng)目所屬關(guān)系，將檔案工作納入工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制和參建單位工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制，把建設(shè)項(xiàng)目檔案工作確實(shí)抓緊抓好。

（二）建設(shè)項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目責(zé)任單位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和年終績(jī)效考核內(nèi)容之中

是對(duì)建設(shè)單位內(nèi)部檔案工作的約束和控制手段。建設(shè)單位每年將檔案管理目標(biāo)、年度歸檔計(jì)劃、整編要求、利用成果、系統(tǒng)運(yùn)用情況等細(xì)劃成系數(shù)，列入到項(xiàng)目責(zé)任單位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制年終績(jī)效考評(píng)的內(nèi)容，根據(jù)考核結(jié)果獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。

（三）檔案工作納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)人員職責(zé)范圍之中

工程項(xiàng)目檔案是工程質(zhì)量管理的有機(jī)組成部分，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員在工程建設(shè)管理期間，同時(shí)更要注重對(duì)工程檔案的同步管理，將檔案工作納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員年終目標(biāo)考核之中，嚴(yán)把督導(dǎo)關(guān)，應(yīng)用職能手段提前控制。

（四）利用市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)手段確保工程檔案的質(zhì)量

建設(shè)單位在工程項(xiàng)目與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位簽定合同時(shí)，合同條款必須明確歸檔要求及質(zhì)量，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格，檔案部門不審簽、財(cái)務(wù)部門不予結(jié)算，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段超前控制。

二、建立檔案保管體系

檔案保管工作就是將本單位的全部檔案按照歸檔要求，集中到檔案室有序地排架、便于查閱利用、采取安全防護(hù)措施以延長(zhǎng)檔案壽命的工作。

（一）檔案庫房的管理

檔案室應(yīng)對(duì)存放檔案資源的庫房進(jìn)行日常的科學(xué)管理。合理配置溫濕度計(jì)、去濕機(jī)、除塵器、滅火器等設(shè)備；合理檔案柜架，并進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，確定檔案存放位置；記錄庫內(nèi)溫濕度狀況，根據(jù)需要不失時(shí)機(jī)地采取通風(fēng)、去濕、降溫等控制，調(diào)節(jié)溫濕度措施；采取防霉驅(qū)蟲、防塵、防火、防光和防盜措施；對(duì)照明、儀器管理和檔案狀況的檢查以及保持庫房的清潔衛(wèi)生等。

（二）檔案專門技術(shù)處理

為了延長(zhǎng)檔案壽命，檔案人員對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，對(duì)受潮、干枯的檔案進(jìn)行去濕和補(bǔ)水處理；對(duì)于破損的檔案應(yīng)進(jìn)行必要的修裱復(fù)制等技術(shù)處理。

（三）檔案流動(dòng)過程中的安全保護(hù)

為了有效地保護(hù)檔案，防止檔案丟失，檔案部門制定了系統(tǒng)的檔案保管、借閱、復(fù)印、接受、移交制度，確保檔案的安全保管和有效利用。

四、建立檔案資源的開發(fā)、利用體系

工程管理企業(yè)具有地域分散、人員流動(dòng)大、專業(yè)復(fù)雜等特點(diǎn)，建立檔案信息系統(tǒng)是水電開發(fā)企業(yè)的有利選擇。

（一）建立文檔一體化信息系統(tǒng)

“文檔一體化”信息系統(tǒng)是先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與文書、檔案管理的優(yōu)良傳統(tǒng)相融合的產(chǎn)物，它以電子行文的方式和星型、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)湫偷榷喾N流轉(zhuǎn)模式及動(dòng)態(tài)跟蹤流轉(zhuǎn)情況的功能，對(duì)傳統(tǒng)的公文管理進(jìn)行了改革；以自動(dòng)分類、自動(dòng)立卷、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)編目、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)為基礎(chǔ)，自動(dòng)標(biāo)識(shí)為重點(diǎn)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行了革新，以數(shù)據(jù)共享為前提，以單極引導(dǎo)的方式實(shí)現(xiàn)了“文檔一體化”；檔案系統(tǒng)Lotus Domino軟件為平臺(tái)，采取B/C為主、c/s為輔的混合計(jì)算模式，集成了Msomceranjian軟件作為客戶端文件編輯和報(bào)表輸出工具，實(shí)現(xiàn)了與公文系統(tǒng)等辦公系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上歸檔，實(shí)現(xiàn)了文書檔案從產(chǎn)生、收集、整理、利用、銷毀，整個(gè)生命周期的管理。系統(tǒng)支持XML/TXT/DOC/PDF/JBP/GIF/TIF/等多種數(shù)據(jù)格式，支持Windows/IBM AIX/HPUnix/Linux/OS/2等多種操作系統(tǒng)。在資源共享上，建立了兩個(gè)利用平臺(tái)。一個(gè)是現(xiàn)行文件電子閱文中心；一個(gè)是檔案目錄中心。使整個(gè)文書管理與檔案管理形成有機(jī)的整體，便于對(duì)文件、檔案資料的有效利用。

（二）創(chuàng)新服務(wù)形式，便于檔案資源利用

（1）閱覽服務(wù)。公司檔案部門設(shè)置現(xiàn)行文件閱覽室和檔案資料閱覽是室，向公司內(nèi)部各單位、部門提供現(xiàn)行文件服務(wù)。閱覽服務(wù)具有簡(jiǎn)便、快捷、質(zhì)量、直接的特點(diǎn)，是最基本、最普遍、最簡(jiǎn)便的現(xiàn)行文件和檔案資料服務(wù)形式。

（2）網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。建立文檔信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦文、流轉(zhuǎn)、借閱等功能。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)具有傳播速度快、利用方便、不受地域限制、內(nèi)容更新快的特點(diǎn)，是一種現(xiàn)代化的服務(wù)方式。

（3）編研服務(wù)。為了更好地為各項(xiàng)管理工作服務(wù)，檔案部門利用信息資源按專業(yè)、時(shí)間、行文單位進(jìn)行編研，滿足利用需求。編研服務(wù)是一種較高層次的現(xiàn)行文件、檔案資料服務(wù)方式，具有周期長(zhǎng)、主動(dòng)性、系統(tǒng)性、時(shí)效性、史料性強(qiáng)，技術(shù)含量高等特點(diǎn)。

（4）咨詢服務(wù)。文書、檔案人員根據(jù)利用者的要求，以現(xiàn)行文件和檔案資料為依據(jù)，通過綜合分析、以解答問題的形式，為利用者服務(wù)。