姚婧婧， 孫品陽， 徐善東

(北京大學醫(yī)學部 設備與實驗室管理處， 北京 100191)

高校國有資產是高校教學與科研活動順利進行的物質保證，其管理效率的高低直接關系到高校發(fā)展速度和質量。隨著國家對“985工程”“211工程”和“雙一流”等建設項目經費大量投入，使高校國有資產增長快速。2016年，為了全面規(guī)范和加強高校國有資產管理，摸清資產存量、理順資產管理體制，財政部于2016年3月1日下發(fā)了財資[2016]1號《行政事業(yè)單位資產清查核實管理辦法》，以 2015年12月 31日為基準日，在全國范圍內開展行政事業(yè)單位資產清查工作。此次清查時間緊、任務重、涉及面廣，且高校儀器設備相比其他行政事業(yè)單位涉及品種多、數(shù)量大、年代久。各高校如果仍然使用老舊的紙質卡片或者excel表格來完成清查已經遠遠無法滿足工作的要求，如何使用信息化的手段來進行資產清查，徹底改觀資產“清管兩張皮、前清后亂”的狀況，已經是各高校面臨的重要課題。

1 資產清查信息化的重要性

北京大學設計研發(fā)的“北京大學實驗室與設備管理信息系統(tǒng)”(以下簡稱“設備管理信息系統(tǒng)”)的所有的業(yè)務流程全面體現(xiàn)北京大學設備資產管理機制的內涵，將統(tǒng)一領導、歸口管理、分級負責、責任到人的管理架構貫穿系統(tǒng)流程中去。該系統(tǒng)從資產的建賬、監(jiān)管、清查、處置等全過程實現(xiàn)了動態(tài)化管理，開創(chuàng)了資產管理的新局面[1]。

1.1 資產分級負責，清查速度快

清查中，各使用單位資產管理員、全校教職工都可以登錄“設備管理信息系統(tǒng)”，并同時開始單位和個人設備的清查，對問題設備的信息變更、處置申請、審批都可以直接通過Web互聯(lián)網進行，方便、快捷，響應時間短，大大加快了清查速度。

1.2 資產信息透明，便于盤點

在醫(yī)學實驗室中許多儀器負責人名下管理著上千臺的設備，清查盤點的工作量大。使用“設備管理信息系統(tǒng)”，職工可以查詢到某個人名下的所有設備屬性，例如每臺設備的編號、名稱、放置地點、型號規(guī)格、購置時間、價格等詳細信息，結合系統(tǒng)打印并粘貼于儀器設備上的條形碼可以非常便于教職工對個人資產進行盤點。同時各單位資產管理員使用“設備管理信息系統(tǒng)”可以實時查詢、統(tǒng)計、分析本單位資產情況，便于各單位開展資產盤點。

1.3 資產動態(tài)管理，清查結果更準確

設備資產在使用過程中，其信息會有變化，對非處置類設備的信息變更各單位的資產管理員使用“設備管理信息系統(tǒng)”可以動態(tài)的變更設備信息，實時體現(xiàn)資產真實情況，并且不需要向職能部門逐級上報簽字審核，大大減少了賬實不符的情況[2]，同時為資產清查對問題資產的分類統(tǒng)計提供更真實的依據(jù)。

2 使用“設備管理信息系統(tǒng)”開展資產清查的主要環(huán)節(jié)

高校儀器設備類固定資產清查是指對儀器設備、辦公家具等固定資產進行賬賬、賬實清查。本文主要總結了醫(yī)學部賬和實物逐一盤查的過程，即做到賬實相符，并對儀器設備類固定資產的數(shù)量、分布、價值等進行統(tǒng)計和分析[3]。北京大學醫(yī)學部使用“設備管理信息系統(tǒng)”進行資產清查分為4個主要環(huán)節(jié):

2.1 學校召開“設備管理信息系統(tǒng)”使用培訓

學校財務部門牽頭成立了國有資產清查工作組，召開工作會議，制定清查方案，設備與實驗室管理處召開了“設備管理信息系統(tǒng)”使用培訓會，講解如何使用系統(tǒng)查詢功能、設備變動申請功能，以及對資產盤點的具體操作要求進行了深入培訓。

2.2 全校教職工運用“設備管理信息系統(tǒng)”開展個人資產實盤

全校教職工登錄“設備管理信息系統(tǒng)”，使用“我的設備”模塊，查詢個人名下的設備信息：(1)核對設備信息是否準確；(2)盤點賬、物是否相符；(3)對問題設備報本單位資產管理員。

