莫茜茜

摘 要：隨著信息化時代的到來，電子檔案帶來的高效、易于保存、成本小等這些優(yōu)勢越來越明顯。同時工程檔案是企業(yè)檔案管理工作的核心，在對工程項目進(jìn)行施工、改造和維修等操作中都需要做好工程檔案管理工作。因此，在如今的信息化建設(shè)中，如何更安全、高效、便捷的進(jìn)行工程檔案歸檔工作就越來越重要。

關(guān)鍵詞：信息化；電子檔案；工程檔案

電子檔案也是檔案，具有記錄的功能，另外檔案是具有法律性的，比如一些當(dāng)事人的親筆簽名，能夠很好的表現(xiàn)出檔案真實的原始性。在企業(yè)的工程項目中，會大量涉及到與政府和各級開發(fā)商之間的文件，這些文件可以保證在項目的合法性以及當(dāng)出現(xiàn)問題時，可以出示該文件維護(hù)合法權(quán)益。

一、制度保障

我國是一個法治國家，凡事都要依法進(jìn)行，任何企業(yè)也受到國家法律保護(hù)。相關(guān)政府單位應(yīng)該重視工程檔案電子歸檔工作，盡早將電子檔案完善法律保護(hù)提上議事日程，對相關(guān)不合理的條例進(jìn)行修改，做好統(tǒng)一管理工作。

為了更好的實現(xiàn)檔案的“確認(rèn)制”和“責(zé)任制”，在每年年初應(yīng)該到政府部門進(jìn)行檔案備案工作，等項目完成后，也應(yīng)當(dāng)按照要求重新進(jìn)行歸檔工作。目前，在信息化的大環(huán)境下，檔案管理部門越來越多的采用電子存儲載體進(jìn)行信息存儲和讀取，但是網(wǎng)絡(luò)不是絕對安全的，有的計算機(jī)或者便攜式存儲器可能感染了計算機(jī)病毒，可能會造成數(shù)據(jù)的破壞或者被盜取。

這就要求國家從法律上給與制度保障，保障數(shù)據(jù)安全，根據(jù)各地實際情況制定工程項目歸檔工作制度，對所涉及到的電子文件采集、存儲、讀取、交換數(shù)據(jù)等過程具體規(guī)定，同時對每步操作時間上也給與一個范圍，避免歸檔時間拖得太長，不利于企業(yè)進(jìn)行作業(yè)。定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和備份，相關(guān)部門要嚴(yán)厲打擊黑客行為，將犯罪行為扼殺在搖籃之中。

二、轉(zhuǎn)變管理觀念

（一）保障數(shù)據(jù)安全

工程項目往往都是十分復(fù)雜的，涉及到的各級施工單位比較多，需要得到的審批也特別多，為了能夠更真實安全的保護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全，應(yīng)當(dāng)在管理觀念上做出改變。首先，在檔案數(shù)據(jù)采集階段，就必須做到真實可靠，不允許絲毫誤差，在條件允許的狀況下，多次采集，選取最優(yōu)數(shù)據(jù)進(jìn)行保存；其次，在檔案的管理中，應(yīng)當(dāng)及時了解每個階段項目的進(jìn)度，以及下一階段的工作安排，及時做好記錄工作，但是所需消耗的人力、物力都比較大。

（二）保證金制度

對于一些人員復(fù)雜的單位，難以進(jìn)行跟蹤管理，因此可以考慮收取一定的檔案資料保證金。在工程項目動工前，施工單位向政府部門繳納保證金，并開具收款單，直到項目完工后，施工單位向部門提交完整的檔案資料，并且經(jīng)過部門核查正確無誤之后，才可以退回保證金。

在進(jìn)行存檔時，最好是紙質(zhì)版和電子版同時收取，對于工程項目中的施工圖紙，不僅要收曬制的圖紙，還要征收高清的掃描電子版文件。為了避免電子版數(shù)據(jù)被改動，可以將圖片文件轉(zhuǎn)換成PDF文件進(jìn)行保存。

三、提高檔案管理人員管理水平

為了方便檔案管理人員與項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，要對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。所有人員應(yīng)當(dāng)要按照《檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖》進(jìn)行歸檔和查詢，這樣會大大提高效率，不至于在歸檔時隨意儲存，在讀取檔案時，盲目在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行尋找，這樣工作量和時間都花費比較大，效率也會比較低下。要形成網(wǎng)絡(luò)化管理，做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

對于公文檔案和科技檔案，管理人員要夠看懂，要能夠識別一些專業(yè)類別的檔案。同時，在我國各個檔案管理處，國家均配有計算機(jī)電腦進(jìn)行檔案管理工作，因此，管理人員要懂得如何操作計算機(jī)，提升打字速度，對于檔案管理這些專業(yè)軟件要會熟練操作，會操作各個功能。因為時代是發(fā)展的，計算機(jī)技術(shù)和電子存儲技術(shù)也在發(fā)展，應(yīng)當(dāng)建立長期有效的培訓(xùn)制度，所有人員都要參加培訓(xùn)，并且要通過單位專業(yè)技能考核才能上崗工作。另外為了與群眾更好的溝通，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)對群眾的服務(wù)態(tài)度要友善，不得在辦事上面拖拖拉拉，不得給群眾臉色看，要積極投入到工作中去。

要加強(qiáng)對文書管理部門的監(jiān)督工作，設(shè)置群眾投訴通道。任何業(yè)務(wù)部門在進(jìn)行任何一步檔案處理工作時，群眾要能夠隨時關(guān)注處理進(jìn)度。檔案部門也應(yīng)當(dāng)對電子文件的形成過程進(jìn)行有效監(jiān)督，盡量避免部分管理人員索取不當(dāng)利益，要對每一個過程有計劃、有監(jiān)督、有考核，做得好的部門給與嘉獎并頒發(fā)獎金，對于效率低、出錯率、保存不當(dāng)?shù)牟块T給與通報批評并扣發(fā)績效工資。

四、結(jié)語

在當(dāng)前的電子信息化環(huán)境下，更高效、安全、規(guī)范的進(jìn)行工程檔案歸檔工作是一項重要的工作，因此，轉(zhuǎn)變以前不合理的工作方式和思維是必要的，時刻保持學(xué)習(xí)的心態(tài)，接受新事物，將工程檔案的歸檔工作做好。

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