2.3 各單位資產管理員運用“設備管理信息系統(tǒng)”建立單位資產實盤

教職工和單位資產管理員可以同步開展清查，單位資產管理員登錄“設備管理信息系統(tǒng)”，使用“在用設備查詢”模塊下載本單位設備清單，核對本單位 “賬、物、條形碼、儀器負責人”是否相符。對問題設備進行處理:(1)對非處置類設備的信息變動直接通過“系級設備變動” 模塊進行修正；(2)對報廢、丟失設備通過“報廢處理”模塊、“丟失處理”模塊提交處置申請；(3)對盤盈、盤虧、報廢報損等各類問題設備填寫“2016年設備清查問題清單”報學校資產清查工作組審批。

2.4 學校運用“設備管理信息系統(tǒng)”開展資產清查復核、統(tǒng)計、上報

學校資產清查工作組匯總各單位“2016年設備清查問題清單”，組織人員對各單位開展實地復核驗收，核查各單位資產實盤清單所填報數(shù)據(jù)、原因與資產實際情況是否相符，并檢查各單位日常資產管理和使用狀況。通過“設備管理信息系統(tǒng)”統(tǒng)計實盤數(shù)據(jù)，并上報財政部。起草總結報告和資產處置報告，根據(jù)批復意見使用“設備管理信息系統(tǒng)”進行賬務處理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫信息的最終更新，并進一步完善學校資產管理制度等。

3 資產清查反映出的主要問題

3.1 資產建賬管理不規(guī)范

一些教師對于國有資產建賬的制度理解有誤，如認為接受捐贈的儀器設備，不需要去財務報銷，就可以不作為學校的固定資產建立賬，只做了本單位的備忘錄就可以，所以，這樣的儀器設備沒有完成學校固定資產建賬手續(xù)。

3.2 資產使用過程缺乏效益觀念

(1) 儀器設備閑置、缺乏共享。一些儀器設備自購買之日起就束之高閣，而儀器設備的淘汰更新較快，造成了資產的 “無形”流失。

(2) 儀器設備提前報廢。部分單位缺少儀器設備維護資金或缺乏設備維護的專業(yè)管理人員，致使儀器設備缺乏專業(yè)的護理和檢修，使用壽命大大減短，部分儀器設備因此未達壽命終期而不得不報廢，造成了資產的浪費。

3.3 資產報廢處置手續(xù)不健全

(1) 一些單位報廢的設備已經清運完畢，但未進行資產報廢銷賬處置。

(2) 一些特殊的醫(yī)用儀器設備體積小，數(shù)量多，有的已報廢，但沒有銷賬處置；

(3) 一些單位的倉庫或實驗室里存放已損壞、或陳舊無法滿足工作需要的儀器設備，長期未及時進行資產報廢銷賬處置；

(4) 一些單位的樓宇整體做拆遷或裝修，設備無法單獨拆除，這些設備很容易被遺忘，未及時辦理資產報廢銷賬處置。

3.4 資產動態(tài)監(jiān)管機制不健全

(1) 部分單位進行了調整撤并、儀器設備在各單位之間發(fā)生拆借、儀器負責人單位變動等原因未及時做設備的調撥處理，造成設備實際所在單位與賬面單位不符。

(2) 人員退休、離任、轉崗后未辦資產移交調撥手續(xù)，從而造成賬物不符，甚至發(fā)生儀器設備丟失。

3.5 資產管理員隊伍缺乏激勵考核機制

資產管理的實質是人對資產的有效控制，學校大部分的管理員都能按照學校資產管理的要求完成資產管理任務。但也發(fā)現(xiàn)不少問題，例如資產管理員大多為兼職人員，資產管理工作需要額外的精力和時間來完成，工作量大，責任重，使得資產管理員隊伍不穩(wěn)定，也有一些管理員把管理權限交付給別人，或者直接請學生代勞，從而影響學校資產管理的成效。

4 以資產清查為契機，加強資產管理的探索和實踐

4.1 加強資產管理內控機制建設

隨著國家對資產管理新法規(guī)、新政策的不斷出臺，北京大學也在不斷加強資產管理內控機制的探索與實踐。2014年北京大學制定了“北京大學國有資產管理暫行辦法”，學校國有資產實行“統(tǒng)一領導，歸口管理，分級負責、責任到人”的管理體制。成立了學校國有資產管理委員會，負責對學校國有資產實施綜合管理。2014年以來，北京大學醫(yī)學部也陸續(xù)制定了多項資產管理制度，包括“設備(家具)固定資產建賬流程”“北京大學醫(yī)學部設備報廢處置流程”“北京大學醫(yī)學部設備丟失處置流程”等。建立了資產管理“實名制”，學校每一臺儀器設備都與人事處統(tǒng)一標準的職工工號強制關聯(lián)，確保每一臺儀器設備管理責任到人，實現(xiàn)了資產“誰使用，誰管理，誰負責”的約束機制，如果儀器負責人退休、轉崗、離職，其名下的設備必須提前完成調撥處理，轉移到其他在職人員名下，才能辦理離職手續(xù)。

4.2 加強資產管理信息化建設

2015年北京大學醫(yī)學部啟用新的“設備管理信息系統(tǒng)”，該系統(tǒng)在設備信息采集和信息共享、設備建賬和處置業(yè)務工作流中發(fā)揮了重要作用。該系統(tǒng)的啟用簡化了建賬流程，縮減了不必要的行政環(huán)節(jié)，節(jié)約了師生資產管理的時間成本[4]。2014—2015年間引進并啟用了“北京大學醫(yī)學部經費使用和設備采購進程管理系統(tǒng)”“北京大學儀器設備競價采購系統(tǒng)”同時將這2個系統(tǒng)與原來的“設備管理信息系統(tǒng)”進行聯(lián)動，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，減少了師生購置儀器設備的建賬手續(xù)，也進一步提高了資產信息化管理成效[5]。

4.3 規(guī)范資產建賬管理，減少資產流失

凡屬學校的儀器設備，不論其經費來源( 教學、科研、各項?？罨蚧稹①J款或自籌資金) 及進入渠道 (購置、調撥、自制、捐贈等) 都要建檔入賬，不得滯留賬外[6]。新購置的1 000元( 含) 以上的儀器設備建立固定資產賬目的程序為儀器負責人實名登錄，通過“設備管理信息系統(tǒng)”填寫，并確認所購儀器設備的具體信息，經過院系資產管理員審核，設備與實驗室管理處審核確認，打印出帶有設備與實驗室管理處公章的“資產報銷憑證”，方可去財務部門完成報銷手續(xù)，最后打印設備標簽并粘貼在該設備上，保證了每臺新購的儀器設備都能建立固定資產賬目。

4.4 規(guī)范資產處置管理，做好報廢回收服務細節(jié)

凡申請報損、報廢的1 000元( 含)—10萬元的儀器設備，須由實驗技術人員填寫 “儀器設備報損、報廢技術鑒定表”，經實驗室主任、院( 系) 主管負責人審批后，報設備與實驗室管理處審核[7]。對于單價在10萬元以上(含)或者不足報廢年限的儀器設備申請報廢，需組織至少5人的技術鑒定小組進行鑒定，同意后才能由使用單位報學校管理部門的審批。丟失設備的處置嚴格按照“北京大學儀器設備損壞丟失賠償辦法”嚴格執(zhí)行。待報廢設備的處置審批結束后，由設備與實驗室管理處派專人負責到實驗室回收待報廢設備，并運送到學校倉庫暫存，通過“設備管理信息系統(tǒng)”完成資產銷賬，最后通過招標程序完成報廢處置，遵循“收支兩條線”的原則，將處置收入上交學校財務。

4.5 加強資產精細化管理，確保資產保值增值

(1) 加強各院系資產管理員隊伍建設，定期開展資產管理培訓。設備與實驗室管理處定期開展資產管理培訓，指導院( 系)級資產管理員如何開展儀器設備的購置、獲贈、調撥、移交、報損、報廢等工作，指導各單位定期進行賬、物核對，做到賬、物相符[7]。

(2) 加強校內調撥，減少資產閑置。對于有使用價值的閑置設備，設備與實驗室管理處通過學校網站公示的方法加強校內調撥，努力發(fā)掘設備潛在使用效益。

(3) 實現(xiàn)大型儀器設備的使用共享，提高資產使用效率。2016年北京大學醫(yī)學部印發(fā)了“北京大學醫(yī)學部大型儀器預約共享平臺管理辦法(試行)”。成立共享平臺管委會，負責指導、管理、監(jiān)督醫(yī)學部大型儀器預約共享平臺的建設工作。凡屬于醫(yī)學部固定資產，且單價在40萬以上的儀器設備均納入共享平臺。

(4) 設立資產維修基金，提高資產使用壽命和使用績效。為了減少資產因缺少維修經費而提前報廢的問題，2017年學校出臺了“北京大學醫(yī)學部儀器設備維修基金使用管理辦法”。解決了教學專用儀器設備的日常維修、維護實現(xiàn)全額資助和大型儀器設備維修經費的申請與使用績效掛鉤等問題[8-12]。

5 結語

高校資產管理工作是一項長期而復雜的系統(tǒng)工程，因此在設備資產管理中，應該充分重視購置論證、使用監(jiān)管、處置審批等的嚴格執(zhí)行，應提高資產管理內部控制意識，建立健全高校資產管理和會計、審計制度，進一步完善固定資產管理信息系統(tǒng)的建設，從而提高高校固定資產管理水平和使用效益。

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